اصول و مبانی مدیریت پروژه

راهنمای مدیریت پروژه ؛ اصول و مبانی مدیریت پروژه

امیر احمدی مطلق – هر کسی پروژه‌هایی را مدیریت می‌نماید، حتی اگر عنوان رسمی شما «مدیر پروژه» نباشد. خواه اینکه شما یک بازاریاب باشید، یا مدیر خلاق و یا در حوزه فناوری اطلاعات فعالیت داشته باشید، مدیریت پروژه در راستای تحقق اهداف کسب‌وکارتان، ضروری است.

مدیریت پروژه را می‌توان اینگونه تعریف نمود:

فرآیند واقعی آفریدن، سازماندهی و پیاده‌سازی یک برنامه به منظور تحقق اهدافی معین.

با این وجود گستره مدیریت پروژه، فراتر از معنای آن است. در واقع مدیریت پروژه، یک موضوع وسیع است که مباحث مختلفی را پوشش می‌دهد.

۱- مقدمه

توانایی تحویل پروژه‌ها مطابق برنامه زمان‌بندی، براساس بودجه و هماهنگ با اهداف کسب‌وکار کلید موفقیت در محیط‌رقابت جهانی کسب‌وکار امروز است. اینجا جایی است که پای مدیران پروژه به وسط می‌آید.

مدیران پروژه وظیفه فوق‌العاده پیچیده‌ای دارند که از آن میان می‌توان به مهارت‌های ترکیبی سازمانی، ذهن تحلیلگر و توانایی‌های متقابل میان‌فردی را نام برد.

در این نوشته، با شما پیرامون اصول مدیریت پروژه همسفر خواهیم بود و بررسی خواهیم کرد که یک مدیر پروژه بودن، به چه معناست.

۲- تعریف پروژه

یک پروژه را چگونه می‌توان تعریف کرد؟

قبل از ورود به بحث مدیریت پروژه، نیاز به تعریف دقیق «پروژه» داریم. بدون شک شما احتمالاً «پروژه»‌های بی‌شماری را در مدرسه یا کار خود انجام داده‌اید، اما تعریف دقیق پروژه چیست؟ مؤسسه مدیریت پروژه، پروژه را اینگونه تعریف کرده است:

«پروژه، تلاشی موقتی است که در راستای خلق یک محصول، خدمت یا نتیجه منحصربه‌فرد صورت می‌پذیرد». موارد کلیدی که در این تعریف باید بدان توجه داشت را با هم مرور می‌کنیم:

·     عبارت «موقتی[۱]»، بدین معناست که پروژه‌ها باید یک آغاز و پایان تعریف شده داشته باشند. این بدین معناست که هر پروژه باید شامل نمودار زمانی[۲]، محدوده[۳] و منابع[۴] باشد. این واقعیت که موقتی بودن با آغاز و پایان همراه است، بدین معناست که تلاش موصوف بخشی از عملیات در حال انجام نیست. از اینجا به نکته دوم می‌رسیم…

·     هدف یک پروژه باید «خلق یک محصول، خدمت یا نتیجه منحصربه‌فرد» باشد. این بدان معناست که پروژه به منظور تحقق یک هدف خاص که معمولاً خارج از محدوده عملیات تجاری و روزمره و معمولی است، آغاز می‌گردد. همچنین بدین معناست که تیم پروژه ممکن است شامل افرادی باشد که همیشه با یکدیگر کار نمی‌کنند و همچنین به منابعی نیاز دارند که خارج از محدوده عملیات تجاری روزمره است.

با این حال، وب‌سایت dictionary.com، پروژه را قدری با شرایط بازتر، اینگونه تعریف می‌نماید:

«تعهدی وسیع یا بزرگ، به ویژه زمانی که صحبت از میزان قابل‌توجهی پول، پرسنل و تجهیزات در میان باشد».

صرفنظر از موارد مطروحه، هر پروژه‌ای باید اجزای زیر را داشته باشد:

هدف: چه می‌خواهید انجام دهید؟

نمودار زمانی: چه زمانی می‌خواهید آن‌را به‌دست آورید؟

بودجه: رسیدن به آن، چقدر هزینه در بر خواهد داشت؟

ذی‌نفعان: بازیگران اصلی که به این پروژه علاقه‌‌ دارند (یا ندارند)، چه کسانی هستند؟

مدیر پروژه: چه کسی قصد دارد از صحت تکمیل هر آنچه که نیاز است کامل شود، اطمینان حاصل کند؟

پروژه، یک چیز معمولی و عادی نیست. عملیات روزانه یا تعمیر و نگهداری، به دلیل آنکه زمان شروع و پایان قطعی ندارند، پروژه در نظر گرفته نمی‌شوند.

۳- مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه، اعمال دانش، مهارت‌ها، ابزار‌ها و تکنیک‌‌ها در راستای تکمیل پروژه با توجه به شرایط خاص است. مدیریت پروژه با شناسایی مشکل آغاز شده، در گام بعد برای حل آن یک برنامه ایجاد می‌شود و در نهایت اجرای برنامه تا برطرف شدن مشکل ادامه خواهد یافت. در واقع مدیریت پروژه فرآیند هنر حل مسأله است که شاید در ابتدا ساده به نظر آید اما در هر مرحله از این فرآیند، چالش‌های متعددی وجود دارد.

ریشه‌های مدیریت پروژه را می‌توان در ساخت اهرام در جیزه[۵] و دیوار بزرگ چین جستجو کرد. با این حال، در قرن نوزدهم توسعه مدرن مدیریت پروژه آغاز شد، زمانی‌که شرکت‌های راه‌آهن مقادیر زیادی مواد را خریداری کرده و با به‌کار گماردن هزاران نفر پرسنل در مسیر راه‌آهن مشغول به‌کار شدند.

در اوایل قرن بیستم، فردریک تیلور، مفاهیم مدیریت پروژه را در کارهای روزمره به‌کار برد، تا با استراتژی‌ کار هوشمندانه‌تر ناکارآمدی را بهبود بخشیده و در نتیجه تقاضای کار بیشتر و سخت‌تر از کارگران، کاهش یابد. معاون تیلور، هنری گانت، مفاهیم موصوف را به‌کار گرفته و با استفاده از میله‌ها و نمودارها، زمان دقیق تکمیل وظایف را مشخص نمود و با این کار یک شیوه جدید برای به نمایش درآوردن مفاهیم مدیریت پروژه، ابداع نمود.

در طی جنگ جهانی دوم، رهبران نظامی و صنعتی، استراتژی‌های مدیریت دقیق‌تری را نیز در دست داشتند که در نهایت منجر به استانداردسازی بیشتر فرآیندهایی مانند «مسیر بحرانی[۶]» شدند. این شیوه‌ها از محبوبیت خاصی میان صنایع برخوردار شد و در سال‌های ۱۹۶۵ و ۱۹۶۹ به ترتیب «انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه[۷]» و «مؤسسه مدیریت پروژه[۸]» تأسیس شدند.

در سال ۲۰۰۱ متدولوژی‌های مدیریت پروژه چابک با ایجاد «بیانیه چابک[۹]»، تدوین گردید.

گستره مدیریت پروژه، به تغییر خود به سوی چشم‌اندازش با رقابتی فزاینده ادامه می‌دهد، که لازمه ورود به بازار آن، تحویل سریع تغییرات خواسته شده و فناوری‌های جدید (اتوماسیون، هوش مصنوعی و…) است.

۴- مراحل (فازهای) مدیریت پروژه کدام است؟

پنج گروه فرآیندی[۱۰] مدیریت پروژه به شرح ذیل است:

·     آغازین[۱۱]: هدف از این مرحله، تعریف پروژه است.

·     برنامه‌ریزی[۱۲]: این مرحله شامل توسعه یک نقشه راه[۱۳] برای تمامی نفرات است تا از آن پیروی کنند.

·     اجرا و پایش[۱۴]: در این مراحل، تیم پروژه شکل گرفته و اقلام تحویل شدنی[۱۵] مشخص می‌شوند. مدیران پروژه با پایش و اندازه‌گیری عملکرد پروژه، از روند اجرای صحیح آن اطمینان حاصل پیدا می‌کنند.

·     پایانی[۱۶]: در این مرحله، پروژه به اتمام رسیده و مراسم اختتامیه آن برگزار می‌شود و پروژه به تیم دیگری که به نگهداری از آن مشغول خواهند شد، واگذار می‌شود.

۵- اهمیت مدیریت پروژه

مدیران پروژه به سازمان شما کمک خواهند کرد تا:

·     برای اجرای پروژه یک برنامه‌ریزی با قدرت پیش‌بینی بالا داشته باشید.

·     به بودجه، برنامه‌های زمانی و محدوده پروژه، متعهد باقی بمانید.

·     گره‌های اجرایی پروژه را باز و مسایل پروژه را به روشی ساده‌تر، سریع حل نمایید.

·     پروژه‌هایی را که برای کسب‌وکار شما آورده‌ای ندارند، شناسایی و به آنها پایان دهید.

·     کارآمدتر شوید.

·     همکاری را به وسیله تیم‌‌ها و در بین‌ آنها بهبود بخشید.

·     ریسک‌ها را شناسایی و برای آنها برنامه‌ریزی کنید

۶- وظایف مدیران پروژه چیست؟

به‌طور خلاصه، مدیران پروژه در قبال برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت، کنترل و تکمیل پروژه‌ها پاسخگو هستند، با این وجود، این نوک کوه‌یخ مدیریت پروژه است. در ادامه برخی از وظایف اصلی مدیران پروژه را با هم مرور می‌نماییم:

تهیه برنامه: مدیران پروژه در ازای انتخاب پیاده‌سازی مسیری برای پروژه که به واقعیت اجرا نزدیک‌تر باشد، مسؤول هستند. برنامه موصوف باید محدوده پروژه، زمان‌بندی و بودجه ریزی را در بر داشته باشد. برنامه مذکور همچنین می‌تواند شامل شناسایی ابزارهای مناسب برای اجرای کار باشد.

تیم‌سازی: شناسایی تیم شایسته برای موفقیت پروژه حیاتی است. هر تیم پروژه بسته به دامنه ابتکار و کارکردهای مورد نیاز برای تکمیل پروژه، متفاوت خواهد بود. هدف، پیدا کردن متخصصان و خبرگان جهت تخصیص برای هر یک از وظایف ضروری است.

تخصیص وظایف: مدیران پروژه باید تیم خود را با ارائه تعریفی شفاف از وظایف مورد انتظار و نمودار زمانی برای اجرای هر بخش از پروژه، مهیا سازند. هر چند هر عضو تیم مسؤول تکالیف خود است، با این وجود برخی از وظایف نیاز به مشارکت اعضای داخل و خارجی تیم دارد.

راهبری تیم: اکنون که اعضای تیم گرد هم آمده و وظایف هر یک تبیین شده است، مدیر پروژه باید ماشین را خوب روغن‌کاری شده، نگه دارد. این مهم شامل کنترل به‌روزرسانی وضعیت افراد، شناسایی موانع و بازگشایی آنها، مذاکره پیرامون اختلاف‌نظرها، بالا نگه داشتن روحیه تیم و ارائه طریق به وسیله آموزش و مشاوره.

مدیریت بودجه: اکثر پروژه‌ها نیاز به برخی هزینه‌ها دارند، بدین معنا که برای موفقیت پروژه، داشتن درک صحیح از بودجه‌ریزی و مدیریت هزینه‌ها ضروری است. مقایسه هزینه‌های واقعی با برآورد‌ها و اصلاح و تنظیم مجدد برنامه پروژه در صورت نیاز، از جمله این امور است.

مدیریت نمودارهای زمانی: همزمان با بودجه، مدیران پروژه به منظور اجرای دقیق زمانی تعهدات نیز مسؤول هستند تا تیم پروژه بتواند مطابق مهلت بازه زمانی پیش‌بینی شده، پروژه را تکمیل نمایند. این کار نیاز به تنظیم بازه‌های سررسیدهای زمانی مطابق با چرخه حیات پروژه، برقراری دائمی ارتباط با تیم برای به روز نگه داشتن وضعیت، ضمن رعایت برنامه زمان‌بندی دقیق دارد.

مشارکت ذی‌نفعان: ذی‌نفعان نقش کلیدی در پروژه شما، ایفا می‌کنند. آنها معمولاً افراد با نفوذی هستند که تحت تأثیر پروژه قرار دارند. مدیران پروژه به منظور جلوگیری از بروز مشکلات و تقویت تیم خود و همچنین جلوگیری از انحراف و ناکامی پروژه، نیاز به برقراری ارتباط و حفظ ارتباط خوب خود با ذی‌نفعان پروژه دارند.

تحویل پروژه: تحقق اهداف پروژه و تحویل آنها، به معنای اتمام کار مدیرپروژه نیست. مدیرپروژه در این شرایط، باید پروژه را به تیمی منتقل کند که مدیریت، نگهداری و اجرای آن به سمت اهداف را بر عهده دارد. در این مرحله، با مدیرپروژه خداحافظی نشده، بلکه پروژه جدیدی به او محول می‌شود.

مستندسازی فرآیندها: شناسایی و مستندسازی «درس‌آموخته‎ها[۱۷]» نه تنها یک تمرین خوب برای خود مدیرپروژه است، بلکه همچنین برای انتقال این تجربه به سایر تیم‌‌‌ها در سراسر سازمان برای آینده، قابل استفاده است. این مهم به سایرین کمک می‌نماید که از تکرار اشتباهات مشابه جلوگیری کنند یا از مزایای مسیرهای کوتاه کشف شده بهره‌مند گردند.

۷-گواهینامه‌های مدیر پروژه

با وجود اینکه داشتن یک گواهینامه عمومی مدیریت پروژه ضروری نیست، اما برخی کارفرمایان دارندگان مدارک موصوف را ممکن است ترجیح داده و یا حداقل پرداخت بیشتری به آنها داشته باشند. گواهینامه مدیریت پروژه حرفه‌ای (PMP[18])، شناخته شده‌‌ترین گواهینامه است، که توسط مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) صادر می‌شود. برخی از سایر گواهینامه‌ها به شرح ذیل هستند:

·     دستیار مدیریت پروژه[۱۹]

·     دستیار تصدیق شده مدیریت پروژه (CAPM[20])

·     گواهینامه راهبر پروژه (CPD[21])

·     گواهینامه مدیر پروژه (IAPM[22])

·     گواهینامه اسکرام مستر (CSM[23])

·     کامپتیا پراجکت پلاس[۲۴] (مرتبط با فناوری اطلاعات)

·     پرینس۲ مقدماتی/پرنیس۲ تخصصی[۲۵]

·     متخصص در مدیریت پروژه (PPM)[26]

·     مدیر پروژه ارشد MPM)[27])

منبع: https: //wrike.com