واگذاري اسناد مناقصه به‌صورت الكترونيكي احمد رضا عبدا… زاده ـ سميه سادات اختراعي طوسي برگزاري مناقصات مستلزم رعايت ضوابط و قوانين بوده كه با توجه به موضوع اسناد مناقصات حجم كاغذي اسناد مناقصه زياد شده و به طبع بايستي افزايش هزينه‌ها براي شركت‌كنندگان مناقصات و به طبع و عدم‌استفاده از مدارك و مستندات ارايه […]
واگذاري اسناد مناقصه به‌صورت الكترونيكي
احمد رضا عبدا… زاده ـ سميه سادات اختراعي طوسي
برگزاري مناقصات مستلزم رعايت ضوابط و قوانين بوده كه با توجه به موضوع اسناد مناقصات حجم كاغذي اسناد مناقصه زياد شده و به طبع بايستي افزايش هزينه‌ها براي شركت‌كنندگان مناقصات و به طبع و عدم‌استفاده از مدارك و مستندات ارايه شده از طرف پيمانكاران براي مناقصات خاص مي‌باشد. از اين رو اين شركت با رعايت كليه ضوابط و مقررات قانون برگزاري مناقصات و رعايت دستورالعمل‌ها نسبت به ارايه اسناد ارزيابي و اسناد مناقصه در قالب لوح فشرده و به‌صورت الكترونيكي در مناقصات پيمانكاري ابلاغ نموده است. لازم به ذكر است كاهش مدت زمان بررسي اسناد، كاهش هزينه‌ها، كاهش فضاهاي نگهداري و حفظ منابع ملي در خصوص صرفه‌جويي از بايگاني كاغذي اقدام نموده است.
مقدمه
با عنايت به بخشنامه شماره ۱۱/۵۴-۱۶۵۵-۱۰۲ مورخ ۱/۴/۷۸ در خصوص واگذاري اسناد مناقصه به‌صورت رايانه‌اي و بخشنامه ۷۱۴۰/۵۴-۷۴۵۸-۱۰۲ مورخ ۳/۱۲/۷۷ در خصوص تنظيم اسناد و مدارك و ساير مفاد قانون برگزاري مناقصات و برنامه‌هاي اجرايي واگذاري اسناد به‌صورتي كه اسناد در دو مرحله در اختيار مناقصه‌گران قرار مي‌گيرد و شركت‌هاي متقاضي با برداشت اسناد از سايت ملي مناقصات و اعمال مورد نياز طبق راهنماي منظور شده به‌صورت كاملاً شفاف و روشن در فرايند مناقصه شركت مي‌نمايند.
بحث واگذاري اسناد مناقصه به‌صورت الكترونيكي
در فرايند برگزاري مناقصه در دو مرحله اسناد مناقصه بايد در اختيار پيمانكار قرار گيرد و پس از تكميل شدن مطالب خواسته شده اين اسناد از سوي پيمانكار به‌كارفرما تحويل شود. حال با بررسي حجم كاغذي كه بين از كارفرما به پيمانكار داده مي‌شود اگر نموداري را جهت اين موارد رسم كنيم مشاهده خواهيم كرد كه مقدار بسيار زيادي از حجم اين كاغذ‌ها صرفاً به‌صورت نمادين و اطلاع‌رساني مي‌باشد. مورد صحبت‌هايي كه ما به آن مي‌پردازيم مناقصات بزرگ (مناقصاتي كه مبلغ برآورد آنها بيش از ۱۰ برابر سقف ارزش معاملات كوچك است) مي‌باشد. اين نوع مناقصات از لحاظ طبقه‌بندي به ۴ نوع: يك مرحله‌اي، دو مرحله‌اي، عمومي و محدود تقسيم مي‌شود.
اسناد در مناقصات بزرگ در دو نوبت در اختيار پيمانكار قرار مي‌گيرد:
۱- ارزيابي كيفي مناقصه‌گران
۲- اسناد مناقصه با توجه به مصوبه هيأت محترم وزيران مبني بر مستند‌سازي و اطلاع‌رساني مناقصات در پايگاه ملي مناقصات بستر خوبي فراهم آمده است تا بتوانيم نظريه الكترونيكي واگذار كردن اسناد را مطرح كنيم.
با توجه به مفاد قانون برگزاري مناقصات و قانون مستند‌سازي مناقصات مبني بر ارسال الكترونيكي دعوتنامه يا اسناد مي‌توان يك برنامه منظم به‌صورت ذيل را ارايه نمود:
۱) در ابتداي مناقصه جهت بررسي و ارزيابي كيفي مناقصه‌گران بايد اسناد ارزيابي كيفي در اختيار پيمانكاران قرار بگيرد (موضوع ماده ۱۲ قانون برگزاري مناقصات و ماده ۹ مستند‌سازي و اطلاع‌رساني مناقصات) در گام اول پس از تهيه اسناد و ارزيابي كيفي مناقصه‌گران، برگزاري را تحت عنوان فرم مشخصات الكترونيكي پيمانكاران كه داراي آيتم‌هاي فوق است را در انتهاي اين اسناد مي‌گذاريم:
۱- آدرس ايميل پيمانكار.
۲- كد كاربري و شناسه عبور پيمانكار، كه اين برگه نيز همانند كد كاربري برگه‌هاي اسناد مناقصه توسط پيمانكار مهر و امضا مي‌شود و حكم مابقي اسناد را دارد.
تمامي موارد فوق را به‌صورت يك بسته فايل zip در آورده و جهت برداشت پيمانكاران بر روي پايگاه ملي مناقصات قرار مي‌دهيم.
در اينجا ممكن است سؤالي در مورد صحت و سلامت اسناد ارايه شده توسط پيمانكاران مطرح شود كه در جواب بايد بگويم: مبنا و اساس كار اسنادي است كه بر روي پايگاه ملي مناقصات قرار مي‌دهيم و هرگونه تغيير يا دستكاري پيمانكار در اسناد مناقصه خلاف بوده و پيگرد قانوني دارد.
پيمانكار پس از دريافت اسناد از سوي پايگاه ملي و پرينت آنها، برگه را طبق دستورالعمل ارايه شده تكميل و پس از مهر و امضا به همراه برگه مشخصات الكترونيكي پيمانكار در بالاي صفحه توضيح داده شد در يك پاكت مهر و موم كرده و تحويل واحد دبيرخانه شركت مي‌نمايد.
در ادامه پس از بررسي اسناد ارايه شده توسط پيمانكاران، كميته فني ليست شركت‌هايي را كه حايز امتياز لازم شده‌اند اعلام مي‌دارد و از اين شركت‌ها طي دعوتنامه‌اي جهت دريافت اسناد دعوت مي‌گردد.
۲) ارسال دعوتنامه: دعوتنامه فراخوان است كه از طريق پست سفارشي، فكس، پست الكترونيكي يا نظاير آن با رعايت ماده ۲۳ قانون به نشاني مناقصه‌گران ارسال مي‌شود.
در اين مرحله روال گذشته بر آن بوده است كه پس از تهيه دعوتنامه پيمانكار بايد به محل كارفرما مراجعه و دعوتنامه را از پرسنل موجود در امور قرارداد‌ها تحويل بگيرند كه اين مسأله بايد بروز مشكلاتي در حيطه كارفرما مي‌گردد. در سيستم الكترونيكي ما پس از تهيه دعوتنامه الكترونيكي آن را به آدرس ايميل پيمانكار براساس همان آدرسي كه (در فرم ورود اطلاعات الكترونيكي پيمانكار) داده بود مي‌فرستيم و پيمانكار پس از مراجعه به پست الكترونيكي خود، دعوتنامه را برداشته و آن را پرينت گرفته و همراه با مرحله بعدي اين اسناد تحويل كارفرما مي‌گردد.
۳) اسناد مناقصه: اسناد مناقصه طبق ماده ۱۴ قانون برگزاري مناقصات بايد به‌صورت دقيق تنظيم، پس از ويرايش چاپ و تحويل گردد.
در سيستم گذشته اسناد پس از طراحي و چاپ به‌صورت كتابچه‌هايي كاغذي در چند نسخه تهيه مي‌گرديد و كارفرما اين اسناد را در گوشه‌اي از واحد قرارداد‌ها قرار مي‌داد و پيمانكاران هر كدام با مراجعه به پرسنل موجود در امور قرارداد‌ها اين اسناد را خريداري مي‌كردند و پس از تكميل دوباره با مراجعه به امور قرارداد‌ها آنها را به‌كارفرما تحويل مي‌داد. اين مطلب حجم بالايي از مراجعات نفري و همچنين حجم بالايي از كاغذ را هميشه در واحد قرارداد‌ها به همراه داشت، به‌صورتي كه واحد امور قرارداد‌ها هميشه مملو از پيمانكاراني بود كه جهت دريافت اسناد يا پرسش‌هايي جهت اينكه اسناد چه زماني آماده تحويل است. پس از تكميل اين اسناد توسط پيمانكاران آنها را به واحد امور قرارداد‌ها تحويل و واحد امور قرارداد‌ها آنها را جهت بررسي به كميسيون مناقصه ارايه مي‌نمايد كه خود اين حجم كاغذ در كميسيون مناقصه هميشه باعث بروز مشكلاتي بوده است.
حال با استفاده از سيستم الكترونيكي واگذاري اسناد مناقصه مي‌توان حجم بالايي از اين كار را به‌صورت الكترونيكي و تنها با فشار يك كليك انجام دهيم.
اسناد مناقصه در اين روش به دو package كلي تقسيم مي‌شود:
۱- اسناد شماره يك.
۲- ۲- اسناد شماره دو.
(۱) اسناد شماره يك شامل اسنادي است كه بايد توسط پيمانكار پرينت شود و پس از تكميل و مهر و امضا همراه مابقي اين اسناد در پاكت مربوطه گذاشته شود و ارسال گردد.
(۲) اسناد شماره دو: اين اسناد شامل برگه‌هاي قوانين و بخشنامه‌هايي است كه به‌صورت ثابت در تمامي اسناد موجود مي‌باشد كه اين اسناد پس از ارايه توسط پيمانكار بر روي سي دي كپي مي‌شود و مابقي اسناد در پاكت قرار مي‌گيرد و تحويل كارفرما مي‌شود. در اين گزينه پيمانكار بايد تمامي اين بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌ها را مهر و امضاء كند به همين دليل فرمي را همراه با سي دي به پيمانكار ارايه مي‌دهيم مبني بر اينكه پيمانكار تمامي اسناد و مدارك و بخشنامه و… را به‌صورت كامل مطالعه كرده است و تمامي موارد را تأييد و مورد قبول خود مي‌داند و اين برگه‌ها را همراه با سي دي اطلاعات در داخل پاكت گذاشته و به‌كارفرما ارايه مي‌دهد.
– در ادامه جهت منظم بودن و هماهنگ بودن پاكت‌هاي پيمانكاران برچسب‌هايي را براي روي پاكت‌هاي الف و ب و ج طراحي نموده‌ايم كه اينها را نيز package شماره دو قرار مي‌دهيم كه پيمانكار پس از دانلود اين برچسب‌‌ها آنها را محكم بر روي پاكت‌‌ها مي‌چسباند و تحويل كارفرما مي‌نمايد.
– به دليل تازه بودن و نو بودن عمليات جاري مي‌توان راهنمايي را جهت پر كردن و تكميل كردن اسناد مناقصه به‌صورت الكترونيكي آماده كرد تا پيمانكاراني كه براي بار اول مي‌باشد كه اين روال الكترونيكي را انجام مي‌دهند دچار مشكل نشوند و بتوانند به‌طور صحيح در مناقصه شركت نمايند.
– انجام اين روش به‌صورت الكترونيكي باعث مي‌شود كه از زمان آغاز عمليات برگزاري مناقصه تا زمان عقد قرارداد پيمانكار هيچگونه برخوردي با پرسنل امور قرارداد‌ها ندارد و تمامي مراحل پيمانكار به‌صورت كاملاً الكترونيكي مي‌تواند در جريان مناقصه باشد.
نتيجه‌گيري
– با توجه به واگذاري اسناد مناقصه به‌صورت الكترونيكي و با روش ذكر شده مي‌توان به مقدار زيادي كاهش وقت و هزينه‌هاي سربار را مشاهده نمود.
– در اين روش تمامي مراحل مناقصه به‌صورت الكترونيكي و در يك محل و بستر الكترونيكي عرضه مي‌گردد كه زمينه بروز هرگونه خطاي انساني را كاهش مي‌دهد.
– با توجه به الكترونيكي شدن اسناد مي‌توان زمان‌ها و فعاليت‌ها را به‌صورت كامل مديريت كرد و در صورت وجود امكانات و بستر لازم جهت دريافت الكترونيكي از پيمانكاران نيز مي‌توان يك فرايند كاملاً را داشت.
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.