ارزیابی مناقصه‌گران در فرایند خرید خارج با استفاده از روش لکسیکوگراف شراره عرب امیری – سمیه نکویی شهرکی چکیده با توجه به ظرفیت خطوط ریلی ایران و فرسودگی ناوگان ریلی، نیاز به سرمایه‌گذاری و خرید ناوگان ریلی اجتناب‌ناپذیر می‌باشد. عدم‌رفع این نیاز، باعث ادامه و تشدید مشکلات کمبود انرژی، زیست‌محیطی و تلفات انسانی شده است […]
ارزیابی مناقصه‌گران در فرایند خرید خارج با استفاده از روش لکسیکوگراف
شراره عرب امیری – سمیه نکویی شهرکی
چکیده
با توجه به ظرفیت خطوط ریلی ایران و فرسودگی ناوگان ریلی، نیاز به سرمایه‌گذاری و خرید ناوگان ریلی اجتناب‌ناپذیر می‌باشد. عدم‌رفع این نیاز، باعث ادامه و تشدید مشکلات کمبود انرژی، زیست‌محیطی و تلفات انسانی شده است که این شرایط را می‌توان یک تهدید ملی خواند که با پرهیز از خریدهای پراکنده و بی‌برنامه و اتخاذ یک سیاست راهبردی هوشمندانه می‌توان از این تهدید، یک فرصت استثنایی برای ارتقای فن‌آوری ملی و صنایع کشور و ایجاد تعداد قابل‌توجهی شغل با ارزش‌افزوده بالا پدید آورد. با توجه به این‌که عوامل متعددی در ارزیابی مناقصه‌گران در خرید خارج مؤثر هستند لذا در این مقاله سعی گردیده یکی از روش‌های تصمیم‌گیری چند معیاره به نام روش لکسیکوگراف، در فرایند انتخاب برنده مناقصه در خرید خارج مورد بررسی قرار گیرد.
مقدمه
توسعه حمل‌ونقل ریلی به عنوان یک نوع حمل‌ونقل عمومی ضروری می‌باشد که بخشی از توسعه مربوط به زیرساختها و بخش مهم‌تری نیز مربوط به ناوگان (عمدتاً شامل لکوموتیو و واگن مسافری و باری) است و از آنجا که از ظرفیت خطوط موجود استفاده کافی صورت نمی‌گیرد، لذا ناوگان جدید هم برای خطوط موجود و هم برای خطوط در دست ساخت و طراحی، مورد نیاز است، با توجه به این‌که از بین سیستم‌های حمل و نقل، راه‌آهن به دلیل مزایایی از قبیل ایمنی، هزینه مناسب، آلودگی کم‌تر زیست‌محیطی، مصرف سوخت کم‌تر و… اهمیت ویژه‌ای در رشد و توسعه کشورها داراست لذا می‌بایست سرمایه‌گذاری بیش‌تری در بخش ریلی صورت گیرد چراکه با وضع موجود حمل‌ونقل ریلی در بخش مسافری پاسخگوی ۲۰ تا ۲۵ درصد تقاضا می‌باشد و کشور ما با معضل عدم‌دسترسی آسان مردم به شبکه حمل‌ونقل ریلی مواجه است. تأمین این نیاز می‌تواند از طریق سرمایه‌گذاری در بخش زیرساختها و تدارک ناوگان از طریق خریدهای کوچک و بزرگ (داخلی و یا خارجی)، ساخت داخل و یا با ترکیب‌های مختلفی از این دو صورت گیرد. که این امر اگر با توجه به یک راهبرد هوشمندانه کلان صورت گیرد، علاوه بر آثار مثبت در حمل‌ونقل ریلی، در صنعت، فن‌آوری و اشتغال کشور نیز تبعات مفید شگرفی ایجاد خواهد کرد. از آنجایی که حمل‌ونقل ریلی به‌ویژه در بخش مسافری با توجه به قیمت بلیت در ایران زیان‌ده می‌باشد و دولت‌های کلان نگر به دلیل منافع جانبی سرشار ملی، با میل و رغبت هزینه‌ها را جبران می‌کنند لذا پرداخت هزینه تدارک ناوگان از منابع عمومی، تدوین استراتژی ملی و فرابخشی از سوی دولت را ضروری می‌کند.
ضرورت تدارک ناوگان از خارج
جهت دستیابی به اهداف پیش‌بینی شده در برنامه چهارم توسعه تا پایان سال ۱۳۸۸ می‌بایست ۳۳٫۶ میلیون مسافر جابه‌جا می‌گردید که با توجه به آمار جابه‌جایی مسافر تا پایان سال ۱۳۸۸، تعداد ۲۷ میلیون و ۷۱۰ هزار مسافر جابه‌جا شده است نظر به این‌که این رقم جابه‌جایی با ضریب اشغال ۸۷٫۴ به‌دست آمده است تعداد کل صندلی ایجادی ۳۱ میلیون و ۶۹۷ هزار بوده است لذا همان‌گونه که آمار و ارقام نشان می‌دهد درصد تحقق برنامه ۵/۸۲ بوده که با توجه به این‌که از سال ۱۳۸۶ با توجه به قانون برنامه چهارم توسعه مبنی بر سرمایه‌گذاری بخش خصوصی در تدارک ناوگان و عدم‌امکان انعقاد قرارداد توسط بخش دولتی قراردادی جهت خرید ناوگان توسط شرکت رجا منعقد نگردیده و بخش خصوصی نیز تنها ۶۴ واگن خریداری نموده که تاکنون از آن بهره‌برداری نگردیده است این امر نشان دهنده فاصله گرفتن سال‌های آینده از برنامه‌های پیش‌بینی شده می‌باشد لذا با توجه به آمار و ارقام فوق مشاهده می‌نمایید به‌رغم تلاش‌های به عمل آمده برای نوسازی و توسعه ناوگان، عرضه خدمات حمل‌ونقل ریلی پاسخگوی نیاز روز افزون مسافران ریلی نمی‌باشد براساس پیش‌بینی سند چشم‌انداز حمل‌ونقل ریلی در افق ۱۴۰۴ جابه‌جایی مسافران با قطار ۱/۶۸ میلیون نفر (۵۹٫۹ میلیون نفر بین شهری، ۸٫۲ میلیون نفر حومه‌ای) تا پایان سال ۱۳۹۳ تعداد ۱۵۸۴ واگن بین شهری جهت خرید نیاز داریم که هزینه خرید آن ۱۵۸۴ میلیون دلار برآورد گردیده است. علاوه بر موارد فوق‌الذکر خرید ناوگان سبب اشتغال‌زایی در بخش تعمیرات و نگهداری واگن و ساخت قطعات و تعمیرات آنها و اشتغال‌زایی پرسنل داخل قطار (رییس قطار، لکوموتیوران، مأموران فنی، مهمانداران، نظافت‌چی‌ها، کارکنان رستوران) در راهبری آن، پرسنل خارج از قطار (مدیر و سرپرست، سیر و حرکت، مانورچی، سوزنبان و کنترل خط و…) و اشتغال‌زایی در مراکز فروش بلیت می‌گردد.
معرفی فرایند خرید خارج
در این بخش فرایند خرید خارج به تفصیل مورد بررسی قرار می‌گیرد. مراحل فرایند خرید خارج به ترتیب عبارتند از:
۱- دریافت برگ تقاضا (Indent)
فرایند خرید ابتدا با وصول برگ تقاضا از واحد متقاضی آغاز خواهد شد که شامل اطلاعات ذیل است:
مشخصات کامل کالا (مشخصات فنی، تعداد، واحد، شماره سریال در صورت وجود و سایر اطلاعات مورد نیاز)
مبلغ برآوردی خرید
اخذ تأییدیه جهت تأمین مالی تقاضا
وضعیت فوریت نظام متقاضی به کالای مورد درخواست
امضای تأییدکنندگان و تصویب‌کنندگان تقاضا
۲) ارجاع تقاضا به واحد بررسی منابع
بعد از وصول تقاضا واحد بررسی منابع شروع به یافتن، بررسی و طبقه‌بندی منابع خواهد نمود.
الف) یافتن منابع
یافتن منابع از طرق مختلف از جمله اینترنت، نمایشگاه‌های بین‌المللی، سفارتخانه‌ها، اتاق بازرگانی، وزارت صنایع، بروشورها، کاتالو‌گ‌ها و… قابل دستیابی است.
ب) بررسی منابع:
راه‌های مختلفی جهت بررسی منابع وجود دارد که اهم آنها عبارتند از:
۱- بررسی وضعیت مالی سازنده/فروشنده
۲- بررسی توانایی‌های فنی، تولیدی و وضعیت تکنولوژی مورد استفاده سازنده/فروشنده
۳- استعلام از خریداران قبلی فروشنده در خصوص کیفیت کالاهای تولیدی، تحویل به موقع کالا، گارانتی، خدمات پس از فروش و سایر موارد مهم.
۴- ارایه لیست فروشندگان واحد شرایط توسط واحد بررسی منابع به واحد خرید خدمات:
پس از تهیه لیست شرکت‌های واجد شرایط (Vendor List) توسط واحد بررسی منابع، لیست مورد نظر جهت انجام مراحل خرید خارج تحویل واحد خرید خارج خواهد گردید.
۳) استعلام/مناقصه:
بعد از تعیین منابع واجد شرایط از فروشندگان پیشنهادی توسط واحد بررسی منابع، اقدام به اخذ استعلام و یا برگزاری مناقصه خواهد شد.
۴) دریافت حداقل ۳ فقره پیشنهاد:
براساس آیین‌نامه معاملات در شرکت‌های خصوصی و قانون مناقصات در شرکت‌های دولتی، واحدهای تدارکات موظفند به منظور دستیابی به قیمت عادله، حداقل سه فقره پیشنهاد از فروشندگان واجد شرایط دریافت نمایند.
در صورت عدم‌وصول ۳ فقره پیشنهاد امکان تمدید یا تجدید استعلام/ مناقصه وجود داشته و در صورت عدم‌حصول نتیجه موضوع در گزارشی به مدیریت ذی‌ربط اطلاع داده شده و تصمیم مقتضی اتخاذ خواهد شد که به این گزارش، اصطلاحاً گزارش توجیهی اطلاق می‌شود.
۵) ارسال پیشنهادات فنی به واحد ذی‌ربط جهت انجام بررسی‌های لازم و دریافت اظهارنظر فنی نهایی پس از وصول پیشنهادات، مرحله بررسی فنی آغاز شده بدین صورت که پیشنهادات فنی جهت بررسی و تأیید انطباق آن با برگ تقاضا به واحد مهندسی ارسال می‌گردد.
۶) بررسی پیشنهادات مالی و بازرگانی:
در این مرحله، درخصوص کلیه مسایل بازرگانی از قبیل افتتاح L/C تأیید شده، ترم تحویل، پرداخت هزینه‌های بانکی خارج از ایران توسط فروشنده و سایر موارد با فروشنده وارد مذاکره می‌گردد. پس از خاتمه بررسی‌های فنی و بازرگانی کلیه اطلاعات در جدولی موسوم به جدول مقایسه قیمت درج می‌گردد.
۷) تهیه جدول مقایسه قیمت:
جدول مقایسه قیمت متشکل از اطلاعات مختلفی منجمله نام شرکت، قیمت‌های پیشنهادی، مشخصات کالا، ترم تحویل، زمان تحویل، مکان تحویل، مبدأ ساخت کالا، شرایط پرداخت، گارانتی و وارانتی (در صورت وجود) و کلیه پارامترهای مهم در تصمیم‌گیری مدیریت خرید می‌باشد و مدیر خرید با تلفیق این اطلاعات، اقدام به انتخاب برنده خواهد نمود.
عناوینی که در جدول مقایسه قیمت مهم می‌باشند عبارتند از:
قیمت‌های پیشنهادی
قیمت کالا می‌تواند یکی از عوامل مهم در تعیین برنده باشد ولی در بسیاری موارد قیمت پایین مستلزم کیفیت مناسب نیست و بهتر است به جای عبارت «پایین‌ترین قیمت» عبارت «مناسب‌ترین قیمت» استفاده گردد.
مشخصات کالا و اظهارنظر فنی:
به عنوان نکته‌ای مهم توصیه می‌شود پیشنهادات از لحاظ فنی اولویت‌بندی شده و به موضوع کیفیت کالا بیش از قیمت آن توجه شود.
البته محدودیت بودجه می‌تواند در تعدادی از موارد عامل محدود کننده مهمی تلقی گردیده ولی خرید نامطلوب هر چند با نازل‌ترین قیمت، نمی‌تواند در برگیرنده منافع شرکت باشد.
ترم تحویل:
یکی از نکات مهم در جدول مقایسه قیمت، شرایط تحویل بوده که منظور یکی از اصطلاحات ۱۳گانه اینکوترمز می‌باشد و خریدار با توجه به امکانات خود در مبدأ و مقصد، میزان ریسک‌پذیری و هزینه‌های مربوطه اقدام به انتخاب یکی از ترم‌ها خواهد نمود.
زمان تحویل:
زمان تحویل به توجه به فوریت نیاز یا عادی بودن کالا یکی دیگر از پارامترهای جدول مقایسه قیمت است. در تعدادی موارد ممکن است فروشنده‌ای قیمت پیشنهادی خود را نسبتاً بالا ولی زمان تحویل را متناسب با زمان نیاز خریدار ارایه نموده که با توجه به فوریت نیاز ترجیح داده شود که کالا با قیمت بالاتری خریداری گردد.
البته عکس این مورد نیز صادق است و ممکن است پروژه خریدار در چند ماه آینده آغاز و تحویل پیش از موعد کالا، باعث بروز مشکلاتی برای خریدار از جمله محدودیت انبار و به تبع تحمیل هزینه‌های انبارداری گردیده و بهتر است عبارت «مناسب‌ترین زمان» جایگزین بارت «حداقل زمان» گردد.
مکان تحویل:
مکان تحویل و هزینه حمل کالا از آن مکان تا انبار خریدار می‌تواند به عنوان یک پارامتر مهم جهت تعیین برنده لحاظ گردد.
مبدأ ساخت:
محل ساخت کالا از اهمیت خاصی برخوردار می‌باشد و کالای ساخت کشور آلمان با کشور چین از لحاظ کیفیت و قیمت متفاوت خواهد بود.
شرایط پرداخت:
شرایط پرداخت اعم از نقدی، اعتبارات اسنادی تأیید شده، اعتبارات اسنادی تأیید نشده، برات، امانی، پیش پرداخت و سایر موارد با توجه به امکانات خریدار در انتخاب برنده نقش مهمی را ایفا می‌کند.
گارانتی و وارانتی
گارانتی: مربوط به دوره تضمین کالا بوده که معمولاً یکسال از زمان نصب و یا ۱۸ ماه از زمان حمل (هر کدام زودتر اتفاق بیفتد) البته این موضوع ممکن است در پروژه‌های مختلف متفاوت و با توافق طرفین تعیین شود و فروشنده متعهد است در صورت بروز نقص به دلیل اشکال سیستم و کیفیت کالا، کلیه هزینه‌های ذی‌ربط را پرداخت نماید.
وارانتی: خدمات پس از فروش است که فروشنده متعهد به تأمین قطعات در دوره خاصی بوده ولی در این دوره تعویض قطعه یا هزینه تعمیر مستلزم پرداخت وجه توسط خریدار است.
۸) صدور سفارش/ انعقاد قرارداد به نفع برنده استعلام / مناقصه
در این مرحله با توجه به جدول مقایسه قیمت، اقدام به انتخاب برنده می‌گردد و با توجه به میزان مبلغ معامله اقدام به صدور سفارش برای معاملات متوسط و انعقاد قرارداد برای معاملات عمده خواهد گردید.
پس از انعقاد قرارداد، مجوزهای لازم برای انعقاد قرارداد از قبیل مجوز وزارت راه جهت تخصیص ارز، اداره سیاست‌ها و مقررات ارزی جهت مسدود کردن ارز، تأییدیه سازمان محیط زیست، وزارت صنایع جهت گواهی عدم‌ساخت، سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی جهت تضمین فاینانس و… اخذ می‌گردد سپس امور مربوط به بیمه انجام می‌گردد و در مراحل بعد می‌بایست ثبت سفارش از طریق وزارت بازرگانی، افتتاح اعتبار اسنادی در بانک، پیگیری مراحل ساخت و بازرسی، تسویه حساب با بانک و اخذ مدارک حمل (واریز اسناد) و رجوع به گمرک جهت انجام تشریفات گمرکی و ترخیص کالا انجام گردد.
معرفی روش لکسیکوگراف
در برخی از موقعیت‌های تصمیم‌گیری ممکن است درجه اهمیت شاخص‌ها به‌صورت رتبه‌بندی توسط تصمیم‌گیرنده (DM) مشخص شده باشد که انتخاب گزینه بدین صورت براساس رتبه‌بندی موجود به انجام می‌رسد. به طول مثال قیمت خرید یک کالا ممکن است عمده‌ترین شاخص از بین سایر شاخص‌ها مانند کیفیت، بسته‌بندی و… برای یک خریدار باشد از این رو مقایسه گزینه‌ها از نظر این خریدار ابدا براساس قیمت خرید انجام می‌پذیرد و چنانچه بین دو گزینه از نظر این شاخص گره رخ دهد، DM با استفاده از شاخص در رتبه دوم به باز کردن گرده می‌پردازد و پروسه بدین طریق در صورت نیاز به ازای شاخص‌های دیگر به ترتیب اهمیت آنها ادامه می‌یابد. بنابراین در روش فوق نیاز بر آن است که شاخص‌ها ابتدا توسط DM رتبه‌بندی شوند. چنانچه اندیس شاخص‌ها نشان دهنده ترتیب اهمیت آنها باشد
استفاده از روش لکسیکوگراف در ارزیابی مناقصه‌گران در خرید خارجی ناوگان همان‌طور که قبلاً نیز اشاره شد، عوامل تأثیرگذار در انتخاب برنده مناقصه در فرایند خرید خارج ناوگان عبارتند از:
قیمت
مشخصات فنی
ترم تحویل
زمان تحویل
مکان تحویل
مبدأ ساخت
شرایط پرداخت
گارانتی
وارانتی
با توجه به این‌که برخی از شاخص‌ها همانند شرایط پرداخت، کیفی می‌باشند لذا ابتدا DM باشد شاخص‌های کیفی را به گونه‌ای به مقادیر عددی تبدیل نماید. در این راستا استفاده از مقیاس فاصله‌ای دو قطبی پیشنهاد می‌شود. در این روش همان‌گونه که در شکل یک مشخص است برای شاخص‌های با جنبه مثبت (یعنی شاخص‌هایی که مقدار بیش‌تر آنها مطلوب‌تر است) مقادیر عددی نمایش داده شده برای هر یک از ارزش‌های خیلی کم، کم، متوسط، زیاد و خیلی زیاد مورد استفاده قرار می‌گیرد.
هم‌چنین ماهیت شاخص‌های ارایه شده با یکدیگر متفاوت می‌باشند. لذا برای مقایسه صحیح بین شاخص‌ها باید آنها را بی‌مقیاس کرد. روشی که برای بی‌مقیاس کردن شاخص‌ها پیشنهاد می‌شود روش بی‌مقیاس کردن خطی است. در این روش ابتدا شاخص‌ها و مناقصه‌گران در یک ماتریس قرار گرفته و مقادیر کمی شده ارزش هر شاخص برای هر مناقصه‌گر در ماتریس قرار می‌گیرد. (دقت شود که برای شاخص‌های با جنبه منفی، مقادیر به‌صورت معکوس در ماتریس قرار می‌گیرند)
نتیجه‌گیری
ارزیابی مناقصه‌گران و انتخاب برترین آنها همواره یکی از معضلات سازمان‌های برگزار کننده مناقصات می‌باشد. روشی که در این مقاله بیان شد، نحوه انتخاب برنده مناقصه را به‌صورتی کاملاً سیستماتیک در بر گرفته و نه تنها برگزار‌کنندگان مناقصات را در انتخاب بهترین مناقصه‌گر یاری می‌کند. در عین حال، امکان نارضایتی مناقصه‌گران را از انتخاب نشدن در مناقصه به حداقل می‌رساند چراکه تمامی شاخص‌ها به‌صورتی کاملاً مدون امتیازدهی شده و مقادیر شاخص‌ها نیز به روشی کاملاً عملی به مقادیری قابل مقایسه تبدیل و در انتخاب برنده مناقصه مورد استفاده قرار گرفته است.
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.