نادیده گرفتن دانش مدیریت پروژه عامل ناکامی طرح ها

نادیده گرفتن دانش مدیریت پروژه عامل ناکامی طرح ها

اقبال شاکری – فرزاد جلایی

چکیده

از جمله ضروری‌‌‌‌ترین دانش‌‌‌‌ها برای اجرای موفقیت‌آمیز پروژه‌ها توجه به دانش مدیریت پروژه است. به نظر می‌رسد ساختار موجود شرکت‌های دولتی در بخش مخابرات سیار با شرح وظایف متداول دارای سرعت و انعطاف‌پذیری لازم در هدایت اجرایی و Roll-out نهایی پروژه‌های توسعه‌ای شبکه نیست و لذا به نوعی رفتن به سمت یک عامل مدیریتی که از نظر توانمندی شرکت‌هایی همسنگGC‌‌‌‌ها بوده و بتواند هدایت فنی پروژه‌ها را از ابتدا تا به انتها در زمان مؤثر و با به عهده گرفتن و رعایت کامل کلیه ابعاد حقوقی، مالی و فنی اعم از طرح و نظارت بر نصب و راه‌اندازی و بهره‌برداری انجام دهد اجتناب‌ناپذیر است. در این مقاله ضمن معرفی عامل مدیریت طرح در نظام فنی و اجرایی کشور، ضرورت حضور این عامل و نقش آن در پروژه‌های توسعه شبکه و برهم‌کنش‌های به‌وجود آمده در قبال پیمانکار عمومی و کارفرما تبیین و تدوین می‌شود.

۱-مقدمه

نظر به این‌که پروژه‌های توسعه شبکه در بخش مخابرات کشور در حوزه ارتباطات سیار بسیار گسترده بوده (ازنظر حجم پروژه و هم از نظر حیث گستردگی مکانی) بدیهی است باتوجه به overhead قیمت به‌وجود آمده که با هدف کاهش درگیری دولت از تصدی‌گری به سمت مدیریت و نظارت صورت پذیرفته است، لازم است برای ایجاد صرفه مالی، کلیه مسایل مربوط به این نوع پروژه‌ها در زمان مؤثر و قطعی صورت پذیرند تا بازدهی مالی مورد نظر حاصل شده، ضرر و زیان ناشی از تأخیر در اجرای پروژه‌ها، عدم تهیه یا وصول طرح‌های لازم توسط کارفرما یا پیمانکار عمومی در زمان مقرر، عدم اجرای صحیح پروژه‌ها از نظر فنی یا حقوقی در مراحل نصب و راه‌اندازی، عدم امکان کنترل کامل پروژه باتوجه به کمبود نیروی انسانی ذی‌ربط در سازمان کارفرمایی و… که درنهایت منجر به عدم بهره‌برداری در مدت زمان تعیین شده می‌شود، جلوگیری به عمل آید.

در واقع، به نظر می‌رسد ساختار موجود شرکت‌های دولتی با شرح وظایف متداول دارای سرعت و انعطاف‌پذیری لازم در هدایت اجرایی و Roll-out نهایی چنین پروژه‌هایی نیست و لذا نوعی رفتن به سمت یک عامل مدیریتی که از نظر توانمندی شرکت‌هایی همسنگ GC‌‌‌‌ها بوده و بتوانند هدایت فنی پروژه‌ها را از ابتدا تا انتها در زمان مؤثر و با به عهده گرفتن و رعایت کامل کلیه ابعاد حقوقی، مالی و فنی اعم از طرح و نظارت بر نصب و راه‌اندازی و بهره‌برداری انجام دهد اجتناب‌ناپذیر است.

بدین منظور لازم است روبط اصولی و صحیح، مؤثر و مورد نیاز فی‌مابین کارفرما، فروشنده عمده تجهیزات به عنوان Vendor، شرکت‌های پیمانکاری عمومی (GC) و عامل مدیریت طرح چنان تعریف شود که بدون هرگونه تداخل مسؤولیتی، ضعف کارایی یا اثرگذاری نامطلوب و اجتناب از ایجاد ساختارهای تأیید تودرتو یا تأیید از مسیر متفاوت، یا انسداد در روند پردازش Invoice و…، پروژه‌های GC و درواقع نبض توسعه شبکه، در زمان مؤثر انجام می‌گیرد.

از آنجا که پس از شروع برون‌سپاری پروژه‌های بخش مخابرات بالاخص حوزه ارتباطات سیار، تاکنون عامل مدیریت طرح در این پروژه‌ها فعالیت نداشته و جایگاه وی در پروژه‌ها دیده نشده است، بنابراین ضروری است به‌کارگیری مدیریت طرح به‌عنوان مشاور کنترل مهندسی و نظارت بر اجرای طرح، نصب و راه‌اندازی، خود به‌عنوان یک پروژه جداگانه در برنامه‌های توسعه‌ای کشور و نظام فنی و اجرایی در بخش مخابرات مد نظر قرار گرفته شود.

لذا در این مقاله ضمن معرفی عامل مدیریت طرح در نظام فنی و اجرایی کشور، ضرورت حضور این عامل و نقش آن در پروژه‌های توسعه شبکه در مخابرات سیار و وظایف آن در قبال پیمانکار عمومی و کارفرما تبیین و تدوین می‌شود.

۲- معرفی شرکت‌های عمومی (General Contractor) GC و مدیریت طرح (MC)

شرکت‌های پیمانکار عمومی (General Contractor) یا GC شرکت‌هایی هستند که در راهبری و مدیریت طرح‌ها و پروژه‌ها دارای تجربه و تخصص بوده و با تکیه بر دانش و ابزارهای نوین مدیریتی اجرای پروژه‌ها را به‌صورت Turn key، EPC و… برعهده می‌گیرند.

بنابراین پیمانکار عمومی دارای توانایی‌های گسترده و سازمان توسعه‌یافته‌ای نسبت به واحدهای پیمانکاری شناخته شده در پروژه‌های اجرایی به شیوه متعارف است. یعنی قادر به نیازسنجی است. به عبارتی سازمان GC دارای خلاقیت است که گاهی می‌تواند خودش شروع‌کننده پروژه باشد نه صرفاً منتظر شرکت در مناقصه بماند. بنابراین حوزه فعالیت GC‌‌‌ها و به‌تبع آن نوع قرارداد با کارفرما از این امر متأثر می‌گردد. به جهت گستردگی سازمانی و قابلیت‌هایی که شرکت‌های GC دارا می‌باشند اغلب پروژه‌ها را به شیوه طرح و ساخت، Turn key، EPC انجام می‌دهند و می‌توانند در هر دو حوزه صنعتی و غیرصنعتی فعالیت کنند.

مدیریت طرح شخصیتی حقوقی است که به نمایندگی از طرف مجری طرح (کارفرما) مسؤولیت مدیریت، کنترل و هماهنگی پروژه را به عهده دارد. مدیریت طرح وظایف خود را در چارچوب روش‌ها، ضوابط و دستورالعمل‌هایی که به تأیید مجری رسیده است انجام داده و با اعمال مدیریت مستقیم و روزانه بر سایر عوامل اجرایی در مقابل مجری مسؤولیت صحت انجام کیفی و کمی کار را طبق مشخصات، برآورد‌‌‌ها و برنامه‌های اولیه و تغییرات احتمالی آن با ارایه گزارشات مستمر به عهده دارد.

در موارد زیر که وظایف غیرقابل واگذاری دستگاه اجرایی محسوب می‌شود، مدیر طرح، تنها رسیدگی‌های کارشناسی لازم را انجام می‌دهد و نتیجه را برای تصمیم‌گیری دستگاه اجرایی، گزارش می‌کند:

۱- تمام تکالیفی که براساس قانون محاسبات عمومی و سایر قوانین جاری کشور، به عهده بالا‌‌‌ترین مقام دستگاه اجرایی گذاشته شده است.

۲- قبول تضمین‌‌‌‌ها و دستور تمدید، آزاد کردن، ضبط یا واریز آنها.

۳- تصویب تغییر مبلغ قرارداد.

۴- تصویب تغییر مدت قرارداد.

۵- تغییر مشخصات فنی، تغییر سیستم‌ها و اجزای اصلی کار.

۶- تصویب قیمت‌های جدید و حق‌الزحمه خدمات اضافی.

۷- تصویب گزارش‌های مراحل مختلف خدمات مطالعه و طراحی.

۸- تصویب تحویل موقت و تحویل قطعی.

۹- تعلیق، خاتمه و فسخ قرارداد.

۱۰- تصویب صورت‌وضعیت قطعی و صورت حساب نهایی.

مصاحبه‌های مختلفی توسط محقق از سازمان‌های کارفرمایی صورت گرفت تا ضرورت‌های برون‌سپاری خدمات کارفرمایی به واحدهای خدمات مدیریت طرح مشخص گردد. یافته‌های محقق مهم‌ترین این ضرورت‌‌‌‌ها را موارد زیر نشان می‌دهد:

·     جلوگیری از دوباره‌کاری‌ها، اتلاف وقت و رعایت برنامه‌ریزی‌‌‌‌ها و لزوم تکمیل طرح در زمان معین و لزوم توجه به برنامه‌ریزی دقیق‌تر

·     لزوم اعمال کنترل کیفیت و مستند‌سازی مدارک و اطلاعات

·     عدم وجود نیروی انسانی متخصص برای امر نظارت و کنترل مراحل اجرایی در سازمان کارفرما و عدم تخصص و مهارت تیم کارفرما در امر فرایندها، نصب تجهیزات، ساخت و بهره‌برداری

·     ضرورت حضور عامل هماهنگ‌کننده میان عوامل متعدد درگیر در پروژه

·     مساعدت به‌کارفرما در ارتباط و مواجهه با GC‌‌‌ها به‌منظور دفاع از حقوق کارفرما و طرح دعاوی

·     فرهنگ رایج به‌کارگیری MC در پروژه‌های زیربنایی

·     لزوم یکپارچگی فعالیت‌های طراحی و ساخت

·     انجام هزینه‌ها در زمان اصلی خود و صرفه‌جویی اقتصادی

از جمله رئوس وظایف و شرح خدماتی که در نظام فنی و اجرایی کشور برای مدیریت طرح مد نظر قرار گرفته عبارتند از:

۱- خدمات هماهنگی، برنامه‌ریزی و کنترل پیشرفت کار.

۲- مدیریت بر خدمات تهیه طرح.

۳- مدیریت بر خدمات طراحی تفضیلی و اجرایی.

۴- مدیریت بر خدمات تدارک کالا (مصالح و تجهیزات).

۵- خدمات سازمان‌دهی برای بهره‌برداری.

۶- مدیریت بر اجرای کار، را‌ه‌اندازی و تحویل.

۳- معرفی پروژه‌های توسعه شبکه BSS (Base Station System) ارتباطات سیار

بخشی از فرایند اجرای کلی پروژه را می‌توان به ۳ مرحله به شرح زیر تقسیم‌بندی کرد:

الف) مرحله استقرار

ب) مرحله احداث

ج) مرحله تحویل

الف) مرحله استقرار شامل موارد زیر است:

۱- تحویل طرح اسمی Nominal Plan

۲- توافق بر روش‌های تست و قبولی

۳- قبول روش‌های انجام طراحی برای سیستم انتقال

۴- قبول روش‌های انجام طراحی تفصیلی

۵- سفارش کالا و قبولی روابط تعریف شده بین GC و پیمانکاران جزء

۶- توافق نهایی در شاخص‌های کلیدی کارایی (KPI)

ب) مرحله احداث شامل حداقل موارد زیر است:

۱- مدیریت و پیگیری و کنترل پیشرفت کار GC شامل طراحی شبکه، حصول ایستگاه، کارهای ساختمانی و تأسیساتی، نصب و راه‌اندازی

۲- اطمینان از تضمین کیفیت مناسب خدماتی که توسط GC به‌کارفرما ارایه شده است.

۳- تأیید طراحی شبکه

۴- مشخص کردن انحرافات در شبکه طراحی شده

۵- مانیتور کردن شاخص‌های کلیدی کارایی (KPI) مربوط به شبکه

۶- قبول فعالیت‌های انجام شده

ج) مرحله تحویل شامل حداقل موارد زیر است:

۱- نظارت بر نحوه کلاستر کردن BTSها

۲- نظارت بر فعال شدن کلاستر‌‌‌ها در شبکه ارتباطات سیار برای بهره‌برداری

۳- نظارت بر تحویل مقدماتی

۴-نظارت بر فعال شدن کار در شبکه و فعالیت‌های پیمانکاران در دوره گارانتی

۴- ضرورت حضور مدیریت طرح در پروژه‌های توسعه شبکه ارتباطات سیار

اگرچه در تدوین جزییات وظایف متقابل بین مدیریت طرح و کارفرما لازم است همه جوانب مالی و حقوقی قراردادی مد نظر گرفته شود، لیکن باتوجه به شکل زیر می‌توان نظارت و مدیریت چتری بر فعالیت‌های پروژه‌های GCهای ۳گانه مخابرات و در واقع مدیریت پروژه به‌صورت روزانه از لحاظ طراحی، برنامه‌ریزی، پیگیری و کنترل هزینه و درنهایت ارایه اطلاعات به‌کارفرما را به‌عنوان عمده وظایف مدیریت طرح به شمار آورد.

موارد زیر می‌تواند به‌عنوان اهداف و ضرورت‌های به‌کارگیری مدیریت طرح در توسعه شبکه قلمداد شود:

۱- ایجاد رقابت برای کارفرما به‌عنوان یک اپراتور سیار با سایر اپراتورهای سیار که تنها با تضمین اجرای پروژه‌ها در زمان قطعی و امکان واگذاری سرویس در زمان تعهد شده به مشترک و با رفع خطر پرداخت جریمه دیرکرد، نارضایتی حاصل از عدم انجام تعهد در زمان تعیین شده، عدم تحقق درآمد پیش‌بینی شده و… میسر می‌شود.

۲- ایجاد رقابت بین GC‌‌‌ها از حیث کیفیت کار که تنها با انعکاس نتیجه ارزیابی عملکرد GC‌‌‌ها به‌کارفرما به صورت هفتگی و ماهیانه به تفکیک ریزفعالیت‌های مندرج در کنترل پروژه عملی می‌شود.

۳- انجام نظارت‌های مورد نیاز کارفرما روی پروژه GC‌‌‌ها در سه سطح نظارت متمرکز، نظارت منطقه‌ای و نظارت ممیزی با جزییات در ۴ زمینه زیر:

·     نظارت مدیریت کیفیت

·     نظارت مدیریت زمان

·     نظارت بر LOS و LOM

·     نظارت مالی پروژه

عناوین جمع‌بندی شده‌ زیر، شرح وظایف مدیریت طرح را در قبال کارفرما به‌طور خلاصه بیان می‌کند:

۱- نظارت و مدیریت بر کلیه فعالیت‌هایی که جزو وظایف پیمانکاران عمومی یا GC‌‌‌ها است.

۲- مراقبت از به انجام رسیدن مسؤولیت‌های کارفرما در برابر پیمانکاران عمومی در زمان‌های لازم، با مسؤولیت مدیریت پروژه به صورت روزانه از لحاظ طراحی، برنامه‌ریزی، پیگیری و کنترل هزینه و… در زمان‌های مهم به تفکیک عناوین مندرج در مناقصه و دریافت اطلاعات یا تسهیلات از کارفرما و تسلیم به پیمانکاران عمومی (GCها).

۵- ساختار سازمانی مدیریت طرح

مسؤولیت اصلی واحد کنترل پروژه تهیه نرم‌افزار مورد نیاز و به‌روز کردن اطلاعات اجرای پروژه‌های GC، انجام تغییرات نرم‌افزاری لازم بنابه درخواست کاربرهای مختلف و انجام پروسه کنترل پروژه، بررسی علل تأخیرات از حیث درون و بیرون سازمان کارفرما و گزارش و ارایه راهکارهای مناسب به مدیریت برای برطرف کردن مشکلات پیشرفت پروژه است.

واحد مستندسازی، مسؤولیت دریافت و مستند‌سازی اطلاعات از واحد بررسی‌های فنی و کنترل کیفی و ارسال آن به واحد نظارت بر کیفیت سرویس و اجرا، دریافت اطلاعات از معاونت فنی و مهندسی، مستندسازی و ارایه آن به واحد نظارت بر کیفیت سرویس و اجرا، دریافت تأییدیه PAT و QA از واحد نظارت بر کیفیت سرویس و اجرا، ارسال اطلاعات صورت‌جلسه‌های PAT و QA به تدارکات، ارایه گزارش نهایی از دریافت آخرین صورت‌حساب GC‌‌‌ها به واحد کنترل پروژه، دریافت اطلاعات مربوط به تأییدیه‌های FAC و PAC از واحد صدور آن و مستند نمودن اطلاعات هر ایستگاه BTS و ارسال اطلاعات FAC و PAC به واحد تدارکات را بر عهده دارد.

واحد بررسی‌های فنی و کنترل کیفیت بررسی و ارزیابی صلاحیت تولیدکنندگان به استناد روش به‌کار گرفته شده در مدیریت خط تولید، کنترل کیفیت و…، تطبیق استانداردهای مشاور (طراح) با استانداردهای پیمانکاران GC، تدوین دستورالعمل تست و بررسی فنی، بررسی مستندات FAT تجهیزات خریداری شده توسط GC و مطابقت آن با مشخصات فنی، بازدیدهای موردی کارخانه‌ای و بررسی نمونه‌های اولیه، صدور تأییدیه برای تجهیزات و ارسال آن به واحد مستندسازی و ارایه گزارش به واحد کنترل پروژه را برعهده می‌گیرد.

وظیفه واحد نظارت بر کیفیت سرویس و اجرا، دریافت اطلاعات موضوع نظارت (ازقبیل اسامی سایت‌ها و…) از واحد مستندسازی جهت انجام پروسه کنترل کیفیت، دریافت اطلاعات از واحد کنترل پروژه جهت شروع انجام پروسه کنترل سرویس و اجرا، تعریف فرایندهای لازم برای انجام PAT و QA و نظارت‌های لازم به استناد فرایند تعریف شده، ارایه گزارش‌های تأیید PAT و QA به واحد کنترل پروژه (برای گزارش به مدیریت) و ارایه فرم‌های PAT و QA به واحد کنترل پروژه (برای گزارش به مدیریت) است.

واحد صدور تأییدیه FAC و PAC، دریافت اطلاعات از واحد مستند سازی، استعلام از واحد نگهداری، پشتیبانی و مدیریت شبکه در خصوص کیفیت عملکرد BSC‌‌‌ها و ایستگاه‌های BTS برای صدور PAC، استعلام از واحد نگهداری، پشتیبانی و مدیریت شبکه در خصوص کیفیت عملکرد BSC‌‌‌ها و ایستگاه‌های BTS برای صدور FAC را عهده‌دار است.

واحد نگهداری، پشتیبانی و مدیریت شبکه تعریف فرایندهای نگهداری و پشتیبانی براساس خدمات سرویس پیش‌بینی شده در قراردادهای GCها، نظارت بر عملکرد صحیح تجهیزات نصب شده در مدیریت شبکه، نظارت بر عملکرد شبکه براساس تحلیل‌های KPI، آلارم‌‌‌‌ها و مدیریت دیتابیس و پارامترهای سایت براساس مقایسه مداوم و مستمر طرح با شبکه و تعریف سطوح پشتیبانی در دوره ضمانت را برعهده می‌گیرد.

۶- نحوه تعریف روابط و تراکنش‌های لازم

به‌منظور ایجاد دستورالعمل گردش کار بین واحدهای مختلف کارفرما، مدیریت طرح، Vendor‌‌‌ها و GC‌‌‌ها موارد زیر می‌بایست مد نظر قرار گیرد:

۱- در قراردادهایی که بین کارفرما و GC‌‌‌ها بسته می‌شود لازم است تا یک TPS (Transaction process system) جدید با حضور عامل مدیریت طرح برای بخش فنی با رفع اشکالات فعلی و پیش‌بینی کلیه موارد ممکن آتی ایجاد شود. کلیه برهم‌کنش‌های مالی و حقوقی توسط واحدهای ذی‌ربط شرکت کارفرما به‌طور جداگانه تهیه و به این مدارک اضافه شود.

۲- به‌منظور تهیه TPS، لازم است باتوجه به جدول مسؤولیت‌ها واحد یا واحدهای ذی‌ربط کارفرما مسؤول مشخص شده و سوی مسؤولیت (از کارفرما به سمت مدیریت طرح یا بالعکس یا دوطرفه) تعیین شود. همچنین موضوع Activity order برای هر سطر از Responsibility Table به‌صورت بیان کننده کلیه فعالیت‌های مربوطه تفکیک شود.

۳- کلیه SLA‌‌‌ها (توافق‌نامه‌های سطح ارایه خدمات) و محدوده فعالیت‌ها کاملاً به‌طور روشن تعریف و موارد مورد نیاز در سطوح پشتیبانی نیز تبیین شود.

۴- لازم است در هر فاز (به تفکیک طرح، نصب، راه‌اندازی، تست و…) مدیریت طرح ضمن مشخص کردن کلیه فعالیت‌های مربوط به آن فاز، سایر فعالیت‌های فاز بعدی را نیز پیش‌بینی کند تا تبعات بعدی ناشی از تأخیرات ناخواسته از اجرای پروژه در آن فاز متوجه کارفرما نشود.

۵- لازم است حیطه اختیارات مدیریت طرح و این‌که GC‌‌‌ها چگونه و درچه سطحی ملزم به پاسخگویی به وی خواهند بود، یا نحوه تفویض برخی از اختیارات کارفرما به وی در صورت امکان قانونی و لزوم فنی، یا آن‌که مشابه قرارداد فیمابین کارفرما و GC‌‌‌ها برای توسعه شبکه BSS کشور ضرورت این‌که آیا ابلاغ کلیه دستورالعمل‌های کارفرما از طرف تنها یک نماینده مثل اداره کل تدارکات به GC‌‌‌ها صورت گیرد یا خیر، کاملاً روشن شود. اگرچه هماهنگی با مدیریت طرح جهت نظارت و هدایت تا انجام صحیح توسعه و تأسیس در زمان مؤثر با رعایت کامل ابعاد مالی، حقوقی و فنی به‌عنوان یکی از وظایف عمده اداره کل نظارت درنظر گرفته شده است، لیکن لازم است مراتب و نحوه هماهنگی کلیه تراکنش‌های ضروری در روابط فیمابین کارفرما با GC‌‌‌ها و مدیریت طرح به‌صورت Detail نیز مشخص شود.

۶- در قرارداد GC با حفظ اختیارات مدیریت و نظارت در اداره کل نظارت، مسؤولیت انجام تست کارخانه‌ای تجهیزات خریداری شده، تست On/Oflin تأمین تجهیزات، تست‌های QA و PAT و Integration Test به GC (پیمانکار عمومی) تفویض شده است و تنها صدور FAC و PAC تجهیزات و صدور تأییدیه جهت آزادسازی ضمانت‌نامه و حسن انجام کار در اختیار اداره کل نظارت باقی مانده است. بنابراین مبرهن است در این خصوص، اداره کل مذکور تنها با تأیید مدیریت طرح اقدام کند. بدین منظور مدیریت طرح، موظف خواهد بود طبق زمان‌های تعیین شده در قرارداد GC‌‌‌‌ها نسبت به پیگیری و دریافت گزارش‌های مربوط به موارد فوق اقدام و نتیجه را در اختیار کارفرما قرار دهد.

۷- نتیجه‌گیری

پروژه توسعه شبکه BSS مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی است که هر سه طرف یعنی پیمانکاران عمومی (GC)، مدیریت طرح (MC) و کارفرمای مخابرات سیار هر یک به نسبتی در انجام فعالیت‌های یاد شده دخیل هستند و بدون تعریف ارتباط هریک از فعالیت‌ها با هم و میزان مشارکت هریک از طرف‌‌‌‌ها و تقدم و تأخر فعالیت‌ها، هماهنگی به‌وجود نیامده و بلکه ممکن است تداخلات و ناهماهنگی‌‌‌‌ها باعث کند‌ترشدن فعالیت‌ها و دوباره‌کاری و اتلاف زمان و منابع نیز شود. بنابراین قبل از هر کاری باید ضمن تعریف کلیه فعالیت‌ها فلورچات مربوطه ارتباط هریک از فعالیت‌ها را مشخص و وظایف هریک از طرف‌‌‌‌ها را نیز در آن تعیین کند و سپس براساس آن منابع انسانی و ساختار سازمانی مناسب را تعریف نموده و شرح وظایف هریک از افراد را مشخص کرد.

در این نوع پروژه‌ها، مهم‌ترین وظایفی که مدیریت طرح به نمایندگی از طرف کارفرما عهده‌دار انجام آن می‌شود عبارتند از: هدایت، بازدیدهای چند مرحله‌ای طراحی و نظارت، هماهنگی، بررسی نتایج آزمایشات، گزارش پیشرفت کار، اعلام نواقص، کنترل پروژه، مدیریت زمان، آموزش پیمانکاران و… و تنها وظایف ده‌گانه غیرقابل تفویضی که ذکر شد در اختیار کارفرما باقی می‌ماند.

با شفاف شدن رابطه بین مدیریت طرح و ساختار مدیریتی کارفرما از دوباره‌کاری و تداخل در امور پرهیز شده و زمینه ارتقای ساختار مدیریتی کارفرما از سطح کاربردی فعلی به سطح مدیریت کلان فراهم می‌شود.

هم‌چنین در تنظیم جدول مسؤولیت‌ها باید دقت کافی به‌کار گرفته شود که از هرگونه شائبه برای انجام کار موازی توسط دو واحد جلوگیری کرده و این دو واحد مدیریتی در دو لایه مکمل زمینه رشد بیش‌تر شرکت‌های پیمانکار عمومی و همچنین موفقیت کارفرما را فراهم کند. ضمناً در معرفی مدیریت طرح به شرکت‌های GC باید سعی شود که به نقش اصلی مدیر طرح در امر مدیریت که ساماندهی کار و ایجاد تضمین بیش‌تر برای موفقیت شرکت‌های GC است اشاره شود تا تداعی یک کار بازرسی و کنترل صرف در ذهن آنان که منجر به مقاومت‌‌های منفی خواهد شد، شکل نگیرد.

منبع: منتشر شده در پنجمین کنفرانس بین‌المللی مدیریت پروژه