محاسبه پایین‌‌ترین سطح ساختار شکست کار

محاسبه پایین‌‌ترین سطح ساختار شکست کار

وحید شاه حسینی

۱-مقدمه

هدف اصلی از کنترل پروژه ارزیابی و نظارت به‌منظور بهینه کردن محصول/خدمات پروژه در طول عمر آن است. نظارت بر پروژه‌ها از طریق ارزیابی هزینه، زمان‌بندی و کیفیت میسر می‌شود. در صنعت ساخت کیفیت از طریق نظارت کارگاهی و گروه‌های کنترل کیفیت (QC) انجام می‌گیرد. همچنین زمان انجام پروژه‌ها با استفاده از برنامه‌های زمان‌بندی ارزیابی می‌شود. در این بین کنترل هزینه‌های انجام گرفته طی برنامه زمانی به‌منظور تأمین کیفیت مورد نظر از اهمیت فراوانی برخوردار است. بدون برنامه‌ریزی هزینه پروژه، جهت حصول کم‌ترین هزینه، زمان بسیار زیادی صرف مطالعه بازار می‌شود، درحالی‌که کم‌ترین هزینه، تبعات منفی بسیاری شامل افت کیفیت خدمات، افزایش زمان ارایه خدمات، تحویل دیرهنگام پروژه و… را به دنبال خواهد داشت. پس ارجح آن است که از ابتدا، برنامه‌ریزی مناسبی جهت هزینه و درآمد (سود) انجام داده و در طول پروژه به دنبال قیمت متناسب با برنامه بود نه کم‌ترین قیمت! درصورتی‌که پروژه‌ای برنامه هزینه‌ای نداشته باشد، همانند فردی است که در تاریکی با احتیاط زیاد قدم برمی‌دارد و این احتیاط باعث کند شدن و رسیدن به مقصد خواهد شد.

مطابق استاندارد PMBOK، فرایند کنترل هزینه در حوزه دانش مدیریت هزینه، پروژه را می‌توان به‌وسیله ۶ ابزار، عملیاتی نمود که این ابزار‌ها شامل موارد زیر هستند:

۱-تکنیک ارزش کسب شده (Earned Value Management)

۲- پیش‌بینی (Forecasting)

۳- شاخص عملکرد هزینه تا پایان (To-Complete Performance Index)

۴- بررسی عملکرد (Performance Reviews)

۵- تحلیل واریانس (Variance Analysis)

۶- نرم‌افزار مدیریت پروژه (Project Management Software)

زیربنای تمامی موارد ۲ تا ۶، همان روش ارزش کسب شده است. درواقع می‌توان این‌گونه درنظر گرفت که استاندارد فقط تفکیک ارزش کسب شده را به عنوان ابزار کنترل هزینه معرفی کرده است. باتوجه به اهمیت مدیریت ارزش کسب شده در این مقاله سعی بر آن شده تا این تکنیک به همراه خروجی‌هایش به کمک یک مثال به خوبی روشن گردد.

۲- نقش تکنیک مدیریت ارزش کسب شده

بازخورد‌ها به‌عنوان نتایج مهم حاصل از ارزیابی و کنترل در موفقیت پروژه بسیار مهم هستند. بازخورد‌ها حاصل از ارزیابی زمان و اهداف، مدیر پروژه را قادر به شناسایی سریع مشکلات و تعدیل آنها به‌منظور کنترل زمان و هزینه پروژه می‌کند.

مدیریت ارزش کسب شده ((EVM به عنوان یکی از مؤثر‌ترین ابزار‌ها سنجش عملکرد برای مدیران پروژه مورد آمایش قرار گرفته است. EVM چراغ مدیریت نامیده می‌شود، زیرا کمک بسیار خوبی است تا روشن شود که پروژه کجاست، به کجا خواهد رفت، در کجا نیاز به کمک دارد و چه کمک‌هایی به آن بشود تا به نتیجه برسد.

تکنیک ارزش کسب شده، متداول‌‌ترین روش ارزیابی عملکرد پروژه (نه فقط ارزیابی عملکرد هزینه‌ای) است. در این روش، زمان، هزینه و محدوده پروژه با همدیگر یکپارچه شده و می‌تواند هرکدام را مورد ارزیابی قرارداد. اصول اساسی این تکنیک را می‌توان در انوع پروژه‌های تمام صنایع پیاده‌سازی نمود. EVM می‌تواند نقش بسیار مهمی در پاسخ به سؤالات مدیریت پروژه که در موفقیت هر پروژه‌ای نقش بحرانی دارد ایفا کند. سؤالاتی مانند:

•   پروژه مطابق برنامه انجام گرفته یا از آن عقب است؟

•   هزینه‌های پروژه از بودجه مصوب کم‌تر است یا بیش‌تر؟

•   بهره‌وری منابع در پروژه تا چه اندازه است؟

•   هزینه‌های احتمالی کارهای باقی‌مانده چقدر است؟

•   هزینه‌های احتمالی اتمام پروژه چقدر است؟

•   در پایان پروژه، هزینه‌ها بیش‌تر از بودجه مصوب است یا کم‌تر؟

اگر با استفاده از مدیریت ارزش کسب شده مشخص شود که پروژه از برنامه عقب است یا هزینه‌ها بیش از بودجه مصوب بوده، مدیر پروژه با کمک متدولوژی EVM تعیین کند که:

•   مشکل در کجا به‌وجود آمده است؟

•   آیا مشکل بحرانی است یا خیر؟

•   چگونه می‌توان پروژه را به مسیر برنامه باز گرداند؟

۳- شاخص‌های مدیریت ارزش کسب شده

جهت استفاده از این تکنیک ۳ شاخص اصلی را در سطوح لازم در ساختار شکست کار، تعریف می‌کنیم. این ۳ شاخص شامل موارد زیر هستند:

الف) ارزش برنامه‌ریزی شده (Planned Value) یا PV بودجه مصوب شده جهت اجرای یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار است که شامل جزییات اجرا و مقادیر آن کار به‌همراه قیمت‌های واحد آنها است. مجموع ارقام بودجه‌ای PV، بودجه پایان کار (Budget At Completion) یا BAC می‌نامند که درحقیقت بودجه مصوب کل پروژه را مشخص می‌کند. هرگاه صحبت از PV به میان می‌آید، مجموع PV تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه مد نظر خواهد بود.

ب) ارزش کسب شده (Earned Value) یا EV، ارزش کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار است که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه، بر مبنای قیمت‌های واحد و مفروضات بودجه‌ای اولیه (مبنای محاسبات EV) به میان می‌آید، مجموع EV تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخ مشخص پس از شروع پروژه مد نظر خواهد بود.

ج) هزینه واقعی ((Actual Cost یا AC، هزینه واقعی کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار است که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه محاسبه می‌شود. هرگاه صحبت از AC به میان می‌آید، مجموع AC تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه مد نظر خواهد بود.

۴- شاخص ارزش برنامه‌ریزی شده (Planned Value) یا PV

ارزش برنامه‌ریزی شده یا PV در ابتدای پروژه محاسبه می‌شود. روش انجام کار بدین شکل است که ساختار شکست کار را تهیه کرده و کلیه اقلام لازم (شامل مواد و مصالح، نیروی انسانی، ماشین‌آلات و تجهیزات) را به همراه قیمت‌های آن‌ها، در پایین‌‌ترین سطح ساختار شکست کار محاسبه می‌کنیم. سپس پروژه را زمان‌بندی کرده و درصورت لزوم، اقلام یا قیمت‌ها را اصلاح کرده و هزینه‌ها را (افزایش درصدی به‌عنوان ریسک) نهایی کرده و به صورت بودجه مصوب می‌کنیم. به یاد داشته باشید که بودجه مصوب شده، در واقع هزینه مجاز برای هریک از اجزای ساختار شکست کار است. پس از انجام عملیات فوق نمودار هزینه را در دوره حیات پروژه به صورت تجمعی ترسیم می‌کنیم

۵- شاخص ارزش کسب شده (Earned Value) یا EV

ارزش کسب شده یا EV درخلال پیشرفت پروژه محاسبه می‌شود. بودجه هر کار (PV) از حاصل‌ضرب مقدار کار در بودجه واحد همان کار محاسبه می‌شود.

۶-شاخص هزینه واقعی (Actual Cost) یا AC

جهت استفاده از این متد، باید توجه داشت که از ابتدای شروع پروژه می‌بایست هزینه‌های پروژه را به صورت قانونمند مستند کرد. هر قلم هزینه‌ای می‌بایست توسط یک کد خاص به ساختار شکست کار متصل شود. در پروژه‌های مختلف بر حسب نیاز، می‌توان هزینه‌ها را به سطوح متفاوتی از ساختار شکست کار متصل کرد. ممکن است یک سازمان خاص، دارای نیروهای لازم جهت ثبت هزینه‌ها در پایین‌‌ترین سطوح ساختار شکست کار نداشته باشد. به هرحال این موضوع در بدو امر باید مشخص شود که سازمان در چه سطوحی از ساختار شکست کار نیاز به کنترل براساس متد ارزش کسب شده را دارد.

نقاطی که قرار است شکست کار در آنجا کنترل براساس ارزش کسب شده صورت گیرد، Control Account گفته می‌شود. هر Control Account می‌تواند شامل یک یا چند بسته کاری ساختار شکست کار باشد، ولی هر بسته کاری در ساختار شکست کار می‌بایست فقط و فقط به یک Control Account نسبت داده شود.

Control Account‌ها می‌بایست در ابتدای پروژه مشخص شوند، زیرا قرار است به محض ایجاد هزینه، هر هزینه‌ای به Control Account خاصی نسبت داده شود. در این حالت به دلیل اتصال کامل هزینه‌های واقعی (AC) به ساختار شکست کار (WBS) امکان استفاده از متد ارزش کسب شده جهت بررسی انحراف در هزینه‌ها، امکان‌پذیر خواهد بود.

۷-ابزارهای کنترلی مدیریت ارزش کسب شده

پس از تهیه اطلاعات مورد نیاز برای برای به‌کارگیری مدیریت ارزش کسب شده، با استفاده از ابزارهای کنترلی مدیر پروژه قادر خواهد از این تکنیک به منظور تعیین وضعیت کنونی پروژه، پیش‌بینی و برنامه‌ریزی آینده بهره گیرد. این ابزار‌ها شامل موارد زیر است:

الف) انحراف زمانی (Schedule Variance) یا SV سنجش عملکرد زمانی در پروژه است و برابر است با ارزش کسب شده (EV) منهای ارزش برنامه‌ریزی شده (PV). انحراف زمانی معیار مفیدی است که می‌تواند تأخیر پروژه را از خط مبنای زمان‌بندی نشان دهد. انحراف زمانی وقتی که پروژه تکمیل می‌شود، صفر خواهد شد، زیرا تمامی ارزش‌های برنامه‌ریزی کسب می‌شوند.

۱) SV = EV – PV

ب) انحراف هزینه ((Cost Variance یا CV، سنجش عملکرد هزینه در یک پروژه است و برابر است با ارزش کسب شده (EV)، منهای هزینه واقعی ((AC، انحراف هزینه در پایان پروژه، برابر اختلاف بین بودجه مورد نیاز برای اتمام پروژه و مقدار هزینه واقعی خواهد بود. محاسبه انحراف هزینه حیاتی است. زیرا رابطه بین عملکرد فیزیکی با هزینه‌های پروژه را نشان می‌دهد.

۲) CV = EV – AC

ج) شاخص عملکرد زمانی (Schedule Performance Index) یا SPI، سنجش پیشرفت به دست آمده در مقایسه با پیشرفت برنامه‌ریزی شده است، است. SPI بزرگ‌تر از یک، بیانگر کار بیش‌تر از آن‌چه برنامه‌ریزی شده است، است. چون SPI تمام کارهای پروژه را می‌سنجد، عملکرد مسیر بحرانی نیز باید تحلیل شود تا مشخص شود آیا پروژه زودتر یا دیرتر از تاریخ برنامه‌ریزی شده، پایان می‌یابد. SPI برابر است با نسبت EV به PV.

۳) SPI = EV/PV

د) شاخص عملکرد هزینه (Cost Performance Index) یا CPI، سنجش مقدار کار تکمیل شده در مقایسه با پیشرفت یا هزینه واقعی پروژه است. این شاخص، مهم‌ترین معیار تکنیک ارزش کسب شده است و کارایی هزینه برای کار تکمیل شده را می‌سنجد. مقدار CPI کم‌تر از یک، بیانگر افزایش هزینه برای کار تکمیل شده است. مقدار CPI بزرگ‌تر از یک، بیانگر عدم افزایش هزینه عملکرد در آن تاریخ است. CPI برابر است با نسبت EV به AC.

۴) CPI = EV/AC

در ادامه سعی شده با استفاده از مثال پروژه اجرای فونداسیون ابزارهای کنترلی مدیریت ارزش کسب شده به‌صورت گویاتری تشریح شود.

۸- انحراف زمانی (Schedule Variance) یا SV

از تقسیم ارزش کسب شده تاکنون (EV) بودجه مصوب پروژه (PV)، پیشرفت فیزیکی (یا پیشرفت ارزش کسب شده) پروژه محاسبه می‌شود که برابر با ۶۵درصد است.

باید توجه داشت که عقب بودن از لحاظ زمان‌بندی براساس این شاخص (SV)، لزوماً نشان‌دهنده تأخیر اتمام پروژه نیست. تأخیر اتمام پروژه را می‌بایست با بررسی مسیر بحرانی مشخص کرد. حتی ممکن است در یک روز خاص، شاخص SV مثبت بوده ولی پروژه با تأخیر مواجه باشد. چون ممکن است ارزش کسب شده مربوط به انجام عملیاتی که در مسیر بحرانی نیست به دست آمده باشد و پیشرفت پروژه در فعالیت‌های بحرانی مطلوب نباشد که در این صورت پروژه با تأخیر مواجه بوده ولی شاخص SV محاسبه شده مثبت است. البته بالعکس این موضوع، جای بحث داشته و به شناوری فعالیت‌ها مرتبط است.

۹- انحراف هزینه (Cost Variance)یا CV

باتوجه به تعیین هزینه‌های واقعی پروژه مفروض و با فرض ثبت روزانه هزینه در پروژه، هزینه‌های واقعی را به آن می‌افزاییم. در انتهای روز بیستم (تاریخ گزارش‌دهی)، مقدار ارزش کسب شده (EV) از مقدار هزینه‌های واقعی (AC)بالاتر است. یعنی این‌که پروژه بیش از مقداری که هزینه کرده، ارزش کسب کرده است. این موضوع بیانگر این است که پروژه به لحاظ هزینه‌ای در وضعیت مطلوبی نسبت به برنامه‌ریزی به سر می‌برد. این مفهوم نشان دهنده انحراف هزینه CV است که ازطریق رابطه دو محاسبه می‌شود. اگر حاصل این تفریق مثبت باشد وضعیت خوب بوده و اگر منفی باشد وضعیت پروژه از لحاظ هزینه‌ای خراب است.

۱۰- نتیجه‌گیری

در این مقاله، در خصوص کلیات و مفاهیم متد ارزش کسب شده (Earned Value Management) صحبت شد. تاکنون شاخص‌‌ها و روش‌های مختلف گزارش‌دهی و پیش‌بینی وضعیت آتی پروژه براساس این متد، در جهان ارایه شده است. حتی در برخی مقالات این متد را با عدم قطعیت (ریسک) نیز تلفیق کرده و شاخص‌های متنوعی در خصوص پیش‌بینی وضعیت پروژه‌ها ارایه شده است. روشی باعنوان متد زمان کسب شده نیز با الگوبرداری از این متد ارایه شده است. در هرحال، این متد به‌عنوان روشی پذیرفته شده در جهان درحال استفاده است و تنها روشی است که محدوده، هزینه و زمان را باهم و در کنار هم می‌سنجد.

منبع: ارایه شده در سومین کنفرانس بین‌المللی صنعت احداث