مدیریت پروژه عملی

مدیریت ریسک‌های مالی پروژه، ابزارهای تقویت جریان مالی قراردادهای پیمانکاری

معرفی نویسنده

دکتر گرشاسب خزائنی، هیأت علمی‌دانشگاه و مدرس حوزه مهندسی مدیریت ساخت و همچنین عضو بنیاد نخبگان و دارای گواهینامه صلاحیت حرفه‌ای مشارکت عمومی‌خصوصی (CP3P) از بانک جهانی هستند. وی سابقه مدیریت و ارائه خدمات مشاوره در زمینه مدیریت قراردادها (به ویژه مشارکت‌های عمومی‌خصوصی) و مدیریت پروژه در سازمان‌های دولتی و شرکت‌های خصوصی در کشور را دارند.

****

مقدمه

در سال‌های اخیر تغییرات و نوسان شدید قیمت کالاها و تجهیزات، بنیه مالی پیمانکاران را تضعیف کرده است و موجب شده است که سرنوشت مدیریت پروژه‌ها به دلیل وقوع ریسک‌های مالی شدید به خطر بیفتد. در اینجا موضوعی که گاه فراموش می‌شود؛ نقش و قدرت کارفرما در مدیریت ریسک‌های مالی پروژه است.

در مدیریت پروژه عملی؛ قانون‌گذار به کارفرما اختیارات و امکاناتی را داده است تا بتواند برای تقویت بنیه مالی پیمانکار کمک کند. در واقع در کنار ابزارهای نظارتی و کنترلی، قانون‌گذار اختیاراتی را نیز به کارفرما داده است که در صورت استفاده صحیح از آن می‌تواند ریسک‌های مالی پروژه را کاهش داده و شانس موفقیت پروژه را به میزان زیادی افزایش دهد.

شکاف مالی در قراردادهای پیمانکاری

قراردادهای پیمانکاری از جنس قراردادهای تعهدی هستند. به معنای آنکه پیمانکار ابتدا از محل آورده خود هزینه می‌نماید و بعدتر، کارفرما هزینه کارهای انجام شده را در قالب صورت‌وضعیت پرداخت می‌نماید. لذا همیشه یک گپ هزینه‌ای در جریان نقدی پروژه (Cash Flow) پیمانکار وجود دارد تا زمانی که پرداختی‌های صورت‌وضعیت از هزینه‌کردها پیشی بگیرد که می‌بایست از منابع خود تأمین نماید (نمودار زیر را ملاحظه نمایید). تأمین این اعتبار مالی و مدیریت جریان مالی به‌نحوی که این اعتبار قابل کنترل باشد یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت پروژه است.

شکست در کنترل مالی پروژه، بزرگ‌ترین ریسک پروژه‌های پیمانکاری محسوب می‌شود. در واقع هر چه اختلاف بین نمودار هزینه‌ها و منحنی دریافت‌ها بیشتر شود، فشار بیشتری بر منایع پیمانکار می‌آورد و احتمالاً پروژه را دچار مخاطره می‌کند. این اختلاف را می‌توان در قالب مساحت بین دو منحنی محاسبه نمود، که ترکیبی است از میزان ریالی اختلاف هزینه‌ها-دریافت‌ها و مدت زمان قفل شدن اعتبار پیمانکار در پروژه. این ریسک زمانی بزرگ‌تر خواهد شد که پیمانکار مجبور باشد بیش از آنچه از کارفرما دریافت می‌کند، هزینه نماید یا آنکه کارفرما پرداخت صورت‌وضعیت‌ها را با تأخیر زیاد انجام دهد. در نتیجه این فاصله بیشتر و شدت این ریسک بزرگ‌تر خواهد بود.

ریسک افزایش هزینه‌ها می‌تواند به دلایل متعددی ایجاد گردد: برآورد اشتباه در زمان مناقصه، تغییرات حین اجراء، تغییر قیمت‌ها ناشی از تورم، تغییر مقادیر، تطویل مدت پروژه، ناتوانی پیمانکار در کنترل مالی کارگاه، هزینه‌های تأمین مالی، ولی در نهایت به هر دلیلی این افزایش هزینه‌ها اگر نتواند با افزایش درآمدها (در قالب تعدیل یا جبران هزینه‌های دیگر) جبران شود، ریسک افزایش هزینه‌ها از بودجه در نظر گرفته شده (مبلغ قرارداد) ایجاد می‌شود. (Cost Overrun) ریسک افزایش هزینه‌ها در غالب پژوهش‌ها و نظرسنجی‌ها، به عنوان مهم‌ترین ریسک و بزرگ‌ترین عامل شکست پروژه‌ها یاد می‌شود.

کنترل ریسک‌های مالی

حال سؤال مهم آن است که چگونه می‌توان این ریسک را کنترل یا مدیریت نمود به‌نحوی که کمترین تأثیر را بر پروژه داشته باشد. ولی پاسخ به این سؤال می‌تواند شکل‌های متفاوت داشته باشد، بسته به آن که از طرف کارفرما یا پیمانکار ارایه شود، جدول تخصیص پیشنهادی زیر می‌تواند الگوی خوبی برای راهنمایی تصمیم‌گیران و فعالان پروژه‌ها باشد.

همان‌طور که در جدول تخصیص بالا دیده می‌شود برخی از این ریسک‌ها می‌بایست یا مؤثرتر است که توسط کارفرما برعهده گرفته شود و مدیریت شود. ولی نکته چالش‌برانگیز در پروژه‌های عمرانی و به‌ویژه در کشور ما، آن است که کارفرمایان عموماً تمایلی برای پذیرش این ریسک ندارند. به طور پیش‌فرض ذهنی مدیران دولتی نگران هستند که پذیرش مسؤولیت از سوی کارفرما، موجب گران شدن پروژه‌ها شود و یا از طرف دستگاه‌های نظارتی مورد سؤال قرار گیرند.

به همین دلیل عموم کارفرمایان دولتی رویه محافظه‌کاری را در پیش گرفته و زیر مسؤولیت‌های کارفرما شانه خالی می‌کنند. در نتیجه پروژه‌ها دچار افزایش هزینه‌های بسیار زیاد شده و کلیم‌های (ادعاهای) بسیار زیادی را در پروژه‌های دولتی شاهد هستیم.

نقش کارفرما در مدیریت ریسک‌های مالی

به هر دلیلی که ریسک‌های مالی پروژه اتفاق بیفتد، این پروژه است که دچار خطر می‌شود بنایراین کارفرما به عنوان مالک پروژه بیش از هر عامل دیگر می‌بایست به کنترل و مدیریت این ریسک‌های مالی توجه نشان دهد. به‌ویژه اگر این ریسک به دلیل عامل خارج از کنترل و اختیارات پیمانکار حادث شده باشد، مانند یک‌ساله اخیر که هزینه‌های کالا یا اجرای کار به دلیل نوسانات شدید بازار، اختلاف معناداری با برآوردهای قرارداد پیدا کرده‌اند.

در واقع پیمانکار براساس هزینه‌های زمان مناقصه وارد قرارداد می‌شود، ولی به دلیل نوسانات قیمت مجبور است هزینه‌هایی به مراتب بالاتر از مبالغ ذکر شده در فهارس‌بهای منظم به پیمان را برای خرید کالا و تجهیزات پرداخت نماید. به عنوان نمونه اگر تغییرات قیمت میلگرد را در یک‌سال گذشته مرور کنیم (تفاوتی ۵۰ درصدی در طول یک‌سال از ۴۲۰۰ تا ۶۴۰۰ تومان) مشاهده می‌شود چه ریسک‌های سنگینی برای پیمانکاران وجود دارد.

در این حالت کارفرما می‌تواند با ابزارهای قانونی و ابتکارات مدیریتی به تقویت بنیه مالی پیمانکار کمک نماید. مثلاً قانون ظرفیت‌هایی را ایجاد کرده است که برخلاف اصول قراردادهای تعهدی، بخشی از مبلغ قرارداد پیش از تحویل کالا یا خدمات و به صورت علی‌الحساب با عنوان پیش‌پرداخت به پیمانکار پرداخت گردد.

در اینجا براساس تجارب حاصل از ۱۲پروژه اجرایی انجام شده در یک سازمان توسعه‌ای در جنوب کشور، در سال‌های ۱۳۹۷ تا ۱۳۹۹، برخی ابزارهای کارفرمایی برای کنترل ریسک‌های مالی پروژه در قراردادهای پیمانکاری معرفی شده‌اند:

الف- پیش‌پرداخت جهت خرید مصالح و تجهیزات

براساس آیین‌نامه تضمین معاملات دولتی، کارفرما می‌تواند ۱۵ تا ۲۵ درصد مبلغ پیمان را به‌عنوان پیش‌پرداخت به پیمانکار پرداخت نماید. هدایت عمده این مبلغ برای خرید مصالح، کالا و تجهیزات می‌تواند پروژه را در برابر ریسک‌های ناشی از تغییرات قیمتی محافظت نماید.

ب- مصالح پای کار

برای کالاهایی که در حال ساخت بوده و تحویل آنها به کارگاه پروژه، زمان می‌برد، این امکان وجود دارد که کارخانه سازنده تجهیزات را به عنوان بخشی از کارگاه پیمانکار به رسمیت شناخته و کالای ساخته شده را به عنوان مصالح پای‌کار صورت‌وضعیت نمایند.

پ- پرداخت علی‌الحساب صورت‌وضعیت

مواردی در روند پروژه ایجاد می‌گردد که به دلیل نبود صورت‌مجالس تأیید شده، انجام کار بدون دستور کار ابلاغی، عدم تأیید مشخصات فنی و… صورت‌وضعیت ارسالی مورد تأیید دستگاه نظارت نمی‌باشد و اصطلاحاً خط می‌زند. به همین دلیل اختلاف صورت‌وضعیت ارسالی و تأییدشده افزایش می‌یابد.

شرایط عمومی‌ پیمان این ظرفیت را ایجاد کرده است که در صورت اختلاف کارفرما و پیمانکار بر روی نحوه بررسی صورت‌وضعیت،  تا ۷۰ درصد مبلغ مورد ادعا را پرداخت نموده و ادامه کار را به حل‌اختلاف واگذار نماید. این روش در کنار مزیت‌هایش مانند  تطبیق پرداخت‌ها با آیتم‌های پروژه و قابلیت حسابرسی راحت‌تر پرداخت‌های علی‌الحساب در زمان تسویه‌حساب پروژه؛ دارای مخاطراتی نیز می‌باشد و غالباً مورد پذیرش دستگاه‌های نظارتی نمی‌باشد. اما اگر پروژه دچار توقف یا تعطیلی شود حتماً می‌تواند مسؤولیت‌های قانونی برای کارفرما ایجاد نماید.

ت- خرید کالا و مصالح توسط کارفرما

به استناد ماده۸۱ قانون تنظیم بخشی از مقررات مالی دولت مصوب ۱۳۸۰ «به منظور کمک به تهیه به موقع مصالح، تجهیزات، ماشین‌آلات، قطعات یدکی مورد نیاز پیش‌بینی شده در طراحی طرح‌های تملک دارایی‌های سرمایه‌ای با تأیید سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور تا میزان ۵ ‌درصد اعتبارات مصوب طرح‌های تملک دارایی‌های سرمایه‌ای ملی و ۱۰ درصد اعتبارات تملک دارایی‌های سرمایه‌ای مصوب استانی، جهت خرید لوازم و مصالح فوق اختصاص داده می‌شود و دستگاه‌های اجرایی حسب مورد، مکلفند پس از تحویل کالا‌ها و مصالح خریداری شده به پیمانکاران، هزینه تمام شده آنها را به میزانی که در آیین‌نامه این ماده پیش‌بینی خواهد شد از صورت‌وضعیت کسر و مابه‌التفاوت به هزینه قطعی طرح منظور ‌گردد».

البته برای استفاده از این آیین‌نامه مصوب سال ۱۳۸۱ باید ملاحظات قانونی را نیز در نظر داشت:

·       وجوه موضوع این آیین‌نامه برای سفارش لوازم، ماشین‌آلات، مصالح و تجهیزاتی به‌کار می‌رود که برای ساخت یا تحویل آنها از طرف سازنده یا فروشنده مدت‌زمانی تعیین می‌شود.

·       مجوز استفاده از این آیین‌نامه باید به دستور بالا‌‌ترین مقام اجرایی یا نمایندگان مجاز از طرف آنها صادر شود.

·       حداکثر مبلغ قابل پرداخت تا سقف ۵ درصد اعتبارات مصوب طرح‌های تملک دارایی‌های سرمایه‌ای ملی و ۱۰ درصد استانی است.

·       دستگاه‌های اجرایی یا پیمانکار می‌تواند پیش‌فاکتور را تهیه و یا موافقت‌نامه منعقد کند ولی وجوه لازم برای انجام سفارش‌‌‌ها به حساب فروشنده واریز می‌شود.

·       هزینه‌های تهیه اقلام بر مبنای هزینه تمام شده یا پرداخت شده به حساب بدهی پیمانکار منظور می‌شود و براساس نرخ‌های مندرج در قرارداد تسویه می‌گردند.

·       بدهی یاد شده باید تا پایان سال مالی تسویه شود و اگر به عللی کالای مورد تعهد تا پایان سال تحویل نشود، بدهی با سرفصل پیش‌پرداخت خرید اقلام به سال بعد منتقل می‌شود.

ث- جرایم دیرکرد در پرداخت

در قراردادهای سرجمع این امتیاز را برای پیمانکار قائل شده‌اند که در صورت تأخیر کارفرما در پرداخت مبالغ می‌تواند درخواست جریمه‌ای متناسب با سود بانکی متعلقه به مطالباتش را نماید.

ح- تعدیل علی‌الحساب

تعدیل ابزاری برای جبران افزایش هزینه‌های ناشی از تورم است ولی عموماً شاخص‌های تعدیل با اختلاف زمانی اعلام می‌گردد. در این مدت باید با آخرین شاخص اعلامی ‌پرداخت تعدیل را انجام داد یعنی تا زمانی که شاخص‌های جدید اعلام و اصلاح ندشه است.

ج- حذف آیتم‌ها زیان‌ده

طبق مفاد شرایط عمومی ‌پیمان، کارفرما مختار است که ۲۵ درصد موضوع قرارداد (که معادل ۲۵ درصد مبلغ پیمان خواهد شد) را کم یا اضافه نماید. طبیعی است که پیمانکار در برخی آیتم‌ها سود پیش‌بینی کرده باشد و در برخی آیتم‌ها زیان. افزایش احجام مربوط با آیتم‌های سودده و کاهش حجم یا حذف آیتم‌های زیان‌ده می‌تواند در بالانس مالی پیمانکار موثر باشد.

چ- کسر ضمانت‌نامه‌ها

کارفرما می‌تواند متناسب با پیشرفت پروژه و مستهلک شدن پیش‌پرداخت‌ها، بخشی از ضمانت‌نامه را کاهش داده و تعهدات پیمانکار در نزد بانک را کسر نماید.

خ- آزادسازی سپرده‌ها

براساس آیین‌نامه تضمین معاملات دولتی این اختیار برای کارفرما وجود دارد که تا ۱۰۰ درصد سپرده‌های حُسن انجام کار نقدی کسر شده را در ازای دریافت ضمانت‌نامه معتبر آزاد نماید.

د- کنترل آثار مالی تغییرات

در موارد متعددی کارفرما دستور تغییر در طرح یا اجزای طرح را ابلاغ می‌نماید ولی توجه ندارد که هر تغییر، تأثیرات مالی خاص خود را بر پروژه دارد. دفتر مدیریت پروژه (PMO) و مسؤولین کنترل پروژه آن است که باید به‌طور مرتب این تغییرات را پایش نموده و از هرگونه تغییر پرهیز کرده و یا به یکی از روش‌های پیش‌گفته جبران نماید.