نحوه واگذاری پروژه IT؛ مناقصه یا مسابقه ؟!

نحوه واگذاری پروژه IT؛ مناقصه یا مسابقه ؟!

RFP حرف اول و آخر را می‌زند!

گروه IT – عقد قرارداد پروژه‌های مربوط به فناوری اطلاعات و ارتباطات و در نتیجه برون‌سپاری پروژه‌های IT در ایران به دو شکل تعریف شده است؛ مناقصه و مسابقه.

اما واگذاری پروژه‌های فاوا به روش مسابقه به حاشیه رفته و در مقابل برگزاری مناقصه از اقبال کم‌تری برخوردار است که با توجه به نقش کیفیت در ارایه فعالیت‌های IT کمی تعجب‌برانگیز است.

به استناد ماده ۱۳ مصوبه شماره ۷۳۸۶/ت ۲۸۴۹۶هـ مورخ ۱۷/۲/۱۳۸۲ هیأت محترم وزیران، عقد قرارداد پروژه‌های مربوط به فناوری اطلاعات و ارتباطات مطابق این دستورالعمل صورت می‌گیرد.

۱٫ عقد قرارداد پروژه‌های مربوط به یکی از مصادیق ذیل‌الاشاره تابع ضوابط مورد اشاره در ماده ۱۳ تصویب نامه فوق‌الذکر می‌باشد. – تهیه سیستم‌های مکانیزه، شبکه‌های کامپیوتری و اطلاع‌رسانی شامل: امکان‌سنجی، تجزیه و تحلیل، طراحی، برنامه‌نویسی، نصب و راه‌اندازی سیستم‌ها به شکل یکپارچه و یا چند سیستم مجزای کاربردی – ارایه خدمات مشاوره‌ای در مراحل تهیه اسناد مناقصه و نظارت بر کارهای انفورماتیکی شامل: تدوین درخواست جهت دریافت پیشنهاد (RFP)، تهیه اسناد برای استعلام یا مناقصه، دریافت و تأیید صورت‌وضعیت‌ها و کارکردهای موقت و قطعی و داوری فنی در مورد اختلاف در قراردادهای انفورماتیکی (سخت‌افزاری و نرم‌افزاری) – ارایه خدمات و راه‌انداز شبکه‌های رایانه‌ای و اطلاع‌رسانی: ارایه خدمات در زمینه تهیه وب‌سایت، نگهداری وب‌سایت بر روی شبکه اینترنت، تهیه نرم‌افزارهای چند رسانه‌ای، طراحی شبکه‌های LAN و WAN، خدمات پزشکی و آموزش از راه دور بر روی شبکه، خدمات طراحی و نگهداری فروشگاه‌ها و نمایشگاه‌های الکترونیک، خدمات تولید و نگهداری نشریات الکترونیک بر روی شبکه‌ـ مطالعات طرح جامع ICT – فعالیت یکپارچه ارایه راه‌حل‌های مبتنی بر ICT برای انجام امور اجرایی و اقتصادی شامل طراحی سیستم، پیاده‌سازی نرم‌افزار، اجرای محیط سخت‌افزاری (تأمین سخت‌افزار مورد نیاز مشمول این دستورالعمل نمی‌شود) و آموزش کاربران.

۲٫ اعلام پروژه و انتخاب پیمانکار برای کلیه قراردادهایی که مبلغ آنها از یک میلیارد ریال بیش‌تر باشد. صرفاً براساس RFP تهیه شده و طی یک قرارداد توسط شخص ثالث تهیه می‌شود مجاز خواهد بود. تبصره – تهیه RFP پروژه‌هایی که مبلغ قرارداد آنها بیش از ۵ میلیارد ریال می‌باشد، صرفاً توسط شرکت‌های مشاوره انفورماتیکی مجاز است.

۳٫ مراحل انتخاب پیمانکار و اجرای پروژه‌های موضوع این دستورالعمل که رقم قرارداد آنها بیش از ۴۰۰ میلیون ریال باشد، براساس روش‌های مناقصه و مسابقه به شرح زیر امکان‌پذیر است:

۱-۳ مناقصه: مطابق ضوابط مربوط به برگزاری و یا ترک تشریفات مناقصه.

۲-۳ مسابقه: در مواردی که کیفیت استانداردی برای محصول پروژه قابل تعریف نیست و انتخاب براساس مقایسه نتایج امکان‌پذیر است. ارجاع پروژه می‌تواند از طریق مسابقه صورت پذیرد. تشخیص این موارد به پیشنهاد مشاور تهیه‌کننده RFP توسط کارفرما صورت می‌گیرد. نحوه اعلام مسابقه و انجام آن به شرح زیر خواهد بود.

۱-۲-۳ اعلام عمومی پروژه و عرضه اسناد RFP.

۲-۲-۳ تعیین گروه داوری مرکب از مسؤول دستگاه و یا نماینده وی، ذی‌حساب دستگاه حداقل ۳ نفر کارشناس فن، اعضای کارشناسی گروه داوری می‌باید در زمان عقد قرارداد معرفی شده و اسامی آنها پیوست قرارداد شود. افزایش نفرات جدید به لیست داوران صرفاً براساس توافق کلیه شرکت‌کنندگان امکان‌پذیر است. داوران نباید هیچ‌گونه وابستگی حقوقی و مالی با شرکت‌کنندگان مسابقه داشته باشند.

۳-۲-۳ انتخاب حداقل دو مجری از میان متقاضیان و تعیین مبلغ پایه قرارداد توسط گروه داوری.

۴-۲-۳ عقد قرارداد با حداقل دو و حداکثر ۵ شرکت متقاضی و پرداخت حداکثر ۵۰ درصد رقم پایه قرارداد به شرکت‌کنندگان در مسابقه به نحوی که مجموع پرداخت در این مرحله از یک و نیم برابر رقم پایه قرارداد تجاوز نکند.

 تبصره ۱ – حضور بیش از ۵ شرکت‌کننده در مسابقه بدون پرداخت حق‌الزحمه مجاز است.

 تبصره ۲ – حق‌الزحمه داوران به‌طور مستقل توسط کارفرما تعیین و پرداخت می‌شود.

۵-۲-۳ تعیین تاریخ برگزاری مسابقه در قراردادهای منعقده برای انجام مسابقه. این تاریخ صرفاً با موافقت کتبی کارفرما و کلیه شرکت‌کنندگان مسابقه قابل تمدید می‌باشد.

۶-۲-۳ پرداخت مازاد رقم تا سقف قرارداد به برنده اول و خاتمه قرارداد سایر مجریان.

۷-۲-۳ کارفرما حق استفاده از ایده‌ها و دستاوردهای حاصل از فعالیت کلیه شرکت‌کنندگان مسابقه را در تکمیل فعالیت برنده مسابقه مشروط به عدم تحمیل کار اضافی به سایر مجریان مربوطه دارا می‌باشد.

بالاخره مناقصه یا مسابقه ؟!

اما موفقیت و عدم موفقیت تعریف برگزاری مناقصه یا مسابقه در حوزه فناوری اطلاعات منوط به یک اصل است؛ تهیه RFP مناسب.

لزوم توجه فعالان IT به مواردی از جمله دقت به شرایط شکلی قراردادهای کاری، جزییات فرمت این قراردادها، شناخت از سرویس‌دهنده و پیش‌بینی نیاز شرکت‌ها پیش از انعقاد قرارداد، نکات مهمی هستند که اغلب در حوزه قراردادهای فناوری اطلاعات مورد توجه قرار نمی‌گیرند و منجر به طرح شکایات می‌شوند.

رییس شورای انتظامی سازمان نظام صنفی رایانه‌ای استان تهران در سال گذشته در تشریح شاکیان از صنف پیمانکاران IT به لزوم ارایه یک درخواست برای پیشنهاد طرح از سوی کارفرمایان به ضمیمه قراردادهای فناوری اطلاعات اشاره کرد و تأکیدکرد: بسیار کم پیش می‌آید که مناقصه‌گزاران و یا شرکت‌های کارفرما در حوزه فناوری اطلاعات به همراه قراردادها، درخواست برای پیشنهاد طرح (RFP) دقیق برای راهنمایی بیش‌تر پیمانکاران عرضه کنند؛ ارایه این طرح به همراه قرارداد‌‌ها باعث می‌شود تا تعهدات سرویس‌دهندگان برای پیشبرد قرارداد کاملاً مشخص باشد. ارایه یک RFP و تعهد طرفین به آن احتمال بروز شکایات و تخلفات را در این حوزه بسیار کاهش می‌دهد.

در بسیاری از سازمان‌ها هر ساله پروژه‌های متعددی در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات تعریف و پیاده‌سازی می‌شود. مدیران سازمان‌ها از طریق پروژه‌های فناوری اطلاعات یا به دنبال ایجاد یک سیستم جدید براساس شرایط به وجود آمده و کارکردهای مورد نیاز سازمان هستند و یا درصدد بهینه‌سازی و ارتقای سیستم‌های موجود برای رسیدن به وضع مطلوب هستند. در هر دو رویکرد برای رسیدن به حداکثر بهره‌وری، باید مکانیسم‌‌ها و محدودیت‌های مختلفی همچون منابع انسانی، ابزارها، زمان، سرمایه، کیفیت و… مورد توجه قرار گیرد. برای رسیدن به تمامی این اهداف و پاسخ به سؤال‌های متعددی که پیش از آغاز هر پروژه در ذهن مدیران و مجریان پروژه نقش می‌بندد و به منظور جلوگیری از سوءتفاهم‌‌‌ها و برداشت‌های متفاوت از یک موضوع واحد و دستیابی به یک خط سیر مشخص و اصولی برای پروژه، لازم است تا سازمان‌ها اقدام به تهیه یک سند مطالعاتی و اطلاعاتی به نام RFP نمایند.

 RFP یا «درخواست طرح پیشنهادی» مخفف عبارت ۳ کلمه‌ای «Request for Proposal» می‌باشد و ابزاری استاندارد برای خریداری خدمات است که به صورت رسمی توسط سازمان تهیه‌شده و به ارایه‌دهندگان خدمات مورد نظر عرضه می‌شود.

RFP کمک می‌کند تا به تشریح جزییات مورد نظر و نیاز خود در اسناد مناقصه بپردازیم و از این طریق بتوانیم بهترین پیمانکار (آن) را شناسایی کنیم.

از طریق RFP پاسخ‌های مبتنی بر نیازهای خود را دریافت می‌کنیم.

درخواست طرح پیشنهادی این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد که به لحاظ حقوقی بتوانند در مقابل نهادهای ذی‌صلاح از برگزاری مناقصه دفاع منطقی و حقوقی به عمل آورند.

پروژه‌های فناوری اطلاعات به دلیل ماهیت خود از جنبه‌های نو بودن آنها در ساختار سازمان‌ها و تخصصی بودن کار و نیاز به برون‌سپاری پروژه‌ها بسیار حساس هستند. یعنی در فاز نیازسنجی و تعیین اولویت‌های سازمان باید بررسی‌ها و مطالعه‌های دقیق، کارشناسانه و آینده‌نگرانه‌ای صورت بگیرد.

 

برای رسیدن به این اهداف و پاسخ به سؤال‌های متعددی که پیش از آغاز هر پروژه در ذهن مدیران و مجریان پروژه نقش می‌بندد و برای جلوگیری از سوء‌تفاهم‌‌ها و برداشت‌های دوگانه و چندگانه از یک موضوع واحد و دستیابی به یک خط سیر مشخص و علمی برای پروژه لازم است تا سازمان اقدام به تهیه یک سند مطالعاتی و اطلاعاتی به نام RFP نماید تا چندگانگی‌های خط سیر پروژه‌های فناوری اطلاعات مابین پیمانکار و کارفرما به طرح شکایات و تخلف ختم نشود.