اسناد مناقصه بر اساس بند ب ماده ۱۴ قانون برگزاری مناقصات عبارت است از:

«۱- نام و نشانی مناقصه‌گزار ۲- نوع و مبلغ تضمین مناقصه. ۳- محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل پیشنهاد‌ها و گشایش آن‌ها. ۴- مبلغ پیش‌پرداخت  و تضمین حسن انجام کار. ۵- مدت اعتبار پیشنهادها. ۶- شرح کار، مشخصات فنی‌بازرگانی، استانداردها، نوع، کمیت و کیفیت کالا یا خدمات. ۷- برنامه‌ریزی انجام کار یا تحویل کالا. ۸- معیارها و روش ارزیابی کیفی مناقصه‌گران. ۹- روش تهیه و مهلت مقرر برای تسلیم پیشنهاد‌ها و تعداد نسخه‌های آن‌ها. ۱۰- متن قرارداد  شامل موافقت‌نامه، شرایط عمومی و خصوصی و ضمایم آن. ۱۱- صورت‌جلسات‌ و توضیحات‌ موضوع‌ ماده‌ ۱۷. ۱۲- سایر اسنادی که به تشخیص مناقصه‌گزار لازم باشد» و از سوی دیگر بر اساس بند الف ماده ۱۳، مناقصه باید با فراخوانی اطلاع‌رسانی گردد که مفاد آن حداقل  باید شامل مواردی باشد از جمله؛ «۱- نام و نشانی مناقصه‌گزار. ۲- نوع، کمیت و کیفیت کالا  یا خدمات. ۳- نوع  و مبلغ تضمین  شرکت در مناقصه ۴- محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل و گشایش پیشنهادها. ۵- مبلغ برآورد شده معامله و مبانی آن»

ملاحظه می‌گردد ۱ اسناد = ۱ فراخوان، ۲ اسناد = ۳ فراخوان،‌ ۳ اسناد = ۴ فراخوان، بخشی از۶ اسناد = ۲ فراخوان است یعنی باید نتیجه گرفت فراخوان نیز جزئی از اسناد مناقصه است.

لذا اگر مناقصه عمومی باشد به استناد بند ب ماده ۱۳ قانون، فراخوان باید به تشخیص  مناقصه‌گزار از دو تا سه  نوبت حداقل در یکی  از روزنامه‌های کثیرالانتشار کشوری یا استان مربوط منتشر گردد و اگر مناقصه محدود باشد به استناد جزء ۲ بند ب ماده ۴ قانون باید از طریق ارسال دعوت‌نامه برای مناقصه‌گران صلاحیت‌دار اطلاع‌رسانی گردد. بنابراین امکان ارایه این بخش از اسناد صرفاً از طریق سایت رسمی دستگاه‌ها وجود ندارد زیرا در مناقصه محدود که این کار خلاف تشریفات مندرج در قانون و ماهیت آن بوده و در مناقصه عمومی نیز بر اساس بند ج ماده ۱۳ قانون فقط مازاد بر انتشار آگهی در روزنامه‌ها مجاز خواهد بود.

اما در خصوص توزیع یا ارایه کلیات اسناد مناقصه برای اخذ پیشنهادها از طریق سایت باید به جزء ۱ بند ب ماده ۱۸ قانون توجه کرد آنجا که اعلام می‌دارد مراحل گشایش پیشنهاد‌ها ترتیبی دارد و اولین آن «تهیه فهرست اسامی دریافت‌کنندگان اسناد، (پیشنهاددهندگان)، حاضران و شرکت‌کنندگان در جلسه» است که مسلماً یکی از دلایل تهیه لیست دریافت‌کنندگان اسناد، امکان ارسال اصلاحات احتمالی در اسناد به تمام آنها است زیرا بر اساس ماده ۲۲ قانون ارسال مکاتبات یا اسناد مرتبط با مناقصه در صورتی معتبر است که فرستادن آن جز در موارد تغییر نشانی یا محل، قابل تصدیق باشد، که نمونه‌هایی از آن را پست سفارشی، تلگرام، تلکس و نظایر آن برشمرده است، پس باید اطلاعات ارتباطی دریافت‌کنندگان برای ارسال مصدق اسناد در کلیه مناقصات اخذ گردد.

لذا اگر امکان ثبت اسامی و اطلاعات ارتباطی دریافت‌کنندگان اسناد از طریق سایت امکان‌پذیر باشد مشکلی در این کار نخواهد بود.

اما اینکه آیا صرفاً می‌توان اسناد مناقصه را به شکل غیر کاغذی و الکترونیک ارایه نمود؟ باید گفت بر اساس بند الف ماده ۱۵ قانون که بیان داشته است «شرکت‌کنندگان در مناقصه پس از دریافت یا خرید اسناد  باید پیشنهادهای خود را به ترتیب زیر تهیه و به مناقصه‌گزار تسلیم کنند» صرف دریافت از طریق مناقصه‌گران کفایت می‌نماید ولی باید توجه داشت که بر اساس ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی «سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد» البته بر اساس ماده ۶۵۵ قانون آیین دادرسی کیفری که به موجب قانون آیین دادرسی جرائم نیروهای مسلح و دادرسی الکترونیکی مصوب ۸/۷/۱۳۹۳ الحاق شده است «در هر مورد که به موجب قوانین آیین دادرسی و سایر قوانین و مقررات موضوعه اعم از حقوقی و کیفری، سند، مدرک، نوشته، برگه اجراییه، اوراق رأی، امضا، اثر انگشت، ابلاغ اوراق قضایی، نشانی و مانند آن لازم باشد صورت الکترونیکی یا محتوای الکترونیکی آن حسب مورد با رعایت سازوکارهای امنیتی مذکور در مواد این قانون و تبصره‌های آن کافی و معتبر است.» همچنین بر اساس بند الف ماده ۲ قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲ «‌داده پیام» هر نمادی از واقعه، اطلاعات یا مفهوم است که ‌با وسایل الکترونیکی، نوری و یا فن‌آوری‌های جدید اطلاعات تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش می‌شود. که مطابق ماده ۱۶ آن «هر ‌داده پیامی که توسط شخص ثالث مطابق با شرایط ماده (۱۱) این ‌قانون ثبت و نگهداری می‌شود، مقرون به صحت است.» یعنی ارایه الکترونیکی اسناد نیز قابلیت استناد دارد اما شرط ذکر شده در ماده ۱۱ قانون، سابقه الکترونیکی مطمئن است که عبارت از داده پیامی است که با رعایت ‌شرایط یک سیستم اطلاعاتی مطمئن ذخیره شده و به هنگام لزوم در دسترس و قابل درک است که این سیستم اطلاعاتی مطمئن بر اساس بند ح ماده ۲ قانون مذکور سیستم اطلاعاتی‌ است که «۱- به نحوی معقول در برابر سوء استفاده و نفوذ محفوظ باشد. ۲- سطح معقولی از قابلیت دسترسی و تصدی صحیح را دارا باشد. ۳- به نحوی معقول متناسب با اهمیت کاری که انجام می‌دهد پیکربندی و ‌سازماندهی شده باشد. ۴- موافق با رویه ایمن باشد.»‌ که این رویه ایمن مطابق با بند ط ماده ۲ «رویه‌ای است برای تطبیق صحت ثبت «‌داده ‌پیام»، منشأ و مقصد آن با تعیین تاریخ و برای یافتن هرگونه خطا یا تغییر در مبادله، محتوا و‌ یا ذخیره‌سازی «‌داده پیام» از یک زمان خاص، یک رویه ایمن ممکن است با استفاده از ‌الگوریتم‌ها یا کدها، کلمات یا ارقام شناسایی، رمزنگاری، روش‌های تصدیق یا پاسخ‌ برگشت و یا طرق ایمنی مشابه انجام شود.»

علی قره داغلی- ۱۶ اسفند ۱۳۹۶