راهکارهای هدفگذاری و برنامه‌ریزی برای سرآمدی سازمان‌ها و شرکت‌ها – قسمت اول لقمان پاکروان سرآمدی‌شدن یک سازمان، فرایند پیوسته‌ای است که با برنامه‌ریزی و هدفگذاری آغاز می‌شود و در طول مسیر با ارزیابی‌های مداوم و استفاده از اهداف از پیش تعیین شده، نواقص و نارسایی‌ها مشخص شده و با اصلاحات لازم، حذف موانع و تقویت […]
راهکارهای هدفگذاری و برنامه‌ریزی برای سرآمدی سازمان‌ها و شرکت‌ها – قسمت اول
لقمان پاکروان
سرآمدی‌شدن یک سازمان، فرایند پیوسته‌ای است که با برنامه‌ریزی و هدفگذاری آغاز می‌شود و در طول مسیر با ارزیابی‌های مداوم و استفاده از اهداف از پیش تعیین شده، نواقص و نارسایی‌ها مشخص شده و با اصلاحات لازم، حذف موانع و تقویت نقاط قوت انجام می‌شود.
نقطه شروع هر تغییر و بهبودی، درک و شناخت کامل از وضعیت موجود سازمان و پیدا کردن مشکلات آن است که با عنوان عارضه خوانده می‌شود. در این مقاله به‌طور خلاصه عارضه‌یابی براساس الگوی اروپایی EFQM که به عنوان نقطه آغازی برای ورود به جاده رشد و سرآمدی است، مورد بحث قرار گرفته است.
باید بدانیم که مسیر رشد و سرآمدی یک سازمان، ساده، بی‌دردسر و کم‌هزینه نیست. در تعاریف، سازمانی متعالی خوانده می‌شود که در هر دو زمینه عملکرد و نتایج به شکل قابل اثباتی سرآمد باشد. در طی سالیان گذشته چند مدل مختلف برای سرآمدی و تعالی سازمان در سطح ملی و بین‌المللی مطرح شده است که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به الگوی «مالکوم بالدریج» در آمریکا و مدل ((EFQM در اروپا اشاره کرد. این مدل‌ها برای برنامه‌ریزی، حرکت به سمت سرآمدی و ارزیابی سرآمدی در بیش‌تر شرکت‌ها و سازمان‌های دنیا مورد پذیرش و استفاده قرار گرفته است. بدیهی است سازمان‌هایی که از تعالی فاصله زیادی داشته و زیرساخت لازم را برای تعالی ندارند، نمی‌توانند از این مدل‌های تعالی استفاده کنند و لازم است ابتدا با انجام فرایند عرضه‌یابی سازمانی به مشکلات و امراض سازمان پی برده و سپس با تعریف پروژه‌های بهبود، گام اول را برای آماده‌سازی خود در مسیر تعالی‌بردارند.
تعاریف
سازمان متعالی، به سازمانی گفته می‌شود که کیفیت خروجی‌های آن مورد رضایت مشتریان، مصرف‌کنندگان، کارکنان، سهامداران، تأمین‌کنندگان و جامعه قرار داشته باشد.
مسأله، تفاوت بین آن‌چه هست یا خواهد بود و آن‌چه که باید باشد یا می‌تواند باشد.
نشانه: عبارت از پدیده قابل مشاهده‌ای است که ناشی از وجود یک مسأله بوده همراه با آن است.
علت: عبارت است از یک دلیل ثابت شده در مورد مسأله.
راهکار: تغییری که می‌تواند مسؤول را با موفقیت حذف یا خنثی کند.
مراحل انجام عارضه‌یابی به‌طور کلی به شرح زیر است:
– طرح موضوع و بیان مسأله یا مسایل سازمان
– کسب موافقت مدیریت ارشد شرکت برای اجرای پروژه عارضه‌یابی
– انتخاب مشاورین باتجربه که فعالیت‌های قبلی آن‌ها در صنعت مربوط باشد
– تشکیل تیم عارضه‌یابی به‌منظور ایجاد تفاهم و کسب حمایت و همکاری مدیران
– انجام آموزش‌های اولیه، توجیه و ایجاد اعتقاد در مدیران و سایر اعضا
– تهیه برنامه و انجام عارضه‌یابی (علت‌یابی)
– ارایه همکار‌های بهبود
– تدوین و ارایه گزارش
عارضه‌یابی سریع و سطحی
در این نوع عارضه‌یابی اطلاعات کلی سازمان از راه‌های مصاحبه، پرسشنامه، بازدید و مطالعه مستندات جمعآوری شده و سپس محاسبات لازم برای محاسبه شاخص‌های بهره‌وری و سودآوری سازمان انجام می‌شود. سپس ارتباط اطلاعات با یکدیگر و وضعیت شاخص‌های مختلف مورد بررسی و تحلیل قرار گرفته و جایگاه شرکت در محیط بیرونی نیز مورد بررسی و ارزیابی قرار می‌گیرد. در نهایت عملکرد سازمان مورد قضاوت قرار می‌گیرد. در این مرحله در مورد ضرورت انجام بررسی دقیق‌تر و عمیق‌تر نیز تصمیم‌گیری می‌شود.
عارضه‌یابی دقیق و تفصیلی
این نوع ارزیابی شامل ۷ مرحله است که پس از تصویب پروژه عارضه‌یابی انجام می‌شود. مراحل مختلف این فرایند به ترتیب زیر است:
– بررسی مأموریت، چشم‌انداز، اهداف و استراتژی‌های سازمان
– بررسی ساختار، سیستم‌های اطلاعاتی، فرایندها و نتایج آن در حوزه‌های ۹گانه داخل سازمان و هم‌چنین قلمرو کاری آن. نمونه پرسش‌های اساسی مربوط به این مرحله که در ادامه مقاله آورده شده است به‌طور معمول عملکرد یک شرکت را در یک دوره یک‌ساله مورد بررسی قرار می‌دهد؛ اما به‌منظور ارزیابی دقیق می‌توان یک دوره ۳ یا ۵ ساله را به‌طور متوالی مورد بررسی قرارداد:
– نتایج بررسی‌ها و ارزیابی‌ها و جمع‌بندی نتیجه‌گیری
– تعیین نقاط قوت و ضعف
– اولویت‌بندی مشکلات
– تعیین حوزه‌های کلیدی بهبود با توجه به مشکلات اولویت‌بندی شده و ارایه راهکارهای بهبود
– تدوین گزارش
پرسش‌های اساسی
در مراحل مختلف بررسی سازمان که با بررسی نتایج عملکرد و هم‌چنین حوزه‌های مختلف سازمان انجام می‌شود برای بیش از ۳۰۰ سؤال از پیش تعیین شده پاسخ تهیه می‌شود. پرسش‌های زیر تنها بخشی از سؤالات اساسی در حوزه‌های ۹گانه نتایج عملکرد است.
اثربخشی (انجام کارهای درست):
بررسی درصد تحقق اهداف از پیش تعیین شده برای ارزیابی اثربخشی
۱٫ آیا فعالیت‌های شرکت در راستای تحقق اهداف صورت گرفته است؟
۲٫ آیا اهداف شرکت در زمان مقرر محقق شده‌اند؟
۳٫ آیا فعالیت‌های غیرضروری در شرکت در طی دوره‌های زمانی گذشته شناخته شده و حذف و اصلاح شده‌اند؟
۴٫ آیا موانع و مشکلات مهم قابل توجه فرا روی شرکت برای تحقق اهداف آن، شناخته و حل شده‌اند؟
کارایی (انجام درست کارها):
مقایسه میزان منابع مصرف شده با میزان پیش‌بینی شده (استاندارد) برای تولید
۱٫ آیا روند هزینه‌ها برای انجام فعالیت‌ها نشان‌دهنده صرفه‌جویی در استفاده از منابع شرکت است؟
۲٫ آیا روند هزینه‌های غیرضروری در شرکت کاهشی بوده است؟
۳٫ آیا سرعت انجام فعالیت‌ها روند افزایشی داشته است؟
۴٫ آیا روش‌های انجام فعالیت‌ها با هدف کاهش منابع مصرفی آن با حفظ کیفیت مورد انتظار بهبود و اصلاح شده است؟
بهره‌وری (انجام درست کارهای درست):
اندازه‌گیری میزان توان سیستم در متناسب‌سازی معقول، منطقی و اقتصادی داده‌ها با ستانده‌ها که نتیجه دو مؤلفه اثربخشی و کارایی است.
۱٫ روند مقدار منابع قابل مصرف استاندارد نسبت به مقدار مصرف واقعی چگونه است؟
۲٫ روند مقدار ستانده واقعی نسبت به ستانده قابل تولید (بالقوه) چگونه است؟
۳٫ روند مقدار محصولات واقعی تولید شده نسبت به مقدار منابع مصرف واقعی چگونه است؟
نوآوری:
اندازه‌گیری میزان تطابق محصولات تولیدی در قبال تغییرات تقاضا و نیازهای جدید مشتریان با هدف توسعه و افزایش سهم بازار
۱٫ چه تعداد محصول جدید مبتنی بر نیازهای جدید بازار و مشتریان تولید شده است؟
۲٫ کدام یک از محصولات قدیمی که تقاضا برای آن به شدت کاهش یافته است و ارزش افزوده کمی دارد از فهرست تولیدات حذف شده‌اند؟
۳٫ چه تعداد طرح تحقیق و توسعه محصولات در دوره زمانی خاص (مثلاً یک‌سال) در شرکت انجام شده است؟
۴٫ وضعیت شرکت در مقایسه با رقبا از نظر تنوع محصولات چگونه است؟
قابلیت انعطاف:
بررسی عملکرد شرکت در رابطه با تغییرات ضروری محیطی
۱٫ شرکت چند نوع محصول جدید علاوه بر محصولات قبلی می‌تواند تولید کند؟
۲٫ چه روش‌های جدیدی برا هماهنگی بیش‌تر با تغییر و تحولات بازار در شرکت مورد نظر به‌کار گرفته شده است؟
۳٫ چه تغییراتی در تکنولوژی تولید به روز کردن آن‌ها صورت پذیرفته است؟
۴٫ توانایی تولید شرکت از نظر مقدار چه تغییری کرده است؟
۵٫ ترکیب محصولات و خدمات شرکت تا چه اندازه تغییر کرده است؟
کیفیت زندگی کاری شرکت:
ارزیابی عملکرد هر شرکت در ایجاد رضایت کاری کارکنان (ایمنی، محیط مناسب، امنیت شغلی و ایجاد عوامل انگیزشی)
۱٫ شرکت تا چه اندازه به پرورش استعداد کارکنان خود توجه کرده است؟
۲٫ شرکت تا چه اندازه به توسعه مهارت کارکنان خود توجه کرده است؟
۳٫ شرکت تا چه اندازه به برقراری ایمنی در محیط کار توجه کرده است؟
۴٫ برای افزایش رضایت شغلی کارکنان در شرکت چه کارهایی انجام شده است؟
سودآوری:
توانمندی سازمان در ایجاد سود یا استفاده از منابع و سرمایه سازمان
۱٫ درآمدهای سازمان چه میزان رشد کرده و علت رشد درآمدها چیست؟
۲٫ هزینه‌های سازمان چه میزان رشد کرده و علت رشد هزینه‌های چیست؟
۳٫ روند سودآوری سازمان چگونه است؟
کیفیت
بررسی عملکرد سازمان در تولید محصول مورد نیاز مشتری در۵ مرحله برای کسب اطمینان از کیفیت محصول ارزیابی می‌شود. شامل کنترل کیفیت سیستم‌های بالادست، کنترل کیفیت منابع و داده‌ها، کنترل کیفیت سیستم‌های سازمانی (فرایندهای اصلی و فرعی سازمان)، کنترل کیفیت ستانده‌ها (کالا یا خدمات) و ارتباط با مشتریان، مصرف‌کنندگان و نظر آنان.
۱٫ روند کیفیت مواد و قطعات تأمین شده چگونه بوده است؟
۲٫ روند درصد کالاهای برگشتی چقدر بوده است؟
۳٫ روند شکایت مشتریان به دلیل عدم رضایت از کیفیت محصولات و خدمات چگونه بوده است؟
۴٫ بهبود کیفیت در کدام یک از محصولات به وجود آمده است؟
۵٫ آیا سیستم‌ها و رویه‌های اجرایی مناسب برای تضمین کیفیت توسعه یافته‌اند؟
مسؤولیت اجتماعی:
بررسی عملکرد سازمان در رابطه با مسایل زیست‌محیطی، اجتماعی و اقتصادی محیطی که در آن فعالیت می‌کنند:
۱٫ برای کاهش آثار زیان‌آور فعالیت‌های سازمان بر محیط زیست چه کارهایی انجام شده است؟
۲٫ برای حفظ محیط زیست، چه استانداردهایی رعایت شده است؟
۳٫ برای اشتغال بیش‌تر افراد جامعه و جلوگیری از بیکار شدن کارکنان چه فعالیت‌هایی انجام شده است؟
۴٫ روند افزایش قیمت برای مشتریان چگونه بوده است؟
۵٫ آیا سازمان بدلیل عملکرد بهتر و بهره‌وری بیش‌تر، قیمت تمام شده محصولات را کاهش داده و مقداری از این کاهش نصیب مشتریان و افراد جامعه شده است؟
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.