سيستم جامع اطلاعات مناقصات مجتبي رحيميان، بابك صابري برگزاري مناقصات كشور با اهميت فوق‌العاده زيادي در رأس چرخه‌هاي درون سازماني دستگاه‌هاي دولتي و خصوصي قرار دارد هر آنچه به موفقيت يا عدم‌موفقيت يك طرح به‌صورت كلان كمك مي‌نمايد در فرايندهاي برگزاري مناقصات مي‌توان خلاصه كرد. در اين مقاله سعي بر اين است با توجه […]
سيستم جامع اطلاعات مناقصات
مجتبي رحيميان، بابك صابري
برگزاري مناقصات كشور با اهميت فوق‌العاده زيادي در رأس چرخه‌هاي درون سازماني دستگاه‌هاي دولتي و خصوصي قرار دارد هر آنچه به موفقيت يا عدم‌موفقيت يك طرح به‌صورت كلان كمك مي‌نمايد در فرايندهاي برگزاري مناقصات مي‌توان خلاصه كرد. در اين مقاله سعي بر اين است با توجه به تجربيات ۸ سال گذشته و شناخت مشكلات و معضلات موجود در فرايند مناقصات راه‌حل ساده و عملي پيشنهاد گردد. اميد است با نظر مثبت و موافق دستاندركاران اين طرح ملي با حمايت شما عزيزان به‌ثمر نشيند تا اثرات مثبت آن در جاي جاي طرح‌ها و پروژه‌ها ديده شود.
مقدمه
فرايند برگزاري مناقصه در كشور ما به شكل‌هاي مختلفي اما با قالب يكسان انجام مي‌پذيرد كه شامل مراحل مختلفي مي‌باشد. در اين مقاله هدف بررسي مراحل فراخوان مناقصه، بررسي شركت‌كنندگان در مناقصه و برگزاري جلسه بازگشايي پاكت‌هاي و ارايه راه‌حل‌هاي عملي جهت رفع مشكلات و معضلات آن مي‌باشد. از آن‌جايي كه حركت چرخه فعاليت‌هاي اقتصادي در كشور وابسته به اجراي پروژه‌ها در سطح كلان كشور مي‌باشد برگزاري مناقصات جهت تأمين نيازهاي اين پروژه‌ها نقش به‌سزايي در اين حركت دارد. پس اهميت بالاي اجرايي به موقع و با صلابت فرايند تأمين براي يك پروژه خاص بر هيچكس پوشيده نيست. گرچه در سال‌هاي نه چندان دور تلاش‌هاي فراواني جهت ايجاد سيستم‌هايي هماهنگ و يكسان در دستگاه‌ها و مراجع ذي‌ربط صورت گرفته اما هيچ‌گاه نتوانسته‌ايم يك طرح جامع و كلي در كشور پياده نماييم تا كليه دستگاه‌هاي مناقصه‌گزار و شركت‌كنندگان در مناقصات با خيالي آسوده در اين فرايند مشاركت داشته باشند و نگراني‌هاي موجود آنها ديگر تأثيري در تصميم‌گيري‌هايشان نداشته باشد.
فرايند مناقصه
هر سازمان يا دستگاهي كه نياز به اجرايي طرحي داشته باشد اولين و مهمترين نگرانيش تأمين مالي طرح جهت خريد تجهيزات يا خدمات مورد نيازش مي‌باشد. امروزه بهترين راه‌حل بررسي پيشنهاد‌ها از طرف ارايه كنندگان تجهيزات يا خدمات مي‌باشد كه اين امر در كشور ما در قالب مناقصات انجام مي‌پذيرد. شكل كلي انجام مراحل كار به‌طور كلي به‌صورت ذيل مي‌باشد:
بحث اصلي در اين مقاله در مورد فرايندهاي ۴-۵-۶-۷ مي‌باشد كه در ابتدا روند اجرايي موجود آنها را بررسي كرده و سپس پيشنهادهاي عملي براي هر بخش و نتايج حاصل از اجراي صحيح اين پيشنهادات را بررسي مي‌كنيم. در كل اين مقاله به دليل فهم بهتر مطالب دستگاه‌ها يا سازمان‌هاي مناقصه‌گزار را دستگاه يا سازمان مبدأ و شركت‌هاي ارايه دهنده كالا يا خدمات را دستگاه مقصد مي‌ناميم.
فراخوان مناقصه
پس از تهيه اسناد مناقصات نوبت اطلاع‌رساني در مورد وجود يك مناقصه در دستگاه مبدأ مي‌باشد اين امر امروزه به چند روش در كشور انجام مي‌پذيرد:
از طريق نشريات محلي يا سراسري در كشور
از طريق پايگاه اطلاع‌رساني مناقصات
از طريق اطلاع‌رساني درون سازماني
زماني كه دستگاه مبدأ نياز به خريد لوازمي دارد و آن را از طريق برگزاري مناقصه انجام مي‌دهد به دنبال يك مطلب مهم مي‌باشد و آن هم خريدي مناسب هم از نظر قيمت و هم از نظر كيفيت به صلاح و صرفه مجموعه خود مي‌باشد. چنين امر مهمي چگونه بايد به اطلاع دارندگان اين خدمات برسد و چگونه بايد آنها را تشويق به رقابت كنيم؟
آيا اين امر فقط به همين‌جا ختم مي‌گردد كه فراخوان داده شود و نيازي به پيگيري بيش‌تر ندارد؟
توليدكنندگان معتبر و متعهد در آن صنف كجاي مناقصه قرار دارند؟ آيا حق داريم به عنوان دستگاه مبدأ يا مقصد شرايطي را فراهم آوريم تا مناقصه‌اي ملي بدون حضور بزرگان آن صنعت برگزار شود؟ نتيجه نامطلوب اين امر گريبانگير چه كساني خواهد شد؟
تمام اين مسايل به ما گوشزد مي‌نمايد كه فراخوان در برگزاري مناقصات جايگاه بسيار مهمي دارد و اين روش‌هاي موجود جوابگوي چنين امر مهمي نمي‌باشند.
زماني كه توليدكنندگان به هر دليلي از فراخوان يك مناقصه بي‌اطلاع مي‌مانند فرصت براي واسطه‌ها ايجاد مي‌گردد تا در ميان اين چرخه جايي براي خود باز كرده و بي‌دليل باعث بالا رفتن هزينه‌هاي يك طرح گردند.
زمان برگزاري مناقصه
زمان مهمترين پارامتري است كه متأسفانه در هيچ جاي انجام يك پروژه قبل از اجرا در نظر گرفته نمي‌شود. زمان در اين چرخه براي دو طرف مهم است و اهميت آن گاهي تا حدي بالا است كه ممكن است هر يك از طرفين از انجام تعهدات خود باز بماند. كنترل زمان ميان تمامي اين قسمت‌ها كاري است بس دشوار امام بحث زمان ر مورد زمان برگزاري مناقصات و داشتن برنامه زمانبندي شده از قبل براي اينكه توليدكنندگان بتوانند برنامه سالانه تعهدات خود را در نظر بگيرند. وقتي هماهنگي ميان دستگاه‌هاي مناقصه‌گزار وجود نداشته باشد در پريود زماني خاص ممكن است چند مناقصه بر روي يك موضوع خاص انجام گيرد و توليدكنندگان براساس ميزان توان توليدشان در اين مناقصات شركت مي‌كنند اما نمي‌دانند در كداميك برنده مي‌شوند به همين دليل ممكن است ظرفيت توليد خود را از دست بدهند و واسطه‌ها در مناقصات برنده شوند. مثال: فرض كنيد شركت توليدي با ظرفيت ۵۰۰ تن در ماه داريم كه در مناقصات شركت مي‌كند ۳ دستگاه مناقصه‌گزار به‌صورت هم‌زمان فراخوان مناقصه ارسال مي‌كنند با ظرفيت‌هاي ذيل:
دستگاه مناقصه‌گزار يك درخواست خريد ۳۰۰ تن محصول را به مناقصه گذاشته است. دستگاه مناقصه‌گزار دو درخواست خريد ۲۰۰ تن محصول را به مناقصه گذاشته است. دستگاه مناقصه‌گزار ۳ درخواست خريد ۱۵۰ تن محصول را به مناقصه گذاشته است. شركت توليدي در مناقصه دستگاه ۳ شركت نمي‌كند يا با احتياط و ترديد در آن شركت مي‌كند كه عملاً باعث مي‌شود در آن مناقصه شانس برنده شدن نداشته باشد. حال اگر به هر دليلي در مناقصات یک يا دو هم برنده اعلام نشود در يك ماه حجمي از ظرفيت توليد خود را از دست مي‌دهد و هزينه‌هاي سربار آن به مجموعه تحميل خواهد شد.
شركت در مناقصه
امروزه بسياري از توليدكنندگان داخلي نگران از بحران‌هاي اقتصادي كم انگيزه در زمينه صنعت خود فعاليت مي‌كنند در حالي كه رقم بالاي ريالي پروژه‌هاي در حال اجرا در سطح كشور بر هيچكس پوشيده نيست پس مشكل كجاست كه توليدكنندگان در مناقصات مشاركت فعال ندارند؟ چرا در مناقصات شركت نمي‌كنند؟
نكته مهم از آنجا آغاز مي‌گردد كه دستگاه مبدأ برنامه مدون خود را در اختيار دستگاه‌هاي مقصد قرار نمي‌دهد تا آنها از قبل برنامه‌ريزي كنند و توان و ظرفيت توليد خود را براي سال آينده در نظر بگيرند. اسناد مناقصه از قبل تهيه شده تا حدود زيادي به نفع دستگاه مبدأ نوشته شده و دستگاه مقصد با انعطاف‌پذيري بالا مي‌بايست آن اسناد را امضا نمايد. به عنوان مثال اگر دستگاه مبدأ در ارسال كالا يا خدمات خود تأخير داشته باشد جريمه تأخير براي او در نظر گرفته شده است اما اگر دستگاه مبدأ در واريز وجه كالا يا خدمات تأخير داشته باشد هيچ جريمه‌اي براي او در نظر گرفته نشده است.
راهكارهاي حل معضلات موجود
فن‌آوري اطلاعات به معني واقعي مورد نياز بسترهاي برگزاري مناقصه سودمند مي‌باشد. حال كه همه دستگاه‌هاي مرتبط با پروژه‌ها و طرح‌هاي كشوري به سمت شفاف‌سازي اطلاعات روي آورده‌اند چه بهتر كه اين اطلاعات بدون در نظر گرفتن سلايق شخصي و به‌صورت كاملاً قانوني و در قالب‌هاي يكسان در اختيار ديگران قرار گيرند.
هرچند در حال حاضر اطلاعات مناقصات تا حدودي از طريق سايت‌‌ها و وبلاگ‌‌ها در اختيار عموم قرار دارند اما منظور ما در اينجا ايجاد سيستم جامع كشوري است كه كليه اطلاعات مورد نياز دستگاه‌هاي مبدأ و مقصد در آن قرار داشته باشد. جهت جلوگيري از به‌وجود آمدن سوءاستفاده از اين اطلاعات مي‌بايست اطلاعات به‌صورت لايه لايه و دسته‌بندي شده در بانك اطلاعاتي جامع قرار گيرند و سطح دسترسي مشخص و تعريف شده‌اي براي دستگاه‌ها و سازمان‌هاي مختلف تعريف گردد.
به‌طور مثال اگر توليدكنندگان از وضعيت توليد يكديگر و ظرفيت آزاد توليد هم خبردار شوند ممكن است در مورد قيمت‌هاي خود سياست جديدي وضع نماييد كه به ضرر مصرف كننده باشد پس اطلاعات توليدكنندگان در اختيار همديگر قرار نخواهد گرفت.
اگر بانك اطلاعاتي جامع از طريق تشكيل يك مجمع صلاحيت‌دار كه از طرف سازمان‌ها – توليدكنندگان و… انتخاب شده‌اند تشكيل گردد مي‌توان امكانات و شرايط ذيل را به وجود آورد تا بتوان اين امر را تحقق بخشيد.
ورود اطلاعات
بانك اطلاعاتي جامع مناقصات
بهره‌گيري از اطلاعات
۱- ثبت اطلاعات كامل شركت‌ها و سازمان‌هاي مبدأ و مقصد با ذكر سوابق
۲- قراردادن ليست كامل اطلاعات مناقصات كشور در بانك جامع.
۳- تشكيل اتاق‌هاي مجازي با قابليت ايجاد ارتباط تصويري و متني جهت بررسي طرح با مشاركت مشاورين – دستگاه مبدأ – دستگاه مقصد
۴- قابليت بررسي سوابق مناقصات برگزار شده قبلي در هر سازمان به تفكيك موارد همراه با ذكر روند پيشرفت طرح تا انتها و نحوه عملكرد هر دو طرف.
۵- اعلام نتايج مناقصات به‌صورت كتبي به كليه دستگاه‌هاي شركت كننده.
۶- ارسال دعوتنامه شركت در مناقصات به‌صورت كتبي به ذي‌صلاحان و صدور مجوز حضور فرد معرفي شده در جلسه بازگشايي (اين فرد بايد داراي سواد فني لازم باشد).
۷- تشكيل اتاق مجازي مشورت مديران سازمان‌هاي مبدأ در مورد برگزاري مناقصه يا بررسي طرح يا اطلاع از وضعيت موجودي كالا در انبار.
۸- تشكيل اتاق مجازي جهت مشورت دستگاه‌هاي مبدأ در مورد مسايل مبهم در مورد سازمان‌هاي مبدأ.
۹- ايجاد سيستم گزارش وضعيت پيشرفت طرح از ابتدا تا انتها.
۱۰- امكان ارسال اطلاعات يكسان از درون سازمان‌ها به طرف‌هاي مقابل
۱۱- تعيين و تأييد صلاحيت دستگاه مناقصه‌گزار از نظر مالي.
۱۲- ايجاد سيستم هماهنگ مديريت خريد در سازمان‌ها جهت جلوگيري از خريدهاي تكراري
۱۳- بررسي توان عملكرد توليد كننده پس از تعيين برنده يا در جلسه بازگشايي چراكه ممكن است توليدكنندگان از اين مطلب سوءاستفاده كنند كه چه كسي سرش شلوغ است و نمي‌تواند در جلسه شركت كند.
۱۴- تهيه شناسنامه مناقصه با استاندارد مشترك كشوري.
۱۵- تشكيل اتاق مجازي كميته داوري (پس از برگزاري مناقصه جهت بررسي نهايي برنده مناقصه و سپس ابلاغ قرارداد به برنده.)
۱۶- تشكيل سيستم ثبت و پيگيري شكايات.
۱۷- تشكيل سيستم ثبت و پيگيري پيشنهادات و انتقادات.
با توجه به امكانات به وجود آمده توسط بانك جامع اطلاعاتي مناقصات روند كار به شكل ذيل تغيير خواهد كرد.
بررسي و تعريف طرح
۱- تعيين بازه زماني روند فرايند مناقصه.
۲- تعيين بازه زماني اجراي طرح.
نوشتن طرح
تهيه اسناد مناقصه
۱- استعلام دستگاه مناقصه‌گزار در مورد دستگاه‌هاي مبدأ و پروژه‌هاي جاري آنها
۲- ارسال دعوتنامه شركت در مناقصات
۳- صدور مجوز حضور نماينده شركت در جلسه بازگشايي
۴- اعلام نظر كتبي دستگاه‌هاي مبدأ در مورد شركت يا عدم‌شركت در مناقصه.
برگزاري مناقصه
۱- بررسي طرح توسط توليدكنندگان
۲- مشورت و يكسان‌سازي اطلاعات طرح بين مناقصه‌گزار – مشاور و توليدكننده.
۳- مشورت توليدكنندگان با هم در مواردي كه نياز به تهيه كالا از چند توليدكننده باشد.
۴- استعلام شركت‌كنندگان در مناقصه در مورد سوابق دستگاه مناقصه‌گزار و پروژه‌هاي در حال انجام آن.
۵- هماهنگي و استفاده از تجربيات مجري در مورد شرايط استفاده از كالا يا خدمات در محل اجرا.
بازگشايي اسناد
۱- تعيين كميته داوري جهت بررسي نهايي.
۲- معرفي افراد شركت كننده در جلسه بازگشايي با ذكر سمت و مسؤوليت هر يك از آنها.
۳- ثبت اطلاعات در بانك جامع به روز و آنلاين.
اعلام برنده
۱- بررسي نهايي شرايط كنندگان و قيمت‌هاي اعلام شده.
۲- مشورت دستگاه مناقصه‌گزار با كميته داوران جهت اعلام برنده.
۳- اعلام برنده و شرايط برنده نشدن به‌صورت كتبي.
كليه امكانات فوق به‌صورت مجازي از طريق سايت اينترنتي و با ضريب امنيتي بالا انجام خواهد گرفت. كليه مكاتبات به‌صورت كتبي و با امضاي ديجيتالي انجام خواهد شد و ارسال و دريافت همگي آنها داراي كد تأييد از طرف فرستنده يا گيرنده خواهد بود.
كليه كاربران استفاده كننده از امكانات اين سايت داراي كدهاي شناسايي امنيتي خواهد بود كه از درج اطلاعات ناصحيح در بانك اطلاعاتي جلوگيري خواهد كرد.
نتيجه‌گيري
با توجه به موارد مطرح شده و امكانات موجود ديگر خريدهاي كه منجر‌به ايجاد دردسر براي سازمان‌هاي برگزار كننده مناقصات مي‌شد اتفاق نخواهد افتاد و كليه مناقصات كشور قبل از نهايي شدن توسط هر ۴ قطب دخيل در اجراي صحيح يك مورد بررسي و ارزيابي قرار گرفته‌اند (مناقصه‌گزار – مشاور – توليدكننده – مجري) كه اين مطلب براي اولين بار در سطح كشور پياده‌سازي شده و زير‌ساخت‌هاي اجراي طرح‌هاي ملي را به‌صورت كارشناسي شده فراهم مي‌آورد. البته اين امر نياز به حمايت فراوان شما عزيزان كه در هر كجاي اين آب و خاك به عنوان مسؤول – متصدي و… مشغول به فعاليت هستيد، دارد.
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.