کاهش هزینه‌ها با به‌کارگیری تکنیک مدیریت ریسک

۱-۲) برنامه‌ریزی مدیریت ریسک

برنامه‌ریزی مدیریت ریسک فرایند تصمیم‌گیری درمورد چگونگی و نحوه برنامه‌ریزی فعالیت‌های مدیریت ریسک یک پروژه می‌باشد. در این مرحله خط‌مشی و چگونگی ایجاد سیستم مدیریت ریسک توصیف می‌شود. در مرحله فوق ساختار سیستم مدیریت ریسک و نیز روش انجام آن تبیین می‌شود. خط مشی مدیریت ریسک، ابزار و منابع اطلاعاتی مورد استفاده، تعیین گروه کاری مدیریت ریسک، زمان‌های جمع‌آوری اطلاعات و گزارش‌دهی برای تصمیم‌گیری، فرمت‌های گزارش‌دهی، و روش مستندسازی اطلاعات برای استفاده آینده در خود پروژه یا پروژه‌های آینده در این مرحله انجام می‌گردد.

۲-۲) شناسایی ریسک

روند شناسایی ریسک روندی کیفی است که با هدف شناسایی و توصیف ریسک‌های مؤثر بر اهداف پروژه انجام می‌شود به عبارت دقیق‌تر، شناسایی ریسک فرایند تعیین ریسک‌های احتمالی مؤثر بر پروژه و تعیین مشخصه‌های هر یک و مستندسازی آن‌ها می‌باشد.

در این مرحله ریسک‌های مطرح برای پروژه و مشخصات آن‌ها تعریف می‌گردند. برای این امر می‌توان از مدیر پروژه، مدیر سیستم مدیریت ریسک و اعضای آن، افراد خبره بیرون از سازمان، حامیان پروژه و یا دیگر مدیران داخلی نظرخواهی نمود. این مرحله در طول مدت پروژه و در زمان‌های از قبل تعیین شده، یا متناسب با تغییرات تأثیرگذار بر پروژه تکرار می‌شود. جهت انجام این بخش همچنین می‌توان از اطلاعات مستندات پروژه‌های قبلی اجرا شده استفاده نمود. جهت تهیه و جمع‌آوری موارد مطرح ریسک و ارزیابی و نظرخواهی درمورد ریسک‌ها در مجموعه تیم پروژه از روش دلفی می‌توان استفاده کرد.

۲-۳) تجزیه و تحلیل کیفی ریسک

تجزیه و تحلیل کیفی ریسک عبارت است از ارزیابی اثر و احتمال وقوع ریسک‌های شناسایی شده. این فرایند ریسک‌ها را با توجه به پیامد و اثر بالقوه‌شان بر روی اهداف پروژه درجه‌بندی می‌کند. جهت تجزیه تحلیل کیفی لازم است تا میزان احتمال و پیامد ریسک با استفاده از ابزار و تکنیک‌های کیفی مشخص شود.

در این مرحله آنالیز کیفی موارد ریسک و شرایط آن‌ها برای تعیین اولویت اثرات ناشی از هرکدام بر روی اهداف پروژه انجام می‌شود. ارزیابی احتمال وقوع و اثرات ناشی از ریسک‌های مشخص شده در مرحله قبل، همچنین درجه پاسخگویی و اهمیت ریسک، در مرحله آنالیز کیفی تعیین می‌گردد. به‌عنوان مثال قرار داشتن ریسک در مسیر بحرانی در تعیین اهمیت به‌عنوان فاکتور اساسی مطرح است.

تکرار و یا اشاره به ریسک از طرف مجموعه پروژه در مرحله آنالیز کیفی علی‌الخصوص وقتی مرحله مذکور در طول مدت پروژه تکرار می‌شود، نشان‌دهنده لزوم داشتن واکنش بیش‌تر یا کم‌تر در پاسخگویی به ریسک می‌باشد. این مرحله می‌تواند برای آنالیز بیش‌تر ریسک با آنالیز کمی ادامه یافته و یا مستقیماً در مرحله برنامه‌ریزی پاسخگویی ادامه یابد. ماتریس PI در مرحله فوق ایجاد می‌شود. ماتریس PI برای نشان دادن نرخ ریسک (low, moderate, high) در مقایسه با احتمال وقوع ریسک و درجه اثرات ناشی از ریسک ایجاد می‌گردد.

۲-۴) تجزیه و تحلیل کمی ریسک

هدف از تجزیه تحلیل کمی ریسک آنالیز عددی احتمال وقوع یک یا چند ریسک و پیامدهای آن بر اهداف پروژه می‌باشد. با استفاده از تجزیه و تحلیل کمی ریسک می‌توان به موارد زیر دست یافت‌‌:

–    ریسک‌های مهم و مورد توجه را شناسایی کرد

–    احتمال دستیابی به یک هدف خاص از پروژه را تعیین کرد.

–    مقدار ریسک پروژه و میزان هزینه و زمان اقتضایی مورد نیاز را مشخص کرد.

–    هزینه، زمان و محدوده نهایی واقعی و دست یافتنی پروژه را تعیین.

در این مرحله آنالیز عددی موارد ریسک و پیامدهای وقوع آن‌ها بر اهداف پروژه محاسبه می‌شود. تکنیک‌های مونت‌کارلو و آنالیز تصمیم‌گیری (decision analysis) در مرحله فوق به‌کار گرفته می‌گردند. موارد ذیل طی مرحله آنالیز کمی معین می‌شوند‌‌:

–    تعیین احتمال کسب هدف مشخص

–    مشخص نمودن مقدار هزینه و رزرو احتمالی مورد نیاز

–    مشخص نمودن مقدار تراکنش مورد نیاز برای ریسک براساس مقدار اثر آن بر پروژه

–    مشخص نمودن مقدار هزینه، زمان و حوزه کاری واقعی و قابل دسترسی ریسک

آنالیز کیفی و آنالیز کمی به‌صورت جداگانه و یا با یکدیگر می‌توانند انجام شوند. تکرار و یا اشاره به ریسک از طرف مجموعه پروژه در مرحله آنالیز کمی، علی‌الخصوص وقتی مرحله در مدت پروژه تکرار می‌شود، نشان‌دهنده لزوم داشتن واکنش بیش‌تر یا کم‌تر در پاسخگویی به ریسک می‌باشد.

۲-۵) برنامه‌ریزی واکنش به ریسک

برنامه‌ریزی واکنش به ریسک فرایند افزایش مدام فرصت‌‌‌‌ها از طریق واکنش مناسب به ریسک‌ها و تهدید‌‌‌ها می‌باشد. برنامه‌ریزی واکنش به ریسک بایستی متناسب با شدت ریسک، هزینه زمان واقعی با تعریف پروژه مورد توافق تمام متولیان و دست‌اندرکاران پروژه باشد. همچنین بایستی نحوه تخصیص ریسک‌ها به افراد و گروه‌ها در این برنامه مشخص گردد. در این مرحله آنالیز روش‌ها و تکنیک‌های برخورد، با هدف انتخاب روش بهینه پاسخگویی به موارد ریسک، جهت افزایش احتمال وقوع فرصت‌‌‌‌ها و کاهش احتمال وقوع مخاطرات، انجام می‌شود. فرد یا افراد مسؤول برای انجام موارد توافق شده پاسخگویی به ریسک می‌بایست تعیین گردند. فرایند فوق مشخص می‌نماید که آیا ریسک‌های پروژه به درستی اداره خواهند شد؟

برنامه‌ریزی پاسخگویی متناسب با تأثیر ریسک (Risk Impact) تنظیم می‌شود. روش پاسخگویی با توافق گروه‌های مرتبط با ریسک و با مسؤولیت نفر مشخص صورت می‌پذیرد.

۴نوع برخورد استاندارد با هر ریسک وجود داشته که عبارتند از موارد ذیل می‌باشند‌‌:

Avoidance‌‌: (اجتناب) برای زمانی که پروژه برای حذف تقریباً تمامی اثرات ناشی از ریسک برنامه‌ریزی می‌نماید، با در نظر گرفتن این موضوع که حذف کلیه اثرات ریسک هیچ‌وقت امکان‌پذیر نمی‌باشد.

Transfer‌‌: (انتقال) برای زمانی که پروژه در جهت انتقال تقریباً تمامی اثرات ناشی از ریسک برنامه‌ریزی می‌کند.

Mitigate‌‌: (تعدیل) برای زمانی که پروژه در جهت ایجاد تخفیف در احتمال یا اثرات ناشی از ریسک تا حد تعریف شده (Acceptable threshold) برنامه‌ریزی می‌کند.

 Acceptance‌‌: (پذیرش) برای زمانی که پروژه تصمیم به تغییر برنامه کاری خود برای برخورد با ریسک نداشته و یا اصولاً برخورد با ریسک ممکن نیست.

در مواردی که ریسک به عنوان فرصت (Opportunity) مطرح می‌باشد، از استراتژی Use (استفاده) جهت تعیین راهکار و روش مناسب برای بهره‌گیری استفاده می‌شود.

۲-۶) پیگیری و کنترل ریسک

این فرایند شامل پیگیری ریسک‌های شناخته شده کنترل ریسک‌های باقی‌مانده شناسایی ریسک‌های جدید، اطمینان از اجرای برنامه مدیریت ریسک و ارزیابی میزان اثربخشی آن‌ها در کاهش ریسک می‌باشد. اجرای روش‌های پاسخگویی و ارزیابی نتایج آن‌ها در طول پروژه، در مرحله فوق می‌باشد.

در این مرحله ردیابی نتایج پاسخگویی به ریسک و باقی‌مانده اثرات ریسک بر پروژه، بررسی این‌که آیا برخورد با ریسک به درستی صورت پذیرفته و این‌که تا چه اندازه مؤثر بوده است، انجام می‌شود. این مرحله در مدت پروژه تکرار می‌شود. موارد ریسک وقتی پروژه پیشرفت می‌کند تغییر می‌کند، موارد جدید پدیدار شده و موارد پیش‌بینی شده قبلی ممکن است رخ ندهد. پاسخ به این سؤال که چه مواردی از ریسک متوجه پروژه شده که پیش‌بینی نشده‌اند، در این مرحله مشخص می‌گردد.