باید‌‌ها و نباید‌‌ها در هنر مذاکره (قسمت اول)

 مقدمه:

همه چیز قابل مذاکره است. اینکه مذاکره سخت یا آسان است، موضوع دیگری است (کری فیشر)

یکی از ابزارهای لازم برای ارتباط و تعامل مثبت با دیگران و دنیای اطراف، گفت‌وگو یا مذاکره است. وقتی برای ایجاد تغییرات جدید و یا تغییر و تحول در شرایط موجود وارد گفت‌وگو با فرد دیگری می‌شویم، ما تصمیم گرفته‌ایم از ابزار گفت‌وگو برای تحقق نظر خود استفاده کنیم، در واقع مذاکره یعنی بحث وگفت‌وگو بین دو طرف برای رسیدن به توافق و تفاهم با هدف تحقق منافع طرفین، یعنی توافقی که دو طرف از آن سود ببرند. از آنجایی که یکی از زیربناهای مهم مذاکره تبادل امتیازات و مابه‌ازای آنهاست و در هر مذاکره‌ای منافعی رد و بدل می‌شود که آن منافع می‌تواند مادی، معنوی، قابل مشاهده و یا غیرقابل مشاهده باشد. در نتیجه در مذاکره حرفه‌ای، اقدامات غیراخلاقی جایگاهی ندارد و سودآوری یک‌طرفه می‌بایست با شرایط برد-‌برد جایگزین شود.

در این مقاله سعی می‌گردد، مجموعه متنوع و مفصلی از باید‌‌ها و نباید‌‌ها و همچنین نکات مهم و قابل‌توجه در رابطه با انجام یک مذاکره موفق ارائه شود و هنر مذاکره تا حدی تبیین شود.

• صداقت در مذاکره یک اصل است:

باور داشته باشید که بار کج به منزل نمی‌رسد و توافقاتی که براساس اطلاعات و دیتاهای غلط و یا ناصحیح ایجاد شده است به سرعت از بین خواهد رفت و یا مصائب و دردسرهای زیادی را ایجاد می‌نماید.

حفظ بالا‌‌ترین شرایط همدلی و تفاهم و در نتیجه تقویت مستمر روابط تجاری، همواره بر پایه احترام و اعتماد متقابل شکل می‌گیرد. لازم نیست همه چیز را برای طرف مقابل خود فاش کنید، اما هرگز در جهت گمراه کردن او گام برندارید، زیرا این امر می‌تواند ادامه همکاری و حتی اعتبار شما را در هر سطحی که فعالیت می‌کنید (محلی، ملی یا بین‌المللی) به خطر بیندازد. رعایت اصل امانت‌داری و صداقت به طرف مقابل شما این پیام را می‌دهد که از رویکردی جدی و مثبت در مذاکره برخوردارید و به تبع آن می‌توانید طرف تجاری معتمدی باشید.

• مذاکره هدفمند داشته باشید:

همیشه قبل از مذاکره در مورد اهدافی که دنبال می‌کنید به جمع‌بندی قطعی برسید و باتوجه به اهداف و برنامه‌های سازمان و یا شرکتی که آن را نمایندگی می‌کنید، چگونگی تحقق این اهداف در مذاکراتی که در پیش‌رو دارید را مشخص نمایید و معلوم نمایید که قرار است دقیقاً کدام یک از اهداف سازمانی شما در این مذاکره محقق شود. همچنین لیستی از انتظاراتی که از انجام این مذاکره دارید را آماده نمایید و سناریوهای مختلف برآورده شدن و یا نشدن هریک را بررسی و پیش‌بینی کنید.

همچنین مشخص نمایید، چیزهایی که بعد از مذاکره دوست دارید به دست آورده باشید چیست و نتایج عالی و مورد قبول را پیش‌بینی نمایید.

• راهبرد کلی مذاکره خود را با دقت تهیه کنید:

در مورد راهبرد مذاکره‌ای که دارید، با اعضای مربوطه در مجموعه خود گفت‌وگو کنید. براساس شناختی که از سوابق قبلی به دست آورده‌اید، اهداف روشنی را که باید حاصل شوند، تعیین کنید. یادگیری و به‌کارگیری تجربه‌های خود از مذاکرات گذشته یکی از مؤثر‌‌ترین راه‌ها برای بهبود و یادگیری اصول و فنون مذاکره است

سعی کنید در رابطه با طرف مقابل و شرایط کسب و کار آن‌‌ها اطلاعات خوبی کسب کنید، درک علایق، اولویت‌ها، محدویت‌‌ها و میزان اختیارات آن‌‌ها به شما کمک می‌کند تا نیاز‌‌ها و اولویت‌های واقعی آن‌‌ها را بهتر درک کنید.

سعی نمایید در صورتی‌که مذاکرات به تدوین تفاهم‌نامه و یا توافقنامه‌ای منتج گردید، از قوانین و مقررات مترتب بر تفاهم و توافقی که در شرف انعقاد است به میزان لازم اطلاع داشته باشید و یا یک مشاور حقوقی همراه خود داشته باشید.

• مذاکرات را شخصی نکنید:

یکی دیگر از موارد مهم این است که نگاه سازمانی و سیستمی به مذاکره داشته باشید، نگاه شما باید ازکل به جزء باشد، شما نماینده یک گروه و یا سازمان هستید و نه یک شخص، بنابراین واکنش‌‌ها و انتظارات شخصی را کنار بگذارید، یعنی اگر حتی حرفی یا لحنی از طرف مقابل مورد پسند شما نبود، نباید آن را به کل مذاکره تعمیم بدهید، مگر در مواردی که رفتار طرف مقابل تیم و مجموعه شما را هدف گرفته است و نوعی راهبرد در مذاکره است،

در مذاکره باید توجه شما به کل باشد و به‌خاطر مسائل جزئی نباید از ادامه مذاکره صرف‌نظر کنید، ممکن است طرف مقابل شما به این نکته توجه نکند و هر حرفی را بزند، شما به مجموعه‌ای که آن فرد نماینده آن می‌باشد و جایگاه آن فرد نسبت به کل مجموعه توجه کنید، نه صرفاً به مذاکره‌کننده مقابل خودتان که ممکن است خیلی هم ناشی باشد. این نگاه، دید شما را نسبت به اصل مذاکره باز نگه می‌دارد و تسلط شما را چند برابر می‌کند.

• حفظ منافع مشتریان خود را همیشه مدنظر قرار دهید:

شما می‌توانید به خوبی اعتماد بالای مشتریانی که احساس می‌کنند شما یک طرف تجاری منطقی هستید و به منافع آن‌‌ها اهمیت می‌دهید را جلب نمایید. اینکه فکر کنیم با عدم توجه به منافع مشتریان می‌توانیم از ثمرات نتایج مذاکرات بهره ببریم، تا حد زیادی خوش‌بینی است که می‌تواند زیان زیادی به شما و مجموعه‌ای که آن را نمایندگی می‌کنید، وارد نماید.

• مذاکره، نوعی شطرنج است:

هنگامی که در حال انجام بازی شطرنج هستید، معمولاً بدون توجه به طرف مقابل، تمرکز خود را فقط روی حرکت مهره‌ها و اثر هر حرکت بر روند بازی معطوف می‌کنید، در مذاکره هم باید سعی نمایید روند انتظارات و پیشنهادات طرف مقابل را به دقت دنبال کنید، آن‌‌ها را تحلیل کرده و به‌نحوی که منافع طرفین تا حد قابل‌قبولی حفظ شود، اجزای پیشنهادی و انتظاراتی طرف مقابل را جابه‌جا کرده و نظرات و پیشنهاد خود را وارد میدان نمایید به‌نحوی که به حالت ایده‌آل برسید.

به‌طور مثال وقتی قیمت‌گذاری براساس درجه کیفی، ابعاد محصول، خلوص، نوع بسته‌بندی، طول عمر و… می‌باشد و شما نمی‌خواهید قیمتی که مشتری ارائه می‌کند را پرداخت کنید، می‌توانید بر روی بالا و پایین کردن ملاک‌های قیمت‌گذاری متمرکز شوید، مثلاً تغییر ابعاد، خلوص یا کیفیت بسته‌بندی و…

• به تفاوت‌های فرهنگی و اقلیمی توجه داشته باشید:

شاید بتوان گفت، درک چارچوب فکری طرف مذاکره و نگرش‌های فرهنگی و حتی وضعیت اقلیمی منطقه‌ای که در آن هستند، کلید یافتن رویکرد مذاکره طرف مقابل باشد، بنابراین در هنگام مذاکره به تفاوت‌های فرهنگی (سنت‌ها، آداب و رسوم، پوشش، تعارفات، ادبیات و…) و همچنین وضعیت آب و هوایی و محیطی محل زندگی و یا کسب و کار طرف مقابل کاملاً توجه کرده و در تحلیل گفتار و رفتار و پیشنهادات ارائه شده، این موارد را هم لحاظ نمایید.

بنابراین به‌طور دائم فرضیات خود را مورد بازنگری قرار داده و به فرضیاتی که ممکن است طرف مقابل درباره شما دارد نیز توجه نمایید و تلاش کنید با ذهن باز و داشتن چارچوبی انعطاف‌پذیر در مذاکره، اختلافات موجود را رفع کنید.

داشتن درک کامل از هنجار‌‌ها و ارزش‌های فرهنگی طرفین مقابل، قبل از شروع جلسه مذاکره، نه تنها محترمانه است، بلکه از ارتباطات نادرست و رفتارهای ناصحیح جلوگیری می‌کند و مضافاً اینکه باعث ایجاد احترام متقابل نیز شده و ممکن است فضای مذاکره را تا حد بالایی تلطیف نماید.

• طرف مقابل را بشناسید:

شناسایی طرف مقابل یکی دیگر از فاکتورهای مهم در مذاکره موفق می‌باشد. تا آنجا که می‌توانید اطلاعات خود را در رابطه با طرف مقابل بیشتر کنید، شناخت روحیات، سوابق مذاکرات قبلی، عقاید و فرهنگی که به آن اهمیت می‌دهد، مناسبات اجتماعی و ارتباطی و… به ایجاد یک ارتباط سازنده در مذاکره کمک می‌کند.

• در مورد روند مذاکره به توافق برسید:

مشخص کردن روند صحیح مذاکره با طرف مقابل، برای اطمینان از پیشرفت در مراحل اولیه مذاکرات تا پایان، بسیار راهگشا خواهد بود.، هدف اصلی در این مرحله این است که طرفین مذاکره در مورد مسائل اولیه، موضوعات مورد بحث، جدول زمانی و حتی مکان جلسات، شرکت‌کنندگان و تعداد آن‌‌ها و… با یکدیگر توافق نمایند.

• پیش‌بینی حضور کارشناسان مورد نیاز:

هرچه پیش‌بینی شما از منابع انسانی و فنی که در طور مذاکره مورد نیاز خواهد بود، کاملتر باشد، روند مذاکرات با موانع کمتری روبه رو خواهد بود. حضور بموقع مترجمان، کارشناسان حقوقی، فنی، مالی و مالیاتی، تصمیم‌گیرندگان اصلی و… کلیدی است برای ایجاد یک راهبرد هماهنگ و نتیجه‌بخش.

• بر پایه اعتماد و اطمینان، رابطه تجاری برقرار کنید:

مذاکره زمانی اتفاق می‌افتد که طرف مقابل معتقد باشد که شما کالایی یا خدماتی دارید که نیازهای آن‌‌ها را برآورده می‌کند یا بالعکس شما مشتری واقعی برای کالا و خدمات آن‌‌ها هستید. بنابراین همواره در هنگام مذاکره، بر راه حل‌های مبتنی بر نیاز طرفین، تمرکز کنید. بنابراین اطلاع از اولویت‌‌ها و نیازهای طرف مقابل بسیار مهم است، اهتمام داشته باشید که در فرآیند مذاکره به جای اینکه به آنچه می‌خواهید بفروشید یا بخرید، فکر کنید، بر روی نیاز و چگونگی رفع نیاز طرف مقابل تمرکز نمایید.

• ساخت پل طلایی در مذاکره:

از جمله نکات بسیار مهم توصیه شده در مذاکره این است که اگر در هنگام گفت‌وگو با طرف مقابل متوجه شدید در مورد موضوعی دروغ به شما گفته می‌شود، تا حد امکان بکوشید این مسأله را مطرح نکرده و به روی طرف مقابل نیاورید.

ما باید تلاش کنیم اولاً آبروی طرف مقابل حفظ شود و مهم‌تر از آن با مطرح کردن دروغگویی طرف مقابل، ممکن است کل مذاکره به بن بست خورده و یا روند به‌طور غیرمنتظره‌ای تغییر نماید و شاهد گفتار و رفتار تند از طرف مقابل باشیم، بنابراین این عدم طرح دروغگویی طرف مقابل یک تاکتیک خردمندانه است.

براساس یک تاکتیک نظامی، گفته می‌شود که اگر دشمن به شما حمله کرد و از روی پلی عبور کرد، شما پل پشت سرش را خراب نکنید، چون وقتی دشمن بداند دیگر راه برگشتی ندارد، با تمام انرژی و توان خود برای شکست شما حمله خواهد کرد و راهی ندارد جز پیروزی. در عوض اقدام هوشمندانه این است که بروید و آن پل را از طلا بسازید تا اگر خواست عقب‌نشینی کند، از روی پل طلایی بگذرد و در این‌صورت حتی عقب‌نشینی هم افتخارآمیز است.

بنابراین وقتی در شرایط مذاکره، طرف مقابل از خط‌قرمز (پل) عبور کرده و به شما دروغ گفته است، بهترین کار این است که به او کمک کنید که دروغ‌هایش را به‌صورت آبرومند پس گرفته یا بپوشاند و عقب‌نشینی کند، به‌طور مثال طرف مقابل در رابطه با حجم تولیدات روزانه خود عدد اغراق‌آمیزی را بیان می‌کند، یا توان مالی خود را بسیار بیشتر از آنچه هست اعلام می‌کند و یا عدم داشتن چک برگشتی و حساب کاملاً معتبر را مطرح کند که واقعیت نداشته باشد.

شما در مورد حجم تولیدات می‌توانید بگویید، بله، ظرفیت بالای خط تولید شما خیلی ارزشمند است ولی متأسفانه وضعیت بازار به هیچ صنعتی اجازه نمی‌دهد از تمام ظرفیت خودش استفاده کند، حتی خیلی‌‌ها هم روبه ورشکستگی هستند و این حضور خوب شما در بازار نشان از توانمندی و تدابیر ارزشمند شما و مجموعه شما دارد، در مورد توان مالی و اعتبار، هم می‌توان گفت هرچند توان مالی و عدم چک برگشتی و اعتبار بانکی مهم است ولی ارزشمندتر از آن تعهد و مسؤولیت‌پذیری شما در قبال طرف‌های تجاری و مشتریانتان است وگرنه من کمتر مجموعه‌ای را سراغ دارم که در شرایط خاص دچار مشکلات چکی و اعتبار بانکی نشده باشد، ما به وفاداری شما به منابع تأمین یا مشتریانتان و رفتار خوب و حرفه‌ای شما علاقه‌مند شده‌ایم وگرنه به‌قول معروف پول که در بانک هم خیلی زیاد است.

• حفظ خطوط قرمز و عدم عدول از آن:

خط قرمز، حداقل خواسته‌های ما یا حداکثر امتیازاتی است که حاضریم به طرف مقابل بدهیم. اگر خط قرمز نداشته باشیم و یا با اندک فشاری از طرف مقابل، از آن‌‌ها عبور کنیم، باید امتیازات فراوانی بدهیم و کم‌‌ترین عواید ممکن را دریافت کنیم و در واقع عملاً ما در مذاکره شکست خورده و یا حداقل متضرر و مغبون شده‌ایم.

البته در نظر داشته باشیم که خطوط قرمز باید بسیار حساب شده و براساس ظرفیت‌‌ها و شرایط تعریف شده باشد که عملاً عدول از آن‌‌ها ما را دچار خسران می‌نماید، نه اینکه میل و انتظار خود را از نتایج ایده‌آل مذاکره، به‌عنوان خط قرمز تعریف نماییم.

• از مذاکرات بی‌سرانجام پرهیز کنید:

برای همه ما پیش می‌آید که تصمیم‌های نادرست شخصی را صرفاً به خاطر انرژی زیادی که صرف شان کرده‌ایم، ادامه می‌دهیم، مثلاً وقتی با یک فرد یا شرکت، پنج جلسه مذاکره داشته‌ایم، به‌رغم تمام مشکلات و اختلاف‌نظر‌‌ها و حتی گره‌های کور، احساس می‌کنیم که ترک مذاکره منطقی نیست، چون خیلی وقت صرف آن کرده‌ایم!

واقعیت این است که ما سختی و هزینه و زمان‌هایی که در گذشته صرف کرده‌ایم و چالش‌هایی را که مدیریت نموده‌ایم را می‌بینیم، ولی کمتر به این فکر می‌کنیم که با ادامه دادن یک رابطه، مذاکره و تصمیم، چقدر باید سختی و چالش بیشتر را تحمل نماییم.

• هیچوقت صرفاً یک گزینه را پیش‌روی طرف مقابل قرار ندهید:

بدیهی است که هیچکس دوست ندارد یک گزینه را از میان تنها گزینه ارائه شده انتخاب کند!

یکی از دلائل مهم مدل‌های مختلف خودروهای یک خودروساز، تنوع گوشی‌‌ها و تقریباً هر کالا و محصولی که در اطراف خود می‌بینید این است که مشتری احساس کند قدرت انتخاب به او داده شده است و اصلاً تحمیلی برای خرید یک مدل یا طرح یا رنگ یا … نیست.

در هنگام مذاکره هم هیچوقت طرف مقابل در شرایطی قرار ندهید که احساس کند شما تنها یک گزینه در برابرش گذاشته‌اید و او یا باید آن را بپذیرد و یا موضوع تمام شده است، در این‌صورت فقط در شرایط بسیار خاص، طرف مقابل حاضر به پذیرش تنها پیشنهاد شما می‌شود، ولی معمولاً مذاکره با شکست مواجه و خاطر تلخی هم از آن در ذهن طرف مقابل باقی می‌ماند که نوعی بازدارندگی را برای مذاکرات بعدی با شما ایجاد می‌کند.

• در متقاعد کردن دیگران، شتاب‌زده رفتار نکنید:

متقاعد‌سازی به این معناست که یک نفر می‌خواهد نظر فرد دیگری را تغییر داده و به نظر خود نزدیک تر کند و این امر به هیچ وجه ساده نیست، چون انسان‌‌ها دیدگاه‌های خود را بخشی از هویت خود می‌بینند و حاضر نیستند به سادگی آن‌‌ها را تغییر دهند.

حالا فرض کنید که بخواهید سرعت این فرآیند را هم افزایش دهید، می‌توان انتظار داشت که مقاومت طرف مقابل هم افزایش پیدا کند. به گفته راجر داوسون، مقاومت مردم در برابر متقاعدسازی، شبیه مقاومت هوا در برابر حرکت است، اگر آرام حرکت کنید آن را چندان حس نمی‌کنید اما اگر با شتاب حرکت کنید، این مقاومت کاملاً می‌تواند مانع‌تان شود.

• ارزش سکوت در مذاکره را دست کم نگیرید:

سکوت به‌موقع در مذاکره، می‌تواند ابزاری برای امتیاز گرفتن باشد. موارد بسیاری وجود دارد که شما می‌توانید نارضایتی خود و انتظار امتیازات بیشتر را با سکوت نشان دهید.

تحمل فضای سکوت برای بیشتر انسان‌‌ها سخت و دشوار است و معمولاً ترجیح می‌دهند زودتر صحبت کنند تا سنگینی سکوت شکسته شود، حتی اگر این صحبت کردن به قیمت دادن امتیاز بیشتر و کمی عقب‌نشینی باشد.

یکی دیگر از کارکردهای سکوت در مذاکره این است که می‌توانید به‌طور کامل گفته‌های طرف مقابل را هضم و تحلیل کنید و هنر گوش دادن خود را تقویت کنید.

• بین موضوعات محوری و موضوعات جذاب، تعادل ایجاد کنید:

اجازه دهید در طول جلسات مذاکره، صحبت‌‌ها به سمتی برود که به هر دو نیاز محوریت و جذابیت برای طرفین مذاکره، پاسخ داده شود.

درست است که هدف نهایی رسیدن به توافقات کاری است، اما گاهی موضوعاتی خارج از محور گفت‌وگو می‌باشد ولی برای یکی از طرفین جذابیت دارد و طرح این نوع موضوعات کمک می‌کند تا مذاکره بهتری رقم بخورد.

• مدیریت احساسات:

مهم نیست که بخشی از گفت‌وگو‌‌ها تا چه میزان احساساتتان را برانگیخته کرده است، اصول مذاکره می‌گوید که باید تلاش کنیم تا آن‌‌ها را به خوبی و با دقت مدیریت کنیم.

ممکن است با فردی وارد مذاکره شده اید که قصد دارد آستانه صبر شما را ارزیابی کند، آرام و حرفه‌ای برخورد کنید زیرا که وقتی منطقی و حرفه‌ای دیده شوید، طرف مقابل بیشتر تمایل دارد که نگرانی‌های واقعی خود را در مورد موضوع مذاکره با شما در میان بگذارد و در نهایت بیشتر به همکاری با شما ترغیب می‌شود.

• بیشتر از اینکه حرف بزنید، سؤال بپرسید:

به‌نظر می‌رسد که اکثر ما نوعی تمایل مهارنشدنی به حرف زدن داریم، خصوصاً اینکه فکر می‌کنیم با حرف زدن، می‌توانیم جریان مذاکره را کنترل کنیم، خواسته‌ها، استدلال‌ها، انتظارات و نقدهای خود را بیان کنیم و امتیاز بیشتری بگیریم و سهم بیشتری از مذاکره را به خود اختصاص دهیم.

گوش دادن، واقعاً سخت است زیرا کسی که می‌خواهد شنونده خوبی باشد، باید ذهن خود را متمرکز کند، از قضاوت‌های زود هنگام فاصله بگیرد، گفت‌وگوهای درونی و افکار ناخودآگاه منفی ذهن خود را مهار کند و خود را مدیریت کند تا وارد صحبت طرف مقابل نشود و… تا بتواند بگوید من شنونده خوبی بوده‌ام.

به‌جز گوش دادن و حرف زدن، حد میانه و مهمی هم وجود دارد و آن استفاده از فرصت‌های حرف زدن برای سؤال پرسیدن است که هم مسیر مذاکره را به سمتی که می‌خواهیم سوق دهیم، صحبت‌های طرف مقابل در پاسخ به سؤال شماست، پس می‌توانید شنونده بهتری باشید، وقتی تصمیم به سؤال پرسیدن می‌کنید، مجبور هستید تمرکز بالاتری روی مذاکره و روند آن داشته باشید و شاید مهم‌تر از همه احساس بهتری را به طرف مقابل منتقل می‌کنید و او احساس می‌کند که شما سهم بیشتری از صحبت کردن را به ایشان داده‌اید.

کوین هوگان؛ نویسنده کتاب «علم نفوذ در دیگران» می‌گوید، انسان‌‌ها صحبت‌های شما را به‌سادگی قبول نمی‌کنند، آن‌‌ها فقط حرفی را که خودشان گفته باشند قبول دارند و تنها راهی که می‌توانید طرف مقابل را وادار کنید که حرف مورد نظر شما را بگوید، سؤال پرسیدن است.

• انعطاف‌پذیری مناسب داشته باشید.

عنصر کلیدی برای موفقیت در مذاکره، یافتن تعادل مناسب بین منافع شما و طرف مقابل است، چارچوب‌بندی در مذاکره باید دارای صداقت و ذهنیت باز باشد و به هر دو طرف این امکان را بدهد تا تعادل درست را پیدا کنند.

راهبرد مذاکره موفق باید منجر به ارزش آفرینی در مذاکره شده و در طول زمان به‌طور متقابل سودمند باشد، علاوه بر این داشتن درک کافی از مسائلی که شاید طرف مذاکره کننده شما با آن‌‌ها روبرو می‌شود، عنصر اصلی در ایجاد یک قرارداد واقع‌بینانه و با دوام خواهد بود.

• مذاکره گروهی ارجحیت دارد به مذاکره تک نفره:

وقتی انتظار می‌ود در یک مذاکره فشار روانی بالایی به طرفین مذاکره وارد شود، بهتر است این مذاکرات به‌صورت تیمی انجام شود تا هم فشار روانی توزیع شده و هم تمرکز مذاکره‌کنندگان به هم نخورده و بتوانند روند صحیح، نتیجه بخش و مؤثر را برای پیشبرد مذاکره، حفظ نمایند.

• تعهدی را بدهید که هم قابل انجام باشد و هم قصد انجام آن را دارید.

فقط به اقداماتی که واقعاً قصد انجام آن‌‌ها را دارید متعهد شوید، همان‌طور که انتظار دارید طرف مذاکره نیز این کار را انجام دهد. بنابراین اگر موردی وجود دارد که از توان شما خارج است به‌طرف مقابل اطلاع دهید تا از آسیب‌های احتمالی به اعتبار خودتان و یا سازمان متبوع جلوگیری شود.

در ضمن در حین مذاکره مطمئن شوید که طرف مقابل (مذاکره‌کننده) از سطح اختیارات مناسب با موضوع مذاکره برخوردار است و می‌تواند به تعهداتی که می‌دهد، عمل نماید.

• مکتوب کردن مذاکرات:

مکتوب کردن مذاکرات و موضوعات در حین و یا بعد از جلسه مهم است، برخی اوقات مکتوب نکردن ممکن است باعث بروز اختلافات زیادی در داخل تیم خودتان یا با تیم طرف مقابل شود، شما به‌عنوان مذاکره‌کننده نیاز دارید مواردی مانند دستور جلسه، برنامه جلسه، صورت جلسه، نکات مهم جلسه، پیگری‌های بعد از جلسه را در طول مذاکره حتماً مکتوب نمایید. گزارش جلسه برای مسؤولین ارشد و همچنین جمع‌بندی جلسه (نتیجه جلسه از نظر شما) جهت ارائه به‌طرف مقابل از دیگر مواردی است که در صورت لزوم باید مکتوب و ارائه گردد.