ویژگی‌های نیروی انسانی کارآمد و اثربخش

گردآوری، تنظیم و تألیف، علیرضا رضایی

مشاور و مدرس حل مسأله در کسب‌وکار

Alireza.rezaee0@gmail.com

  مقدمه:

اگر بخواهیم به‌صورت خلاصه و ساده شده واژه‌های اثربخشی و کارایی را تعریف کنیم، باید بگوییم که اثربخشی یعنی انجام کارهای درست و کارایی یعنی انجام درست کارها، و باید توجه داشته باشیم که مفهوم اثربخشی در درون مفهوم کارایی جا دارد. کارآیی جنبه کمی و اثربخشی جنبه کیفی دارد و مجموع این دو در کنار هم، بهره‌وری را تشکیل می‌دهند.

در برخی مواقع اثربخشی و کارایی کاملاً بر روی هم منطبق نیستند یعنی مسیر حرکت نیروی انسانی و یا سازمان کاملاً به سوی اهداف نیست و حتی زاویه زیادی پیدا کرده است (اثربخشی ضعیف است) ولی فعالیت‌های انجام گرفته در سازمان و یا توسط کارمند به‌درستی و خوب انجام می‌گیرد (کارایی خوبی وجود دارد) در نتیجه بهره‌وری پایین است، جالب است که در برخی اوقات بخشی از مسائل سازمان‌ها از همین جا شکل می‌گیرد، یعنی فاصله بین شرایط مطلوب و وضعیت موجود که باید با استفاده از تکنیک‌های روشمند و کارتیمی نسبت به حل مسأله اقدام نمود.

بدیهی است؛ وقتی کارایی هم ضعیف باشد، آن وقت است که وضعیت بحرانی خواهد بود، زیرا در وضعیت قبلی با تنظیم برنامه‌ها، اخذ بازخورد و اصلاح مسیر، آموزش و… می‌توان وضعیت اثربخشی فرد یا سازمان را بهبود بخشید، ولی وقتی کار‌ها در یک سازمان و یا توسط نیروی انسانی به خوبی انجام نمی‌گیرد، سرمایه انسانی و سازمانی دچار ضعف و خطاست و در این‌صورت بهبود شرایط، پروسه پیچیده و به‌مراتب مشکل‌تری را باید طی کند.

در این مقاله سعی گردیده است ویژگی‌های نیروی انسانی کارآمد و اثربخش (به‌صورت جداگانه) را همراه با توضیحات مختصری، معرفی نماییم که می‌تواند کمک مؤثری برای مدیران شرکت‌ها در جهت ارزیابی سرمایه انسانی مجموعه خود، باشد. در برخی ویژگی‌ها اثربخشی و کارایی بسیار نزدیک به هم هستند و در متن ذیل ممکن است باتوجه به تجربه و تخصص شما خواننده گرامی، برخی از ویژگی‌های اثربخشی باید در دسته کارایی نیروی انسانی قرار می‌گرفت و یا بالعکس و نگارنده صرفاً نظر خود را اعلام کرده که می‌تواند دقیق نباشد و یا به لحاظ نزدیکی معانی، برخی ویژگی‌ها عملاً می‌توانند در هر دو دسته قرار بگیرند.

ویژگی‌های نیروی انسانی کارآمد:

• فردی خلاق است و پیشنهادات سازنده‌ای در جهت بهبود کار و نتایج ارائه می‌دهد.
• فردی شاداب و پرانرژی است و عملکردی فراتر از حد انتظار دارد.
• قابل اعتماد است و دارای سلامت اخلاقی است و اهل دریافت رشوه، زد و بند، چاپلوسی و… نیست.
• فردی پیگیر است و تا کار‌ها را به نتیجه نرساند دست از تلاش برنمی‌دارد. نتیجه‌گرایی یکی از خصوصیات کارمندان کارآمد است هرچند که صرف نتیجه‌گرایی، ممکن است باعث مخدوش شدن اثربخشی شود.
• درک درست و کاملی از خواسته‌ها دارد و دقیقاً می‌داند وقت و انرژی خود را باید صرف چه اموری بکند.
• وقتی کاری به او سپرده می‌شود این اطمینان وجود دارد که از عهده انجام کار‌ها به خوبی و در زمان مقرر بر می‌آید.
• تحت فشار کاری و در شرایط دشوار عملکرد خوبی دارد و خود را نمی‌بازد. استرس‌های شغلی را به خوبی مدیریت می‌کند.
• به قوانین، مقررات، بخشنامه‌ها و… مسلط است و در چارچوب قوانین و مقررات عمل می‌نماید. قانون‌مداری رکن اصلی کارایی است، عمل در چارچوب قانون و آیین‌نامه‌ها، خودبه‌خود سطح کارایی نیروی انسانی را بالا می‌برد.
• در انجام کار دقیق است، به جزئیات توجه کرده و اهمیت می‌دهد و دچار اشتباه نمی‌شود. در ساعات اداری سعی می‌کند تمرکز را بر انجام درست کار‌ها معطوف نماید و از مسائل حاشیه‌ای و وقت‌گذرانی با گوشی و یا صحبت کردن (تلفنی و یا با همکاران) در مورد موضوعات غیرکاری، دور می‌نماید.
• در انجام وظایف شغلی، سرعت عمل دارد. اتلاف وقت نمی‌کند، با برنامه‌ریزی و نظم فعالیت نموده و کار‌ها را به‌موقع تحویل می‌دهد.
• فردی منظم، مسؤولیت‌پذیر و پاسخگوست. به هیچ عنوان نگرش‌هایی مانند اینکه فقط زمان طی شده و روزکاری پایان پذیرد، کمتر کار کرده و سعی نماید کار‌ها را به دوش دیگران بیندازد، به‌گونه‌ای با مراجعه‌کنندگان برخورد نماید که کمتر کسی به سراغش بیاید و… ندارد.
• عصای دست است و مدیر دوست دارد انجام کار‌ها به‌خصوص مواردی که نیاز به دقت و نظم بالا دارد و یا حساس و مهم است را به او بسپارد.
• از شغل خود و شرایط کاری، راضی و خشنود است و اگر اعتراض و نقدی دارد موارد را بدون تنش و حتی‌المقدور همراه با ارائه راه‌حل به مقام بالاتر منتقل می‌کند.
• کارهای نیمه‌تمام، ر‌ها شده و به نتیجه نرسانده ندارد. برایش بسیار مهم است که هرکاری را به‌طور کامل به اتمام برساند تا دیگران به‌خاطر نقص کارهای وی، دچار مشکل نشوند و روند امور سازمانی و حرکت به سمت اهداف با مشکلی مواجه نشود.
• در ساعات کاری، صرفاً به انجام وظایف محوله می‌پردازد و سرگرم کارهای شخصی و غیرسازمانی نمی‌شود.
• تسلط کافی بر نرم‌افزارهای کاربردی و تجهیزات مربوط به شغل خود داشته و به‌خوبی از آن‌ها استفاده می‌کند.
• خود، مدیر است و نیاز به نظارت مستمر و مستقیم نداشته و این تعهد به کار و خودمدیری، الهام‌بخش دیگر همکاران نیز می‌شود.
• کار و مسؤولیت سازمانی که به انجام آن مکلف شده است را در شأن خود دانسته و از روی میل و رغبت به انجام آن می‌پردازد و نه زور و اجبار.
• نسبت به حضور، خواسته‌ها، مشکلات و دغدغه‌های مشتری/ارباب‌رجوع، حساس و دارای حس مسؤولیت است و کار آن‌ها را تا حصول نتیجه دنبال می‌کند.
• صراحت کلام دارد و موضوعات را به دقت و روشنی و به‌شیوه‌ای قانع‌کننده توضیح می‌دهد. برخورد سرسری و بی‌محلی با دیگران مخصوصاً مراجعه‌کنندگان را امری نادرست می‌داند.
• کنجکاو است و از تجارب جدید استقبال می‌کند. به‌طور کلی هرچیزی که باعث ارتقای مهارت و دانش وی برای انجام بهتر امور می‌شود، برایش جذاب است و بابت یادگیری، نسبت به پرداخت هزینه مناسب ابائی ندارد.
• سایر همکاران سؤالات کاری خود را با وی در میان می‌گذارند و از وی راهکار می‌خواهند. در حوزه کاری خود به‌عنوان متخصص و خبره شناخته می‌شود.
• از انجام کار‌ها طفره نمی‌رود. نه تنها کار خود را به دیگران تحمیل نمی‌کند (روی دوش دیگران نمی‌اندازد)، بلکه جور دیگران را نیز می‌کشد.
• با هدف بهبود فرآیند کار، روال معمول کار‌ها را به چالش می‌کشد و ایده‌های خوبی برای بهبود ارائه می‌دهد. همواره نیم‌نگاهی در استفاده از فناوری و روش‌های خلاقانه جهت انجام امور و فعالیت‌های کاری دارد.
• در تعاملات کاری، خصوصاً با طرف‌های خارج از سازمان مثل مشتریان، ارباب‌رجوع و یا تأمین‌کنندگان و… مبهم، غامض و پیچیده حرف نمی‌زند. توانایی توضیح و تشریح موضوعات پیچیده را به شیوه‌ای ساده و قابل فهم را به‌خوبی دارد.
• با کار و عملکرد خود، موجبات زیرسؤال رفتن دیگران، خصوصاً همکاران، مافوق و سازمان متبوع خود را فراهم نمی‌کند.
• عملکرد دیگران روی انگیزه وی تأثیری ندارد. کم‌کاری همکاران و یا طرف‌های کاری، وی را از انجام درست کار‌ها دلسرد و دلزده نمی‌کند.
• ترجیح می‌دهد از روش‌های جدید جهت انجام کار استفاده کند تا روش‌های تجربه شده و تکراری دارای ضعف. به بهبود مستمر در انجام کار وفادار است و از هر فرصتی برای بهینه شدن زمان، هزینه و نتیجه کار، استفاده می‌کند.
• وقتی کاری برای انجام دادن وجود دارد، شروع‌کننده خوبی است و منتظر دیگران نمی‌ماند.
• وقتی کار‌ها طبق روال پیش نمی‌رود، احساس سردرگمی نمی‌کند. خود را نمی‌بازد و با تلاش خود و بسیج کردن دیگران، به اوضاع سر و سامان می‌بخشد.
• در نگهداری از تجهیزات و لوازم اداری که در اختیار اوست، کوشاست و از آن‌ها استفاده شخصی به‌عمل نمی‌آورد.
• سختکوش و پرتلاش است. منتظر دستور کار روزانه نمی‌ماند، برنامه منظمی برای خود تنظیم کرده و کار‌ها را به‌گونه‌ای به سرانجام می‌رساند که نمی‌شود ایرادی بر آن‌ها گرفت.
• اگر به شغل دوم (یا سوم) اشتغال دارد. در ساعات اداری که موظف است به سازمان خدمت کند، زمان و انرژی خود را صرف کار شرکت کرده و به کارهای دیگر مربوط به مشاغل دیگرش نمی‌پردازد. به‌طور کلی حتی‌الامکان سعی می‌نماید شغل دومی نداشته تا تمرکز کاملی روی شغل اصلی خود داشته باشد.

ویژگی‌های نیروی انسانی اثربخش:

• فرامین و دستورات مافوق را می‌پذیرد و تمرد از دستورات ندارد و در صورت داشتن نظر، نقد و یا ایده جدیدی، مراتب را در کنار انجام وظیفه به اطلاع مافوق می‌رساند.
• روحیه حمایت‌کننده و کمک‌کننده‌ای داشته و بدون هیچ چشم‌داشتی به سایرین در انجام وظایفشان کمک می‌نماید.
• صرفاً محدود به انجام وظایف مصوب و ابلاغی خود نیست و در راستای اهداف سازمانی به امور فراتر از وظایف نیز می‌پردازد.
• فردگرا و خودمحور نیست و در کارهای تیمی و مشترک، همراهی و عملکرد خوبی به نمایش می‌گذارد.
• وقتی به او نیاز است در دسترس است و آماده برای کمک و همکاری، حتی در ساعات غیرکاری.
• اهل شکایت، گله کردن و غر زدن نیست، نارضایتی‌های وی از نوع انتقاد سازنده است.
• تجارب و دانش تخصصی خود را در اختیار دیگران قرار می‌دهد و در صورت لزوم آن‌ها را راهنمایی می‌کند. نگران این نیست که دیگران جای وی را بگیرند و روی دستش بلند شوند!
• برای ارباب‌رجوع وقت می‌گذارد و به آن‌ها مشاوره‌های درست می‌دهد. مسؤولانه به تکریم ارباب‌رجوع وفادار است و سعی می‌کند بهترین خدمات ممکن در کم‌ترین زمان ارائه شود.
• سرگرم کار خویش است، از حواشی دوری می‌کند و با مباحثی مثل شایعه پراکنی، زیرآب‌زنی، چاپلوسی، ظاهرسازی، اغراق و شلوغ کاری و این‌گونه رفتارها، میانه‌ای ندارد.
• به منافع شرکت/سازمان توجه دارد. فردی وفادار است و سعی در تأمین حداکثری منافع شرکت را دارد. حقوق و حق‌الزحمه دریافتی را در قبال بهترین عملکرد در طول ساعات کاری می‌داند.
• میل به یادگیری موضوعات جدید و پیشرفت شغلی دارد. به‌طور مستمر دانش شغلی خود را به‌روزرسانی می‌ نماید نگران این نیست که با یادگیری موضوعات جدید، کاری بیشتری روی دوش وی بیفتد.
• اهل پرخاشگری، خشونت، دشمنی، غرض‌ورزی و… با کسی نیست و این کار‌ها را ناصحیح و تخریب‌کننده کارایی و کارتیمی دانسته و از این راه‌ها برای پیشبرد اهداف خود استفاده نمی‌کند.
• فردی صادق و صمیمی است و با همکاران روابط دوستانه‌ای دارد. دیگر همکاران در کنار او احساس آرامش و راحتی می‌کنند و همیشه از کمک‌ها و همراهی ایشان استفاده می‌کنند.
• هم میل به پیشرفت شغلی دارد و هم توان و قابلیت پیشرفت. فرد مستعدی به حساب می‌آید و آینده شغلی خوبی در انتظار وی است.
• به سازمان/شرکت، وفادار است و تمایلی به ترک آن ندارد. سعی می‌کند مشکلات و موانع انگیزشی را برطرف کند، نه اینکه از آن‌ها دوری گزیده و یا با ترک شرکت از آن‌ها فرار کند.
• به کار و انجام وظایفی که برای آن حقوق می‌گیرد و مسؤولیتش را پذیرفته است، علاقه‌مند است و از روی میل و رغبت به انجام وظایف می‌پردازد و نه از روی اکراه.
• از امکانات و لوازم اداری در جهت کارهای شخصی استفاده نمی‌کند.
• کارهای درست را تشخیص می‌دهد و آن‌ها را به‌درستی نیز به انجام می‌رساند.
• به آینده امیدوار و خوش‌بین است و اهل شکایت و دامن زدن به ناامیدی نیست.
• خوش‌بینی مفرط نسبت به سازمان و شرایط بازار و رقبا و این‌گونه موارد نداشته و با درک و انتقال واقعیت‌ها همواره بهبود و ارتقاء خود و شرکت/سازمان را دنبال می‌کند.
• بدون مقاومت غیرمنطقی و گارد گرفتن و ناراحتی، اشتباهات احتمالی خود را در کار می‌پذیرد و گردن دیگران نمی‌اندازد. اهل فرافکنی و یا پنهان‌کاری نیست.
• اهل کارشکنی، خرابکاری و وقفه انداختن در کار سازمان و دیگران نیست. به‌طور کلی از هر اقدام و رفتاری که باعث ایجاد خدشه و یا توقف در روند مجموعه به‌طرف اهداف خود می‌شود، پرهیز می‌کند.
• بدون ملاحظه و مماشات، اگر از کسی و در جایی انحراف یا فسادی مشاهد کند، آن را افشاء می‌کند.
• اهل زد و بند با مشتریان، دیگر همکاران، تأمین‌کنندگان، مشتریان و پیمانکاران مجموعه نیست و به‌گونه‌ای عمل نموده است کسانی که قصد چنین رفتارهایی دارند از مطرح کردن آن موضوع با ایشان، خودداری می‌نمایند.
• از روی میل و اختیار در پی پذیرش و انجام داوطلبانه کارهاست. پیشرفت امور و رضایت مدیران، همکاران و مراجعه‌کنندگان، ارزش بالایی برای او دارد و بنابراین پرانرژی و خستگی‌ناپذیر در انجام خدمت، به‌نظر می‌رسد.
• در شرایط سخت، دشوار و بحرانی، رفتار مناسب و کاملاً مدیریت شده‌ای دارد و روحیه حمایتی و کمک‌کننده‌ای دارد.
• با تغییرات همراه است و به‌خاطر تغییر روند طبیعی و یکنواخت قبلی و عادت‌ها و یا نیاز به تمرکز و عملکرد بالاتر و این قسم مسائل، در برابر تغییر و تحولات سازمان و نوآوری‌های فناورانه و سیستمی، مقاومت نمی‌کند.
• در حضور افراد غیر (مشتری، ارباب‌رجوع، کارفرمای شرکت، پیمانکاران، تأمین‌کنندگان، حتی دوستان و…) از سازمان خود بدگویی نمی‌کند، ضعف و کاستی‌ها را بیان نکرده و آن مجموعه را زیرسؤال نمی‌برد.
• اهل بزرگ نمایی و رفتارهای اغراق گونه، نمایشی و بلوف در کار نیست، برای فراز از کار و مسؤولیت، کارهایی که در حال انجام آن است را بزرگ جلوه نمی‌دهد و خود را گرفتار در انواع کارهای پرمسؤولیت و پرمشغله، معرفی نمی‌کند.
• به دیگران انگیزه می‌دهد، حضور مثبت و پرانرژی وی در جمع به خوبی احساس می‌شود. شاید بتوان گفت که حتی در برخی از امور برای دیگر همکاران خود الهام‌بخش است و به‌عنوان الگو پذیرفته شده است.
• به همکاران تازه وارد بدون هیچ‌گونه چشم‌داشتی کمک می‌کند و کار را به آن‌ها یاد می‌دهد.
• هدفمند است و دارای برنامه کار روزانه و هفتگی و برنامه رشد علمی و مهارتی است، زمان پِرت بسیار کمی دارد.
• کار کردن با وی برای سایر همکاران، راحت و دلپذیر است. انتخاب اول سایرین برای همکاری در پروژه‌ها و گروه‌های ماتریسی است.
• صریح است و جسارت و شجاعت ابراز مخالفت و بیان نقد و دیدگاه مخالف خود نسبت به برخی رویه‌ها، فرمان‌ها و قواعد و قوانین را دارد.
• به‌طور کلی اهل یادگیری و افزایش مهارت و توان علمی خود است، وانمود به دانستن نمی‌کند و نادانسته‌های خود را بدون لکنت و نگرانی از اینکه در آن موضوع کم اطلاع جلوه نماید، به زبان می‌آورد.
• در حوزه تخصصی خود، آثار ماندگاری را بر جای گذاشته است، اعم از ایده‌های خوب و مؤثر، حل مسائل اساسی و یا مهم، بهبود مقررات، آیین‌نامه‌ها، رویه‌ها و همچنین گردش کار بخشی و یا سازمانی و…
• به شغل و سازمان خود افتخار می‌کند و در جامعه (دوستان و خانواده و…) مجموعه‌ای که در آن کار می‌کند را معرف خود می‌داند و از بردن نام سازمان/شرکت خود احساس حقارت نمی‌کند.
• مسائل را به خوبی تشخیص می‌دهد. آن‌ها را تحلیل و ریشه‌یابی کرده و با آسیب‌شناسی درست (به‌تنهایی و یا کمک از مشاوره دیگران و یا کار تیمی) نسبت به ارائه راه‌حل‌های نتیجه بخش، اقدام می‌کند.
• به منافع بلندمدت سازمانی توجه دارد، دلسوزی و وفاداری قابل‌توجه‌ای داشته و تمام تلاش خود را جهت حفظ و ارتقاء منافع مجموعه‌ای که در آن کار می‌کند، به‌عمل می‌آورد.
• روزهایی که در شرکت حضور ندارد، خلأ وی به‌خوبی احساس می‌شود. (یکی از توصیه‌های مهم اینجانب به افرادی که در یک مجموعه مشغول به‌کار می‌باشند این است که بنحوی عمل نمایند که در زمانی که در مرخصی و یا مأموریت به‌سر می‌برند، عدم حضورشان کاملاً به چشم بیاید. این موضوع شرط ماندگاری، امنیت بالای شغلی و ارتقای سازمانی است)
• اصل توازن بین کار و زندگی را به خوبی رعایت می‌کند. زندگی خود را فدای کار و بر عکس کار را فدای زندگی خود نمی‌کند، از مرخصی‌ها به خوبی استفاده کرده و بدین‌ترتیب در حد مطلوبی تجدید قوا و روحیه می‌کند.
• واقع‌گراست، درک خوبی از شرایط و واقعیت‌ها دارد. اهل سیاه‌نمایی و منفی‌گرایی و یا خوش‌بینی مفرط و هیجان‌زدگی کاذب نیست، هم به قوت‌ها توجه دارد و هم ضعف‌ها را می‌شناسد و توان خود را جهت تقویت قوت‌ها و رفع ضعف‌ها به‌کار می‌بندد.
• خواهان اطلاع از عملکرد خود است. از مافوق بازخورد فعالیت‌ها و ارزشیابی از عملکرد خود را می‌خواهد. بنابراین ضعف‌های خود را توجیه نمی‌کند و برای رفع آن‌ها تلاش می‌کند.
• در حوزه تخصصی و کاری خود، به اقدامات رقبا و شرکت‌های پیشرو و روند بازار و تغییرات آن توجه کافی دارد. از آن‌ها ایده می‌گیرد و کار خود را بهبود می‌بخشد.
• در جلسات کاری عملکرد مناسبی دارد، فعال، پویا و مؤثر است و حضور وی در جلسه، به غنای مباحث و تصمیمات کمک می‌کند.
• منافع خود را در کنار منافع شرکت/سازمان تعریف و تعقیب می‌نماید و به‌گونه‌ای عمل می‌نماید که دستیابی به یکی، مانع تحقق دیگری نمی‌شود.
• درک درستی از چشم‌انداز، اهداف و استراتژی‌های مجموعه خود دارد و اقدامات خود را در آن راستا تنظیم می‌نماید.
• به فرهنگ سازمانی شامل آداب، رسوم، آیین‌ها، ارزش‌ها، باورها، رفتار‌ها نماد‌ها و… احترام می‌گذارد و آن‌ها را زیر پا نمی‌گذارد ولی این به آن معنا نیست که اگر نقطه‌نظر و نقدی در رابطه با برخی از آن‌ها دارد. مراتب را به مقام بالاتر منتقل ننماید.