عبدالحمید اشراق‌نیا جهرمی مسعود جاودانی تبریزی‌نژاد چکیده: امروزه استفاده از راه‌حل‌های نوین فناوری برای کسب موفقیت در بازارهای جهانی فعلی و آینده، به عنوان یک نیاز و مزیت رقابتی درآمده و به یک اجبار سازمانی تبدیل شده‌اند. سازمان‌های پیش‌تاز صنعتی با تکیه بر راه‌حل‌های مبتنی بر IT، نه تنها مشکلات خود را مرتفع ساخته‌اند […]
عبدالحمید اشراق‌نیا جهرمی
مسعود جاودانی تبریزی‌نژاد
چکیده:
امروزه استفاده از راه‌حل‌های نوین فناوری برای کسب موفقیت در بازارهای جهانی فعلی و آینده، به عنوان یک نیاز و مزیت رقابتی درآمده و به یک اجبار سازمانی تبدیل شده‌اند. سازمان‌های پیش‌تاز صنعتی با تکیه بر راه‌حل‌های مبتنی بر IT، نه تنها مشکلات خود را مرتفع ساخته‌اند بلکه مزیت رقابتی استراتژیک را برای کسب موفقیت در بازارهای جهانی فراهم آورده‌اند. این راه‌حل‌ها از لحاظ مفهومی، رویکردهای استراتژیک کسب و کار هستند که سازمان‌ها را مسلح می‌کنند تا قادر باشند در ابعاد مختلف کسب و کارشان مانند: محصول، فرایند و ساختار سازمانی به ابداع و نوآوری بپردازند و به اهدافی از قبیل کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت و تسریع در تحویل به بازار برسند و بتوانند عملکرد و توان رقابتی هود را بهبود بخشند. ما نیز برای توسعه نظام پیمانکاری در کشور ناچاریم به راه‌حل‌های IT روی بیاوریم تا بتوان داده‌ها، اطلاعات و دانش مربوط به پروژهها را در یک مخزن نگهداری کرد و آنها را برای استفاده افراد ذی‌نفع و درگیر در پروژه به اشتراک گذاشت تا از این طریق امکان بهبود عملکرد سیستم پیمانکاری با کاهش قیمت تمام شده و سودآوری بیش‌تر پروژه حاصل گردد.
در این مقاله یک مدل کسب و کار مبتنی بر فناوری اطلاعات با تمرکز بر نظام پیمانکاری ارایه می‌گردد تا بتوان مزایا و توانایی‌های راه‌حل‌های IT در پوشش فرایندهای کسب و کار برای حوزه پیمانکاری را نشان داد.
مقدمه:
حوزه‌های مختلف صنعت از جمله شرکت‌های مهندسی و پیمانکاری در واکنش به فشارهای رقابتی و تغییرات بازار و خنثی نمودن اثرات آن، از روی عادت به سخت‌تر و سریع‌تر کارکردن روی می‌آورند غافل از این‌که منابع سازمان به ویژه افراد را تا یک سقف محدودی می‌توان تحت فشار قرار داد و انتظار بیش‌تر از آن بیهوده است. تمامی سازمان‌های درگیر در نظام پیمانکاری همیشه به دنبال دو هدف اساسی بر روی هر پروژه‌ای هستند، اولاً خروجی مطلوب و موفقیتآمیز برای کارفرما یا مشتری و ثانیاً سود برای سازمان، که اولی به رضایت‌مندی مشتری منتهی می‌شود و دومی سودآوری پروژه را تضمین می‌کند.
پس لازم است که مجموعه شرکت‌های EPC،کارفرما، بهره‌بردار و دیگر پیمانکاران را برای رسیدن به اهداف عملکردی و سودآوری در قالب یک سازمان یکپارچه مهندسی نگاه کرد که یک کارکرد منفرد و یگانه، وظیف تمام این مجموعه است. این کارکرد منفرد و یگانه، اجرای موفقیتآمیز پروژه است.
مطالعاتی که شرکت معظم Intergraph داشته است حاکی از آن است که هزینه‌های ایجاد، اصلاح دریافت، انتقال و به طورکلی دستکاری مدارک، مستندات و نقشه‌ها در فرایند جریان اطلاعات، درصد بالا و پرمعنایی از هزینه‌های عملیاتی و سرمایه‌ای نظام پیمانکاری را تشکیل می‌دهد. این مطالعات نشان می‌دهد که ۲۵ درصد زمان تمامی فرایندهای مهندسی، صرف رسیدگی به اطلاعات و مستندات پروژه می‌گردد.
محققین Intergraph نشان می‌دهند که استفاده مجدد از داده‌های یک پروژه برای پروژه دیگر می‌تواند به میزان قابل توجهی هزینه‌های سرمایه‌ای را کاهش دهد و باعث صرفه‌جویی در مصارف پروژه می‌شود چون که استفاده مجدد از داده‌ها به فرایندهای طراحی و مهندسی سرعت می‌بخشد و کوتاه شدن زمان به کاهش هزینه‌ها خواهد انجامید. چنین مدیریتی که مبتنی بر داده باشد می‌تواند، هزینه‌های توسعه مفهومی پروژه‌های جدید را تا ۳۰ درصد کاهش و کارایی پروژه را تا ۲۸ درصد افزایش دهد.
در ادامه مقاله، ابتدا مؤلفه‌های اصلی در نظام پیمانکاری بدون در نظر گرفتن نقش فیزیکی و سنتی سازمان‌های درگیر در پروژه به صورت یک مدل یکپارچه سازمانی ارایه می‌شود. سپس شرح مختصری از فعالیت‌ها در فازهای نظام پیمانکاری بیان می‌شود. نهایتاً یک راه‌حل مبتنی بر IT که فرایندهای پیمانکاری را در بر دارد، عرضه می‌شود.
مؤلفه‌های سیستم یکپارچه پیمانکاری:
نظام پیمانکاری به مثابه یک مثلث متساوی‌الاضلاع که ضلع‌های آن عبارتند از: افراد، فرایندها و تکنولوژی. این ۳ ضلع با طراحی و مهندسی تأمین و تدارک، ساخت و احداث، به کاراندازی و نگهداری پروژهها درگیر می‌شوند. اضلاع مثلث منحصربه‌فرد هستند و در عین حال برای اتمام موفقیتآمیز پروژه، اهمیت مساوی دارند. نظام پیمانکاری بایستی همزمان به وزن برابر هر ۳ بعد و ایجاد تعادل در آنها دقت کند چون که بدون در نظر گرفتن هر ضلع و توجه به دو لبه باقیمانده دیگر، باعث فروپاشی و سقوط پروژه خواهد شد. بنابراین می‌توان گفت که:
«افراد بایستی به به کارگیری تکنولوژی، فرایندهای کاری را انجام دهند.»
از طرفی معیارهای موفقیت در نظام پیمانکاری برای اجرای پروژهها عبارتند از:
۱٫ کمینه‌سازی هزینه‌ها
۲٫ فشردگی زمانبندی
۳٫ بیشینه‌سازی کیفیت
یعنی می‌توان چنین گفت که: «در نظام پیمانکاری، افراد با به‌کارگیری تکنولوژی، فرایندهای کاری را انجام دهند تا پروژهها از ۳ دیدگاه هزینه، زمان و کیفیت با موفقیت کامل به اتمام برسند.»
افراد در نظام پیمانکاری
چالش‌های کلانی که افراد درگیر در نظام پیمانکاری با آن روبه‌رو هستند عبارتند از:
· اجرای موفقیتآمیز پروژه
· درک ریسک‌ها و توان مقابله با تأثیراتش
· کسب اطلاعات بلادرنگ و جامع از وضعیت پروژه
در نظام پیمانکاری افراد برای اجرای موفقیتآمیز پرنوژه نیاز دارند که برنامه‌ریزی دقیق و بسیار ریز شده‌ای داشته باشند که در آن خصوصیات طرح و نکات کیفی، هزینه‌ها و زمانبندی پروژه به تفصیل آمده باشد. گزینش و انتخاب افراد واجد شرایط که صلاحیت لازمه برای اجرای وظایف مشخص شده در برنامه‌ریزی پروژه را داشته باشند از چالش‌های جدی نظام پیمانکاری است. در این سیستم بایستی افراد توانایی شناسایی ریسک‌های بالقوه‌ای که مانع از پیشرفت پروژه است را داشته باشند. مجموعه‌ای از افراد با پروژه درگیر هستند که لزوماً هر یک به خوبی کار خود را انجام می‌دهند که این به تنهایی کافی نیست و هر فرد باید درک و فهم عمیقی از تأثیر کارش بر روی کار دیگر افراد داشته باشد. مستندسازی در سیستم پیمانکاری اهمیت ویژه‌ای دارد که در آن وضعیت فعلی، پیشرفت برنامه و تغییرات پروژه به طور کامل می‌آید و همچنین در آن به روشنی وضعیت طرح کیفیت، هزینه‌ها، زمانبندی و ریسک‌های بالقوه شرح داده شده است. بنابراین لازم است که تمامی افراد درگیر در پروژه به صورت آنی از تغییرات اعمال شده و وضعیت فعلی پروژه به طور مستمر آگاه شوند تا نسبت به تغییرات خود آماده ساخته و عکس‌العمل مناسب داشته باشند. در واقع ۳ چالش کلان فوق‌الذکر را در چالش‌های ذیل ریز کرد:
۱٫ برنامه‌ریزی تفصیلی در طرح کیفیت، هزینه و زمان
۲٫ انتخاب افراد واجد شرایط برای اجرای وظایف مشخص
۳٫ شناسایی ریسک‌ها توسط افراد
۴٫ درک تأثیر کار هر فرد بر روی کار افراد دیگر
۵٫ مستندسازی از وضعیت و تغییرات پروژه با لحاظ کردن طرح کیفیت، هزینه، زمان و ریسک‌ها
۶٫ آگاهی تمام افراد درگیر در پروژه از تغییرات در طرح کیفیت، هزینه، زمان و ریسک‌ها
۷٫ بازتاب تغییرات و ریسک‌ها در حوزه کاری افراد مختلف
عوامل موفقیت در برابر این چالش به تغییر در نوع نگرش افراد نیاز دارد یعنی هر فرد بایستی از حوزه کارکردی خود پا فراتر بگذارد و محدوده تفکری‌اش را به موفقیت کل پروژه معطوف نماید یعنی:
· افزایش اگاهی از طریق محاوره و ارتباطات از دو کانال دریافت اطلاعات و ارسال اطلاعات
· شناسایی و ایجاد اطلاعات باارزش از طریق محاوره
· فراهم آوردن واژگان فنی و اصطلاحات مشترک در محاوره
· اطمینان از محاوره آنی
فازهای نظام پیمانکاری
برای شناخت حوزه فعالیت افراد درگیر در پروژه لازم است که به فازهای معمول در سیستم پیمانکاری توجه داشت. بدین‌منظور برای یادآوری بیش‌تر از ۷ فاز اصلی تعریف کوتاهی از هر یک از آنها آمده است:
۱٫ مطالعه امکان‌سنجی: در این فاز، پروژه از ابعاد مختلف مورد بررسی قرار می‌گیرد و قبل از آنکه در دنیای واقعی شروع شود، امکان انجام آن پیش‌بینی می‌شود یعنی ابتدا با مطالعه جامع و بررسی دقیقی به هزینه‌ها، زمانبندی، منابع انسانی مورد نیاز، منابع مالی، تکنولوژی لازمه، مسایل فنی و… پرداخته می‌شود و براساس آن تصمیم‌گیری آگاهانه برای پذیرش یا رد پروژه انجام می‌گیرد.
۲٫ طراحی مفهومی: در این فاز، مدارک طراحی بر طبق نیازمندی‌های اعلام شده مشتری ایجاد می‌شود و در طی آن مخاطرات بالقوه برای انجام پروژه، شناسایی شده و راهکارها برای کاهش اثرات آن مستند می‌شوند.
۳٫ مهندسی تفصیلی: در این فاز، طراحی مفهومی اولیه به منظور بهینه کردن مشخصات طرح تکمیل می‌شود و تمامی اسناد فنی بازنگری و نهایی شده و دستورالعمل‌های ساخت، نصب و راه‌اندازی تهیه می‌شود.
۴٫ تأمین و تدارک: در این فاز، درخواست تأمین اقلام یا خدمات مورد نیاز طرح‌ها از قبیل تجهیزات مکانیکی، الکترونیکی، ابزار دقیق و… تا پایان مرحله عقد قرارداد و صدور سفارش خرید اقلام یا خدمات درخواستی، برنامه‌ریزی و اجرا می‌گردد.
۵٫ ساخت و احداث: در این فاز، تجهیز کارگاه‌های نصب، انعقاد قراردادهای نصب و راه‌اندازی تجهیزات، ایجاد هماهنگی بین پیمانکاران مختلف انجام می‌گیرد.
۶٫ انتقال: در این فاز، تیم آموزش برای فاز بهره‌برداری و نگهداری و همچنین کمیسیون تحویل پروژه تشکیل شده و درآمد پیمانکار محقق می‌گردد.
۷٫ بهره‌برداری و نگهداری: در این فاز، اطلاعات مربوط به لوازم تجهیزات پروژه ثبت می‌گردد و برنامه‌ریزی تعمیرات با توجه به چرخه عمر تجهیزات صورت می‌پذیرد، ضمناً تأمین قطعات مورد نیاز تعمیرات و نگهداری در همین فاز انجام می‌شود.
طبیعی است که فرایندهای پشتیبانی مانند حسابداری، حقوق و دستمزد، پرسنلی و… در طول چرخه حیات پروژه، بایستی از فرایندهای اصلی سیستم پیمانکاری در جهت پیشبرد پروژه حمایت کنند.
فرایندهای پیمانکاری
فازهای فوق‌الذکر در چند شرکت مهندسی مورد مطالعه قرار گرفت و ۷ فرایند اصلی در آنها شناسایی شد. در ذیل، فرایندهای شناسایی شده در سازمان‌های پیمانکاری مورد مطالعه به طور مختصر تعریف و در ادامه به شکل کامل‌تری تشریح شده‌اند:
۱٫ مدیریت پروژه: مجموعه‌ای از رویه‌ها، سیستم‌ها و روش‌ها به منظور تحقق پروژه.
۲٫ مدیریت ارتباط با مشتری: ایجاد ارتباط قوی با مشتریان و جلب رضایت‌مندی ایشان.
۳٫ مدیریت مستندات: نگهداری مستندات برای پیگیری پیشرفت پروژه.
۴٫ مدیریت پیکربندی: یک مکانیزم قوی برای ثبت چگونگی حرکت و تغییرات پروژه.
۵٫ مدیریت پرتفوی: مدیریت همزمان مجموعه‌ای از پروژهها.
۶٫ مدیریت مالی: فرایندهای مالی برای کنترل هزینه‌ها و برنامه بودجه‌ای پروژهها.
۷٫ مدیریت منابع انسانی: مدیریت فرایندهای به‌کارگیری نیروی کار بسیار ماهر.
مطمئناً فرایند اصلی هر شرکت پیمانکار مهندسی، فرایند مدیریت پروژه است که به عنوان مجموعه‌ای از رویه‌ها، سیستم‌ها و روش‌ها، وظیفه تحقق پروژه را به عهده دارد. این فرایند با برنامه‌ریزی، زمانبندی و کنترل فعالیت‌های پروژه و با استفاده بهینه از منابع، پروژه را در بهترین کیفیت با کم‌ترین هزینه و مناسب‌ترین زمان به اتمام می‌رساند.
پیگیری پیشرفت و جاری نگه‌داشتن یک پروژه، یکی از اساسی‌ترین وظایف مدیریت پروژه می‌باشد. با پیگیری پیشرفت فیزیکی فعالیت‌ها، می‌توان برنامه زمانبندی اولیه را برای جلوگیری از مشکلات مورد بازبینی قرار داد و در صورت لزوم تصحیح کرد. شناسایی یا پیش‌بینی مشکلات می‌تواند شرکت مهندسی را نسبت به آشنایی با مسایلی که زمان اتمام پروژه را به تعویق خواهند انداخت، تجهیز نماید. این شرکت‌ها پس از شناسایی این مشکلات است که می‌توانند با اتخاذ استراتژی‌های مختلفی، پروژهها را مدیریت نمایند.
در این شرکت‌ها، منابع سازمان بایستی بین پروژه‌های مختلف به اشتراک گذارده شوند. بنابراین با استفاده از گروه منابع سازمان، لازم است کارکرد منابع را بین پروژهها زمانبندی کرد، تداخل‌های به‌وجود آمده در تخصیص منابع بین پروژهها را تشخیص داد و نحوه استفاده از زمان یک منبع را در پروژه‌های مختلف بازیابی و ارزیابی کرد. همچنین برای امکان‌سنجی یک پروژه جدید بایستی سناریوهای مختلف را براساس منابع موجود و مشکلات احتمالی، بررسی و اولویت‌بندی کرد.
فرایند مدیریت پروژه
ابتدا بهتر است با تعریف کوچکی از پروژه شروع کنیم، پروژه یک موجودیت منحصر به فرد است که با انجام مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و به کارگیری منابعی چون نیروی انسانی، تجهیزات و مواد در زمانی مشخص آغاز می‌گردد و برطبق برنامه زمانبندی و بودجه‌بندی در زمان معینی با رسیدن به یک محصول خاتمه می‌یابد. برای راهبری مؤلفه‌های پروژه مانند زمان، هزینه، افراد، مواد، تجهیزات و… نیاز به فرایند مدیریت پروژه داریم که انستیتوی مدیریت پروژه در استاندارد بسیار معروف PMBOK،۹ موضوع اصلی را برای این فرایند تعریف کرده است که عبارتند از:
۱٫ مدیریت هزینه: نظارت بر هزینه‌های پروژه از طریق اهداف و مشخصات موردنظر کارفرما.
۲٫ مدیریت هزینه: نظارت بر هزینه‌های پروژه از طریق تلفیق، طبقه‌بندی و تحلیل اطلاعات مالی و ارایه گزارش.
۳٫ مدیریت زمان: برنامه‌ریزی، زمانبندی و کنترل اهداف زمانی پروژه.
۴٫ مدیریت نیروی انسانی: راهبری و هماهنگی افراد درگیر در پروژه.
۵٫ مدیریت ارتباطات: توزیع پویا و مستمر اطلاات در میان مدیران و اعضای تیم پروژه.
۶٫ مدیریت کیفیت: ارتقای کارایی پروژه در چارچوب استانداردهای کیفی.
۷٫ مدیریت تأمین: انتخاب و ارزیابی تأمین‌کننده، مذاکره، عقد قرارداد و سفارش خرید عناصر پروژه.
۸٫ مدیریت ریسک: توانایی برخورد با عوامل پیش‌بینی نشده و عدم اطمینان‌های موجود در انجام هر پروژه.
۹٫ مدیریت یکپارچه‌سازی: ایجاد همسویی و همسانی در همه اجزا و مؤلفه‌های یک پروژه.
بنابراین مدیریت پروژه با انجام وظایف نه‌گانه فوق موظف است که یک پروژه را با در نظر گرفتن محدودیت‌ها در کم‌ترین زمان و بودجه و بهترین کیفیت ممکنه به اتمام برساند.
مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM
CRM یک عنصر عریض و پهناور محاوره‌ای است که کسب و کار را در ایجاد ارتباط با مشتریانش مدیریت می‌کند. با وجود این‌که این عنصر، مسأله فروش را هدف گرفته است ولی بیش‌تر از آنکه به فروش بپردازد، نکات ریشه‌ای ذیل را در بر می‌گیرد:
· حفظ مشتری: مشتریان فعلی را نگهداری کنیم.
· کسب مشتری: مشتریان جدید به دست بیاوریم.
· توسعه مشتری: یک مشتری را از سودبخشی پایین به بالاترین سودآوری برسانیم.
· تمایز مشتری: مشتریان سودآورتر را، کانون توجه و رسیدگی قرار بدهیم.
حفظ مشتری در بین ۴ مورد فوق مهم‌ترین نکته می‌باشد چون‌که نگهداری مشتری موجود حدوداً ۵ بار ارزان‌تر از کسب مشتری جدید تخمین زده شده است. رضایت مشتری‌ها باید جلب شود و بدین منظور اطلاع از تاریخچه مشتری مهم است که بدانیم چه محصولات یا خدماتی را خریده‌اند و از این خرید چقدر رضایت داشته‌اند. هر شرکت بایستی در تماس با مشتری آن‌چنان پافشاری کند تا بتواند نیازهای جدید او را درک نماید. البته همسان‌سازی تماس‌ها و تعدیل نیازهای مشتریان به شکلی که بتوان تمامی نیازها را در یک قالب گنجانید، بسیار ضروری است. کارفرما در نظام پیمانکاری نقش مشتری را بازی می‌کند.
مدیریت مستندات
شرکت‌های پیمانکار، پیشرفت کار را براساس وضعیت یک سند مهندسی اندازه‌گیری می‌کنند. مستندات یک پروژه می‌تواند اطلاعات ذی‌قیمتی را در ارتباط با آن پروژه در اختیار دیگران قرار دهد. با مستندات به سادگی می‌توان پیشرفت پروژه را دنبال کرد و اخبار و وقایعی که در طول حیات پروژهها رخ می‌دهند را به بهترین شکل پیگیری کرد. وضعیت مستند با توجه به موقعیت حیاتی آن تعیین می‌شود، در واقع یک مستند مانند هر موجود دیگری یک چرخه عمر دارد که عبور در آن، مراحل مختلف زندگی را می‌گذراند.
هر گام در چرخه حیات مستندات، نمایانگر درصد پیشرفت کار است که این درصدها قبل از شروع پروژه مورد توافق واقع شده است. بنابراین پیمانکاران مهندسی بایستی مستندات کامل و جامعی را برای تعریف محصول به صورت آنالوگ یا دیجیتال تهیه کنند. پس از آنکه مستندی طراحی شد و مورد بازبینی قرار گرفت بایستی در یک قالب صحیح و در زمان مناسب به فرد ذیصلاح برسد و عمل توزیع به درستی انجام بگیرد. در طی یک پروژه عمل محاوره پیمانکاران با مشتریان و تأمین‌کنندگانشان از طریق ارسال مستندات صورت می‌پذیرد. گاهی در پروژه‌های خیلی بزرگ، جریان حرکتی مستندات الکترونیکی و مدیریت لجستیک آنها به چند نفر نیروی تمام‌وقت نیاز دارد. وظیفه مدیریت مستندات در شرکت‌های مهندسی بسیار حائز اهمیت است. چون که بایستی حجم بسیار بالایی از مستندات را که از نظر مکانی پراکندگی دارند را طبقه‌بندی و به روزرسانی کرده و امکان دسترسی سریع را برای افراد درگیر در پروژه فراهم آورد.
مدیریت پیکربندی
مدیریت پیکربندی که معادل «کنترل مدارک مهندسی» است، به مجموعه رویه‌هایی گفته می‌شود که در چرخع حیات پروژه برای تعریف، مستندسازی، کنترل فیزیکی، بازنگری تغییرات پیشنهادی به کار می‌رود. این مدیریت وظیفه دارد که مشخصات فیزیکی و عملکردی یک محصول یا پروژه را از فکر اولیه تا طراحی، احداث، نصب، راه‌اندازی و… را پشتیبانی و کنترل نماید.
مدیریت پیکربندی فرایندی است که در مورد آنچه انجام شده است. مستنداتی را فراهم می‌آورد و برای فهم، کنترل و مدیریت اجزا و عناصر سیستم در طی تکامل پروژه به منظور نگهداری وضعیت سیستم در یک حالت ایده‌آل به کار می‌رود. دلایل عمده‌ای که نیاز به این مدیریت را پررنگ می‌کند عبارتند از:
۱٫ ضعف در انجام کار تیمی و چند تخصصی
۲٫ اعمال تغییرات در پروژهها در حین اجرا
۳٫ تکرار اشتباهات گذشته در پروژه‌های مشابه به علت عدم مستندسازی
۴٫ گزارش‌های غیرشفاف از پیشرفت پروژه
۵٫ عدم توجه به منابع خصوصاً نیروی انسانی
نقش مدیریت پیکربندی در شرکت‌های پیمانکاری
شرکت‌های پیمانکار به علت درگیری با انجام پروژه‌های پیچیده در یک مدت زمان طولانی نیاز به ثبت چگونگی ساخت سیستم و نحوه و مکانیزم اعمال تغییرات را دارند تا بتوانند ترکیب عناصر تشکیل‌دهنده پروژه را در هر لحظه از زمان و دلایل و چگونگی شکل‌گیری آنها را به خاطر داشته باشند. این مدیریت می‌تواند در ارایه موارد زیر نقش مؤثری ایفا کند:
۱٫ شناسایی: در هر وضعیتی، عناصر و اجزای پروژه و ساختار ترکیبی‌شان شناسایی می‌گردد.
۲٫ ثبت و کنترل تغییرات: مکانیزمی است که نیاز جدید را اخذ می‌کند، آن را مورد بازبینی قرار می‌دهد، جهت انجام آن برنامه ارایه می‌کند، این برنامه مصوب می‌گردد و در نهایت تغییرات در پروژه اعمال می‌گردد.
۳٫ حسابداری وضعیت‌های پروژه: وضعیت پروژه را در هر لحظه از زمان با توجه به عناصر تشکیل‌دهنده پروژه و چگونگی تغییرات آنها که منجر به تغییر وضعیت پروژه شده است را با ارایه دنباله‌ای از مستندات الکترونیکی و کاغذی نشان می‌دهد.
۴٫ ممیزی و ارزیابی: یک نظام ممیزی است که با بازنگری اسناد ثبت شده در حسابداری وضعیت‌ها، میزان کارایی و اثربخشی فرایند مدیریت پیکربندی در پروژه موردنظر را ارزیابی می‌کند.
مدیریت پرتفوی
مدیریت پرتفوی یک فرایند استراتژیک است که مجموعه برنامه‌ها و پروژهها را در تمامی سازمان برای رسیدن به موفقیت کلان سازمانی، همسان، متوازن و هماهنگ می‌کند. وقتی چندین پروژه را در یک زمان آغاز می‌کنید بایستی آنها را به شکل یک سبدی که مجموعه برنامه‌ها و پروژه‌های سازمان را در برمی‌گیرد، مدیریت کنید. این سبد را پرتفوی نامیده‌اند و مدیریت آن وظیفه دارد که ارزش تجاری هر پروژه را محاسبه نماید و با مقایسه آنها نسبت به ارزش ایجاد شده، در مورد روال انجام پروژهها تصمیم‌گیری نماید. این سبد، تصویر کاملی از تعهداتی که سازمان نسبت به انجام برنامه‌ها و پروژه‌هایش با توجه به محدودیت‌های منابع و سرمایه‌گذاری دارد و اهداف استراتژیکی که دنبال می‌کند را نمایش می‌دهد.
شرکت پیمانکار در برابر مجموعه‌ای از تعهدات کوتاه‌مدت و معقولی که نسبت به انجام پروژهها دارد بر روی فعالیت‌های هر پروژه تا پایین‌ترین سطح متمرکز شده و آنها را روز به روز کنترل و هماهنگ می‌سازد، چون اگر مابین پروژهها تضاد به وجود بیاید و در منابع که عموماً مشترک هستند ناسازگاری باشد، در زمانبندی اتمام پروژه خلل جدی وارد خواهد شد. این تضادها بایستی با در نظر گرفتن علائق سازمانی و جمع‌بندی سود و زیان سازمانی حل شود و نمی‌توان این مسأله را با نگاه به یک پروژه حل کرد بنابراین لازم است یک شرکت، پروژهها را به شکلی مدیریت کند تا به بهینه‌سازی در سطح سازمان منجر شود.
مدیریت پرتفوی برای حل چنین مسایلی به کار می‌آید. این مدیریت، تخصیص منابع سازمانی را در برابر بالاترین اهداف استراتژیک، میزان ریسک قابل قبول و بازگشت سرمایه مورد انتظار به شکل کاملاً مستدل مورد ارزیابی قرار می‌دهد. بدین‌منظور مدیریت پرتفوی با جمعآوری و یکپارچه‌سازی گزارش‌های هزینه/درآمد و ریسک تمامی پروژهها به تلفیق گزارش‌ها می‌پردازد و یک گزارش پرتفوی را ارایه می‌کند. مدیریت پرتفوی با بازبینی کل سرمایه‌گذاری سازمان به ارایه موارد ذیل می‌پردازد:
· برنامه‌ها و پروژهها را به دقت و مداوم بررسی و پایش می‌کند تا از تداوم در همترازی و توازن آنها با اهداف استراتژیک و موارد ضروری کسب و کار اطمینان حاصل نماید.
· تخصیص منابع و مهارت‌ها را برای برنامه‌ها و پروژه‌های مختلف بهینه می‌کند.
· نیازمندی‌های جدید را با توجه به تعهدات جاری، مجدداً ارزیابی می‌کند.
برنامه‌ریزی پروژه‌های اکتشافی از دیگر وظایف مدیریت پرتفوی است. تخصیص مقدماتی منابع به پروژه‌های اکتشافی نیز باید از منظر بالاترین اهداف استراتژیک، میزان ریسک قابل قبول و بازگشت سرمایه مورد انتظار مورد ارزیابی واقع شود. به عنوان مثال اگر درآمد حاصل از یک پروژه جدید خیلی بالا و حصول آن محتمل باشد، تصمیم به انجام آن خواهیم گرفت حتی اگر به قیمت تأخیر در پروژه دیگر و البته با درآمد کم‌تر منجر شود. بنابراین برای این قبیل تصمیمات، وجود مدیریت پرتفوی ضروری و لازم‌الاجراست.
نقش مدیریت پرتفولیو در شرکت‌های پیمانکار
اغلب سازمان‌های پیمانکار با برنامه‌ها و پروژه‌های بسیاری در یک محیط عملیاتی پیچیده و به طور همزمان درگیر هستند که مدیریت پرتفولیو می‌تواند در ارایه موارد زیر نقش مؤثری ایفا کند:
۱٫ ایجاد ساختار برای انتخاب صحیح برنامه‌ها و پروژهها
۲٫ ارزیابی تطابق نیازمندی‌ها با توانایی، قابلیت و ظرفیت سازمانی موجود
۳٫ تخصیص منابع صحیح به برنامه‌ها و پروژه‌های صحیح
۴٫ اطمینان از مداومت همترازی برنامه‌ها و پروژهها با اهداف استراتژیک
مدیریت مالی
سازمان‌های پیمانکاری مانند هر کسب و کار دیگری به فرایندهای مدیریت مالی نیاز دارند. وظایف اصلی در مدیریت مالی عبارتند از: دفترداری، حقوق و دستمزد، صدور صورت حساب، حساب‌های دریافتنی/ پرداختنی و گزارش‌دهی زمان و هزینه. صدور صورت حساب و گزارش‌های هزینه و زمان ارتباط مستقیمی با مدیریت پروژه دارند، یعنی در صورتی ارسال صورت حساب ممکن خواهد بود که همه عناصر پروژه قبلاً ساعات کارکرد و هزینه‌هایشان را گزارش کرده باشند. مدیریت مالی به منظور کنترل وضعیت مالی، انواع گزارش‌ها را از قبیل: درآمد، هزینه عملیاتی، سهم بازار، جریان نقدینگی، حاشیه سود و… در سطح سازمان فراهم می‌آورد.
این مدیریت به دنبال برقراری ارتباط مالی مناسب باپیمان‌کاران، تأمین‌کنندگان، مشتریان و کارکنان است و همچنین می‌تواند فعالیت‌های باارزش افزوده بیش‌تر را شناسایی کند.
مدیریت منابع انسانی
شرکت پیمانکار به نیروی کار بسیار ماهر نیاز دارد که صاحب‌نظران به این نیروی کار، کارکنان دانش می‌گویند. فرایندهای مدیریت منابع انسانی عبارتند از: پذیرش و استخدام، توسعه شغلی(فرهنگی/آموزشی)و ارزیابی عملکرد کارکنان دانش، پس از آنکه منابع انسانی در سازمان به کار گمارده شدند، آنها با به شراکت گذاشتن دانش خود تلاش می‌کنند قلمرو دانش خویش را به طور مشترک توسعه داده و به درجه حرفه‌ای برسند. مدیریت منابع انسانی پروژه از این کارکنان زبده، کارآزموده و کاملاً حرفه‌ای که در سازمان به صورت آماده باش هستند، عناصر مورد نیاز را انتخاب کرده و در سطح پروژه به کار می‌گمارد. اگر حالتی رخ دهد که مهارت‌ها و تجربیات مورد نظر از منابع انسانی داخل سازمان تأمین نشد باید با فرد جدیدی از خارج سازمان قرارداد بست و او را در پروژهها کنترل و نظارت کنند، یعنی آنها مسؤولیت دارند مابین مهارت‌ها و دانش توسعه داده شده داخل سازمان و میزان به کارگیری این مهارت‌ها و دانش در پپروژه‌ها توارن ایجاد کنند. با تحقق بخشیدن به گسترش منابع انسانی در پروژهها، در واقع بر روی توسعه مهارت‌ها دانش سرمایه‌گذاری می‌کنیم.
تکنولوژی
به افراد و فرایندها در مثلث متساوی‌الاضلاع پرداخته شد و اینک نقش تکنولوژی در مثلث مذکور بررسی می‌شود. بهتر است برای روشن شدن موضوع به ابزار طراحی CAD اشاره شود که اکثر قریب به اتفاق سازمان‌ها از این ابزار سنتی برای رسم نقشه‌ها استفاده می‌کنند ولی این ابزار برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات و ایجاد ارتباط کاری لازمه بین افراد که بتوانند به صورت بلادرنگ از آخرین وضعیت نقشه‌ها مطلع شده و براساس آن تصمیم‌گیری نمایند، توانایی ندارد. ارزش داده در به هنگام بودن آن است و به این منظور یک رویکرد داده‌محور که تمامی فازهای پیمانکاری مانند مهندسی، تدارک، ساخت و… را شامل شود لازم است تا عملکرد سیستم پیمانکاری با کاهش مدت اجرا و زمان تحویل پروژه و افزایش بهره‌وری حداکثر گردد و پروژه سریع‌تر به سودآوری و کسب درآمد برسد.
آخرین ابزار طراحی که در دل فرایند مدیریت مستندات در شکل ۳ بایستی وجود داشته باشد، می‌تواند اطلاعات را با استفاده از بانک‌های اطلاعاتی رابطه‌ای در بین تمامی کاربران به شکل همزمان به اشتراک بگذارد و آنها به‌صورت آنی، اطلاعات را اصلاح کنند. مهم‌تر آنکه پس از تغییرات که از هر محل جغرافیایی انجام بگیرد. می‌توان اطلاعات را سریعاً برای تمامی افراد درگیر در پروژه که در هر موقعیت جغرافیایی قرار دارند منتشر کرد.
تکنولوژی اجازه می‌دهد تا فرایندهای کاری، خودکار و یکپارچه شوند. تکنولوژی می‌تواند یک مخزن مشترک برای ذخیره داده‌ها و اطلاعات به وجود بیاورد و بستر یکپارچه‌ای را برای ایجاد، گرفتن و نگهداری اطلاعات فراهم کند و دانش استفاده مجدد از اطلاعات را در چرخه حیات پروژه به تمام افراد ارایه نماید. بنابراین یک راهکار مبتنی بر فناوری اطلاعات ولی یکسان برای تمامی سازمان‌های نظام پیمانکاری از جمله پیمانکار EPC و کارفرما و… لازم است که بتواند با حفظ ایمنی، کارایی را بهبود بخشد. این راهکار اجازه می‌دهد که تمامی اطلاعات مهندسی، فرایندهای کاری و سیستم‌های مهندسی از قبیل سیستم‌های کنترلی و شبیه‌سازها در یک بستر یکپارچه شوند.
نتیجه‌گیری
افراد درگیر در پروژه در سازمان‌های متبوع خود مانند: کارفرما یا مشتری، مهندسی مشاور، پیمانکار عمومی و دیگر پیمانکاران مشغول هستند و در حوزه‌های کارکردی مختلفی مانند: مهندسی، مالی و… کار می‌کنند که باعث بروز چالش‌های ذیل شده است:
· وابستگی حوزه‌ای و محدودیت‌های سازمانی از ارتباطات ضروری بین افراد جلوگیری می‌کند.
· رعایت الزامات زمانی، جریان اطلاعات را به تأخیر می‌اندازد.
از طرفی شرکت‌های پیمانکار مهندسی با توجه به ماهیت پیچیده و یکتایی پروژه بایستی بتوانند ناصر و مؤلفه‌های لازم برای اجرای موفقیتآمیز یک طرح را به صورت صحیح در کنار هم قرار داده و مدیریت نمایند. برنامه‌ریزی زمانبندی و کنترل تمامی پارامترهای پروژه از قبیل: زمان، هزینه و منابع به طور مؤثر و کارا برای چنین سازمان‌هایی حیاتی است. سیستم‌های مبتنی بر IT علاوه بر رفع چالش‌های فوق می‌تواند در کم‌ترین زمان ممکنه، مستندات ارزشمندی را از وضعیت پروژه و پیشرفت آن برای ارزیابی و هرگونه تصمیم‌گیری خصوصاً مواقع تغییرات به مدیران، کارکنان و افراد درگیر در پروژه ارایه کند و نقش مؤثری را در نظام پیمانکاری برای رسیدن به اهداف ذیل به عهده بگیرد:
۱٫ خلاقیت و نوآوری در محصولات و خدمات
۲٫ کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت، کاهش زمان تحویل، بازگشت سرمایه سریع‌تر
۳٫ بهبود و توسعه همکاری‌ها و ارتباطات با مشتریان، تأمین‌کنندگان، پیمانکاران و شرکای تجاری
۴٫ کاهش زمان و هزینه تغییرات در پروژه
۵٫ کاهش مدت زمان اتمام پروژه
۶٫ کاهش ضایعات و دوباره کاری در طی پروژه
۷٫ بهبود بهره‌وری در طراحی و مهندسی
منبع: کتاب مستندات علمی-حرفه‌ای نظام اجرای پروژهها-جلد سوم
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.