مقدمه امور حقوقی و پیمان‌ها به‌عنوان یکی از مدیریت‌ها در ساختار اداری تمامی وزارتخانه‌ها، دستگاه‌ها و شرکت دولتی نقش بسیار مهم و تأثیرگذار را ایفاء می‌نماید. متأسفانه این مدیریت بسیار مهم که اهمیت آن قطعاً مورد تأیید می‌باشد، دچار فرسودگی و عقب‌افتادگی شده، و روزبه‌روز این مطلب بیشتر مشهود می‌گردد. علت این موضوع را می‌توان […]
مقدمه
امور حقوقی و پیمان‌ها به‌عنوان یکی از مدیریت‌ها در ساختار اداری تمامی وزارتخانه‌ها، دستگاه‌ها و شرکت دولتی نقش بسیار مهم و تأثیرگذار را ایفاء می‌نماید. متأسفانه این مدیریت بسیار مهم که اهمیت آن قطعاً مورد تأیید می‌باشد، دچار فرسودگی و عقب‌افتادگی شده، و روزبه‌روز این مطلب بیشتر مشهود می‌گردد. علت این موضوع را می‌توان ثابت بودن کارکرد‌ها و ابزارهای این مدیریت در طول پنجاه سال اخیر عنوان نمود. متأسفانه اقدامات و فعالیت‌های این مدیریت در طول چند دهه اخیر تغییر محسوسی نداشته است. در حالی که پیشرفت تکنولوژی، سرعت و تحول نظام اداری اقتضا می‌نماید، تحولاتی در این مدیریت صورت پذیرد. از عوامل دیگر می‌توان به بیگانه بودن امور حقوقی و پیمان‌ها با ابزارهای تکنولوژی، سیستم‌های مدیریتی جدید مانند مدیریت دانش از یک طرف و ناتوانی در هماهنگ نمودن موضوعات حقوقی با سیستم‌های مدیریتی و ابزارهای تکنولوژی در جهت استفاده از این سیستم‌ها و ابزار‌ها نام برد. مدل جامع امور حقوقی و پیمان‌ها، دقیقاً به دنبال آشنا نمودن مدیریت‌های امور حقوقی و پیمان‌ها با سیستم‌های مدیریتی و ابزارهای تکنولوژی می‌باشد. این مدل به دنبال بیان امکان و نحوه استفاده از سیستم‌ها و روش‌های مذکور در حوزه حقوقی است.
پیش از ورود به مدل، دو نکته قابل‌توجه می‌باشد. خوشبختانه مدل جامع امور حقوقی و پیمان‌ها برای اولین‌بار، به صورت کامل، ظرف مدت ۱۰ ماه در سال ۱۳۹۲ در شرکت خطوط لوله و مخابرات نفت ایران و مناطق دوازده‌گانه آن در سراسر کشور توسط نویسنده اجرایی و عملیاتی شده است. در حال‌حاضر شرکت مذکور را می‌توان سردمدار پیشرفت، توسعه و تحول در امور حقوقی و پیمان‌ها کشور نام برد. مدل مذکور هم‌اکنون در شرکت ملی نفت ایران، شرکت ملی پالایش و پخش فرآورده‌های نفتی ایران، شرکت ملی صنایع پتروشیمی ایران، شرکت ملی گاز ایران و بسیاری از شرکت‌های زیرمجموعه نیز اجرا و عملیاتی شده است. نکته دیگر اینکه مدل مذکور مختص امور حقوقی و پیمان‌ها نمی‌باشد، این مدل قابلیت اجرا در تمامی مدیریت‌ها را دارا بوده و می‌توان از آن با توجه به انعطاف و قابلیت بهره‌برداری در نظام اداری ایران، به‌عنوان کلید حل مشکل و تحول نظام اداری ایران مورد استفاده قرار داد. در این خصوص کافیست اشاره شود، مدل مذکور در حال‌حاضر در شرکت فوق‌الاشاره در مدیریت‌های دیگر نیز در حال اجرا و پیاده‌سازی می‌باشد. ضمن آنکه شرکت‌های بسیاری خواهان به‌کارگیری مدل مذکور در دستگاه‌های خود شدند اما یک ایرادی که در این خصوص آزاردهنده است مَثَلِ معروف آزموده را آزمودن خطاست. با توجه به موفقیت مدل، ضرورت دارد مدیران ارشد کشور و دولت با ملاحظه آثار اجرای مدل مذکور در شرکت نفتی اشاره در فوق، نسبت به پیاده‌سازی آن در تمامی مدیریت‌های حقوقی کشور و سایر مدیریت‌ها اهتمام ورزند. پیاده‌سازی مدل به صورت شرکت به شرکت و سازمان به سازمان هیچ‌گونه توجیهی جزء اتلاف وقت در پی نخواهد داشت.
یکی از مدل‌های مدیریتی، مدل SWOT می‌باشد. SWOT ابزاری کارآمد برای شناسایی شرایط محیطی و توانایی‌های درونی سازمان است. پایه و اساس این ابزار کارآمد در مدیریت استراتژیک و شناخت محیط پیرامونی سازمان است. حروف SWOT که آن را به شکل‌های دیگری مثل SWOT هم می‌نویسند، ابتدای کلمات Strength به معنای قوت، Weakness به معنای ضعف، Opportunity به معنای فرصت و Threat به معنای تهدید است.
ماهیت قوت و ضعف به درون سازمان مربوط می‌شود و فرصت و تهدید معمولاً محیطی است.
۱-۱- قوت‌ها
قوت‌های امور حقوقی و پیمان‌ها، منابع و توانایی‌هایی است که در اختیار دارد و می‌تواند از آنها به منظور ایجاد یک مزیت استفاده نماید.
۲-۱- ضعف‌ها
نبودن بعضی از توانایی‌های کلیدی می‌تواند به‌عنوان یک ضعف تلقی شود.
۳-۱- فرصت‌ها
شناسایی و بررسی دقیق محیط خارجی قادر است فرصت‌های جدیدی را نمایان سازد و همین فرصت‌ها می‌توانند آغازگر مسیر جدیدی برای توسعه و رشد باشند.
۴-۱- تهدید ها
تغییر در متغیرهای خارجی و محیطی می‌تواند تهدیدهایی را برای امور حقوقی و پیمان‌های سازمان در پی داشته باشد.
بنابراین اولین اقدام امور حقوقی و پیمان‌ها شناسایی قوت‌ها، ضعف‌ها، فرصت‌ها و تهدیدها می‌باشد.
دانش، یک منبع کلیدی در امور حقوقی و پیمان‌ها و به‌طور کلی هر سازمان است امور حقوقی و پیمان‌ها هر چه بیشتر بداند، بهتر می‌تواند عمل کند. در دنیای امروز، دانش نه تنها یک سرمایه محسوب است، بلکه به‌عنوان مهم‌ترین سرمایه نیز برای سازمان‌ها تلقی می‌شود. لذا در عصر دانایی که در آن دانش به سان مهم‌ترین سرمایه محسوب می‌شود، امور حقوقی و پیمان‌ها نیازمند رویکرد مدیریتی متفاوت نسبت به مسائل هستند. همانند مدیریت منابع فیزیکی، دانش نیز باید بخشی از سیاست‌های استاندارد باشد. مدیریت دانش امور حقوقی و پیمان‌ها می‌بایست مورد توجه قرار گیرد. مدیریت دانش خاص امور حقوقی ن بوده و تمامی سازمان‌ها در جهت تعالی و پیشرفت ناگزیر از اجرای مدیریت دانش در سازمان می‌باشند.
مدل جامع امور حقوقی و پیمان‌ها پس از شناسایی قوت‌ها، ضعف‌ها، فرصت‌ها و تهدیدها، به دنبال پیاده‌سازی مدیریت دانش با بهره‌گیری از ابزارهای فناوری اطلاعات می‌باشد. اما اجرای مدل مذکور در دو فاز مختلف که نهایتاً در قالب یک مجموعه واحد قرار می‌گیرند اجرا می‌شود: ۱) اسناد امور حقوقی و پیمان‌ها ۲) فعالیت‌های امور حقوقی و پیمان‌ها.
۱-۳- اسناد امور حقوقی و پیمان‌ها
مهم‌ترین دانش امور حقوقی و پیمان‌ها در تمامی سازمان‌ها دسترسی کامل و سریع به اسناد و مدارک سازمان می‌باشد. عدم دسترسی به اسناد سازمان یک ضعف تلقی شده و دسترسی به تمامی اسناد یک قوت محسوب می‌گردد. بنابراین امور حقوقی و پیمان‌ها می‌بایست نسبت به تعیین و مشخص نمودن اسناد، جمع‌آوری آنها، پالایش اسناد، طبقه بندی و نهایتاً به اشتراک گذاری اسناد اقدام نماید.
۱-۱-۳- جمع‌آوری اسناد
امور حقوقی و پیمان‌های هر سازمان‌ها، پس از تعیین و مشخص نمودن اسناد مورد نیاز خود، نسبت به جمع آوری اسناد مذکور از منابع مختلف اقدام می‌نمایند.
۲-۱-۳- پالایش اسناد
پس از جمع‌آوری اسناد، سازمان با حجم انبوهی از اسناد روبه‌روست. لذا بایستی براساس یک مکانیزم مشخص و از پیش تعریف شده، تمامی اسناد و مدارک مذکور پالایش گردند. پس از اجرای مرحله مذکور مشخص می‌گردد، بسیاری از اسناد جمع‌آوری شده فاقد ارزش بوده و می‌بایست امحاء گردند.
۳-۱-۳- طبقه‌بندی اسناد
پس از مشخص شدن اسناد که در حکم دانش امور حقوقی و پیمان‌ها محسوب می‌گردد. براساس سیستم طبقه‌بندی تعریف شده، اسناد اسکن می‌گردد اما یکی از مزیت‌ها، دسترسی سریع به اسناد و اطلاعات می‌باشد، لذا ضروریست اطلاعات اسناد استخراج و به اصطلاح ورود اطلاعات صورت پذیرد.
۴-۱-۳- به اشتراک‌گذاری اسناد
طراحی یک نرم‌افزار کارآمد و پویا، مهم‌ترین ابزار جهت قرار گرفتن اطلاعات و اسناد بر روی آن می‌باشد. ضمناً کاربران از طریق نرم‌افزار می‌توانند به اطلاعات و اسناد دسترسی داشته باشند اما یک نکته کلیدی که در اینجا نهفته است و در همه موارد بی‌توجهی به این مطلب موجب می‌گردد مدل با شکست مواجه شود، عدم توجه به دانش پنهان امور حقوقی و پیمان‌هاست. امور حقوقی و پیمان‌ها به چه اطلاعات و دانشی نیاز دارند؟ لذا تمامی مراحل جمع‌آوری، پالایش، طبقه‌بندی از یک طرف، و طراحی نرم‌افزار از طرف دیگر بایستی با در نظر گرفتن نیاز انجام پذیرد. بنابراین شناخت سازمان، ا هداف، ابزار و وسایل آن از یک طرف و پیاده‌سازی اقدامات مذکور از طرف دیگر شرط موفقیت اجرای مدل می‌باشد. مطلب حایزاهمیت آخر در این قسمت چشم‌انداز آینده ورود اسناد و مدارک در نرم‌افزار می‌باشد، که این مورد نیز در طراحی نرم‌افزار می‌بایست مورد توجه قرار گیرد.
۲-۳- فعالیت‌های امور حقوقی و پیمان‌ها
امور حقوقی و پیمان‌های هر سازمان، متناسب با وظایف و کارکردهای سازمان می‌بایست فعالیت‌های مختلفی را انجام دهند. البته این موضوع مختص امور حقوقی و پیمان‌ها نبوده و شامل تمامی مدیریت‌های سازمان می‌شود. یکی از قسمت‌های مهم در تحول نظام اداری و از جمله امور حقوقی و پیمان‌ها قسمت فعالیت‌هاست. ترسیم مکانیسم هر یکی از فعالیت‌ها و تبدیل تمامی فعالیت‌های هر مدیریت در قالب چند فرآیند، اقدام اساسی در این زمینه محسوب می‌گردد.
۱-۲-۳- تعیین فرآیندها
اشاره شد، ترسیم مکانیسم هر یکی از فعالیت‌ها و تبدیل تمامی فعالیت‌های هر مدیریت در قالب چند فرآیند، یکی از گام‌های پیاده‌سازی مدل می‌باشد. درخصوص امور حقوقی و پیمان‌ها، به‌عنوان نمونه مشترک در تمامی سازمان‌ها، اقامه دعوی و پاسخگویی به دعوا با تمام مسائل مرتبط در قالب فرآیند دعاوی تعریف می‌گردد. برگزاری مناقصات و استعلام جهت تعیین تأمین‌کننده کالا و خدمات در قالب فرآیند پیمان‌ها تعریف می‌گردد. خلاصه اینکه تمامی اقدامات امور حقوقی و پیمان‌های سازمان مشخص و تبدیل به چند فرآیند می‌گردند. (دو نمونه مذکور به‌عنوان نمونه اشاره گردید.)
۲-۲-۳- ترسیم ساختار درختی
اکنون نوبت آن است که ساختار درختی هر فرآیند به تفکیک ترسیم گردد. جامع و مانع بودن ساختار، قابلیت اجرایی داشتن در سازمان، و راحتی استفاده از آن برای کاربران مهم‌ترین موضوعاتی است که می‌بایست مورد توجه قرار گیرد.
۳-۲-۳- طراحی فیلدهای ساختار هر فرآیند
پس از ترسیم ساختار هر فرآیند، می‌بایست فیلد‌ها و گزینه‌ها با در نظر گرفتن مواردی که در قسمت ترسیم ساختار درختی اشاره شده طراحی گردد.
۴-۲-۳- طراحی نرم‌افزار
پس از انجام اقدامات فوق، می‌بایست برای فرآیندها، ساختار و فیلد‌ها نرم‌افزار طراحی نمود، در طراحی نرم‌افزار مذکور، مطالب اشاره شده درخصوص به اشتراک‌گذاری اسناد در این مرحله نیز لازم‌الرعایه می‌باشد. پس از اتمام مرحله فوق، تمامی اقدامات و فعالیت‌های سازمان در قالب فرآیندهای تعریف شده از طریق نرم‌افزار انجام می‌گیرد.
۳-۳- تجمیع دو فاز
همان‌گونه که اشاره شد، اجرای مدل در دو فاز اسناد و فعالیت‌ها انجام می‌پذیرد. در مورد هر یک در سطور بالا مطالب بیان گردید. عبارت تجمیع دو فاز، یعنی اینکه در قالب یک نرم‌افزار واحد امور حقوقی و پیمان‌های سازمان می‌تواند دانش مورد نیاز خود را در خصوص اسناد و فعالیت‌ها در کوتاه‌‌ترین زمان ممکن مورد استفاده قرار دهد. ضمناً تمامی اسناد ایجاد شده در نرم‌افزار تغذیه و تمامی فعالیت‌های از طریق نرم‌افزار مذکور انجام می‌پذیرد.
نتیجه
مدل جامع امور حقوقی و پیمان‌ها به اختصار توضیح داده شد تأکید می‌گردد، مدل مذکور با توجه به اینکه در یکی از شرکت‌های بزرگ نفتی به اجرا درآمده است و در ادامه در شرکت ملی نفت ایران، شرکت ملی پالایش و پخش فرآورده‌های نفتی ایران، شرکت ملی صنایع پتروشیمی ایران، شرکت ملی گاز و برخی شرکت‌های زیرمجموعه عملیاتی شده است، آثار و نتایج آن درخصوص تحول امور حقوقی و پیمان‌های شرکت مذکور قابل مشاهده می‌باشد. با تأکید بر مطالب عنوان شده، یادآوری می‌گردد، مدل مذکور مختص امور حقوقی و پیمان‌ها نمی‌باشد، می‌توان از آن به‌عنوان کلیک تحول نظام اداری در تمامی وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی استفاده نمود. ضمناً پیاده نمودن مدل مذکور با توجه به استقبال شرکت‌های نفتی بسیار، به صورت موردی پیشنهاد نمی‌گردد. ضرورت دارد با اهتمام و توجه مدیران ارشد تصمیم کلان درخصوص اجرای مدل مذکور اتخاذ گردد. انطباق تصمیمات با واقعیات فعالیت‌های وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی امر بسیار مهمی است که در صورت بی‌توجهی به این واقعیات نمی‌توان انتظار خروجی مناسبی از هیچ طرح و مدل داشت.
دیدگاه بسته شده است.