تهیه پیشنهاد برای موفقیت در مناقصه حجت ا… مهریاری عقد قرارداد جدید برای شرکت‌های پیمانکاری و سازمان‌هایی که اجرای پروژه‌ها را به عهده می‌گیرند مانند خون تازه‌ای برای ادامه حیات آنهاست. روش تهیه و تنظیم پیشنهاد برای شرکت و کسب موفقیت در مناقصه‌ها، به‌صورت یک کار تخصصی در آمده است. برای تحقق این امر، به […]
تهیه پیشنهاد برای موفقیت در مناقصه
حجت ا… مهریاری
عقد قرارداد جدید برای شرکت‌های پیمانکاری و سازمان‌هایی که اجرای پروژه‌ها را به عهده می‌گیرند مانند خون تازه‌ای برای ادامه حیات آنهاست. روش تهیه و تنظیم پیشنهاد برای شرکت و کسب موفقیت در مناقصه‌ها، به‌صورت یک کار تخصصی در آمده است.
برای تحقق این امر، به تلاش و کوشش یک گروه منسجم و منظم که متشکل از نمایندگان کلیه سطوح سازمانی هستند، به‌خصوص از واحدهای عملیاتی، مهندسی و بازرگانی، نیاز می‌باشد. در بخش صنعت، سازمان‌های دولتی و بخش خصوصی واژه «پیشنهاد» کاملاً شناخته شده است. «پیشنهاد مناقصه»، ابزاری است برای کسب درآمد و ایجاد سود جدید برای سازمانی که به مناقصه دعوت شده است. در حقیقت ارایه پیشنهاد در یک مناقصه، درخواست فرصتی برای انجام تلاش در زمینه‌های تحقیق و توسعه، فروش کالا و تجهیزات، ارایه خدمات فنی و مهندسی و نظایر اینها می‌باشد.
از دیدگاه کارفرما، پیشنهاد مناقصه یا استعلام، حالت یک منبع اطلاعاتی مقدماتی را دارد که با توجه به آن، درباره انتخاب پیمانکار، فروشنده و یا مهندس مشاور، اتخاذ تصمیم به عمل می‌آید. بنابراین هر پیشنهاد مناقصه باید اطلاعات درباره مبانی مهندسی، مفاهیم اصلی کار و قابلیت‌های یک شرکت را به کارفرما منتقل کند و اگر نتواند اطلاعات کلیدی را به‌صورت صحیح ارایه دهد، شانس به دست آوردن کار از بین می‌رود. بسیاری از مناقصه‌ها و استعلامها به این دلیل برگزار می‌شود که کارفرما، مشکلی دارد. بنابراین، اولین وظیفه پیشنهاددهنده آن است که به‌صورت منطقی به‌کارفرما بقبولاند که می‌تواند در شرایط رقابتی، مشکل و مسأله کارفرما را حل کرده و در زمان و هزینه وی صرفه‌جویی قابل ملاحظه به‌وجود آورده و این وارد را بهتر از دیگران انجام می‌دهد. زمان، برای هر فرد و سازمانی اهمیت زیادی دارد و منبع گران‌بهایی است. معمولاً زمان و مهلت برای تهیه پیشنهاد پروژه‌ای که به مناقصه گذاشته می‌شود، بسیار محدود است. بنابراین سازمان‌ها و شرکت‌ها باید اصول و ضوابطی را در نظر بگیرند و نظم و ترتیب خاصی را برای تهیه و تنظیم پیشنهاد به‌کار ببرند تا احتمال موفقیت در مناقصه برای آنان افزایش یابد.
تحلیل نقش کارفرما
پیشنهادی که به‌کارفرما ارایه می‌شود علاوه بر این‌که باید بیان‌کننده روش منطقی برای اجابت خواسته کارفرما، شرح کامل سوابق، تجربیات و جزییات مشخصات فنی باشد بلکه در ظاهر و شکلی زیبا و قابل توجه ارایه گردد، و طوری تنظیم شود که مطالعه و بررسی آن برای کارفرما، ساده و عملی باشد. اغلب پیشنهاددهندگان پروژه‌ها نمی‌دانند که مشخصات و عملکرد دقیق تجهیزاتی که می‌خواهند تحویل دهند، چیست، مگر این‌که پیشنهاددهنده خود سازنده تجهیزات هم باشد. بنابراین پیشنهاددهنده در مقابل کارفرما باید بیش‌تر مانند یک پزشک اقدام کند تا یک مهندس طراح. برای طراحی یک پل، معمولاً محل مناسبی را در مسیر رودخانه انتخاب کرده و ساختمان پل را طراحی می‌کند. در حالی‌که یک پزشک برای یک چیز یا میکروب ناشناخته و پنهان رد وجود انسان، ابتدا فرضیه‌ای مطرح کرده، سپس بررسی و آزمایش می‌کند و در پی کشف صحت و سقم فرضیه خود تلاش می‌نماید. بر این اساس پیشنهاددهنده درباره موضوع و مشکل کارفرما که به مناقصه گذاشته شده، باید نقش یک پزشک را ایفا کند و به وی اطمینان‌های لازم را داده و موارد عدم‌اطمینان و شک برانگیز، نقاط ضعف و حتی مسایل غیرمنطقی را گوشزد کند.
دلایل ارایه پیشنهاد برای پروژه
به دلیل وجود مخاطرات و مشکلات در مراحل مختلف اجرایی پروژه در مقایسه با عملیات تجاری و تولیدی، منافع قراردادهای اجرای پروژه معمولاً کم است. بعضی ممکن است تعجب کنند که چرا شرکت‌ها به دنبال عقد قرارداد اجرای پروژه‌ها هستند. دلایل روشنی مبنی بر سودمندی اجرای پروژه‌ها و طرح‌ها برای پیمانکاران، وجود دارد که عبارتند از:
۱- اگر چه سود فوری به‌صورت درصدی از قرارداد، چندان قابل توجه نیست ولی در اغلب پروژه‌ها، بازگشت سرمایه برای پیمانکاران بسیار جالب است. برای شرکت‌های بزرگ، نحوه پرداخت تدریجی و مطابق پیشرفت کار در پروژه، موجب می‌شود که موجودی انبار مواد و کالا در حداقل حفظ شود و بنابراین پیمانکار را برای قبول تعهد برای اجرای سایر طرح‌ها و پروژه‌ها، توانا می‌سازد.
۲- وقتی یک قرارداد مطمئن منعقد گردد و به‌صورت صحیح و مناسب اداره شود، پیمانکار در اجرای پروژه مربوطه با مخاطره مالی مواجه نمی‌گردد، همچنین هزینه‌های اضافی کم‌تری متحمل شده و وضعیت بازار برای وی قابل پیش‌بینی خواهد بود.
۳- در تصمیم‌گیری برای اجرای پروژه یا طرح لازم است ابعاد وسیع‌تری غیر از بازگشت فوری سود مورد بررسی قرار گیرد. اجرای پروژه، فرصتی برای توسعه و تکامل قابلیت‌های فنی و اجرایی پیمانکار را فراهم ساخته و تجربه مفیدی برای رشد آینده به‌وجود می‌آورد.
انواع پیشنهاد
اکثر پیشنهادهایی که فروشندگان یا پیمانکاران تهیه و تسلیم می‌کنند بر مبنای درخواست سفارش یا دعوتی است که کارفرما از آنها به عمل می‌آورد یا پیمانکاران از طریق آگهی عمومی از موضوع مناقصه یا استعلام اطلاع می‌یابند.
آگهی یا دعوت‌نامه مناقصه در بر گیرنده شرایطی است که تحت آن شرایط، کارفرما درخواست تأمین خدمت یا کالا و انجام کار را دارد. پاسخی که شرکت‌ها به درخواست کارفرما می‌دهند، اصطلاحاً «پیشنهاد» نا‌میده می‌شود.
به‌طور کلی اسناد پیشنهاد مناقصه را می‌توان به دو گروه پیشنهاد فنی و پیشنهاد بازرگانی تقسیم کرد. اسناد پیشنهاد به اسناد فرعی کاملاً مشخص به شرح زیر تفکیک می‌گردد.
*اسناد فنی شامل این موارد است: مشخصات فنی فرایند، مواد و مصالح ساخت، جنبه‌های خاص طراحی، سطح طراحی، تجهیزات کمکی مورد نیاز، اطلاعات مربوط به سیستم برق و لوازم برقی، اطلاعات مربوط به طراحی کلی، استاندارد‌ها و کدهای طراحی، کیفیت نقشه‌ها/برگ‌های اطلاعات، تعریف نقشه‌های مورد نیاز(فونداسیون، آرایش تجهیزات، نقاط مشترک)تعداد و محتوای دستورالعمل‌های بهره‌برداری و نگهداری فهرست لوازم یدکی، نمودارهای عملکرد، گواهی‌های آزمایش و گزارش‌ها.
*اسناد بازرگانی به شرح زیر است: شرایط بازرگانی، محل و تاریخ تحویل، گزارش پیشرفت کار، آزمایش‌های مورد نیاز، هزینه‌های رنگ‌آمیزی، کارهای تکمیلی و بسته‌بندی، روش ارایه صورتحساب و شرایط بازرگانی، نام و نشانی افراد مسؤول برای ارتباط، تضمین‌ها، نحوه ارایه خدماتی در کارگاه، فرم‌ها و سایر موارد بازرگانی.
روش‌های ارایه پیشنهاد
با توجه به ابعاد مناقصه/استعلام، مشخصات فنی و پیشنهاد بازرگانی را می‌توان در چند حالت به‌کارفرما ارایه داد. متداول‌‌ترین شیوه‌های ارایه پیشنهاد به‌کارفرما به قرار زیر است:
*نامه پیشنهاد: شامل ارایه پیشنهادهای فنی و بازرگانی به‌صورت خلاصه در یک نامه یا چند صفحه‌ای که معمولاً برای کارهای کوچک و فروش تجهیزات یا کارها و عملیات با اقلام کاری کم است.
*پیشنهاد حضوری: این نوع ارایه پیشنهاد کم‌تر معمول است ولی به‌هر‌حال افراد منتخب و متخصص موضوع را به‌صورت حضوری بررسی می‌کنند. پیمانکار برای ارایه پیشنهاد، از نمودارها، تصاویر، اسلاید و فیلم بهره می‌گیرد و پیشنهاد مالی و بازرگانی نیز در همان جلسه مطرح و تصمیم‌گیری به‌عمل می‌آید.
*پیشنهاد مشروح: در این روش، اغلب پیشنهاد فنی و بازرگانی مناقصه در بر گیرنده جزییات و شرح تفصیلی است. این نوع پیشنهاد کامل‌‌ترین نوع پیشنهاد می‌باشد. برای تهیه این نوع پیشنهاد، هزینه و وقت زیادی صرف می‌شود. پیمانکاران و سازمان‌ها، کلیه اسناد را با جزییات کامل و به‌صورت مشروح تهیه و تنظیم می‌کنند.
تصمیم درباره شرکت در مناقصه
بعد از آن‌که سفارش یا دعوت‌نامه مناقصه، موضوع مناقصه یا استعلام تجزیه و تحلیل و بررسی می‌شود، زیرا اغلب مناقصه‌ها و استعلامها، مهلت کوتاهی برای ارایه پیشنهاد دارند، بنابراین تصمیم باید سریعا اتخاذ گردد. بدین منظور لازم است نمایندگان واحدهای بازرگانی، مهندسی و عملیاتی، اسناد مناقصه را بررسی و مطالعه کرده تا ارزش کلی پروژه برای سازمان یا شرکت مشخص شود. این امر همچنین به تصمیم‌گیرندگان اجازه می‌دهد که قابلیت‌ها و امکانات مورد نیاز برای اجرای کار را تعیین کنند.
تصمیم به شرکت یا عدم‌شرکت در مناقصه بر مبنای مجموعه معیارهایی است که موجب رشد و موفقیت پیمانکار شده و اهمیت ویژه‌ای داشته باشد. این معیار‌ها در پاسخ به سؤالات زیر آشکار می‌شوند:
۱- آیا شرکت توانایی‌‌ها و منابع اجرای انجام کار را در اختیار دارد؟
۲- آیا شرکت می‌تواند در قالب زمان‌بندی کارفرما، پروژه را اجرا کند؟
۳- وضعیت فن و مهندسی شرکت چیست؟
۴- روش اجرایی پروژه چیست؟
۵- آیا پروژه برای کارفرما اهمیت ویژه‌ای دارد؟
۶- آیا پروژه برای اولین بار انجام می‌شود یا تکراری است؟
۷- تجربیات قبلی شرکت و روابط قراردادی با کارفرما چه بوده است؟
۸- استراتژی قیمت‌گذاری و برآورد شرکت چیست؟
۹- هزینه‌های سرمایه‌گذاری‌های آینده کارفرما چه هستند؟
۱۰- رقیب چه شرکتی است و برتری‌های او کدام است؟
۱۱- آیا احتمال دارد کارفرما شرکت ما را ترجیح دهد؟ چرا؟
۱۲- احتمال پیشرفت پروژه چیست؟
۱۳- آیا پروژه با اهداف و برنامه‌های بلند مدت و کوتاه مدت شرکت سازگاری دارد؟
۱۴- سایر کارها و پروژه‌های شرکت در ۶ ماه یا یک‌سال آینده کدامند؟
۱۵- سایر عوامل یا خصوصیات چه هستند؟
بعد از تعیین جواب سؤال‌های فوق و مشخص کردن کلیه مخاطرات موجود، برای اجرای پروژه مورد مناقصه، بررسی لازم صورت می‌گیرد. آن‌گاه درباره شرکت یا عدم‌شرکت در مناقصه تصمیم لازم اتخاذ خواهد شد. دقت در این عوامل ضروری است:
*برآورد میزان و حجم کار: ظرفیت موجود کاری پیمانکار ممکن است در حدی باشد که پیمانکار نتواند تا ماه‌های آینده ظرفیت جدید کاری را بپذیرد یا در حالت دیگر احتمال دارد پروژه در دست اجرای پیمانکار در حال اتمام و تحویل باشد و پیمانکار تعهد جدید را به راحتی قبول کند.
*شرایط بازار: وضعیت بازار بایستی کاملاً بررسی شود، شرایط بازار در یک صنعت خاص ممکن است به نحوی پیش‌بینی شود که به دلایل اقتصادی و سیاسی روبه رکود باشد، بنابراین پیمانکار نتواند در مناقصه شرکت کند.
*دسترسی به منابع: برای اجرای پروژه، پیمانکار به منابع متفاوتی نیاز دارد. این منابع *عبارتند از: مواد و مصالح اولیه، تجهیزات و دستگاه‌ها، نیروی انسانی متخصص و سرمایه برای اجرا کار می‌باشد. بررسی درباره امکان دستیابی آسان به آنها ضروری است.
*ویژگی‌های پروژه: هرپروژه ویژگی‌هایی دارد و قبل از پذیرش هرگونه تعهد پیمانکاران درباره تطابق با کار حرفه‌ای پیمانکار، اندازه پروژه، زمان اجرا نوع قرارداد، مطالعه و بررسی به‌عمل می‌آورد.
اگر تصمیم به عدم‌شرکت در مناقصه اخذ شود، لازم است کارفرما را کتباً مطلع کرد. بعضی سازمان‌ها و شرکت‌ها برای پاسخ منفی دادن به دعوت‌نامه مناقصه یک فرم خاص دارند. ولی این نوع پاسخگویی، ممکن است از جانب کارفرمایان به عدم‌علاقه پیمانکار تفسیر شود و از دعوت در کارهای آتی خودداری کنند. بنابراین تهیه و تنظیم یک نامه مخصوص و توضیح علت عدم‌ارایه پیشنهاد ضروری است.
تنظیم و تکمیل پیشنهاد
پیشنهاد کامل، محصول نهایی تلاش‌های بازاریابی سازمان است. مناقصه ممکن است درباره پروژه دولتی یا غیردولتی و برای تأمین خدمات مهندسی، عملیات اجرایی و فروش تجهیزات باشد. به‌هر‌حال فرایند کار تنظیم پیشنهاد مناقصه‌های گوناگون، کم و بیش یکسان است.
تعدادی از مدیران اعتقاد دارند که پیشنهاد مناقصه بخشی از تلاش‌های بازاریابی شرکت‌ها است و در عمل، معرفی مبانی و مفاهیم اساسی طرح، منطقی بود شیوه، گزینه‌ها، اعتبار واقعی پیشنهاددهنده و نظایر آن به عنوان کامل‌کننده فعالیت‌های بازاریابی باید در بحث و مذاکره رو در رو به کارفرما مطرح شده و مورد پذیرش وی واقع گردد.
چرا این همه وقت برای تهیه و تدوین پیشنهاد لازم است؟ زیرا ما در دنیای رقابت زندگی می‌کنیم. رقبای ما با همان اهداف ما در جهت برنده شدن در مناقصه تلاش می‌کنند. بنابراین در میان مدعیان قوی، میدان عمل احتمالاً بسیار تنگ خواهد بود. مطلب دیگر آن است که از میدان به در کردن اغلب رقبا کافی نیست، بلکه برنده شدن و ارایه پیشنهاد کامل و برتر اهمیت دارد. اغلب کارکنان تمایلی به‌کار تهیه پیشنهاد مناقصه ندارند. تنظیم و تکمیل پیشنهاد مناقصه به‌کار سخت و مستمر نیاز دارد و تلاش‌های چندجانبه و ویژه‌ای را می‌طلبد. اما مانند سایر فعالیت‌های چند بعدی، این کار نیز به کوشش منظم و مدون احتیاج دارد که مبتنی بر ابزار و امکانات خاصی است و اطلاعات از واحدهای مختلف و حوزه‌های کاری متفاوت جمعآوری و با هم تلفیق می‌گردند. این مطلب، به‌خصوص درباره پروژه‌های بزرگ مصداق بیش‌تری دارد.
به هر حال، این فرایند باید حداقل شامل موارد زیر باشد تا اطمینان حاصل شود که پیشنهاد کامل تهیه و تنظیم خواهد شد:
*ترکیب گروه تهیه پیشنهاد
*زمان‌بندی تهیه پیشنهاد
*طبقه‌بندی عناوین و شرح کارها
*مشخص کردن جنبه‌های مهم پیشنهاد
*تجزیه و تحلیل درخواست کارفرما
*بررسی مبانی و معیارهای فنی
*تهیه متن پیش‌نویس پیشنهاد
*تجدیدنظرهای لازم
*تکمیل نمودارها و نگاره‌ها
*برآورد هزینه
*تهیه و تنظیم پیشنهاد
*بررسی نهایی مدیریت
ضمناً برای هر فعالیت یا رویداد مهم در فرایند تهیه پیشنهاد، باید فرد مسؤول و زمان انجام کار مشخص گردد.
استفاده از کار گروهی
تهیه و تنظیم بسیاری از پیشنهاد‌ها نیاز به تلاش گروهی کارکنان دارد. سازماندهی، هماهنگی و تلفیق کوشش‌های گروهی، مشکلاتی دارد و کار نسبتاً پیچیده است، به‌خصوص تهیه پیشنهاد مناقصه برای پروژه‌های بزرگ یا انجام مهندسی تفصیلی، تشکیل گروه و انجام فعالیت‌ها جمعی، فن و شیوه نوینی است. تدوین فرایند انجام کار، تهیه و تنظیم متون فنی، مهندسی و بازرگانی توسط کارشناسان متخصص و باتجربه، سپس توسط بازنگری و تلفیق فعالیت‌ها به‌صورت تدریجی و در نهایت تنظیم پیشنهاد، انجام کار را تسهیل می‌کند.
تهیه پیشنهاد چگونه انجام می‌شود؟
نوشتن و تنظیم گروهی پیشنهاد بر این مبنا استوار است که مراحل تهیه پیشنهاد بین اعضا گروه تقسیم شود و هر فردی گروه فرعی با نوشتن متن مربوط به‌کار خود، آن را بازنگری و غلطگیری کرده و سپس بتدریج متون تهیه شده، تلفیق و آماده گردد. این کار به ترتیب و زمان‌بندی زیر صورت می‌گیرد:
۱- تقسیم‌بندی مراحل کار روز اول
۲- تعیین روش روز سوم
۳- بررسی جمعی روز چهارم
۴- تعیین عنوان و سرفصل‌های کار روز پنجم
۵- تقسیم‌بندی و تهیه متن پیشنهاد روز دهم
۶- بررسی و بازنگری نوشته‌ها به وسیله افراد گروه روز یازدهم
۷- تکمیل نوشته‌ها روز بیست و دوم
۸- بررسی و بازنگری کارشناسان روز بیست و چهارم
۹- غلطگیری و اصلاحات متن پیشنهاد روز بیست و هشتم
۱۰- نهایی کردن و تحویل پیشنهاد روز سی‌ام
مراحل فوق‌الذکر برای تهیه پیشنهاد مناقصه‌های بزرگ است که به روز مهلت برای ارایه پیشنهاد دارند. فهرست بالا با توجه به نوع مناقصه از نظر حجم کار، می‌تواند تعدیل شود.
مناقصه‌های بزرگ دقت و سعی بیش‌تری در مراحل ۵ و ۹ می‌طلبند، در حالی‌که در مناقصه‌های با حجم کار کم‌تر، فقط مرحله از ۴ تا ۱۰ را می‌توان در نظر گرفت. به‌هر‌حال مدت واقعی تهیه و تکمیل پیشنهاد مانند سایر پروژه‌ها باید زمان‌بدی گردد. شرح مراحل کار به‌صورت خلاصه به قرار زیر است:
مرحله اول: تقسیم‌بندی مراحل کار
قدم اول در فرایند تهیه پیشنهاد به‌صورت جمعی، طبقه‌بندی و تعیین مراحل کار و
سر فصل‌ها و عناوین که ممکن است تا بیست عنوان برسد.
برای هر فصل از پیشنهاد موارد: ۱- مسؤول و تنظیم‌کننده۲- برآورد تعداد صفحات
۳- مراجع و ماخذ، مشخص می‌گردد.
مرحله دوم: تعیین روش
خلاصه روش انجام کار برای هر فصل از اسناد پیشنهاد یا هر عنوان کاری با ذکر نام تهیه‌کننده در فرمی تحت عنوان «خلاصه روش» درج می‌شود، خلاصه روش پاسخگویی ۳ سؤال است:
۱- کارفرما دقیقاً چه می‌خواهد؟
۲- برنامه ما برای اجابت درخواست کارفرما چیست؟
۳- چرا این روش مناسب است؟
برای تعیین روش و تهیه و تکمیل خلاصه روش، می‌توان از یک فرم سود جست.
سرپرست گروه تهیه پیشنهاد این فرم را به عنوان یک خط مشی به افراد ابلاغ می‌کند.
هنگام مرور و بررسی مطالب، فرم‌های کامل شده براساس طبق‌بندی فصل‌ها، بر روی تابلو یا دیوار نصب می‌شود. کاربرد این روش و در معرض دید قراردادن مطالب تحریر شده، برای اعضا گروه امکان بررسی و تحلیل مؤثر را فراهم می‌آورد.
مرحله سوم: بررسی جمعی
در این مرحله کلیه نوشته‌ها، فرم‌های‌خلاصه روش جمعآوری شده در گروه تهیه پیشنهاد، مورد تجزیه و تحلیل، بحث و انتقاد واقع می‌شود. سپس به وسیله گروه و مدیران مربوطه تصویب می‌گردد. در این تجزیه و تحلیل و بحث و بررسی اولیه مطالب کلی، غیر از گروه مذکور، مدیران فنی، مدیران بازاریابی، متخصصان قرارداد و مدیران عالی، مشارکت دارند.
مرحله چهارم: تعیین عنوان و سرفصل‌های کار
بعد از بررسی اولیه خلاصه مطالب، کار تقسیم‌بندی رئوس و عناوین مطالب مندرج در اسناد پیشنهاد مشخص می‌گردد. پس از تعیین فصول و عناوین بخش‌های مختلف پیشنهاد، تهیه‌کننده و نویسنده هرفصل، تعداد صفحات و مراجع نیز تعیین خواهد شد.
مرحله پنجم: تقسیم‌بندی و تهیه متن پیشنهاد
هریک از تهیه‌کنندگان مطالب، عنوان اصلی و خلاصه مطلب تهیه شده را در یک صفحه (با ذکر تعداد مواد و بندها) تنظیم و به گروه ارایه می‌دهند. عنوان مطلب، موضوع شرح مشکل و نتیجه‌گیری، درست به همان ترتیبی که در پیشنهاد نهایی خواهد آمد، به‌صورت کامل نوشته می‌شود. تنظیم و نوشتن جملات اصلی و کلیدی متن، اهمیت به‌سزایی دارد و باید با موضوع مناقصه مرتبط بوده و جوابگو و جامع باشند.
مرحله ششم: بررسی و بازنگری نوشته به وسیله افراد گروه
الصاق فرم‌های خلاصه بر روی دیوار و به ترتیب منطقی و بررسی آنها، کل مطالبی را که می‌خواهیم به‌کارفرما ارایه دهیم را نشان می‌دهد. بررسی مطالب باید حدوداً ظرف پنج روز انجام گیرد. کار بررسی با حضور تهیه‌کننده مطلب، اعضای گروه تهیه پیشنهاد و افراد کلیدی سازمان مهندسی و عملیاتی ادامه می‌یابد. این نوع بررسی، فرصت بحث و گفت‌وگو را برای همه فراهم می‌آورد.
مرحله هفتم: تکمیل نوشته‌ها
بعد از تأیید موارد در مرحله ششم، هریک از تهیه‌کنندگان مطالب و بخش‌های مختلف پیشنهاد، متن خود را کامل می‌کند. در این مرحله نویسنده متن، باید مطالب تخصصی خود را نهایی و آماده کند. در مرحله تکمیل نوشته‌ها، اولین پیش‌نویس نسبتاً کامل پیشنهاد شکل گرفته و ارایه می‌شود. این پیش‌نویس ممکن است چند بار بین افراد گروه یا واحدهای مهندسی و عملیاتی گردش کند.
اگر کار بررسی و بازنگری در این مرحله به درستی انجام گیرد، نوشتن متن نهایی پیشنهاد، امری آسان خواهد بود و بدون حذف و اضافه غیرمعمول و نگرانی از تکرار تلفیق مطالب، متن پیشنهادهای نهایی خواهد شد.
متن نهایی باید به‌صورت تدریجی به قسمت تکثیر، بایگانی یا حافظه کامپیوتر ارسال شود تا بازیابی‌های بعدی تسهیل گردد.
مرحله هشتم: بررسی و بازنگری کارشناسان
متن پیشنهادی توسط مدیر گروه، مدیران مهندسی و عملیاتی که بعد‌ها با پروژه سروکار دارند، بررسی نهایی می‌شود.
در بعضی موارد برای پروژه‌های بزرگ، یک کمیته بررسی‌کننده به منظور بررسی و کنترل امکان‌پذیری، منطقی بودن و کفایت مطالب پیشنهاد برای اجابت دعوت و درخواست کارفرما، تشکیل شده و موارد فوق را بازنگری می‌کند، به هرحال ایرادات و اشکالات وارده مجدداً توسط تهیه‌کننده اصلی متن بازنگری می‌شود.
مرحله نهم: غلطگیری و اصلاحات نهایی متن پیشنهاد
در شرکت‌های بزرگ بعد از کنترل نهایی متن، اسناد پیشنهاد جهت ممیزی نهایی، پردازش لغات، اصلاحات نگارشی و تکثیر به واحد ذی‌ربط ارسال می‌شود. در این واحد متخصص مربوطه، کلیه موارد را بررسی کرده و نحوه جلدبندی و صحافی اسناد پیشنهاد را با مدیر گروه تهیه پیشنهاد، هماهنگ و سپس اقدام می‌کند.
مرحله دهم: نهایی کردن و تحویل پیشنهاد
در آخرین مرحله، اسناد آماده شده یک‌بار دیگر توسط مدیر گروه یا سایر همکاران کنترل نهایی شده و اصلاحات مختصر و احتمالی مورد نیاز انجام می‌گیرد. سپس براساس دستورالعمل کارفرما، اسناد در پاکت‌ها و بسته‌های لازم، بسته‌بندی و مهروموم می‌گردد و جهت تحویل برای کارفرما ارسال می‌شود.
منبع: نشریه تدبیر-شماره ۷۲
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.