تفاوت صورت‌مجلس و صورت‌جلسه مندرج در شرایط پیمان در چیست؟

صورت‌مجلس در لغتنامه دهخدا، ورقه‌ای که در آن مذاکرات و یا تصمیمات اعضای مجلسی را می‌‌نویسند یا آنچه ماجرای مجلسی در آن ثبت شود تعریف شده و می‌توان آن را معادل استشهادیه گرفت.

صورت‌جلسه نیز در فرهنگ معین، نوشته‌ای که رویدادها و گفت‌وگوهای جلسه در آن ثبت می‌شود تعریف شده و معادل صورت‌مجلس بیان شده است. لذا می‌توان گفت هر دو در محاوره به یک معنا به کار می‌‌روند، لیکن در اسناد اداری خصوصاً شرایط عمومی پیمان در دو مفهوم مجزا به کار برده شده‌اند.

صورت‌مجلس ۲۸ بار در موافقت‌نامه و شرایط پیمان دیده می‌شود و غالباً در مستند کردن کارهای به انجام رسیده به کار رفته ولی صورت‌جلسه ۲ بار در اشاره به تصمیمات قبلی که باید انجام شود، مشاهده می‌شود.

پس باید گفت صورت‌مجلس هم مانند صورت‌جلسه نوشته یا سندی برگرفته از جلسه یا مجلسی، لیکن در صورت‌مجلس به عنوان یک استشهادیه کارهایی که به انجام رسیده مکتوب می‌شود ولی در صورت‌جلسه تصمیمات و توافقاتی که افراد ذی‌مدخل داشته‌اند برای بهره‌برداری در آینده مکتوب می‌شود. که در تنظیم هر دو باید به قوانین و ساختارهای خاصی توجه شود، از جمله تاریخ، نام شرکت‌کنندگان و محتوای جلسه.

علی قره‌داغلی- ۴ اسفند ۱۴۰۳