الزامات و زمینه‌های دادرسی مدنی الکترونیک در حقوق ایران و آمریکا (قسمت اول)

مجله پژوهش و مطالعات علوم اسلامی- سال چهارم- شماره ۳۵- خرداد ۱۴۰۱

 

الزامات و زمینه‌های دادرسی مدنی الکترونیک در حقوق ایران و آمریکا

رسول مقصودپور

استادیار گروه حقوق خصوصی دانشگاه آزاد اسلامی ‌واحد مشهد، ایران (نویسنده مسئول)

سامان متقی‌شهری

کارشناس ارشد حقوق، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد مشهد، ایران

 

چکیده

چگونگی دادرسی همواره یکی از مهم‌‌ترین مسائل در نهاد قضایی به شمار می‌رود. امروزه با پیشرفت جوامع دادرسی نیز پیشرفت نموده است و از حالت سنتی خود فاصله زیادی گرفته است. این پژوهش در نظر دارد به بررسی دادگستری الکترونیک در نهاد قضایی بپردازد. دادرسی و رسیدگی به دعاوی و جرایم یکی از ارکان مهم و حاکمیتی در جوامع و شهرهای مرسوم است. به همین لحاظ ارائه این خدمات به صورت الکترونیک نیز از اهمیت ویژه‌ای در شهر الکترونیکی برخوردار است. شهروندان شهر الکترونیکی انتظار دارند خدمات قضایی با سرعت و سهولت و با حداقل نیاز به حضور فیزیکی در اختیار ایشان قرار گیرد. توسعه سیستم مدیریت پرونده قضایی یک طرح ملی است که در راستای تحقق این هدف انجام شده است. این سیستم در کنار چالش‌هایی که با آن مواجه بوده است برخی از خدمات قضایی در مراحل آیین دادرسی مدنی مانند خدمات ثبت و پیگیری دادخواست ارائه مدارک و مستندات پرونده، اطلاع از آخرین وضعیت پرونده و ابلاغ را ارائه می‌دهد. الکترونیکی شدن دادخواست و همچنین ابلاغ الکترونیک با رفع ایرادات مربوط به دادرسی سنتی تأثیراتی مثبت در رفع اطاله دادرسی داشته و تعارضی با اصول اساسی دادرسی مدنی نیز ندارند. علی‌رغم تمام اقدامات انجام شده فرآیند الکترونیکی شدن دادرسی مدنی در کشور ما هنوز مراحل ابتدایی خود را سپری می‌کند و تا رسیدن به آرمان نهایی خود فاصله زیادی دارد در سیستم قضایی کشور ایالات متحده آمریکا گرچه نظام حقوقی این کشور مبتنی بر نظام کامن‌لا و مبتنی بر رأی دادگاه و رویه قضایی می‌باشد؛ همچنین قوانین دادرسی این کشور به صورت فدرال بوده و از ایالتی به ایالت دیگر متفاوت است؛ لکن این کشور از پیشتازان بهره‌گیری از خدمات الکترونیک در امر دادرسی مدنی بوده و از تجربیاتی در این زمینه بهره‌مند است. دادگاه الکترونیکی، اسناد الکترونیک، پرونده الکترونیک و شهادت مجازی از مهم‌‌‌ترین حوزه‌های دادرسی مدنی الکترونیکی در این کشور محسوب می‌شود. بر این اساس می‌توان از تجربیات این کشور در عرصه الکترونیکی شدن دادرسی مدنی استفاده نمود.

واژه‌های کلیدی: دادرسی مدنی، رویه قضایی، دادگاه الکترونیکی، اصول اساسی دادرسی مدنی، حقوق ایران، حقوق آمریکا

 

مقدمه

چگونگی دادرسی همواره یکی از مهم‌‌ترین مسائل در نهاد قضایی به شمار می‌رود. امروزه با پیشرفت جوامع دادرسی نیز پیشرفت نموده است و از حالت سنتی خود فاصله زیادی گرفته است. این پژوهش در نظر دارد به بررسی دادگستری الکترونیک در نهاد قضایی بپردازد. دادرسی و رسیدگی به دعاوی و جرایم یکی از ارکان مهم و حاکمیتی در جوامع و شهرهای مرسوم است. به همین لحاظ ارائه این خدمات به صورت الکترونیک نیز از اهمیت ویژه‌ای در شهر الکترونیکی برخوردار است. عدالت مفهومی‌است که بشر از آغاز تمدن خود می‌شناخته و برای استقرار آن کوشیده است. حقوقدانان همواره در تلاش بوده‌اند تا با ارائه راهکارهای مناسب به دادرسی سرعت بخشند و اجرای عدالت را در کم‌‌ترین زمان میسر سازند. در این راستا می‌توان از دادرسی الکترونیک جهت رفع اطاله دادرسی تسریع در امور جاری محاکم، افزایش دقت جلوگیری از سردرگمی‌اشخاص در پیگیری پرونده‌ها جلوگیری از طرح دعاوی تکراری پیشگیری از وقوع جرم و… بهره جست. دادرسی الکترونیک فرآیندی نوین است که می‌تواند بسیاری از مشکلات روند دادرسی در نظام حقوقی را برطرف ساخته و کمک بزرگی در جهت تحقق هدف اساسی حقوق یعنی برقراری عدالت و پاسخگویی قانونی در کوتاه‌‌‌ترین زمان باشد. به لطف دادرسی الکترونیکی محدودیت‌های زمانی و مکانی به طرز شگرفی کاهش یافته است. کاهش هزینه‌های سیستم قضایی افزایش سرعت انجام کار‌‌ها انسجام در مجموعه اطلاعات سیستم قضایی افزایش امنیت قضایی و اداری از دیگر دستاوردهای دادرسی الکترونیکی است.

الکترونیکی کردن دادرسی را می‌توان از دو جنبه نگریست: اینکه بخشی از فرآیند مانند ثبت دادخواست، ابلاغ و گزارش پرونده الکترونیکی شود. رویکرد دوم آن است که تا حد امکان، بخش‌های مختلف دادرسی، به ویژه در دعاوی حقوقی به صورت الکترونیکی انجام گیرد. در عصر اطلاعات و فناوری به‌خصوص استفاده از اینترنت منجر به افزایش رفاه جامعه بشری صرفه‌جویی در وقت و هزینه دستیابی آسان به اطلاعات به‌طور کلی پیشرفت تکنولوژی در همه ابعاد موجب گردیده که محدودیت‌های مکانی و زمانی به‌طور چشمگیری کاهش یابد از کاربرد این سیستم در امر قضا مدت زمان زیادی نمی‌گذرد و با این وجود این فناوری در زمینه دادگاه‌ها و دادگستری‌‌ها تأثیر بسزایی گذاشته است.

اگر رویکرد دوم اتخاذ شود، مشکلات عدیده‌ای در عمل پیش می‌آید که نیاز به بررسی دارد. برای مثال، تشکیل جلسه رسیدگی به صورت الکترونیکی، اگرچه از نظر فنی امکان‌پذیر است، از آن جهت که برای آن باید ابزارهای مختلفی فراهم شود هزینه زیادی دارد. به همین دلیل استفاده از این شیوه در دعاوی تجاری الکترونیکی که اغلب خواسته آن‌‌ها بسیار زیاد نیست، به‌صرفه نیست، زیرا در دعاوی الکترونیکی خرد مانند اختلاف میان راننده و مسافر در سامانه اسنپ یا اختلاف بین فروشنده و خریدار در دیجی‌کالا اغلب اختلاف از طریق مداخله کارفرما با مراجعه به دستورالعمل‌های موجود حل و فصل می‌شود و طرح دعوا ضرورتی پیدا نمی‌کند.

چگونگی دادرسی همواره یکی از مهم‌‌ترین مسائل در نهاد قضایی به شمار می‌رود. امروزه با پیشرفت جوامع دادرسی نیز پیشرفت نموده است و از حالت سنتی خود فاصله زیادی گرفته است. این پژوهش در نظر دارد به بررسی دادگستری الکترونیک در نهاد قضایی بپردازد. با توجه به قلت منابع در بحث دادگستری الکترونیک یا دادگستری الکترونیک پس از بررسی ابعاد موضوع این نتیجه حاصل گردید که در نهاد قضایی ایران علی‌رغم تلاش‌های انجام گرفته دادرسی هنوز هم به شکل سنتی خود ادامه حیات می‌دهد و آنچنان که باید و شاید به این مهم (الکترونیکی شدن دادرسی) نرسیده‌ایم در باب مفهوم این نهاد باید گفت؛ هنوز تعریف کاملی از این نهاد نشده است، ولی بکارگیری وسایل الکترونیکی در دادرسی به نوعی به مفهوم این نهاد موضوعیت می‌بخشد تا در جهت پیشرفت جوامع عمل نماییم در باب فواید و چالش‌‌ها هم باید گفت که کاهش وقت دادرسی و عدم وجود زیرساخت لازم از جمله فواید و چالش‌های بزرگ این نهاد است من‌جمله اینکه هنوز در حوزه زیرساخت‌‌ها آنچنان که باید شاید به مهم توجه نشده است و باز نیز در این راستا دارای مشکلات عدیده می‌باشیم.

 

۲- مفهوم شناسی

۱-۲- دادرسی الکترونیک حقوقی

ورود فناوری اطلاعات و ارتباطات و استفاده از رایانه در رسیدگی به دعاوی موجب تسریع این امر و در نتیجه کاهش اطاله  دادرسی می‌شود. الکترونیکی شدن مراحل دادرسی موجب شکل‌گیری سؤالات و ابهاماتی از جمله شرایط تشکیل جلسه دادرسی چگونگی انجام هر کدام از مراحل دادرسی به شکل الکترونیکی با رعایت اصول دادرسی می‌شود و اینکه ایران در روند. الکترونیکی کردن مراحل دادرسی چه مسیری را تاکنون طی کرده است؟ ما در این تحقیق کلیات دادرسی الکترونیک از جمله مفهوم پیشینه و ویژگی‌های دادرسی الکترونیک را بررسی می‌کنیم و همچنین زیرساخت‌های حقوقی و فنی لازم برای شکل‌گیری جلسه دادرسی الکترونیکی و همچنین انواع ادله الکترونیکی و چگونگی ارائه انواع ادله در دادگاه الکترونیکی بررسی می‌شود. روند الکترونیکی کردن مراحل دادرسی از اوائل دهه هشتاد شمسی شروع شد که نتیجه آن راه‌اندازی سامانه عدل ایران است که نرم‌افزارهای مختلفی را در بر می‌گیرد که مهم‌‌‌ترین آن سیستم مدیریت پرونده قضایی است. که از طریق آن علاوه بر مکانیزه شدن امور اداری دستگاه قضایی، برخی خدمات قضایی از قبیل ارائه دادخواست، پیگیری پرونده و ابلاغ نیز به صورت الکترونیکی و اینترنتی به مردم ارائه می‌شود. اما با وجود اینکه جلسه دادرسی یکی از مهم‌‌ترین مراحل دادرسی است. در این مطالعات و کارهای انجام شده جایگاه مناسبی پیدا نکرده است و هنوز قانونی درباره شکل‌گیری جلسه دادرسی دعاوی حقوقی به شکل کاملاً الکترونیکی با همه شرایط و ضوابط آن تدوین و مورد اجرا قرار نگرفته است. البته قانون تجارت الکترونیک داده پیام امضاء الکترونیکی ابلاغ الکترونیکی و اسناد الکترونیکی را به رسمیت شناخته و کمک شایانی در این زمینه کرده است. (افخمی،۲۱۹:۱۳۹۱)

 

۲-۲- فرآیند دادرسی مدنی الکترونیکی

منظور از دادرسی مجازی، الکترونیکی شدن انتقال اطلاعاتی است که در محیط دادگاه وجود دارد و این اطلاعات می‌تواند شامل ادله، دستورات (قرار یا حکم) دادگاه، تصمیم هیئت منصفه، اقاریر متهم، اظهارات شاهد و… باشد. به عبارتی دیگر در دنیای امروز به دلیل مطرح شدن بحث مدیریت اطلاعات، مفهوم دادرسی مجازی نیز طرح گردید؛ ازیرا در دادرسی مجازی نیز به نوعی (اطلاعات) مورد تبادل در نظام عدالت قضایی، تحت مدیریت قرار می‌گیرد. البته گاهی اوقات مفهوم دادرسی الکترونیکی از آنچه ذکر شد عام‌تر می‌شود؛ مثلاً تأسیس کتابخانه‌های حقوقی مجازی که به انتشار مقالات و حتی خلاصه آراء می‌پردازند و به نوعی در نظام کامن‌لا که مبتنی بر رویه می‌باشد؛ به امکان دسترسی وکلا و قضات به پرونده‌ها کمک می‌کنند، خود نوعی مرتبط با مفهوم دادرسی الکترونیک می‌باشد که بهتر است عنوان اخیر را بهبوددهنده و ارتقادهنده مفهوم دادرسی الکترونیک بدانیم و نه جزئی از آن. (مهر افشان، ۱۳۹۰، ص ۱۲۱)

در جوامع مدنی، مراجعه به دادگستری و احقاق حق، یکی از حقوق اولیه و مسلم شهروندان به شمار می‌رود. تا قبل از پیدایش رایانه، نرم‌افزار و به ویژه ظهور و گسترش شاهراه‌های اطلاعاتی یا اینترنت، مراجعه حضوری اصحاب دعوی و استفاده از قالب‌های کاغذی، برای هر نوع دادرسی ضروری و اجتناب‌ناپذیر بود. با توسعه ابزارهای اطلاعاتی و ارتباطی، لزوم حضور اصحاب دعوی و استفاده از کاغذ در فرآیند دادرسی کاهش یافته است. بیش از یک دهه است که کشورهای پیشرفته برای الکترونیکی شدن روند دادرسی‌‌ها تلاش می‌کنند و درصدد هستند تا روند دادرسی از راه دور و با بهره‌گیری از روش‌های الکترونیکی صورت گیرد. حقوق دنباله‌روی تحولات اجتماعی است و غایت وجودی آن، قانونمند ساختن روابط ناشی از آن می‌باشد. همگام با پیشرفت‌های جامعه بشری در دهه‌های اخیر، مفهومی‌به نام دولت الکترونیک شکل گرفت و مدل ارائه خدمات عمومی‌را دگرگون ساخت. ورود فناوری اطلاعات و ارتباطات عرصه حقوق را متأثر کرده و مسائل نوین حقوقی را ایجاد نموده است. در این میان دادرسی الکترونیک خصوصاً ابلاغ الکترونیکی و به‌طور کلی هر مفهوم جدیدی که به آن کمک نماید، عدالت قضایی در هر جامعه یک آرمان می‌باشد که افراد آن جامعه، همواره در راه استفاده از روش‌هایی هستند که به این هدف دست یابند. در این میان دادرسی الکترونیک و هر مفهوم جدیدی که به آن کمک نماید، می‌تواند مطلوب باشد. در این مقاله سعی بر آن است تا با تشریح معنای دادرسی الکترونیک در سه عنوان کلیات حوزه‌های آن و در نهایت معایب و مزایا، راه برای طرح آن توسط سایر نویسندگان باز شود.

در ایالات متحده آمریکا، تدابیری برای برگزاری برخط (آن‌لاین) جلسات دادرسی، مبادله اینترنتی لوایح، ابلاغ از طریق نامه الکترونیکی، اینترنتی کردن جلسات دادرسی تا حد امکان و مواجهه دیداری-‌شنیداری شهود و مطلعان از طریق شبکه داخلی دادگستری یا اینترنت، اندیشیده شده است.

قاعده ۲۶ از قواعد آ.د.م ایالات متحده، بر ضرورت ابراز ادله، مدارک و داده پیام‌های الکترونیکی از سوی طرفین دعوا تأکید کرده و برای آن مهلت ۱۴ روزه‌ای را بعد از دستور دادگاه برای برگزاری نشست مشترک که اغلب ۱۲۰ روز پس از ثبت درخواست رسیدگی تعیین می‌شود، مقرر کرده است. به علاوه، قواعد ۱۲ و ۵۶ همین کشور به نحوه ارزیابی با مدارک الکترونیکی ارتباط دارد. بنابراین می‌توان قبول اسناد و مدارک الکترونیکی را به عنوان دلیل در محاکم کامن‌لا به وضوح مشاهده کرد. (بیداروند و قاسمی، ۷۸:۱۳۹۴)

دادگاه الکترونیک وابسته به دادگاه فدرال آمریکا روز جمعه ۲۳ فوریه سال ۲۰۰۱ میلادی برای نخستین‌بار فعالیت خود را آغاز کرد و هم‌اکنون پس از گذشت هفت سال همچنان به فعالیت خود ادامه می‌دهد. در طول این دوره دسترسی به دادگاه الکترونیک به دو طرف و نمایندگانشان محدود شده است. تجدیدنظر بر تنظیمات فنی و پروتکل دادگاه الکترونیک با استفاده از دادگاه روی شبکه و با راهنمایی‌‌ها و دیگر نتایجی که از دادگاه به دست می‌آید صورت می‌گیرد. پروژه دادگستری الکترونیکی از مارس ۲۰۰۴ آغاز به کار کرد تا از این طریق سندیت بیشتری به دادگاه‌های الکترونیک بخشیده شود. این طرح سه هدف اصلی را دنبال می‌کرد که این اهداف شامل پیشرفت و به‌روز کردن ائتلاف‌های مختلف و تأمین فناوری‌ها، متقاعد کردن جامعه مدنی برای پذیرفتن این فناوری‌‌ها و متقاعد کردن حکومت و قبول نتایج حاصل از دادگستر یا الکترونیک می‌شد. در حقوق آمریکا، قواعد متعددی به نقش ارتباطات الکترونیکی در دادرسی مدنی پرداخته‌اند؛ از جمله قاعده ۵ که به «مدارک دادگاه » اختصاص دارد، در بندهای مختلف نحوه تهیه، امضاء تحویل، ابلاغ، بایگانی و ارسال مدارک را به شیوة الكترونیکی مدنظر قرار داده است. علاوه بر آن، نحوه تعامل از طریق نامه الکترونیکی در قواعد مختلف از جمله قاعده (۱) (۲) ۶ و (۷) (۲) ۶ مطرح شده است.

فرآیند دادرسی مدنی الکترونیکی، به لحاظ اصول و قواعد حاکم با دادرسی مرسوم تفاوتی ندارد؛ در عین حال، مقتضیات جدیدی که تغییر شیوه دادرسی ایجاب می‌کند، ما را بر آن می‌دارد که فرآیند این دادرسی را از ابتدا تا انتها مرور کنیم و اوصاف آن را بشناسیم.

تقدیم الکترونیکی دادخواست ثبت و بایگانی الکترونیکی دادخواست/ پرونده، رسیدگی و استماع الکترونیکی، صدور و ابلاغ الکترونیکی رأی، شکایت الکترونیکی و نقش سازوکار الکترونیکی در مرحله اجرای رأی، از جمله مواردی هستند که در فرآیند دادرسی مدنی الکترونیکی از آغاز تا پایان روی می‌دهند. این موضوعات به‌ترتیب بررسی می‌شود.

 

۳-۲- تقدیم الکترونیکی دادخواست

در راستای اجرای بند ۶ سیاست‌های کلی قضایی پنج ساله ابلاغی سال ۸۸ و بند ج ماده ۴۸ قانون برنامه پنجم توسعه کشور و تبصره بند ج ماده ۱۱ قانون ارتقاء سلامت اداری و مقابله با فساد مصوب ۹۰ و با توجه به ماده ۱۷۵ و ۱۷۶ قانون آیین دادرسی کیفری، آیین‌نامه نحوه استفاده از سامانه‌های رایانه‌ای و مخابراتی توسط قوه‌قضاییه در سال ۹۵ تهیه شد. ابلاغ الکترونیکی مزایا و معایبی دارد؛ از جمله مزایا می‌توان به کم شدن نقش نیروی انسانی جلوگیری از اطاله دادرسی، صرفه‌جویی در هزینه دادرسی، حفظ حریم خصوصی و آبروی فرد و… اشاره کرد و از جمله معایب آن می‌توان دوگانگی ابلاغ برخی از اوراق قضایی به شکل واقعی و قضایی، مشکلات ناشی از ابلاغ‌های نیمه الکترونیک، افراد ثبت‌نام نشده، عدم ثبت‌نام اتباع غیرایرانی، از طرفی طرح دادخواست به صورت الکترونیک مطابق با قانون آیین دادرسی مدنی نمی‌باشد. لذا نفی یا پذیرش مطلق ابلاغ الکترونیک بدون در نظر گرفتن معایب و مزایای آن مطلوب به نظر نمی‌رسد؛ ضمن آنکه شرایط بومی‌و قوانین داخلی کشور را نیز باید در نظر گرفت. لذا خدمات قضایی الکترونیک با وجود شباهت به خدمات قضایی سنتی تفاوت‌هایی نیز با آن دارد و لازمه آن زیرساخت‌های اجرایی و تدوین قوانین متناسب می‌باشد.

به موجب ماده ۷ آیین‌نامه نحوه استفاده از سامانه‌های رایانه‌ای یا مخابراتی (شماره ۱۰۰٫۲۹۸۴۹٫۹۰۰۰ ۲۴/۵/۱۳۹۵ رئیس قوه‌قضاییه درخصوص نحوه استفاده از سامانه‌های رایانه‌ای با مخابراتی) «چگونگی طرح شکایت و دعوا از طریق الکترونیکی براساس آیین‌نامه ارائه خدمات الکترونیک قضایی است.» مطابق با ماده(۱) آیین‌نامه ارائه خدمات الکترونیک قضایی (مصوبه شماره ۱۰۰٫۱۰۱۱۸٫۹۰۰۰ مورخ ۲۲/۳/۱۳۹۱ رئیس قوه‌قضاییه)، «اشخاص حقیقی یا حقوقی جهت طرح و پیگیری دعاوی و شکایات و سایر امور قضایی، از طریق «دفاتر خدمات قضایی» یا «درگاه خدمات قضایی» و با استفاده از سامانه‌های الکترونیکی و مخابراتی اقدام نمایند.»

بنابر ماده ۴ آیین‌نامه ارائه خدمات الکترونیک قضایی، «در روش اقدام از طریق درگاه، خواهان با شاکی دادخواست یا درخواست یا شکایت خود را به همراه مستندات مربوطه، به صورت سند الکترونیکی تبدیل نموده و پس از محاسبه هزینه دادرسی توسط سامانه و پرداخت الکترونیک آن، کدرهگیری را اخذ و با همراه داشتن اصل مستندات، به دفتر خدمات قضایی مراجعه می‌نماید. دفتر خدمات قضایی پس از تأیید مطابقت اسناد الکترونیکی تهیه شده با اوراق ابرازی از سوی متقاضی، آن را از طریق سامانه خدمات قضایی به مرجع ذی‌ربط ارسال می‌نماید.

پیش‌شرط اقدام دادخواست‌دهنده برای ثبت الکترونیکی آن، احراز هویت و ثبت‌نام در سامانه ثنا (سامانه ثبت‌نام الکترونیکی) است. به موجب ماده ۱۰ آیین‌نامه نحوه استفاده از سامانه‌های رایانه‌ای یا مخابراتی، «تأیید و نهایی شدن ثبت‌نام، نیازمند احراز هویت است. احراز هویت می‌تواند از طریق دفاتر خدمات الکترونیکی قضایی یا روش‌های مطمئن دیگر صورت گیرد.» سامانه ثنا، سامانه‌ای الکترونیکی برای ثبت‌نام الکترونیکی و دریافت حساب کاربری است که خود لازمه ابلاغ الکترونیکی و اطلاع اصحاب دعوا و سایر اشخاص مرتبط با دعوا (از جمله وکلا و کارشناسان، وثیقه‌گذار، کفیل، شاهد و داور) از جریان دعوا، محسوب می‌شود.

در شیوه تقدیم الکترونیکی دادخواست. این عمل از طریق «دفاتر خدمات قضایی» یا «درگاه خدمات قضایی » و با استفاده از سامانه‌های الکترونیکی و مخابراتی انجام می‌گیرد (ماده آیین‌نامه ارائه خدمات الکترونیک قضایی) و یک شماره الکترونیکی و منحصربه‌فرد به هر پرونده اختصاص می‌یابد که با داشتن آن و رمز پرونده، می‌توان اقدامات انجام گرفته در هر پرونده را از طریق اینترنت و مراجعه به تارنمای مربوط (www.adliran.ir) پیگیری کرد. به موجب ماده ۵ آیین‌نامه ارائه خدمات الکترونیک قضایی، «در روش اقدام از طریق (دفاتر خدمات قضایی)، خواهان با شاکی دادخواست یا درخواست یا شکایت خود را به همراه مستندات آن به دفتر خدمات قضایی تحویل می‌دهد. دفتر مذکور پس از احراز هویت و محاسبه هزینه دادرسی از طریق سامانه و پرداخت الکترونیک آن، اسناد یادشده را به سند الکترونیکی تبدیل کرده و به رؤیت متقاضی می‌رساند و پس از تأیید مطابقت اسناد الکترونیکی تهیه شده با اوراق ابرازی از سوی وی، آن را از طریق سامانه خدمات قضایی به مرجع ذی‌ربط ارسال می‌نماید.»

به علاوه، امکان ارجاع پرونده به شکل الکترونیکی وجود دارد. به موجب ماده ۸ آیین‌نامه نحوه استفاده از سامانه‌های رایانه‌ای یا مخابراتی، «مقام ارجاع، شکایت یا دادخواست ثبت شده را با رعایت تخصص و‌ترتیب وصول، فوراً از طریق سمپ (سامانه مدیریت پرونده قضایی) به یکی از شعب ارجاع می‌دهد. پس از ارجاع پرونده، شماره یکتای کشوری، ردیف فرعی، شماره بایگانی و رمز پرونده، توسط سمپ ارائه خواهد شد که باید از طریق ابزارهای الکترونیکی مانند پیامک با پست الکترونیکی در اختیار تقدیم‌کننده دادخواست با شکایت قرار گیرد» (افتخارجهرمی‌و السان، ۱۳۹۶: ۳۳-۳۲)