طراحی فرایندهای تأمین مواد و تجهیزات صنعتی متناسب با شرایط و قوانین ایران

طراحی فرایندهای تأمین مواد و تجهیزات صنعتی متناسب با شرایط و قوانین ایران

حمیدرضا بهمنش- زهرا قربانی‌راوند

 

 

چکیده

تأمین تجهیزات به عنوان بخش اعظم پروژه‌های اجرایی در شرکت‌ها به خصوص پیمان‌کاران عمومی و شرکت‌های EPC مطرح می باشد و اغلب مدیریت تأمین تجهیزات پروژه به عنوان مدیریت واسطه تعریف می‌شود. منظور از شرکت‌های EPC شرکت‌هایی است که کار را به صورت کامل از مشتری اخذ نمایند و در طول اجرا آن کلیه فعالیت‌های مهندسی، تأمین تجهیزات، ساخت، نصب و راه‌اندازی تجهیزات را به عهده می‌گیرند.

با توجه به این‌که برای انجام تأمین مواد و تجهیزات پروژه‌ها در ایران نیاز به طراحی فرایندهای مورد نیاز می‌باشد، مطابق تجربه ۵ ساله گروه تأمین تجهیزات در شرکت ایزوایکو و تجربه شرکت مپنا و مطالعه استانداردهای مختلف اعم از PMBOK و استانداردهای مهندسی خرید یک مدل برای طراحی و کنترل فرایندهای تأمین تجهیزات پیشنهاد می‌گردد که این مدل در شرکت ایزوایکو اجر و نتایج قابل قبولی اخذ شده است. برای کنترل فرایندها، نقاط کنترلی تعریف و به تناسب چک‌لیست‌های مورد نیاز طراحی و تدوین شده است.

در استاندارد مدیریت پروژه(PMBOK) 6 فرایند برای تأمین مواد و تجهیزات تعریف شده است که شامل: برنامه خرید، استعلام، انتخاب تأمین‌کننده، انعقاد قراردادها و مدیریت قراردادها می‌باشد.

با توجه به بررسی‌های انجام‌شده و تجربیات کسب شده در شرکت‌های مختلف و با استفاده از تعاریف موجود در طراحی سیستم و مهندسی سازمان، فرایندهای تأمین تجهیزات به ۱۱ فرایند اصلی تقسیم‌بندی شده است. در سازمان‌های ایرانی به دلیل پیچیده بودن روابط بانکی و قوانین حاکم بر واردات کشور، نیاز به طراحی فرایندهایی برای مدیریت بر فعالیت‌های بیرون سازمان دارد. به همین منظور فرایندهایی برای مدیریت اعتبارات ارزی و حمل و ترخیص در طراحی فرایندها لحاظ شده است.

مقدمه

تأمین شامل فعالیت‌های مهندسی خرید و تعریف بسته‌های خرید، استعلام، انعقاد قرارداد و مدیریت قرارداد، ساخت توسط سازنده قطعات، تست و بازرسی، حمل، تحویل و خدمات پس از آن می‌شود. به دلیل حساسیت تجهیزات و مواد مورد استفاده در صنعت برای اجرای فعالیت‌های تأمین تجهیزات نیاز به داشتن مشخصات فنی کامل برای خرید، انجام فعالیت‌های مهندسی خرید و بازرسی‌های حین ساخت دارد و به این دلیل، تأمین تجهیزات با خرید از بازار متفاوت است. تدارکات به عنوان خرید از بازار و مراکز توزیع کالا به عنوان بخش کوچکی از تأمین تجهیزات می‌باشد که با توجه به مقادیر خرید و استاندارد بودن قطعات و پایین بودن حجم معامله از لحاظ قیمت، خرید از بازار و یا مراکز توزیع که سهل‌الوصول می‌باشند، انجام می‌پذیرد. در مسأله تأمین، فعالیت‌های مهندسی و فرایندهای بررسی فنی نقش به سزایی دارند.

شاید تأمین تجهیزات در همه سازمان‌ها و مراکز موردنیاز نباشد ولی مسأله تأمین همراه با دیدگاه مهندسی با تدارکات و بازرگانی متفاوت می‌باشد. لازم است سازمان‌ها برای کاهش هزینه‌های خود برای انجام فعالیت‌های خرید، از دیدگاه مهندسی نگاه نمایند و به عنوان یک اقدام پیشگیرانه، قبل از اتمام مراحل خرید، ارزیابی‌های مناسب برای پیشنهادهای دریافت شده انجام دهند.

انتخاب در تأمین تجهیزات  بسیار مهم است و به دلیل این‌که نمی‌توان دقیقاً آنچه را که طراحی شده خریداری کرد در مرحله بررسی‌های فنی براساس ارجحیت، انتخاب صورت می‌پذیرد و پس از اتمام تشریفات خرید و انعقاد قرارداد با سازنده، طراحی پروژه براساس محصول خریداری شده بازنگری می‌شود.

طراحی فرایندها

فرایندهای تأمین تجهیزات بسته به نوع فعالیت‌ها و میزان ارتباطات با خارج سازمان تعریف می‌شوند. برای تعریف فرایندهای اصلی معیارهایی برای تعریف این فرایندها در نظر گرفته شده و براساس این معیارها، فرایندهای اصلی طراحی شده است.

معیارهای طراحی و تفکیک فرایندها عبارتند از:

۱-حجم ارتباطات سازمانی برای انجام فعالیت‌ها بین سازمان تأمین تجهیزات و بیرون از سازمان؛

۲-تعداد افراد موردنیاز برای اجرای فعالیت‌ها؛

۳-نوع تخصص موردنیاز برای انجام فعالیت‌ها؛

۴-میزان شباهت فعالیت‌ها با یکدیگر و میزان تکرارپذیری فعالیت‌ها.

در استاندارد مدیریت پروژه(PMBOK) 6 فرایند برای تأمین مواد و تجهیزات تعریف‌شده است که شامل: برنامه خرید، استعلام، انتخاب تأمین‌کننده، انعقاد قراردادها و مدیریت قراردادها می‌باشد.

با توجه به بررسی‌های انجام شده و تجربیات کسب شده در شرکت‌های مختلف و با استفاده از تعاریف موجود در طراحی سیستم و مهندسی، سازمان، فرایندهای تأمین تجهیزات به ۱۱ فرایند اصلی تقسیم‌بندی شده است. در سازمان‌های ایرانی به دلیل پیچیده بودن روابط بانکی و قوانین حاکم بر واردات کشور، نیاز به طراحی فرایندهایی برای مدیریت بر فعالیت‌های بیرون سازمان دارد. به همین منظور فرایندهایی برای مدیریت اعتبارات ارزی و حمل و ترخیص در طراحی فرایندها لحاظ شده است.

بازاریابی و دریافت سفارش/پروژه(فرایند اصلی شماره ۱)

این فرایند به عنوان یک فرایند واسطه با محیط بیرونی برای بازاریابی و تعریف محدوده فعالیت‌ها می‌باشد. انعقاد قرارداد با مشتری برای انجام خدمات تأمین تجهیزات در محدوده این فرایند است. محدوده کار فرایند شامل بازاریابی برای دریافت پروژه یا سفارش، مذاکرات با مشتری و یا مالک اصلی کار، تعریف محدوده خدمات مورد نیاز مشتری و امضای توافقنامه و یا قرارداد انجام کار با مشتری و یا دریافت تأییدیه مشتری به صورت صورتجلسه، توافقنامه و یا قرارداد برای انجام خدمات مورد نیاز تأمین تجهیزات می‌باشد.

هر سازمان، گروه و حتی فرد برای فعالیت‌های خود نیاز به مشتری دارد و باید از بازار کار و میزان پذیرش فعالیت‌های خود اطلاع داشته و بتواند بر محیط اطراف خود مدیریت کند. شناسایی بازار و مدیریت بر آن در تأمین تجهیزات نیز به عنوان اولین فرایند لازم برای شروع فعالیت‌های آتی موردنیاز می‌باشد. حتی اگر تأمین تجهیزات به عنوان یک بخش کوچکی از یک سازمان باشد نیاز است که بداند چه کسی واسطه این درخواست است و چه اطلاعاتی ممکن است در این حد واسط از بین رفته باشد. شناخت سلسله مراتب مشتری و صاحب کار و بهره‌بردار به بالارفتن کیفیت کار تأمین تجهیزات و برآورده شدن نیازهای واقعی کمک خواهد کرد.

این فرایند شامل فعالیت‌های عمده زیر می‌باشد:

۱-مذاکره با مشتری؛

۲-مقایسه پروژه دریافتی با طرح کسب و کار؛

۳-شناسایی نیازمندی‌های اصلی مشتری؛

۶-بررسی آخرین وضعیت محیط اطراف سازمان تأمین تجهیزات و به روزرسانی طرح کسب و کار با توجه به تغییرات محیطی.

در همه سازمان‌ها با توجه به تعریف روش‌های نوین مدیریت، برای انجام فعالیت‌ها و تحویل آنها، مشتری‌های داخل و یا خارج سازمان تعریف می‌شود. در تعریف فرایندهای اصلی تأمین تجهیزات، جایگاه مشتری و صاحب کار بسیار با اهمیت می‌باشد. در صورتی که تأمین تجهیزات به عنوان بخشی از یک سازمان بزرگ باشد، مشتری سازمان ممکن است به صورت یک بخش داخل سازمان تعریف شود و در غیر این صورت، مشتری با صاحب کار سازمان مساوی خواهد شد.

مشتری چه در داخل سازمان و یا در خارج سازمان باشد نیاز به یک توافقنامه یا قرارداد فی‌مابین و یا برقراری روالی ثابت برای تعریف مسؤولیت‌های مشتری و تیم تأمین تجهیزات، ارتباطات و انتقال اطلاعات برای انجام امور است.

طرح‌ریزی تأمین سفارش/ پروژه (فرایند اصلی شماره ۲)

این فرایند به عنوان طراحی سازمان و تعریف تیم تأمین تجهیزات، برنامه‌ریزی زمان و هزینه انجام خدمات موردنیاز مشتری می‌باشد. محدوده کار فرایند شامل تعریف ارتباطات، شرح مسؤولیت‌های افراد تیم، تشریح فعالیت‌ها، گردش اطلاعات، برنامه زمانی، تعریف نقاط کنترلی، برنامه بودجه و جریان نقدینگی برای تأمین تجهیزات می‌باشد. نتیجه و خروجی فرایند شامل سازماندهی و ساختار تیم تأمین تجهیزات، تهیه برنامه تأمین تجهیزات، تهیه برنامه بودجه تأمین تجهیزات می‌باشد.

طرح‌ریزی تأمین تجهیزات پروژه مشابه طرح‌ریزی پروژه بوده و شامل عناصر زیر می‌باشد:

۱)تعریف تیم اجرایی و تهیه چارت سازمانی و نحوه ارتباطات افراد تیم؛

۲)تعریف و تهیه ماتریس مسؤولیت‌های افراد تیم؛

۳)تعریف و تهیه جریان‌های اطلاعاتی و جریان‌های کاری؛

۴)تعریف و تهیه فعالیت‌های اجرایی؛

۵)تهیه برنامه زمان‌بندی فعالیت‌ها؛

۶)تهیه برنامه بودجه و جریان نقدینگی.

برای تدوین برنامه‌های یک پروژه، سطوح مختلف طراحی می‌شود که در مراجع مربوط به برنامه‌ریزی ذکر شده است و در اینجا فقط به موارد مهم تهیه برنامه‌های تأمین تجهیزات که جزیی از طرح‌ریزی می‌باشد، اشاره می‌گردد.

در حالت کلی برای در نظر گرفتن شکست فعالیت‌های تأمین تجهیزات و خرید در سطح سوم، ۳ فعالیت عمده در نظر گرفته می‌شود که شامل موارد زیر می‌باشد:

الف: دوره قرارداد با یک تأمین‌کننده: از مرحله دریافت مشخصات فنی آغاز و تا نهایی شدن قرارداد با تأمین‌کننده ادامه می‌یابد.

ب: ساخت یا تأمین تجهیز: که از مرحله ابلاغ کار به تأمین‌کننده آغاز می‌شود و تا مرحله ارایه اسناد حمل برای اخذ مجوز حمل ادامه دارد و این فعالیت توسط تأمین‌کننده انجام می‌شود.

ج: حمل و ترخیص و تحویل: از مرحله صدور مجوز حمل آغاز شده و تا مرحله تسویه حساب ادامه دارد.

هر یک از فعالیت‌های فوق دارای شکست فعالیت‌ها در سطح چهارم هستند که به عنوان برنامه تأمین تجهیزات مهم و اساسی می‌باشند. در زیر به اختصار شکست فعالیت‌های تأمین تجهیزات در سطح چهارم توضیح داده می‌شود.

الف: دوره قرارداد با یک تأمین‌کننده: این فعالیت سطح سوم شامل ۷ فرایند اصلی تأمین تجهیزات می‌باشد.(فرایندهای ۳الی ۷) که به دلیل انجام شدن در سازمان خریدار به یک فعالیت عمده در سطح سوم شکسته می‌شود و در سطح چهارم متناسب با تخصص‌های انجام فعالیت‌ها، تجزیه صورت پذیرفته است.

*دریافت و بررسی مشخصات فنی تجهیزات و مواد مورد نیاز؛

*تعریف بسته‌های قابل تأمین توسط تأمین‌کنندگان؛

*استعلام و یا انجام تشریفات مناقصه؛

*دریافت پیشنهادهای فنی و مالی به صورت مجزا از تأمین‌کنندگان؛

*انجام بررسی‌های فنی و برگزاری جلسات مذاکره فنی با تأمین‌کنندگان؛

*انجام آنالیزهای مالی پیشنهادی تأمین‌کنندگان و برگزاری جلسات چانه‌زنی با تأمین‌کنندگان؛

*تهیه جداول مقایسه فنی و مالی و اخذ تصمیم برای انتخاب تأمین‌کننده؛

*تهیه قرارداد و یا سفارش خرید برای تأمین‌کننده انتخاب شده و انعقاد قرارداد و یا تهیه موافقتنامه با تأمین‌کنند؛

ب: ساخت یا تأمین تجهیز: این فعالیت شامل فرایندهای مدیریت اعتبارات و مدیریت قرارداد در فرایندهای اصلی تأمین تجهیزات است که نقش به سزایی در کنترل زمان‌ها و هزینه‌های خرید بازی می‌کند. تجزیه این فعالیت به صورت زیر می‌باشد:

*ارایه پیش‌پرداخت و یا تخصیص اعتبار و یا فعالیت‌های مورد نیاز برای نافذ شدن قرارداد و یا موافقتنامه؛

*تهیه مدارک مورد نیاز برای شروع ساخت تجهیز توسط تأمین‌کننده مانند برنامه ساخت و یا تأمین، برنامه کنترل کیفی، نقشه‌ها و مدارک فنی و سایر مدارک متناسب با قرارداد و یا موافقتنامه؛

*بررسی و تأیید مدارک ارایه‌شده توسط خریدار؛

*خرید مواد اولیه مطابق استاندارد و نظر خریدار؛

*ساخت و تست تجهیزات؛

*اخذ تأییدیه‌های کیفی محصول از مؤسسات مورد قبول خریدار و ارایه آنها؛

*بسته‌بندی محمولات و ارایه اسناد حمل به خریدار؛

ج: حمل و ترخیص و تحویل: این فعالیت شامل فرایندهای حمل و ترخیص و تحویل به سایت مشتری و خدمات پس از تحویل می‌باشد و تجزیه این فعالیت‌ در سطح چهارم برنامه‌ریزی و برنامه تأمین تجهیزات به صورت زیر است:

*بررسی اسناد توسط خریدار و صدور مجوز حمل؛

*حمل محمولات؛

*ترخیص و تحویل به سایت خریدار؛

*صدور رسید انبار؛

*بررسی نیازهای مشتری برای نظارت بر نصب و راه‌اندازی توسط تأمین‌کننده و حضور ناظرین تأمین‌کننده؛

*تسویه حساب؛

برای تهیه برنامه تأمین تجهیزات پیشنهاد می‌شود از ماتریس فعالیت‌ها استفاده شود. دلیل استفاده از ماتریس فعالیت‌ها، تعداد زیاد گروه‌های تخصصی موردنیاز برای اجرای فعالیت‌ها و در ضمن سازمان‌های درگیر برای اجرا می‌باشد و علاوه بر این فعالیت‌ها به صورت متوالی بوده و شبکه نمی‌باشد.

تعریف/ تایید بسته خرید(فرایند اصلی شماره ۳)

این فرایند شامل بررسی و تعریف بزرگ‌ترین مجموعه (سیستم) قابل واگذاری به تأمین‌کنندگان متعدد جهت تأمین براساس استراتژی خرید است. بررسی مشخصات فنی مورد نیاز مشتری، تعریف محتوی بسته‌های خرید و مشخص‌کردن مرزهای بین آنها در محدوده این فرایند می‌باشد. نتیجه و خروجی فرایند، بسته‌هاغی خرید تعریف شده به صورت کامل است.

برای تعریف بسته خرید نیاز به بررسی دقیق محدوده بسته خرید می‌باشد. فرایند تعریف خرید شامل موارد زیر می‌باشد:

۱)تعریف محدوده بسته خرید؛

۲)تعریف نیازمندی‌های کیفی؛

۳)تعریف استانداردهای موردنیاز؛

۴)تعریف نیازمندی‌های فنی تجهیزات و یا مواد مصرفی؛

۵)قوانین و مقررات عمومی برای حفظ محیط‌زیت و یا ایمنی.

با توجه به این‌که شرایط کلی مانند رنگ تجهیزات و مسایل مربوط به نگهداری و تعمیرات آنها برای تمام تجهیزات کاربرد دارد تعریف یک بخش عمومی برای ذکر این موارد ضروری است.

بسته خرید براساس استانداردهای ساخت و تأمین در بازار تعریف می‌گردد. برای چک نمودن بسته خرید تعریف شده، می‌توان چک‌لیستی تهیه نمود و براساس آیتم‌های این چک لیست، درستی آن را بررسی نمود.

منبع: کتاب مستندات علمی-حرفه‌ای نظام اجرای پروژه‌ها- جلد چهار