طراحی فرایندهای تأمین مواد و تجهیزات صنعتی متناسب با شرایط و قوانین ایران-قسمت دوم حمیدرضا بهمنش- زهرا قربانی‌راوند برای تهیه برنامه تأمین تجهیزات پیشنهاد می‌شود از ماتریس فعالیت‌ها استفاده شود. دلیل استفاده از ماتریس فعالیت‌ها، تعداد زیاد گروه‌های تخصصی موردنیاز برای اجرای فعالیت‌ها و در ضمن سازمان‌های درگیر برای اجرا می‌باشد و علاوه بر این […]
طراحی فرایندهای تأمین مواد و تجهیزات صنعتی متناسب با شرایط و قوانین ایران-قسمت دوم
حمیدرضا بهمنش- زهرا قربانی‌راوند
برای تهیه برنامه تأمین تجهیزات پیشنهاد می‌شود از ماتریس فعالیت‌ها استفاده شود. دلیل استفاده از ماتریس فعالیت‌ها، تعداد زیاد گروه‌های تخصصی موردنیاز برای اجرای فعالیت‌ها و در ضمن سازمان‌های درگیر برای اجرا می‌باشد و علاوه بر این فعالیت‌ها به صورت متوالی بوده و شبکه نمی‌باشد.
تعریف/ تایید بسته خرید(فرایند اصلی شماره ۳)
این فرایند شامل بررسی و تعریف بزرگ‌ترین مجموعه (سیستم) قابل واگذاری به تأمین‌کنندگان متعدد جهت تأمین براساس استراتژی خرید است. بررسی مشخصات فنی مورد نیاز مشتری، تعریف محتوی بسته‌های خرید و مشخص‌کردن مرزهای بین آنها در محدوده این فرایند می‌باشد. نتیجه و خروجی فرایند، بسته‌هاغی خرید تعریف شده به صورت کامل است.
برای تعریف بسته خرید نیاز به بررسی دقیق محدوده بسته خرید می‌باشد. فرایند تعریف خرید شامل موارد زیر می‌باشد:
۱)تعریف محدوده بسته خرید؛
۲)تعریف نیازمندی‌های کیفی؛
۳)تعریف استانداردهای موردنیاز؛
۴)تعریف نیازمندی‌های فنی تجهیزات و یا مواد مصرفی؛
۵)قوانین و مقررات عمومی برای حفظ محیط‌زیست و یا ایمنی.
با توجه به این‌که شرایط کلی مانند رنگ تجهیزات و مسایل مربوط به نگهداری و تعمیرات آنها برای تمام تجهیزات کاربرد دارد تعریف یک بخش عمومی برای ذکر این موارد ضروری است.
بسته خرید براساس استانداردهای ساخت و تأمین در بازار تعریف می‌گردد. برای چک نمودن بسته خرید تعریف شده، می‌توان چک‌لیستی تهیه نمود و براساس آیتم‌های این چک لیست، درستی آن را بررسی نمود.
تهیه لیست سازندگان و تأمین‌کنندگان (فرایند اصلی شماره ۴)
این فرایند شامل بررسی عناوین تجهیزات مطابق طرح‌ریزی پروژه و تهیه لیست سازندگان و تأمین‌کنندگان می‌باشد. محدوده کار فرایند شامل تهیه لیست کاملی از سازندگان برای تجهیزات و مواد مورد نیاز مشتری و یا قرارداد با صاحب کار است. نتیجه و خروجی فرایند شامل لیست سازندگان و تأمین‌کنندگان می‌باشد. منظور از مشتری، فرد حقیقی و یا حقوقی که درخواست خرید را صادر نموده است و منظور از صاحب کار مصرف‌کننده و یا کاربر نهایی می‌باشد.
این فرایند در واقع انتخاب اولیه تأمین‌کنندگان می‌باشد که روش‌های متدولی برای انجام آن وجود دارد. مطابق استاندارد PMI موارد زیر انتخاب شده است.
الف: سیستم وزن‌دهی: معیارهایی برای طبقه‌بندی و سنجش توانمندی تأمین‌کنندگان تهیه می‌گردد و براساس درجه اهمیت، به این معیارها وزن داده می‌شود و سپس برای هر تأمین‌کننده امتیازدهی می‌گردد و براساس امتیازات طبقه‌بندی شده و تأمین‌کنندگان مورد قبول انتخاب می‌گردند.
ب: سیستم غربال‌سازی: براساس مینیمم نیازمندی‌های عملکرد براساس معیارهای ارزیابی شکل می‌گیرد و تأمین‌کنندگان غربال می‌گردند.
ج: مذاکره با تأمین‌کنندگان: براساس مذاکرات دو طرفه و توافق‌های انجام‌شده تأمین‌کنندگان انتخاب می‌شوند.
برای اجرای تأمین تجهیزات هر پروژه فرایند تعریف لیست تأمین‌کنندگان و مدیریت زنجیره تأمین به عنوان فرایند کلیدی است که اگر نادیده گرفته شود، سایر فعالیت‌ها را با مشکل مواجه می‌سازد. در تهیه لیست سازندگان باید حداقل موارد زیر در نظر گرفته شود:
۱)درخواست مشتری؛
۲)توافقات قراردادی؛
۳)نیازمندی‌های صاحب کار؛
۴)تنوع تولیدات و دامنه تولیدات تأمین‌کنندگان؛
۵)بررسی‌های حاصل از میزان توانمندی تأمین‌کنندگان؛
۶)آخرین وضعیت حجم کاری تأمین‌کنندگان (برای درخواست تجهیزات سفارشی با قیمت بالا)
برای تشخیص توان استقبال از کار جدید.
با توجه به بررسی‌های فوق از میان لیست تأمین‌کنندگان شناسایی شده انتخاب اولیه صورت می‌گیرد و لیست تأمین‌کنندگان پروژه تهیه می‌شود. توضیح این‌که این فرایند به موازات فرایند شماره ۳ انجام می‌گردد.
استعلام و بررسی پاسخ‌های نهایی تأمین‌کنندگان(فرایند اصلی شماره ۵)
این فرایند شامل مراحل مختلف تشریفات استعلام که عبارتند از ارسال اسناد و مدارک برای تأمین‌کنندگان، دریافت پیشنهادهای مالی و فنی به صورت مجزا، بررسی پیشنهادهای فنی و مالی، امتیازدهی پیشنهادها، رفع نواقص و تکمیل پیشنهادات رسیده و در نهایت تهیه جدول مقایسه برای هر بسته خرید می‌باشد. دریافت لیست سازندگان و بسته‌های خرید تعریف‌شده، ارسال مدارک استعلام مطابق قوانین و مقررات سازمان، بررسی‌های فنی و مالی پیشنهادهای دریافتی از سازندگان و تهیه جداول ارزیابی فنی و مالی در محدوده کار این فرایند است. خروجی فرایند جدول مقایسه فنی و مالی شامل رتبه‌بندی پیشنهادهای سازندگان می‌باشد.
فرایند انجام استعلام تا تهیه جدول مقایسه نهایی حجیم‌ترین بخش از فعالیت‌های خدمات تأمین تجهیزات می‌باشد که نیاز به همکاری تخصص‌های مختلف فنی و بازرگانی دارد. این فرایند شامل چندین مرحله مهم می‌باشد که عبارتند از:
۱)مدارک استعلام و ارسال اطلاعات کامل و یکسان برای تأمین‌کنندگان؛
۲)جمعآوری پیشنهادهای تأمین‌کنندگان پس از اتمام مهلت استعلام؛
۳)بررسی فنی پیشنهادهای تأمین‌کنندگان و تهیه جداول ارزیابی فنی و برگزاری جلسات مذاکره فنی؛
۴)بررسی بازرگانی پیشنهادهای تأمین‌کنندگان و تکمیل چک‌لیست‌های بازرگانی؛
۵)بازگشایی پاکت‌های مالی؛
۶)چانه‌زنی‌های مالی و اخذ قیمت بهینه از تأمین‌کنندگان؛
۷)تهیه جدول مقایسه نهایی شامل اطلاعات مربوط به توانمندی تأمین‌کننده، امتیاز فنی پیشنهاد ارایه‌شده، زمان‌بندی تحویل و قیمت.
موارد فوق هر کدام شامل فعالیت‌های زیادی می‌باشند و دارای فرم‌های خاصی هستند که در زیر توضیح داده شده است:
۱-مدارک استعلام و ارسال اطلاعات کامل و یکسان برای تأمین‌کنندگان
پس از مشخص شدن مشخصات فنی بسته‌های خرید فعالیت‌های مربوط به استعلام انجام می‌شود. برای استعلام از تأمین‌کنندگان نیاز به اعلام شرایط و مقررات خرید و زمان‌بندی و مکان تحویل می‌باشد.
استعلام از سازندگان می‌تواند به صورت‌های مختلفی با توجه به هدف استعلام انجام پذیرد که متداول‌ترین آنها عبارتند از:
الف: استعلام برای دریافت اطلاعات که هدف از استعلام تکمیل اطلاعات فنی و یا دریافت اطلاعات تولیدکنندگان می‌باشد.
ب: استعلام برا دریافت پیشنهاد که از این نوع استعلام برای دریافت پیشنهادهای اجرایی استفاده می‌شود و برای انتخاب پیمانکار اجرایی مناسب است.
ج: استعلام برای دریافت پیشنهاد «فنی، مالی و بازرگانی» که از لحاظ خرید قوی‌ترین نوع استعلام است که منجر به خرید قطعی از یکی از تأمین‌کنندگان مورد استعلام می‌شود. در فرایندهای خرید و تأمین تجهیزات منظور از استعلام حالت سوم یعنی ارسال RFQ می‌باشد.
۲-جمعآوری پیشنهادهای تأمین‌کنندگان
در هر استعلام تاریخ اتمام مهلت استعلام مشخص می‌گردد. این تاریخ متناسب برگزاری با حجم مناقصه از لحاظ قیمت، مشخصات فنی و زمان مورد نیاز کالا می‌باشد.
۳-بررسی فنی پیشنهادهای تأمین‌کنندگان و تهیه جداول ارزیابی فنی و جلسات مذاکره فنی
بررسی فنی پیشنهادها از نظر برآورده نمودن کیفیت مورد درخواست مشتریان قسمت مهم ماجرا می‌باشد و در این زمینه ریزنگری خاصی نیاز است که باید توسط تعدادی متخصص موضوع انجام پذیرد. برای بررسی فنی و تهیه جداول ارزیابی انجام مراحل زیر با توجه به اهمیت موضوع مناسب می‌باشد:
الف: بررسی پیشنهادها و تطابق آن با نیازهای فنی اعلام شده از سوی مشتری و استخراج ناهمخوانی‌ها؛
ب: مکاتبه و یا مذاکره با تأمین‌کنندگان برای اعلام انحرافات فنی به آنها و رفع انحرافات و شفاف نمودن پیشنهادها؛
ج: دریافت پاسخ‌های تکمیلی از تأمین‌کنندگان و تکمیل اطلاعات؛
ه: ارسال پیشنهادهای فنی و بررسی‌های انجام‌شده برای طراح و اخذ تأییدیه طراح در خصوص پیشنهادها و ارزیابی‌ها و انحرافات از مشخصات فنی طراحی اولیه؛
۴-بررسی بازرگانی پیشنهادهای تأمین‌کنندگان و تکمیل چک‌لیست‌های بازرگانی
بررسی بازرگانی برای شرایط قرادردای اعلام شده از سوی تأمین‌کنندگان انجام می‌پذیرد و این فعالیت به موازات بررسی‌های فنی انجام می‌شود. در این صورت می‌توان زمان را برای فعالیت‌های بعدی ذخیره نمود و در ضمن مغایرت‌های حاصل از این بررسی‌ها را همزمان با اعلام موارد فنی به تأمین‌کنندگان ارسال نمود.
۵-بازگشایی پاکت‌های مالی
شرایط و نحوه بازگشایی پاکت‌های مالی به موارد زیر وابسته می‌باشد:
۱-قوانین و مقررات شرکت؛
۲-تعاریف مربوط به ایجاد اعتماد متقابل بین شرکت و تأمین‌کنندگان؛
۳-لیست تأمین‌کنندگان شرکت و تأمین‌کنندگان ثابت شرکت؛
در صورتی که حجم خرید، شرایط و قوانین خرید اجازه دهد این مرحله در شرکت حذف و در زمان بررسی بازرگانی پیشنهادها قیمت‌ها نیز مقایسه شده و فعالیت‌های مرحله بعد انجام می‌گردد.
منبع: کتاب مستندات علمی-حرفه‌ای نظام اجرای پروژه‌ها- جلد چهار
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.