طراحی فرایندهای تأمین مواد و تجهیزات صنعتی متناسب با شرایط و قوانین ایران-قسمت آخر حمیدرضا بهمنش- زهرا قربانیراوند در شمارههای گذشته، دو قسمت از مقاله «طراحی فرایندهای تأمین مواد و تجهیزات صنعتی متناسب با شرایط و قوانین ایران» به چاپ رسید. در این شماره، آخرین قسمت از این مقاله به چاپ خواهد رسید. فرایند انجام […]
طراحی فرایندهای تأمین مواد و تجهیزات صنعتی متناسب با شرایط و قوانین ایران-قسمت آخر
حمیدرضا بهمنش- زهرا قربانیراوند
در شمارههای گذشته، دو قسمت از مقاله «طراحی فرایندهای تأمین مواد و تجهیزات صنعتی متناسب با شرایط و قوانین ایران» به چاپ رسید. در این شماره، آخرین قسمت از این مقاله به چاپ خواهد رسید.
فرایند انجام استعلام تا تهیه جدول مقایسه نهایی حجیمترین بخش از فعالیتهای خدمات تأمین تجهیزات میباشد که نیاز به همکاری تخصصهای مختلف فنی و بازرگانی دارد. این فرایند شامل چندین مرحله مهم میباشد که عبارتند از:
۱)مدارک استعلام و ارسال اطلاعات کامل و یکسان برای تأمینکنندگان؛
۲)جمعآوری پیشنهادهای تأمینکنندگان پس از اتمام مهلت استعلام؛
۳)بررسی فنی پیشنهادهای تأمینکنندگان و تهیه جداول ارزیابی فنی و برگزاری جلسات مذاکره فنی؛
۴)بررسی بازرگانی پیشنهادهای تأمینکنندگان و تکمیل چکلیستهای بازرگانی؛
۵)بازگشایی پاکتهای مالی؛
۶)چانهزنیهای مالی و اخذ قیمت بهینه از تأمینکنندگان؛
۷)تهیه جدول مقایسه نهایی شامل اطلاعات مربوط به توانمندی تأمینکننده، امتیاز فنی پیشنهاد ارایهشده، زمانبندی تحویل و قیمت.
موارد فوق هر کدام شامل فعالیتهای زیادی میباشند و دارای فرمهای خاصی هستند که در زیر توضیح داده شده است:
۱-مدارک استعلام و ارسال اطلاعات کامل و یکسان برای تأمینکنندگان
پس از مشخص شدن مشخصات فنی بستههای خرید فعالیتهای مربوط به استعلام انجام میشود. برای استعلام از تأمینکنندگان نیاز به اعلام شرایط و مقررات خرید و زمانبندی و مکان تحویل میباشد.
استعلام از سازندگان میتواند به صورتهای مختلفی با توجه به هدف استعلام انجام پذیرد که متداولترین آنها عبارتند از:
الف: استعلام برای دریافت اطلاعات که هدف از استعلام تکمیل اطلاعات فنی و یا دریافت اطلاعات تولیدکنندگان میباشد.
ب: استعلام برا دریافت پیشنهاد که از این نوع استعلام برای دریافت پیشنهادهای اجرایی استفاده میشود و برای انتخاب پیمانکار اجرایی مناسب است.
ج: استعلام برای دریافت پیشنهاد «فنی، مالی و بازرگانی» که از لحاظ خرید قویترین نوع استعلام است که منجر به خرید قطعی از یکی از تأمینکنندگان مورد استعلام میشود. در فرایندهای خرید و تأمین تجهیزات منظور از استعلام حالت سوم یعنی ارسال RFQ میباشد.
۲-جمعآوری پیشنهادهای تأمینکنندگان
در هر استعلام تاریخ اتمام مهلت استعلام مشخص میگردد. این تاریخ متناسب برگزاری با حجم مناقصه از لحاظ قیمت، مشخصات فنی و زمان مورد نیاز کالا میباشد.
۳-بررسی فنی پیشنهادهای تأمینکنندگان و تهیه جداول ارزیابی فنی و جلسات مذاکره فنی
بررسی فنی پیشنهادها از نظر برآورده نمودن کیفیت مورد درخواست مشتریان قسمت مهم ماجرا میباشد و در این زمینه ریزنگری خاصی نیاز است که باید توسط تعدادی متخصص موضوع انجام پذیرد. برای بررسی فنی و تهیه جداول ارزیابی انجام مراحل زیر با توجه به اهمیت موضوع مناسب میباشد:
الف: بررسی پیشنهادها و تطابق آن با نیازهای فنی اعلام شده از سوی مشتری و استخراج ناهمخوانیها؛
ب: مکاتبه و یا مذاکره با تأمینکنندگان برای اعلام انحرافات فنی به آنها و رفع انحرافات و شفاف نمودن پیشنهادها؛
ج: دریافت پاسخهای تکمیلی از تأمینکنندگان و تکمیل اطلاعات؛
ه: ارسال پیشنهادهای فنی و بررسیهای انجام شده برای طراح و اخذ تأییدیه طراح در خصوص پیشنهادها و ارزیابیها و انحرافات از مشخصات فنی طراحی اولیه؛
۴-بررسی بازرگانی پیشنهادهای تأمینکنندگان و تکمیل چکلیستهای بازرگانی
بررسی بازرگانی برای شرایط قرادردای اعلام شده از سوی تأمینکنندگان انجام میپذیرد و این فعالیت به موازات بررسیهای فنی انجام میشود. در این صورت میتوان زمان را برای فعالیتهای بعدی ذخیره نمود و در ضمن مغایرتهای حاصل از این بررسیها را همزمان با اعلام موارد فنی به تأمینکنندگان ارسال نمود.
۵-بازگشایی پاکتهای مالی
شرایط و نحوه بازگشایی پاکتهای مالی به موارد زیر وابسته میباشد:
۱-قوانین و مقررات شرکت؛
۲-تعاریف مربوط به ایجاد اعتماد متقابل بین شرکت و تأمینکنندگان؛
۳-لیست تأمینکنندگان شرکت و تأمینکنندگان ثابت شرکت؛
در صورتی که حجم خرید، شرایط و قوانین خرید اجازه دهد این مرحله در شرکت حذف و در زمان بررسی بازرگانی پیشنهادها قیمتها نیز مقایسه شده و فعالیتهای مرحله بعد انجام میگردد.
۶-چانهزنیهای مالی و اخذ قیمت بهینه از تأمینکنندگان
بعد از بررسی قیمتهای اخذ شده متناسب با بررسیهای فنی و حدود قیمت و تفاوت قیمتهای اخذشده و قیمتهای پایه در برنامه بودجه، از تأمینکنندگان قیمت بهینه درخواست میگردد. مبنای درخواست قیمت بهینه موارد زیر میتواند باشد:
الف-قیمت پایه برنامه بودجه پروژه برای بسته خرید،
ب- میزان اختلاف قیمت بین تأمینکنندگانی که از لحاظ فنی مورد تأیید میباشند؛
ج-قیمتهای موجود در بازار؛
د-نتیجه مقایسه و بررسیهای مربوط به قیمتهای واحد در بسته خرید؛
ه-شرایط قراردادی برای خرید؛
و-محدوده بسته خرید.
با توجه به موارد فوق و استراتژی شرکت برای تأمین تجهیزات و خرید میتوان قیمتها را متعادل نمود و قیمت بهینه را برای بستههای خرید نهایی کرد.
۷-تهیه جدول مقایسه نهایی فنی و مالی
بعد از اخذ قیمت بهینه از تأمینکنندگان جدول مقایسه نهایی تهیه میگردد. متغیرهای قابل اندازهگیری و امتیازدهی به تأمینکنندگان متناسب با موارد زیر میباشد:
۱-نتیجه ارزیابی فنی پیشنهادهای تأمینکنندگان؛
۲-وضعیت توانمندی تأمینکنندگان برای تأمین تجهیزات و یا مواد مورد درخواست؛
۳-قیمت پیشنهادی؛
۴-زمان پیشنهادی؛
پیشنهادها، با توجه به پارامترهای تعریفشده، ارزیابی و امتیازدهی میشوند. روشهای مختلفی را میتوان برای ارزیابی و مقایسه استفاده نمود از جمله روش AHP که میتوان از نرمافزار Expert Choice نیز برای این کار استفاده نمود. سادهترین روش که تجربه نیز شده است امتیازدهی به متغیرهای متناسب با درجهبندی اهمیت آنها و تهیه یک جدول مقایسه (ماتریس تصمیمگیری) بین تأمینکنندگان میباشد.
انتخاب تأمینکننده برنده (فرایند اصلی شماره ۶)
تصمیمگیری در خصوص انتخاب تأمینکننده مطابق شرایط و قوانین شرکت از طریق این فرایند انجام میشود. در یافت جدول مقایسه، تشکیل تیمهای تصمیمگیرنده و اتخاذ تصمیم و ابلاغ تصمیم برای ادامه فعالیتهای تأمین تجهیزات در محدوده کار این فرایند است و تصمیم اتخاذ شده و ابلاغ تأمینکننده برنده خروجی این فرایند میباشد.
بسته به شرایط و قوانین حاکم بر سازمانهای مختلف نحوه تصمیمگیری برای انتخاب برنده مناقصه و یا استعلام متفاوت میباشد. میتوان با استفاده از طبقهبندی نوع خرید به لحاظ قیمت، زمانهای نیاز و نوع تأمینکنندگان برای تصمیمگیری در ردههای مختلف سازمان تفویض اختیار نمود تا از ایجاد گلوگاههای تصمیمگیری توسط مدیران ارشد سازمانها جلوگیری کرد.
برای انتخاب برنده میتوان از مدلهای مختلف تصمیمگیری و یا تصمیمگیری به شیوه گروهی استفاده نمود و متداولترین مدلی را که در شرکتهای مختلف اجرا شده است ایجاد یک ماتریس تصمیمگیری با استفاده از متغیرهای تصمیم و آلترناتیوهای مربوطه با استفاده از روشSAW میباشد. این ماتریس برای ایجاد اطمینان و رضایت خاطر از تصمیم اتخاذ شده توسط مدیران و یا مجریان میباشد. زیرا که اولین گام اجرا رضایت از تصمیم اتخاذ شده است.
توضیح این که یک حالت خاص از این ماتریس همان جدول مقایسه نهایی فنی و مالی میباشد که در قسمت پنجم به آن اشاره شد.
انعقاد قرارداد یا گذاشتن سفارش خرید(فرایند اصلی شماره ۷)
این فرایند به منظور ارتباط با تأمینکننده برنده به صورت رسمی جهت واگذاری فعالیتهای تأمین تجهیزات و ساخت و تحویل میباشد که به صورت قرارداد، توافقنامه و یا گذاشتن سفارش خرید است. مذاکره با تأمینکنندگان، اخذ تخفیفهای نهایی روی خدمات یا کالای مشخص و در نهایت امضای توافقنامه یا قرارداد یا سفارش خرید بوده و قرارداد یا سفارش خرید خروجی این فرایند میباشد.
اولین گام برای انعقاد قرارداد و یا گذاشتن سفارش خرید مشخص نمودن شرایط و مقررات حاکم در دوران استعلام تا مرحله انتخاب تأمینکنندگان برای انعقاد قرارداد بسیار مهم میباشد. مراحلی که لازم است تا برای انعقاد قرارداد و یا گذاشتن سفارش خرید انجام گردد، متناسب با موارد زیر متغیر میباشد:
۱)شرایط پرداخت: نوع پرداخت توافق شده با تأمینکننده در مراحل انعقاد قرارداد، تعهدات طرفین و پیوستهای قرارداد را تعیین مینماید؛
۲)نوع ضمانتنامههای موردنیاز؛
۳)قوانین داخل سازمان برای انعقاد قرارداد که این قوانین و شرایط در دوره استعلام با تأمینکننده بررسی و تجزیه و تحلیل شده است.
قرارداد بسته به نوع، قیمت کل، میزان اهمیت و حساسیت موضوع قرارداد با فرمتهای مختلفی تنظیم میگردد. نمونه فرمتهای موجود در سازمان مدیریت و برنامهریزی و یا قراردادهای بینالمللی برای انواع قراردادها متناسب با موضوع قرارداد وجود دارد. اعتبار اجرای قرارداد بین طرفین با مبادله اسنادی به شرح زیر تضمین میشود:
*ضمانتنامه انجام تعهدات، توسط فروشنده به خریدار ارایه میشود.
*ضمانتنامه پیشپرداخت برای تعهد فروشنده در قبال دریافت پیشپرداخت اخذ شده و تا زمان تحویل موضوع قرارداد نزد خریدار باقی میماند.
*ضمانتنامه حسن انجام کار که توسط فروشنده به خریدار ارایه میشود.
*برای انعقاد با تأمینکنندگان و پیمانکاران مراحل زیر انجام میشود:
*ابلاغیه مربوط به انتخاب تأمینکنندگان؛
*تهیه پیشنویس قرارداد و ارسال برای تأمینکننده جهت بررسی و اظهارنظر؛
*دریافت تأییدیه تدمینکننده بر روی پیشنویس قرارداد و تهیه نسخ مورد نیاز برای امضای نهایی؛
*امضای نهایی توسط افراد مجاز و دارای حق امضا در دو طرف معامله (خریدار و فروشنده)؛
*ابلاغ قرارداد به فروشنده توسط خریدار؛
*اخذ ضمانتنامههای ذکر شده در متن قرارداد توسط خریدار؛
*دادن پیشپرداخت برای شروع قرارداد توسط خریدار.
مبلغ قرارداد، قوانین و دستورالعملهای شرکت و فروشنده اثر مستقیم بر نحوه اجرای فرایند به خصوص مراحل ۶و۷ دارد. در شرایط فعلی ایران متناسب با قوانین و مقررات مجلس و سازمان مدیریت و برنامهریزی برای خرید از خارج ایران برای مبالغ بالا نیاز به اخذ تأیید از طریق بانک مرکزی و گشایش اعتبار متناسب با شرایط شرکت دارد که در فرایند شماره ۸ به طور مفصل شرح داده شده است. ارایه پیشپرداخت از طریق اعتبار گشایش شده نیز ممکن میباشد.
مدیریت اعتبارات ارزی(فرایند اصلی شماره ۸)
این فرایند شامل فعالیتهای مربوط به گشایش اعتبار ارزی و انتقال آن میباشد که از دریافت پروفرم تأمینکننده و بررسی آغاز میگردد و شامل تکمیل فرمهای گشایش اعتبار، تهیه بیمهنامه و بررسی منابع مالی اعتبار و پیگیری فعالیتهای بانک تا مرحله گشایش اعتبار میباشد. ضمانتنامهها و پروفرمای دریافتی از پیمانکاران به عنوان ورودی و اعتبار تخصیص داده شده خروجی فرایند میباشد.
بعد از انعقاد و ابلاغ قرارداد به فروشنده، با توجه به شرایط و مقررات بانک برای گشایش اعتبار میبایست پروفرما دریافت شود. بعد از اخذ پروفرما، خریدار به یکی از بانکهای کشور مراجعه و درخواست گشایش اعتبارات اسنادی برای ورود کالای مورد نظر خود مینماید. مراحلی را که خریدار باید مدنظر قرار داده و مدارک لازم را تهیه نماید به شرح زیر میباشد:
۱-اخذ پروفرما از فروشنده متناسب با قوانین و مقررات ایران و ویژگیهای مقصد برای گشایش اعتبار؛
۲)ثبت سفارش در اداره بازرگانی که این فعالیت به منزله گرفتن مجوز برای واردات کالا از وزارت بازرگانی میباشد و شرایط خاص خود را دارد.
۳)بیمهنامه که متناسب با مصوبه مجلس در دیماه سال ۸۲ از شرکتهای بیمهگذار ایرانی اخذ میگردد.
۴)تأمین ریال موردنیاز برای ارایه به بانک جهت گشایش اعتبار؛
۵)ارسال مدارک تکمیل شده برای گشایش اعتبار به بانک؛
۶)اخذ تأییدیه دو گشایش اعتبار از بانک گشایشگر و ارایه به خریدار؛
گشایش اعتبار انواع مختلفی دارد و شرایط آن متناسب با محل تأمین منبع مالی متغیر است ولی مراحل فوق برای بیشترین مراحل گشایش اعتبار میباشد.
مدیریت قرارداد یا سفارش(فرایند اصلی شماره ۹)
این فرایند به عنوان مدیریت تمام فعالیتهای لازم جهت اجرای قرارداد یا سفارش خرید میباشد. مدیریت زمان، هزینه و کیفیت قرارداد یا سفارش خرید در محدوده این فرایند است، علاوه بر این مدیریت واسطهای بین قراردادها و سفارشهای مختلف با تأمینکنندگان گوناگون که فعالیتهای آنها با یکدیگر مرتبط میباشد و هماهنگی با سازمانها و مؤسسات مختلف جهت اجرای قرارداد یا اتمام سفارش توسط این فرایند اجرا میگردد. ورودی این فرایند، قرارداد منعقد شده با تأمینکننده و در موارد خرید از خارج، اعتبار تخصیص داده شده است و تحویل تجهیزات موضوع قرارداد به محل موردنظر و دریافت تأییدیههای لازم از مشتری به عنوان خروجی فرایند میباشد.
بعد از انعقاد قرارداد و فعال شدن تعهدات طرفین برای اجرای قرارداد، نیاز به کنترل اجرای تعهدات و بررسی مسایل فنی و دعاوی دو طرف میباشد که از طریق مدیریت قرارداد این امر امکانپذیر میگردد. مدیریت قرارداد بر ۳ متغیر اساسی قرارداد باید احاطه داشته باشد لذا زمان، هزینه و کیفیت اجرای قرارداد را در مراحل اجرا، برنامهریزی و کنترل نماید. از آنجا که طرف قراردادها در تأمین تجهیزات، تأمینکنندگان میباشد مراحل مختلف اجرای قرارداد به شرح زیر است:
۱-طراحی جزییات موضوع قرارداد و ارایه به خریدار جهت تأیید؛
۲-بررسی طراحی انجامشده توسط خریدار و تطابق آن با طراحی کل پروژه و بررسی نیازهای طراحی و داشتن تطابق با چارچوب توافقشده در قرارداد؛
۳-اخذ نقطهنظرات خریدار در خصوص طراحی؛
۴-خرید مواداولیه برای ساخت موضوع قرارداد و براساس تأیید خریدار؛
۵-ساخت موضوع قرارداد؛
۶-تست و بازرسی متناسب با قرارداد در حضور نماینده خریدار در صورت لزوم؛
۷-بستهبندی و مارک نمودن اقلام موضوع قرارداد متناسب با دستورالعملهای خریدار.
بعد از اتمام این مرحله، بسته به محدوده قرارداد حمل به عهده خریدار یا فروشنده میتواند باشد که در فرایند بعدی به آن اشاره میشود.
حمل و تحویل به سایت مشتری(فرایند اصلی شماره ۱۰)
این فرایند شامل کلیه فعالیتهای مربوط به حمل و ترخیص و گمرکات میباشد. ورودی فرایند شامل درخواست مجوز حمل از طرف تأمینکننده بوده و خروجی فرایند رسید انبار است. فرایند حمل به دو نوع حمل داخلی و حمل خارجی تقسیم میشود. مراحل و مدارک حمل برای هر یک از دو مورد متفاوت میباشد. در صورتی که خرید از داخل کشور انجام شده باشد، تابع قوانین و مقررات گمرکی نمیشود و مراحل به شرح زیر میباشد:
۱-ارایه مجوز حمل توسط خریدار؛
۱)انجام فعالیتهای حمل (متناسب با قرارداد منعقد شده فعالیتهای حمل توسط خریدار یا فروشنده بایستی مدیریت یا اجرا گردد.)؛
۲)تحویل اقلام توسط مشتری(انجام تشریفات تحویل با حضور نمایندگان خریدار، فروشنده و مشتری در محل از پیش تعیینشده)؛
در صورتی که خرید از خارج صورت پذیرد، نیاز به ترخیص محموله و تطابق شرایط خرید با قوانین واردات و گمرکات کشور ایران را دارد. بدینمنظور مراحل حمل و تحویل برای محمولات خارجی به شرح زیر است:
ا- ارایه مجوز حمل توسط خریدار
۲-تهیه اسناد حمل توسط فروشنده و ارسال کپی اسناد حمل برای خریدار و اصل اسناد برای بانک کارگزار از طریق بانک طرف فروشنده؛
۳-دریافت اسناد حمل و بررسی مطابقت اسناد با شرایط گشایش اعتبار توسط بانک کارگزار؛
۴-ارسال اسناد پس از قبولی بانک کارگزار فروشنده به طرف بانک گشایشگر اعتبار؛
۵-اعلام قبولی اسناد در صورت مغایرتهای احتمالی توسط خریدار و ارسال مجوز برداشت باقیمانده اعتبار توسط بانکها و پرداخت آن؛
۶-اخذ بارنامه ظهرنویسی شده از بانک گشایشگر اعتبار؛
۷-ارایه بارنامه ظهرنویسی شده به حملکننده یا فورواردر و اخذ ترخیصیه؛
۸-انجام تشریفات ترخیص توسط مأمور خریدار در گمرک ایران؛
۹-حمل داخلی از گمرک به محل مشتری؛
۱۰-انجام تشریفات بررسی اقلام خریداری شده و تحویل با حضور نمایندگان خریدار، مشتری و فروشنده که بسته به نوع قرارداد و شرایط تحویل قرارداد، این رخداد متفاوت میباشد. در ترم تحویلی مانند EXW، تحویل به مشتری در محل کارخانه سازنده اتفاق میافتد ولی در ترمهای پیشرفتهتر مانند DDU و DDP تحویل در محل کارگاه مشتری با حضور نماینده فروشنده میباشد.
۱۱-در صورت کامل بودن مدارک و نتیجه بررسیها، رسید انبار صادر میشود.
در مرحله شماره ۹، در صورتی که برخی از اقلام قابل قبول نبوده و بازگشت داده شوند، صورتجلسه شده و به فروشنده برگردانده میشود.
خدمات پس از تحویل (فرایند شماره ۱۱)
این فرایند شامل کلیه خدمات مورد نیاز مانند برنامههای نگهداری طولانی ماشینآلات قبل از نصب، نظارت تأمینکننده بر فعالیتهای نصب و راهاندازی و آموزش که نیاز به هماهنگی با تأمینکنندگان میباشد، است. ورودی فرایند درخواستهای مشتری در خصوص خدمات پس از تحویل میباشد و خروجی فرایند صورت مجلس و صورتجلسات ارایه خدمات پس از تحویل است.
این فرایند شامل مجموعهای از فعالیتهای مورد درخواست مشتری است که نیاز دارد تا براساس این فعالیتها از اقلام خریداری شده استفاده نماید. این مجموعه فعالیتها شامل هماهنگی با تأمینکننده برای نظارت بر نصب تجهیزات، ارایه روالها و دستورالعملهای راهاندازی و نحوه بهرهبرداری از تجهیزات، شیوههای نگهداری و تعمیرات و غیره میباشد.
ورودی فرایند شامل درخواستهای مشتری بوده و خروجی فرایند لیست خدمات انجام شده به مشتری میباشد.
نقاط کنترلی و چکلیستهای مورد نیاز
برای اجرای فرایندها کنترل آنها نیاز به چکلیستهای مشخص برای نقاط کلیدی مشخص میباشد. نقاط کنترلی براساس میزان حساسیت فرایندها و بررسی هزینههای کیفیت در طول اجرای فرایندها مشخص میگردند. تشخیص درست نقاط کنترلی در طول فرایند باعث میگردد تا با اقدامات پیشگیرانه به جا از هزینههای ناشی از شکست در فعالیتهای بعدی جلوگیری شود.
نتیجهگیری
با توجه به اینکه حجم عمده فعالیتهای مربوط به انجام یک پروژه صنعتی چه از نظر قیمت و چه زمانبندی تأمین مواد و تجهیزات میباشد، بنابراین اجرای این مجموعه فعالیتها از اهمیت بالایی برخوردار است. برای جلوگیری از اتلاف زمان و صرفهجویی از اتلاف زمان و صرفهجویی در هزینهها نیاز است تا بدو امر طراحی فرایند متناسب با شرایط و قوانین محیطی انجام گردد و نقاط کنترلی مشخص در طول اجرای فرایندها جهت جلوگیری از دوبارهکاری و خطاهای کاری و انسانی در نظر گرفته شود. در این راستا، فرایندهای پیشنهادشده طوری در نظر گرفته شده است که بتوان در محیط الکترونیکی نیز نقاط تلاقی فرایندها را تحت کنترل قرارداد و چکلیستها به گونهای میباشد که میتوان با یک سیستم تحت وب به آسانی فرایندها را کنترل نمود.
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.