سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه در شرکت‌های GC صنایع نفت و گاز مسعود تدین، علیرضا خطیب‌زاده چکیده اجرای پروژه‌های کلان در صنایع انرژی، بازنگری در اجرای سیستم‌های اجرایی پروژه‌ها و دیدگاه پروژه‌ای را ضروری ساخته است. طرف‌نظر از استراتژی‌های اجرایی متفاوت برای مدیریت پروژه‌های کلان و زیربنایی صنایع نفت و گاز و پتروشیمی […]
سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه در شرکت‌های GC صنایع نفت و گاز
مسعود تدین، علیرضا خطیب‌زاده
چکیده
اجرای پروژه‌های کلان در صنایع انرژی، بازنگری در اجرای سیستم‌های اجرایی پروژه‌ها و دیدگاه پروژه‌ای را ضروری ساخته است. طرف‌نظر از استراتژی‌های اجرایی متفاوت برای مدیریت پروژه‌های کلان و زیربنایی صنایع نفت و گاز و پتروشیمی فعالیت‌های تدارک، تأمین تجهیزات و مواد پروژه بخش عمده‌ای از هزینه کل پروژه (حدود ۶۰ درصد) را شامل می‌شود. بدیهی است مجموعه تأخیرها و کاستی‌ها در تدارکات، تأثیر بسیار زیادی بر کل پروژه خواهد داشت.
تدارکات پروژه بر شریان اصلی و مهم اطلاعات استوار است. سیستم مبتنی بر اطلاعات مدیریت تدارکات در اجرای پروژه توسط شرکت‌های پیمانکار عمومی GC صنایع نفت و گاز و پتروشیمی مستقیماً بر کارایی و بهره‌وری پروژه‌ها مؤثر خواهد بود.
این تأثیر از انتقال صحیح و بهنگام اطلاعات در زمینه‌های انتخاب پیمانکاران، زمانبندی اجرای پروژه، پشتیبانی، لجستیک، حمل‌و‌نقل و… ناشی می‌شود. شرکت‌های پیمانکار عمومی GC صنایع، نفت و گاز برای تدارک پروژه‌هایشان به اطلاعاتی دقیق، صحیح و بهنگام از وضعیت پیمانکاران موجود و بالقوه خود نیازی مبرم دارند.
دقت صحت و روایی اطلاعات و سیستم اطلاعاتی منتج بر آن، طراحی و استقرار سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه شرط لازم برای مدیریت تدارک بهینه و به تبع آن مدیریت پروژه موفق خواهد بود.
در این مقاله به سیستم اطلاعات منبع‌یابی و تأثیر آن بر مدیریت تدارک پروژه در شرکت‌های پیمانکار عمومی پرداخته شده است.
۱-طرح مسأله
موقعیت ویژه ژیوپلیتیک، ژیو اکونومیک، ذخایر عظیم زیرزمینی و… موجب توجه به صنایع و منابع انرژی در سند چشم‌انداز ۲۰ ساله نظام و قانون چهارم کشور توسعه شده است. این توجه با اجرای پروژه‌های کلان میسر خواهد شد.
اجرای پروژه‌های کلان و زیربنایی کشور در بخش انرژی از طریق استراتژی‌های اجرایی مختلف اجرا می‌شوند. در برخی موارد پیمانکاران عمومی به شکل کلید در دست این‌گونه پروژه‌ها را با روش اجرایی EPC مدیریت نموده و گاهی نیز کارفرمای اصلی خود به مدیریت بخش‌های مختلف مهندسی؛ تدارک و ساخت پروژه می‌پردازد.
از جمله این استراتژی‌ها می‌توان به
*طراحی – مناقصه- اجرا(DBB)
*پیمانکاران مدیریت (MC)
*روش ساخت – بهره‌برداری – انتقال (BOT)
*طراحی – ساخت (DB)
*مهندسی – خرید – ساخت به صورت کلید در دست اشاره کرد.
براساس تحقیقات صورت‌گرفته بر روی بودجه و هزینه پروژه‌های بزرگ میزان وزن مقایسه‌ای فعالیت‌های تدارک و تأمین تجهیزات و مواد پروژه بالغ بر ۶۰ درصد هزینه کل پروژه را به خود اختصاص می‌دهد.
صرفنظر از شیوه مدیریت این پروژه‌ها؛ بخش اعظم هزینه انجام این پروژه به تدارکات اختصاص می‌یابد که بازبینی در این خصوص را ضروری می‌سازد. فرایندهای تدارکات پروژه بر شریان اصلی اطلاعات استوار است. طراحی و استقرار سیستم اطلاعات مدیریت تدارکات یکی از ضروری‌ترین بخش‌های مهم پروژه‌های کلان محسوب می‌شود.
در شرکت‌های مجری پروژه، نگهداری اطلاعات و استفاده بهینه از آنها به افزایش بهره‌وری و راندمان کمک می‌کند. منبع‌یابی زیرسیستمی از سیستم‌های تدارکات محسوب می‌شود که در آن سیستمی جهت نگهداری و رتبه‌بندی اطلاعات پیمانکاران است. در این سیستم، اطلاعات حقوقی و سازمانی و همچنین امکانات فنی و سوابق هر یک از پیمانکاران با ساختار اطلاعاتی مشخص دریافت و نگهداری می‌شود و با کمک این اطلاعات، طبقه‌بندی این پیمانکاران انجام خواهد شد.
در این مقاله ضمن تبیین سیستم و فرایندهای مدیریت تدارکات پروژه به طور اخص به سیستم اطلاعات منبع‌یابی پرداخته شده است و به عنوان مطالعه موردی سیستم پیشنهادی منبع‌یابی شرکت پتروپارس معرفی و ارایه شده است.
۱-۱)اهداف سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه
اهداف طراحی این سیستم عبارت است از:
*این سیستم به کارفرمایان برای انتخاب بهینه و سریع پیمانکاران، همکاران پروژه، اصلح برای انجام پروژه موردنظر کارفرما کمک می‌کند.
*این سیستم با توجه به ساختار خود و با دخالت عملکرد هر پیمانکار مرتباً آخرین وضعیت اعتباری و کاری هر پیمانکار را ارایه می‌کند و به این ترتیب با حالت پویای خود در میان‌مدت، پیمانکاران برتر در هر بخش (Discopline) را مشخص می‌کند.
اهمیت سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه:
*این سیستم برای کارفرما از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، بخشی از دلایل اهمیت و نیاز به سیستم به شرح زیر است:
*نگهداری اطلاعات کامل پیمانکاران پروژه
*طبقه‌بندی مناسب پیمانکاران پروژه
*شناخت کامل و رتبه‌بندی پیمانکاران پروژه
*سرعت و دقت در انتخاب پیمانکاران پروژه
*حصول به انتخاب صحیح پیمانکاران پروژه
*دستیابی به سرویس موردنیاز با کیفیت و هزینه مناسب
*ثبت سوابق و بازخورد عملکرد هر پیمانکار در سوابق خود
۲-مفاهیم و کلیات
۲-۱)مفاهیم
*در این بخش برای درک یکسان از مفاهیم برخی از مفاهیم مرتبط ارایه می‌شود:
*سیستم: مجموعه‌ای از اجرا که برای رسیدن به هدفی مشخص با هم در ارتباط هستند.
*مدیریت: فرایند به‌کارگیری کارا و مؤثر نیروی انسانی و مادی در برنامه‌ریزی، کارگزینی، کنترل، سازماندهی و رهبری جهت رسیدن به یکسری اهداف در یک نظام ارزشی مشخص است.
*پروژه: مجموعه تلاش‌های موقتی برای تحقق یک تعهد و تقبل در ایجاد یک محصول یا ارایه خدمات مشخص است.
*مدیریت پروژه: به‌کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزار و تکنیک‌های لازم در روند جریان اجرای فعالیت‌ها برای رفع نیازهای پروژه است.
*برنامه‌ریزی: تعیین هدف‌ها و معیارها، تهیه مقررات و روش‌های انجام کار، پیش‌بینی، طرح‌ریزی رویدادهای آینده است.
*منابع چیزهایی که اجرای فعالیت‌های پروژه، با مصرف و استفاده از آنها ممکن می‌گردد.
*سیستم اطلاعاتی: سیستم اطلاعات سیستمی است برای پذیرش داده اطلاعات به عنوان یک ماده خام و از طریق یک یا چند فرایند تبدیل، تولید اطلاعات به عنوان یک محصول است و شامل عناصر عملکردی مربوط به سازمان و محیط‌های آن به شرح زیر است:
*دریافت (درک): ورود اولیه اطلاعات، خواه به دست آمده یا تولید شده در یک سازمان.
*ثبت: کسب فیزیکی اطلاعات
*بررسی (جریان): انتقال با توجه به نیازهای خاص سازمان.
*انتقال: جریانی که در یک سیستم اطلاعات اتفاق می‌افتد.
*ذخیره: پیش‌بینی برخی استفاده موردنظر در آینده
*بازیابی: جستجوی اطلاعات ثبت شده.
*ارایه: گزارش، ارتباط و…
*تدارکات: یک پروژه بسته به نوع، حجم و پیچیدگی آن دارای اجزا و بخش‌های مختلفی است. این بخش‌ها بسته به اهداف، ماموریت، هزینه، زمان پروژه و در جهت انجام مسؤولیت‌های خود، نیازمند فراهم‌آوردن امکانات و شرایطی هستند که گردآوری و تهیه این ملزومات، تدارکات اطلاق می‌گردد.
۲-۲)شبکه همکاران:
شرکت‌ها، سازمان‌ها و… جهت تهیه کالاها و یا به خدمت‌گیری خدمات مورد نیاز خود نیازمند واحد سازمانی تحت عنوان تدارکات هستند. این واحد جهت انجام وظایف خود نیازمند سیستمی جهت شناسایی منابع موردنیاز است. از بین رفتن زیرساخت‌های اقتصادی بسیاری از کشورهای جهان طی دو جنگ جهانی باعث شد تا بعد از جنگ جهانی دوم،تقاضای کالا و خدمات رشد چشمگیری داشته باشد و این امر لزوم تسریع در بازسازی زیرساخت‌های اقتصادی و صنعتی کشورهای متأثر از جنگ را ایجاب می‌نمود. واحدهای صنعتی، کارخانجات و شرکت‌های متعددی تأسیس شدند و تولید و ارایه خدمات مشغول شدند. توسعه صنعتی با ورود مقوله اتوماسیون و کامپیوتر، با سرعت شگرفی ادامه یافت و تاکنون نیز ادامه دارد. تنوع و تعدد عرضه کالاها و خدمات، افزایش رقابت را در بین تولید‌کنندگان خدمات و کالا در پی داشت و صاحبان صنایع را وادار می‌کرد که جهت حفظ قابلیت رقابت و نیز رضایت مشتریان خود، به ارتقای کیفیت محصولات و راندمان تولید، کاهش زمان تولید و نهایتاً هزینه تولید اهتمام ورزند و این موضوع باعث شد تا استانداردهای کمی و کیفی محصولات شکل گیرد.
تطابق نیازهای شرکت‌ها و سازمان‌ها به کالاها و خدمات با کالا و خدمت شرکت‌های فروشنده آنها، لزوم تشکیل شبکه همکاران را الزامی نمود تا در کوتاه‌ترین زمان، ارزان‌ترین کالا یا خدمات به بهترین صورت شناسایی و خریداری شود. این سیستم امکان ارزیابی عملکرد فروشندگان (کارخانه‌ها، شرکت‌ها و…) را توسط مشتریان (شرکت‌ها و سازمان‌های استفاده‌کننده) پس از فروش کالا یا خدمات فراهم آورد.
به عبارت دیگر، همکاران کلیه ارایه‌دهندگان خدمات و کالا برای اجرای پروژه‌ها از سازندگان، توزیع‌کنندگان، شرکت‌های حمل‌و‌نقل، مجریان بخش‌های مختلف پروژه‌ها، آزمایشگاه‌ها و لابراتوارهای تخصصی و… را شامل می‌شود. شبکه اتصال کلیه همکاران شبکه همکاران خواهد بود.
۳-۲)پیمانکار عمومی:
پیمانکار عمومی، پیمانکاری است که مسؤول آماده‌سازی، هماهنگی و تکمیل تمامی کارهای یک پروژه است. در این مقاله GC به شرکت‌هایی نسبت داده شده که در هدایت و مدیریت طرح‌ها و پروژه‌های صنعتی زیربنایی دارای تجربه و تخصص بوده و با تکیه بر دانش و ابزارهای مدیریتی خود، اجرای پروژه‌ها را به صورت EPC یا Turn-key برعهده می‌گیرند. پیمانکاران عمومی و پروژه‌های Turn-key در صنایع مختلف و ابعاد مختلف مهندسی و تأمین و ساخت است که به همراه هم یک پروژه کلید در دست را پیش می‌برند، معمولاً این شرکت‌ها سازمان‌هایی رقیبند که برای منافع مشترکی در یک پروژه گرد هم می‌آیند تا پروژه را با این همکاری مشترک به انتها برسانند. این شرکت‌ها در حقیقت پیمانکاران فرعی همان شرکت GC هستند.
۲-۳-۱) اهداف تشکیل GCها در ایران
زمانی که ابعاد یک پروژه بزرگ شود، هر نوع انحراف در مقاطع ابتدایی و میانی سبب انحراف‌های بسیار بزرگ در پایان پروژه خواهد شد. بدین‌ترتیب ریسک چنین پروژه‌هایی افزایش خواهد یافت. شرکت‌های GC با توجه به نیاز جهانی به مدیریت چنین پروژه‌هایی که به طور معمول به تکنولوژی‌های پیچیده نیز نیاز داشتند، به‌وجود آمدند.
در راستای اجرای پروژه‌های بزرگ در زمینه‌های مختلف از جمله انرژی تشکیل GCها در ایران ضرورت یافت.
برخی از اهداف تشکیل GCها در ایران به شرح زیر هستند:
*کاهش ریسک صاحبکاران یا صاحبان پروژه‌ها و طرح‌ها در خصوص
*اجرای زمانبندی انجام شده
*هزینه‌ها
*کیفیت
*مستندسازی تجربیات جهت به‌کارگیری در طرح‌ها و پروژه‌های آینده
*افزایش بهره‌وری و استفاده مناسب از تکنولوژی‌ها
*استفاده مطلوب از سرمایه‌گذاری‌های انجام‌شده قبلی
*کاهش هزینه‌های اجرای طرح
*خردکردن طرح تا حد منطقی به مجموعه‌های نسبتاً منطقی
*شناسایی سازندگان، پیمانکاران بالقوه
*استفاده از منابع انسانی و مالی سازندگان، پیمانکاران در جهت اجرای طرح
*عدم سرمایه‌گذاری موازی
*ارتقای سطح تکنولوژی پیمانکاران و سازندگان
*همکاری با شرکت‌های پیشرفته خارجی
*جذب تکنولوژی روز دنیا
*رسیدن به خودکفایی نسبی
۲-۳-۲)فرایندهای GC:
صاحب‌نظران مراحل مختلفی برای انجام پروژه‌ها ارایه کردند. جامعیت، سطح کل‌نگری و یا در نظر گرفتن مقطع آغازین و پایانی یک فرایند می‌تواند در افزایش یا کاهش مراحل یک پروژه مؤثر باشد. به عنوان مثال اگر ورودی اولیه را اطلاعات لازم، برای مطالعات امکان‌سنجی یک پروژه در نظر بگیریم، از ابتدایی‌ترین نقطه ممکن پس از بازاریابی شروع کرده‌ایم، اما اگر ورودی‌های لازم برای مهندسی و طراحی یک پروژه را اطلاعات لازم برای اولین قسمت از فرایند بدانیم، طول زنجیره اصلی فرایند را کوچک‌تر فرض شده است.
۲-۴)مدیریت تدارکات پروژه از دیدگاه استاندارد PMBOK
*مدیریت تدارکات پروژه، مجموعه فرایندهای مورد نیاز جهت تأمین کالا و خدمات موردنیاز از خارج پروژه است. شمای کلی فررایندهای اصلی مدیریت تدارکات عبارتند از:
*برنامه‌ریزی تدارکات
*تعیین نوع کالا و خدمات و زمان موردنیاز تدارکات آنها است.
*برنامه‌ریزی درخواست‌ها
*مستندسازی نیازمندی‌های تدارکاتی و تعیین منابع بالقوه تأمین آنها است.
*درخواست
*به‌دست آووردن پیشنهادهای فنی – مالی سازندگان، فروشندگان و تأمین‌کنندگان اقلام موردنیاز پروژه است.
*انتخاب تأمین‌کنندگان کالا و خدمات
*انتخاب بهینه از بین منابع بالقوه تأمین کالا و خدمات است.
*عقد قرارداد و راهبری پیمان
*مدیریت ارتباطات بین سازمان اجرایی و فروشندگان، سازندگان و تأمین‌کنندگان کالا و خدمات است.
*خاتمه پیمان
*تجزیه و تحلیل و رفع ابهامات باقیمانده، تسویه و خاتمه قراردادها است.
لازم به ذکر است بندهای چهارگانه مدیریت محدوده، مدیریت زمان، مدیریت هزینه و مدیریت کیفیت پروژه، بندهای اصلی مدیریت پروژه محسوب می‌شوند. بدین‌ترتیب پروژه با وجود این بندها معنی‌دار خواهند شد و ۵ بند دیگر مدیریت یکپارچکی، مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباطات، مدیریت ریسک و مدیریت تدارکات پروژه به عنوان بندهای حمایتی محسوب می‌شوند.
۲-۵) مدیریت تدارکات در پروژه‌های نفت و گاز
*مدیریت تدارکات، عبارت است از زنجیره فعالیت‌هایی که جهت تأمین کالاها، وسایل و خدمات مورد نیاز پروژه‌ها صورت می‌پذیرد. این زنجیره از هنگام دریافت تقاضای کالا یا خدمات شروع و تا تحویل آن ادامه دارد.
این چرخه شامل مراحل زیر است:
*دریافت تقاضای کالا یا خدمات
*تهیه اسناد و مدارک موردنیاز جهت استعلام قیمت از پیمانکاران
*تهیه لیست پیمانکاران واجد شرایط
*دعوت از پیمانکاران جهت دریافت اسناد مناقصه
*دریافت پیشنهادات فنی و مالی پیمانکاران
*ارزیابی فنی و مالی پیشنهادات پیمانکاران
تعیین پیمانکار و عقد قرارداد یا صدور دستور خرید
*ساخت کالا(در صورت نیاز)
*تحویل کالا در محل مورد توافق با پیمانکار
*حمل کالا به محل موردنیاز پروژه
۳-مطالعه موردی: سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه شرکت پیمانکار عمومی
۱-۳) سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه
در این بخش به تشریح سیستم اطلاعاتی مبتنی بر منبع‌یابی پروژه‌ها تحت عنوان سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه PI2S می‌پردازیم. در ابتدا روش‌های سنتی نگهداری اطلاعات، معایب این سیستم ارایه می‌شود و سپس به تشریح سیستم پیشنهادی می‌پردازیم.
۳-۱-۱) روش‌های سنتی نگهداری شبکه همکاران پروژه:
این روش در اکثر سازمان‌هایی که ساختار آن قدیمی است، هنوز متداول بوده و در درازمدت هزینه‌های زیادی را از لحاظ زمانی و مالی برای سازمان به همراه دارد.
۳-۱-۱-۱)معایب سیستم‌های سنتی نگهداری اطلاعات:
سیستم‌های سنتی نگهداری اطلاعات کاستی‌های بسیار زیادی دارند که در اینجا به چند مورد از معایب آنها می‌پردازیم:
*در مرحله ۲، انتخاب توسط عامل انسانی و عمدتاً بدون بررسی انجام می‌شود. در این انتخاب‌ها امکان اشتباه وجود دارد و ممکن است برخی از پیمانکاران فراموش شوند و یا به عمد انتخاب نشوند. همچنین امکان اشتباه در انتخاب پیمانکاران مناسب را نیز دارد که این اشتباهات در این مرحله کل روند را به مخاطره خواهد انداخت.
*در بخش ۴، مجدداً امکان بروز اشتباهات سهوی و یا عمدی انسان وجود دارد. مضافاً بر این‌که معمولاً در این مرحله سوابق کارهای پیشین شرکت‌ها لحاظ نمی‌گردد و غالباً ارایه امتیاز هر شرکت با ملاک‌های مناسب و جامع انجام نمی‌گردد.
*بازخوردی در خصوص سوابق شرکت‌ها به صورت سیستماتیک وجود ندارد و اشکالات فوق‌الذکر در درازمدت، سیستم را از کارایی خواهد انداخت.
*به دلیل وابستگی صددرصد سیستم به نیروی انسانی، مدت انتخاب پیمانکار طولانی می‌باشد و این امر هزینه زیادی برای سازمان در برخواهد داشت.
*در هر بار تهیه یک سرویس یا خرید، مرحله شماره ۴ بایستی توسط کارشناسان انجام شود که این امر در درازمدت هزینه زیادی را در برخواهد داشت و باعث طولانی شدن فرایند می‌شود.
۳-۱-۲)سیستم پیشنهادی: سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه
در سیستم پیشنهادی، مراحل مشکل‌ساز ۲و۴، توسط سیستم انجام می‌شود. در این سیستم، با نگهداری و ارزیابی و رتبه‌بندی پیمانکاران در هر بار درخواست خرید/سرویس، براساس رتبه‌بندی انجام شده، تعدادی از پیمانکاران برای اخذ استعلام انتخاب می‌شوند. در این روش ابتدا شرکت‌ها رتبه‌بندی و طبقه‌بندی شده و آن‌گاه طبقه و رتبه ملاک انتخاب شرکت‌ها برای ساخت تجهیزات یا انجام سرویس خواهد بود و عملاً مرحله ۴ حذف خواهد شد. همچنین سیستم بازخورد انتخاب و عملکرد هر پیمانکار را مجدداً در ارزیابی شرکت اعمال می‌کند و بدین‌ترتیب رتبه شرکت‌ها مرتباً در حال بازنگری و اصلاح خواهد بود. روشن است که در این روش، علاوه بر کاهش هزینه‌های زمانی و مالی، انتخاب دقیق‌تری نیز به عمل خواهد آمد و در میان‌مدت نیز، سیستم عملکرد واحد خرید سازمان را تا حد زیادی بهینه می‌نماید.
۳-۱-۳)ساختار کلی سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه:
هدف نهایی این سیستم، انتخاب شرکت‌های پیمانکار ممتاز از طریق رتبه‌بندی و ارزشیابی پیمانکاران براساس معیارهای زیر است:
*ساختار حقوقی و پرسنلی و تشکیلاتی پیمانکار
*توانایی‌های فنی و ماشین‌آلات پیمانکار
*عملکرد پیمانکار
*سوابق اجرایی گذشته پیمانکار
*چگونگی انجام پروژه یا سرویس مشابه در گذشته
*سوابق و تجارب در زمینه پروژه‌های نفت و گاز و پتروشیمی
*ویژگی و توانش پایه‌ای در دیسیپلین خاص
۳-۱-۴)ساختار اطلاعاتی سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه:
در سیستم مکانیزه نگهداری اطلاعات پیمانکاران، ساختار اطلاعاتی مناسب جهت شناسایی پیمانکاران اهمیت به‌سزایی دارد. این اطلاعات از طریق پرسشنامه خوداظهاری، مصاحبه و بازدید کمیته ارزیابی در مورد هر پیمانکار جمعآوری و نگهداری می‌شوند.
به طور کلی این اطلاعات شامل موارد زیر است:
۳-۲-۴-۱)اطلاعات ساختار حقوقی شرکت
*نام شرکت
*نوع شرکت
*سال تأسیس
*کشور ثبت شرکت
*آدرس
*تلفن و نمابر
*Email و سایت الکترونیکی
*ترکیب سهامداران
*صاحبان امضای مجاز
*شعب شرکت
اطلاعات پرسنلی
*تعداد پرسنل
*تخصص پرسنل
*تحصیلات پرسنل
*مدیران شرکت
اطلاعات مربوط به تجهیزات فنی
*تجهیزات و دستگاه‌ها
*ابزارهای عمومی و اختصاصی
*امکانات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری
*امکانات آزمایشگاهی
*نوع سرویس یا تجهیز قابل ارایه به مشتری
*ظرفیت سالانه پیمانکار
*مواداولیه موردنیاز
اطلاعات مهندسی پیمانکار
*استانداردهای مهندسی
*مجوزهای تولید
*امکانات طراحی
اطلاعات ساختار تشکیلاتی پیمانکار
*ساختار سازمانی و نیروی انسانی
*نحوه تأمین نیازهای تکنولوژیکی و فنی
*وجود ساختار و روش مهندسی در فرایند
*سیستم کنترل و ردیابی
*نظام پاسخگویی به استعلام
*نظام مدیریت و کنترل پروژه
اطلاعات سوابق کاری پیمانکار
*پروژه‌های انجام‌شده برای کارفرما
*دیسیپلین تخصصی شرکت
*نوع شرکت(داخلی/خارجی)
*نوع طبقه‌بندی شرکت
*میزان خوش‌قولی
*کیفیت پروژه‌ها و کارهای انجام‌شده
*قیمت مالی اعلام‌شده
*مشارکت در استعلام‌ها
وضعیت و توان مالی پیمانکار
*میزان سرمایه اولیه شرکت
*میزان سرمایه در گردش پیمانکار
*میزان وام دریافتی پیمانکار
*مبالغ پرداختی ماهانه وام‌ها
*مبلغ قراردادهای در حال انجام
*میزان بدهکاری صورت وضعیت‌هایش
*ترازنامه سالانه شرکت
*میزان گردش مالی بانکی شرکت
۳-۱-۵)سیستم کدینگ اطلاعات منبع‌یابی
*پس از تایید صلاحیت هر پیمانکار کد منحصربه‌فردی به آن اختصاص می‌یابد. کد مورد نظر بسته به نوع سازمان قابل تعریف و تبیین است. در این کدگذاری موارد متعددی مدنظر قرار می‌گیرد که برخی از موارد به شرح زیر است:
*رسته (نوع خدمت/کالا) شرکت
۳-۱-۶)گردش کاری سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه:
در این سیستم هر پیمانکار برای همکاری با کارفرما، به واردشدن به سیستم، نیازمند است. این امر از طریق دریافت درخواست رسمی پیمانکار جهت ورود به سیستم آغاز خواهد شد. این درخواست توسط کمیته ارزیابی دریافت شده و متعاقب آن از پیمانکار درخواست می‌گردد تا مدارک حقوقی سازمان خود را ارسال نماید. کمیته ارزیابی با بررسی اولیه مدارک حقوقی پیمانکار پرسشنامه خوداظهاری را به پیمانکار تحویل می‌دهد. سپس پیمانکار اقدام به تکمیل پرسشنامه نموده و مجدداً به کمیته ارزیابی بازدید حضوری انجام خواهد شد. در غیر این‌صورت بازدید ازشرکت پیمانکار منوط به تایید مدیرعامل خواهد شد. اگر در بازدید فنی پیمانکاری موفق به احراز ملاک‌های موردنظر کمیته ارزیابی شود، پیمانکار صاحب صلاحیت به سیستم مکانیزه معرفی و با ثبت و درج اطلاعات و رتبه‌بندی در گروه مربوطه توسط سیستم انجام می‌شود. از این پس در مورد پیمانکار صاحب صلاحیت، بازخورد عملکرد آن به طور مرتب در سیستم وارد شده و مورد بازنگری قرار خواهد گرفت.
۳-۱-۷)ارکان (ساختار سازمانی)سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه:
در این سیستم ارکان زیر طراحی شده است:
*کمیته راهبری
اعضای این کمیته به انتخاب هیأت مدیره (یا مدیرعامل) و برای سیاست‌گذاری کلان سیستم، ارایه گزارش‌های ادواری، کنترل فعالیت‌های کمیته ارزیابی و تعیین میزان دسترسی کاربران سیستم به اطلاعات تشکیل می‌شود.
*کمیته ارزیابی
اعضای این کمیته به انتخاب مدیرعامل(یا معاون بازرگانی) و برای بررسی مدارک پیمانکاران، مصاحبه با نمایندگان پیمانکاران، بازدید از محل پیمانکاران، تنظیم برنامه گروه‌های تخصصی بازدید از محل پیمانکاران برحسب دیسیپلین‌های پروژه و ارایه گزارش‌های ادواری به کمیته راهبری تشکیل می‌شود. کمیته ارزیابی
*گروه کاری ثبت اطلاعات
این گروه کاری برای ثبت اطلاعات پیمانکاران و بهنگام کردن اطلاعات پیمانکاران تشکیل می‌شود.
*کاربران سیستم
کاربران سیستم مجموعه مدیران ارشد، مدیران میانی و گروه‌های تخصصی هستند که برحسب میزان دسترسی تعریف شده از امکانات سیستم بهره‌مند می‌شوند.
نتایج
سیستم طراحی‌شده منبع‌یاب پتروپارس PI2S دارای ورودی، خروجی، نیازمندی‌ها و مزایای سیستم به شرح زیر است:
۴-۱) ورودی‌های سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه:
*درخواست پیمانکار مبنی بر ورود به سیستم ارزیابی و تعیین صلاحیت
*پرسشنامه امکانات فنی، سخت‌افزاری و نرم‌افزاری
*پرسشنامه ساختار تشکیلاتی پیمانکار
*پرسشنامه زمینه‌های همکاری
*پرسشنامه سوابق اجرایی
۴-۲)خروجی‌های سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه:
*طبقه‌بندی پیمانکاران
*کالا و خدمات پیشنهادی مناسب هر پیمانکار
۴-۳)نیازمندی‌های سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه:
*سیستم پیشنهادی برای استقرار و عملیاتی شدن نیاز به عوامل زیر دارد:
*پرسشنامه‌های مناسب برای اخذ اطلاعات کامل پیمانکاران
*وجود کمیته‌ها یا اشخاص متخصص جهت بررسی و مصاحبه‌های لازم
*تعریف نظام طبقه‌بندی و ارزیابی و رتبه‌بندی پیمانکاران
*وجود سیستم مکانیزه نرم‌افزاری مناسب
۴-۴)مزایای سیستم اطلاعات شبکه همکاران پروژه:
*سیستم پیشنهادی دارای ویژگی‌ها و مزایای زیز است:
*تصمیم‌سازی مناسب در انتخاب پیمانکاران
*طبقه‌بندی دقیق پیمانکاران در دیسیپلین‌های مختلف پروژه‌ها
*طبقه‌بندی دقیق پیمانکاران برحسب حجم و توانایی فعالیت پیمانکاران
*بهنگام‌سازی اطلاعات پیمانکاران فعلی و بالقوه
*بهنگام‌سازی وضعیت پیمانکاران فعلی در خصوص توانایی ادامه ارایه خدمات/کالا در پروژه‌های آتی
*کاهش زمان‌های برنامه‌ریزی‌شده در حمل و نقل، لجستیک پروژه‌ها
منبع: مستندات علمی- حرفه‌ای نظام اجرای پروژه‌ها(جلد۴)
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.