شناسایی عوامل اثرگذار بر ارتباطات موفق بین کارفرما و پیمانکار –قسمت اول

شناسایی عوامل اثرگذار بر ارتباطات موفق بین کارفرما و پیمانکار –قسمت اول

کامران فیضی – علیرضا دانشوران

چکیده

این مقاله به دنبال ارزیابی ویژگی‌های مدل ارتباطات بین کارفرما و پیمانکار در کلان‌پروژه‌های پایین‌دستی صنعت نفت است. کارکرد این مدل سنجش ادراک پاسخ‌دهندگان شاغل در بخش‌های کارفرما، مشاور و پیمانکاران دخیل در پروژه‌های یاد شده نسبت به وضع موجود ارتباطات بین کارفرما و پیمانکار است. هم‌چنین تشریح رابطه بین عوامل اثرگذار بر ارتباطات از دیگر نکات قابل توجه در این مدل است. مؤلفه‌های مؤثر برای استخراج داده‌ها از پیشینه پژوهشی موضوع و روش دلفی به دست آمده و آزمون مدل با روش پیمایش مستقیم انجام شد. نتایج به دست آمده از پیمایش توسط تحلیل عامل اکتشافی، تأییدی و نهایتاً معادلات ساختاری نورد مورد پردازش قرار گرفت. براساس مقدار بارهای عاملی و نحوه بارگیری مؤلفه‌ها، خوشه‌های مربوط به ۵عامل مکنون استخراج و نامگذاری شد. مدل ارایه شده به تبیین رابطه بین عوامل اثرگذار در ارتباطات بین کارفرما و پیمانکار در صنعت نفت می‌پردازد و میزان تأثیر هرکدام از عوامل را روی یکدیگر در قلمرو تحقیق مشخص می‌سازد. نتایج این تحقیق می‌تواند روی نگرش مدیران و کارکنان بخش کارفرما و پیمانکار در راستای شناخت عوامل مؤثر بر ارتباطات و مدیریت مناسب آن‌‌‌‌ها در مراحل مختلف پروژه مؤثر باشد.

مقدمه

مفهوم عوامل حیاتی موفقیت یا CSF‌‌‌ها در ادبیات مدیریت پروژه اولین بار توسط روکارت در سال ۱۹۸۲ به‌کار گرفته شد. ذی‌نفعی، برای خود معیار‌‌‌ها و تعاریف خاصی از موفقیت پروژه دارد و توافق آنچنانی پیرامون عوامل موفقیت بین محققان وجود ندارد. به‌طوری که یافتن فهرست مشترک از عوامل موفقیت در تحقیقات تقریباً محال به‌نظر می‌رسد. در این مقاله ضمن بررسی مروری عوامل موفقیت پروژه، از بین عواملی نظیر حمایت مدیریت ارشد، زمان‌بندی پروژه، مباحث نظارتی، امورفنی، ارتباطات، تدارکات، توزیع مخاطره، سازوکار بازخورد مناسب و مفاهیمی از این دست بحث ارتباطات به‌عنوان یکی از مهم‌‌‌ترین عامل موفقیت پروژه‌های کلان در نظر گرفته شده است و ضمن شناسایی عوامل اثرگذار بر ارتباطات موفق و گروه‌بندی این عوامل و میزان تأثیر آن‌‌‌‌ها بر موفقیت ارتباطات بین کارفرما و پیمانکار مورد بررسی و توجه قرار می‌گیرد.

پیشینه تحقیق

در مورد عوامل موفقیت پروژه فارغ از عوامل ارتباطات یا با عنایت به این عوامل، تحقیقات زیادی صورت گرفته است. عناوین مرتبط به ترتیب در اینجا مرور می‌شود: واکر و بورن (۲۰۰۸) به بررسی تأثیر کارفرما و نماینده و به عنوان یکی از عوامل اثرگذار  بر موفقیت پروژه توجه کرده‌اند. چوا و همکاران (۱۹۹۹) مشارکت‌کنندگان پروژه را به عنوان نقش‌آفرینان یا عوامل انسانی کلیدی موفقیت پروژه معرفی کرده‌اند. این مشارکت‌کنندگان مشتمل بر مدیر پروژه، کارفرما، پیمانکار، مشاوران، پیمانکاران فرعی، تأمین‌کنندگان و سازندگان بودند. به اعتقاد کرافورد و داویس (۲۰۰۵) موفقیت کلی پروژه را باید باتوجه به عوامل سراسری موفقیت شناسایی کرد. کیفیت رهبری مدیریت پروژه و تلفیق دانش فنی و مهارت‌ها با ارتباطات مناسب، بررسی روابط بین مالک و مدیریت پروژه‌های ساختمانی و تعیین عوامل حیاتی موفقیت، شناسایی روابط بین عوامل موفقیت پروژه و موفقیت واقعی پروژه، آموزش، یادگیری و درمجموع توسعه مهارت‌های انسانی و توسعه سرمایه انسانی، بررسی نگرش‌های کارفرما در مورد ویژگی‌های سیستم‌های اندازه‌گیری عملکرد از جمله تحقیقات قابل ذکر در عرصه موفقیت مدیریت پروژه به حساب می‌آیند. در ادبیات سازمان و مدیریت، ارتباطات به منزله یک عامل کلیدی در سازماندهی تیم پروژه محسوب می‌شود.

ارتباطات یک حوزه مشحون از اشکالات مابین ذی‌نفعان پروژه‌ گزارش‌شده است. ارتباطات در حوزه پروژه چالش‌های خاصی دارد و از منظرهای متفاوتی می‌توان مشکلات آن‌ را مشاهده کرد.

برخی از تحقیقات قابل توجه در زمینه بررسی ارتباطات به منزله یک عامل موفقیت که براساس آن‌‌‌‌ها شالوده این تحقیق شکل یافته، بدین قرار است: پینتو و اسلوین (۱۹۸۷) مطرح کردند که چگونه به وسیله عوامل حیاتی موفقیت، جایگاه و وضعیت پروژه ادراک شود. آنان عواملی نظیر: مأموریت سازمان، حمایت مدیریت ارشد، زمان‌بندی پروژه، عوامل انسانی و امور فنی، ارتباطات و بازخورد ر مورد توجه قراردادند. بعداً نویسندگان دیگری نظیر بلاسی و توکل (۱۹۹۶) و وسترولد (۲۰۰۲) عوامل حیاتی را به ۴ بخش تقسیم کردند: عوامل مرتبط با پروژه، مدیریت پروژه و اعضای تیم، سازمان و محیط خارجی. پینتو و اسلوین (۱۹۹۸) موفقیت را مرتبط با عوامل برون‌زا و درون‌زا دانسته‌اند. این عوامل شامل سطح کنترل، تأثیر روی کارفرما و ارتباطات می‌شد. ارتباطات مؤثر داخلی، رهبری و عملکرد تیم، ۳ جنبه مهم حیاتی در موفقیت بالقوه هر سازمان هستند و افزایش‌دهنده کیفیت خدمات محسوب می‌شوند. اقدامات مدیریتی نیز جزو عوامل مهم موفقیت پروژه درنظر گرفته می‌شوند. متغیرهایی که در این زمینه مطرح شده‌اند عبارتند از: ارتباطات کافی، سازوکارهای کنترلی و ارایه بازخور. دیالو و تویلیر به نقش اعتماد و ارتباطات در ارتقای میزان موفقیت پروژه‌های بین‌المللی اشاره داشتند. به‌زعم آن‌‌‌‌ها موفقیت پروژه تاحد زیادی به ارتباطات و همکاری بین ذی‌نفعان وابسته است. در همین راستا، کرایج و سومرویل (۲۰۰۶) ادعا کردند در هر پروژه موجود در صنعت ساخت، تبادل اطلاعات عنصر پایه‌ای در اطمینان از موفقیت پروژه محسوب می‌شود. در تحقیقات بارت (۲۰۰۶) همکاری و وفاق به‌عنوان مهم‌‌‌ترین عامل موفقیت از بین سایر عوامل شناسایی شد. در تحقیق مورفی و لدویت (۲۰۰۷) نتیجه‌گیری شد، ارتباطات قوی مهم‌‌‌ترین معیار موفقیت در فضای تحقیق است و در مرحله بعدی اهداف روشن و حمایت مدیریت ارشد مدنظر قرار می‌گیرند. کریستنسن و واکر (۲۰۰۸) به نقش عوامل حیاتی موفقیت در مدیریت پروژه توجه کردند. این تحقیق در مورد تأثیر ارتباطات و پیامد آن بر پروژه بود. هم‌چنین با بررسی متن نسخه‌های ۲۰۰۴ و ۲۰۰۸ (PMBOK)، نکته قابل توجه حاکی از آن است که توجه انجمن مدیریت پروژه روی بحث موفقیت از پروژه از رشد چشمگیری برخوردار بوده و نکته جالب‌تر در این زمینه، تمرکز بسیار قوی واژه موفقیت پروژه روی بحث منابع انسانی و ارتباطات است که ضرورت توجه به چنین مباحثی را مشهودتر از پیش می‌سازد.

مدل‌های عوامل موفقیت با تأکید بر نقش ارتباطات در ادبیات تحقیق

مدل‌های مدیریت پروژه را می‌توان به ۷ مدل در طول ۴ نسل طبقه‌بندی کرد. به‌طورکلی از لحاظ تاریخی، مهم‌‌‌ترین مدل‌های مطرح شده در مدیریت پروژه در طول ۲۰سال گذشته که در شکل‌گیری مدل این تحقیق مؤثر بوده‌اند، در اینجا به اختصار توضیح داده می‌شوند: گینس و شاو (۱۹۹۳) مدل جامعی را در زمینه تشریح رفتار در ارتباطات مطرح کرد. شاید بتوان گفت اولین مدلی که در زمینه ارتباط بین شاخص‌‌‌‌ها و معیارهای موفقیت مطرح شده بود به تحقیقات واتریج (۱۹۹۶) باز می‌گردد. فنگ و کنگ (۱۹۹۹) با استفاده از معادلات ساختاری عامل را به متغیر نهفته‌ای همچون ارتباطات اثربخش در پروژه‌های ساخت مرتبط کردند. چوا (۱۹۹۹) مطرح کرد که عوامل حیاتی موفقیت در صنعت ساخت باید ویژگی‌های خاصی داشته باشد. او به مدل‎سازی دیدگاه‌های کارفرما با استفاده از معادلات ساختاری پرداخت. مدل ارزش‌های رقابتی والتون و داوسون (۲۰۰۱) شاخص کلیدی عملکرد را مورد توجه قرارداد. شور (۲۰۰۱) نیز مدلی دربردارنده ۴نقش تکاملی برای ارتباطات و اطلاعات مطرح کرد. روش ارزیابی موفقیت پروژه که توسط راد مطرح شد که با استفاده از ساختار شکست کار به‌منظور سنجش موفقیت پروژه به حساب آمد. کوکلان و همکاران (۲۰۰۳) به مطالعه در مورد مباحث ارتباطات در کسب اطلاعات مورد نیاز ذی‌نفعان پرداختند. هارتمن (۲۰۰۲) بیان می‌دارد: نوع سازمان پروژه و محدودیت‌های حاکم بر آن زمان ایجاد اعتماد را محدود می‌کند. وی اقدام به ارایه مدلی در همین راستا کرد. مایر و همکاران (۲۰۰۶) در مورد نیازمندی‌های پشتیبانی ارتباطات تحقیق کردند. عوامل مؤثر بر ارتباطات در ۵۰ مؤلفه توسط مایر و همکاران (۲۰۰۵) مطرح شدند. این مقولات عبارتند از: سازمان، تیم، محصول، اطلاعات و فرد در حال ارتباطات. در بررسی‌های دیاو و تویلیر (۲۰۰۵) مشخص شد که ارتباطات الکترونیکی تأثیر مثبتی روی زمان‌بندی، تسریع خوبی در تصمیم‌گیری و وضوح اطلاعات مورد نیاز دارد. هوی (۲۰۰۵) به بررسی عوامل حیاتی موفقیت در صنایع انبوه‌سازی مسکن و بررسی روابط بین مالک و مدیریت پرداختند. تأکید بر نقش آموزش، به‌عنوان یکی از عوامل موفقیت پروژه‌های بین‌المللی و ارایه مدلی در این راستا توسط کیلی و همکاران (۲۰۰۵) انجام پذیرفت.

چیلشه و هاپت (۲۰۰۵) نیز به ارایه مدلی در مورد عوامل حیاتی موفقیت در پروژه‌های ساخت پرداختند. در این تحقیق روابط بین متغیر‌‌‌ها به‌وسیله مدل‌یابی معادلات ساختاریافته تبیین شد. بنابر نتایج تحقیقات گاجندران و گراهام (۲۰۰۷) موانع عدم موفقیت فناوری ارتباطات و اطلاعات در گروی عوامل مختلفی است. این عوامل با منشأ سازمان، فرد و خارج از سازمان قابل طبقه‌بندی هستند. زی و همکاران (۲۰۰۸) به بررسی انتخاب رسانه و ارتباط جریان و پایمدهای ارتباطات توجه کردند. آن‌‌‌‌ها به بررسی ۳ عامل: اثربخشی ارتباطات، کیفیت ارتباطات و حجم ارتباطات پرداختند. به‌زعم مور و ترنر (۲۰۰۵) مدل ارتباطی بین کارفرما و مدیر پروژه دو بعد را مورد توجه قرار می‌دهد: اول همکاری بین این دو و دوم نوع ساختاری که توسط کارفرما به مدیر پروژه اعمال می‌شود. ارتباطات صرفاً به مقوله ابزارهای ارتباطی محدود نمی‌شود؛ بلکه اگر به‌طور گذرا بر تحقیقات انجام شده پیرامون ارتباطات در مدیریت پروژه نگریسته شود، باید رویکردی در ابعاد استراتژیک مورد توجه قرار گیرد. گوزول و اسکوبائو (۲۰۰۳) درمورد ارتباطات راهبردی در چارچوب پروژه‌های ساخت به مطالعه پرداختند. در همین رابطه گودمن (۲۰۰۶) به اهمیت ارتباطات از منظر راهبردی پرداخت. گاجندران و گراهام (۲۰۰۷) درمورد یکپارچگی و فناوری اطلاعات و ارتباطات و تأثیر فرهنگ در پروژه‌های ساخت تحقیق کردند.

مالمین (۲۰۰۷) ارتباطات سازمانی را به‌عنوان یک سرمایه که شامل ۴ جزو سرمایه حقوقی، سرمایه انسانی و سرمایه ارتباطی است، معرفی کرد. کریستنسن و واکر (۲۰۰۸) ارتباطات را از منظر قانونی و قراردادی با تأکید بر ارتباطات الکترونیکی در پروژه‌ها مورد توجه قراردادند. پاتاناکول و میلوسویچ (۲۰۰۸) به ارایه مدلی مناسب برای اثربخشی در مدیریت پروژه‌های چندگانه و ارایه لیستی از شایستگی‌های مدیران پروژه پرداختند. به‌زعم پالراج و همکاران (۲۰۰۸) به اهمیت ارتباطات بین کارفرما و پیمانکار پرداختند و تأکید خود را روی نقش اعتماد گذاشتند. کک و همکاران (۲۰۰۹) با استفاده از مدل‌یابی معادلات ساختار یافته به بررسی جریان اطلاعات و تأثیر آن روی موفقیت کسب و کار در فرایندهای طراحی مجدد پرداختند. تامپسون (۲۰۱۰) طی مدلی به تحلیل جنبه‌های مختلف چارچوب سیستم اطلاعات و ارتباطات در یک پروژه یا مؤسسه پرداخت.

نتیجه‌گیری به عمل آمده از بررسی ادبیات تحقیق که با بررسی مقالات معتبر صورت گرفته حاکی از وجود اجماع نسبتاً بالا در مورد ارتباطات به‌عنوان یک عامل موفقیت است. در قدم بعدی با استناد به ادبیات تحقیق دو موضوع مورد پیگیری قرار می‌گیرد. مسأله اول شناسایی عوامل دخیل بر ارتباطات اثربخش در ادبیات پژوهش بوده که این عوامل نهایتاً با استفاده از روش دلفی غربال شد. مسأله دوم بررسی مدل‌های متعدد موجود در ادبیات تحقیق که با تأکید بر عوامل اثرگذار بر ارتباطات شکل گرفته‌اند، بود. این عوامل و مدل‌های مورد توجه، خوراک اولیه ورودی روش دلفی را تعیین کرده و در طول مراحل این روش، اجماع اعضای گروه دلفی به دست آمده و مدل مفهومی تحقیق شکل می‌گیرد.

منبع: فصلنامه علمی – پژوهشی مطالعات مدیریت بهبود و تحول – سال بیست یکم