تدوین فرایند پروژه‌های عمرانی از شروع تا خاتمه ایجاد شفافیت عمرانی حین پروسه‌های اجرایی و اداری الزامی است خطای سهوی مشاور در محاسبه جرایم تأخیرات یکی از پیمانکاران مجید محمدنژاد سیدمحمدهادی موسوی چکیده شرکت آب و فاضلاب خراسان جنوبی در سال ۱۳۸۳ پس از تقسیم استان خراسان بزرگ تشکیل و همانند سایر شرکت‌های تازه تأسیس […]
تدوین فرایند پروژه‌های عمرانی از شروع تا خاتمه
ایجاد شفافیت عمرانی حین پروسه‌های اجرایی و اداری الزامی است
خطای سهوی مشاور در محاسبه جرایم تأخیرات یکی از پیمانکاران
مجید محمدنژاد
سیدمحمدهادی موسوی
چکیده
شرکت آب و فاضلاب خراسان جنوبی در سال ۱۳۸۳ پس از تقسیم استان خراسان بزرگ تشکیل و همانند سایر شرکت‌های تازه تأسیس با مشکلات فراوانی روبه‌رو شده که پروژه‌های فاضلاب به‌دلیل ادامه‌دار بودن طرح‌ها و منتقل شدن برخی از مسؤولیت‌ها از خراسان بزرگ، از این قضیه مستثنی نبوده است. کمبود نیروی انسانی و انتقال ناقص مستندات پروژه‌ها و تجربیات همکاران باعث بروز اختلافاتی در تفسیر مواد شرایط عمومی پیمان شد که بعضاً پرونده تعدادی از قرارداد‌ها تا چند سال مفتوح بوده و حجم زیادی از فعالیت‌های نیروهای اجرایی را که می‌بایست صرف پروژه‌های فعال می‌شد به خود اختصاص داده بود. پس از چندین سال درگیری فکری، کارشناسان امور اجرایی طرح‌های فاضلاب تصمیم به تدوین فرایندهای پروژه‌های عمرانی به شکلی سلیس و روان در قالب دیاگرام‌های مدون گرفتند که حاصل آن مقاله اخیر و ذکر تجارب موجود در این زمینه بوده است.
مقدمه
شرایط عمومی پیمان به عنوان مرجعی ثابت در تمامی قراردادهای عمرانی مورد استناد قرار می‌گیرد. تسلط کامل بر تمامی بند‌ها و مفاد قانونی آن آسان نیست و بعضاً ارجاعات یک موضوع به چند بند و ماده مختلف خواننده را دچار سردرگمی می‌سازد. به‌علاوه این‌که تفسیر موارد توسط عوامل مختلف پروژه (کارفرما، مشاور، پیمانکار) متفاوت بوده که این قضیه اختلافاتی بین این عوامل ایجاد می‌کند. علاوه بر این افزایش یک‌باره پروژه‌های عمرانی مشکلاتی را در زمینه تأمین نیروی انسانی مجرب ایجاد کرده که مختصری از این مشکلات و تجارب موجود در استان خراسان جنوبی ذکر می‌شود.
کارفرما: حجم زیاد پروژه‌های عمرانی فرصت بررسی تمامی بندهای شرایط عمومی پیمان را به عوامل پروژه نمی‌دهد و غالباً مطالعه و انطباق مواد قانونی وقت زیادی را طلب می‌کند.
مشاورین: افزایش حجم پروژه‌های عمرانی و اشتغال ایجاد شده غالب نیروهای فنی را به سمت و سوی پیمانکاری سوق می‌دهد، نیروهای باتجربه و فنی تمایل به اشتغال در شرکت‌های مشاور را ندارند که نتیجه آن به‌کارگیری نیروی کم‌تجربه و بدون سابقه در شرکت‌های مشاور بوده است. این نیرو‌ها نیز غالباً توجیهات و آموزش‌های لازم را کسب نکرده‌اند درصورتی‌که تسلط بر شرایط عمومی پیمان جزء ملزومات اولیه نظارت است.
پیمانکاران: بنابه دلایل مشابه و اشتغال ایجاد شده در اثر افزایش حجم پروژه‌های عمرانی اکثر پیمانکاران مجرب و رتبه بالا سعی می‌کنند بیشتر در پروژه‌های بزرگ‌تر و با سوددهی بیشتری شرکت کنند و شرکت‌های تازه تأسیس برنده مناقصات شده که عمدتاً آشنایی چندانی با شرایط عمومی پیمان ندارند.
باتوجه به مجموعه عوامل فوق و با هدف ایجاد نظم و انظباط در امور پیمان به نحوی که جایگاه و مسؤولیت‌ها در آن تعیین شده باشد، با ماخذ قراردادن شرایط عمومی پیمان، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی شرح مراحل انجام کار از ابتدای عقد قرارداد تا شروع به‌کار و همچنین نحوه آزادسازی تضمینها، نحوه ارایه وضعیت‌های موقت و قطعی و تحویل موقت پروژه به‌طور کامل تدوین شد و به پیمانکاران و مشاورین ابلاغ شد که نتیجه آن رضایت کلیه عوامل پروژه و روان شدن کار‌ها بوده است.
شناسایی مشکلات با ذکر چند تجربه
عدم آشنایی و یا تسلط کامل عوامل پروژه بر شرایط عمومی پیمان مشکلاتی را در برخی از پروژه‌های فاضلاب بیرجند ایجاد نمود که به تعدادی از آنها اشاره می‌شود:
۱-عدم تهیه به‌موقع صورت‌وضعیت‌های موقت از سوی پیمانکار و طولانی شدن پروسه رسیدگی و تصویب آنها، باعث کسری نقدینگی پیمانکاران و تضعیف جبهه‌های کاری می‌شود. از طرف دیگر ناآگاهی پیمانکاران و سایر عوامل اجرایی از مقدار پیشرفت ریالی پروژه‌ها تصمیم‌گیری جهت خاتمه پیمان و کاهش یا افزایش ۲۵درصد حجم پیمان را مشکل می‌کند. تجربه موجود در شرکت آب و فاضلاب خراسان جنوبی به‌نحوی بود که پیمانکار بدون توجه به حجم کارهای انجام شده و کنترل و پیشرفت مالی پروژه اقدام به لوله‌گذاری کرده و پس از حدود ۵ ماه از شروع پروژه صورت‌وضعیت تحویل دستگاه نظارت شده بود که باتوجه به حجم زیاد فعالیت انجام شده طی ۵ ماه کنترل آنها برای دستگاه نظارت زمان‌بر بوده و از طرف دیگر پس از بررسی و تصویب به دلیل کمبود اعتبارات امکان پرداخت تمام یا قسمتی از مطالبات پیمانکار میسر نبوده است و نتیجه این موضوع کسری نقدینگی کارگاه و متوقف شدن عملیات اجرایی بود. درصورتی‌که طبق ماده ۳۷ شرایط عمومی پیمان چنان‌چه پیمانکار صورت‌وضعیت کارکرد خود را طی مدت مقرر ارایه نکند مهندس مشاور با تأیید کارفرما موظف به تنظیم و ارسال صورت‌وضعیت است.
۲- بی‌توجهی پیمانکاران به وظایف قانونی جهت انجام کار و تحویل موقت پروژه و از طرف دیگر عدم پیگیری کارفرما و مشاور جهت تعیین تکلیف پروژه‌های نیمه‌تمام که نتیجه آن باز ماندن پرونده پیمانکاران و مشکلات حقوقی مترتب بر آنها خواهد بود. در اینجا تجربه موجود در شرکت آب و فاضلاب خراسان جنوبی به شرح زیر ذکر می‌شود.
– دعوت‌نامه تحویل موقت بنا به درخواست مشاور به تاریخ ۱۸/۷/۸۶ از سوی کارفرما صادر می‌شود، اما پیمانکار در جلسه شرکت نمی‌کند.
– دعوت‌نامه شماره ۲ به تاریخ ۷/۱۲/۸۶ از سوی کارفرما صادر می‌شود اما پیمانکار در جلسه شرکت نمی‌کند.
– کمیسیون رسیدگی به تأخیرات، تاریخ ۷/۱۲/۸۶ را ملاک محاسبه تأخیرات غیرمجاز قرار می‌دهد که مورد تأیید پیمانکار نیز است. اما در محاسبه جرایم تأخیرات، پیمانکار نسبت به تشکیل جلسه تحویل موقت اعتراض کرده و به استناد بند د ماده ۳۹ شرایط عمومی پیمان اعلام می‌کند که کارفرما می‌بایست بدون حضور پیمانکار جلسه تحویل موقت را تشکیل می‌داد و چون دستگاه نظارت درخواست تحویل موقت به تاریخ ۱۸/۷/۸۶ را کرده است، درواقع بیانگر این است که عملیات اجرایی پیمانکار در آن تاریخ به اتمام رسیده است.
۳- ناآشنایی پیمانکاران با تعهدات قانونی و عدم برنامه‌ریزی دقیق جهت آزادسازی به‌موقع تضمینها و ازسوی دیگر عدم کنترل‌های لازم دستگاه نظارت در آزاد کردن سپرده‌ها مشکلاتی را برای کارفرما ایجاد می‌کند. به‌عنوان نمونه تجربه موجود در این شرکت را ذکر می‌کنیم.
– یکی از پیمانکاران این شرکت پس از تحویل موقت تقاضای آزادسازی ۵درصد سپرده انجام تعهدات و ۵درصد تضمین انجام کار را می‌کند و کارفرما بدون درنظر گرفتن این احتمال که پیمانکار به ارگان‌های شهری خسارتی وارد کرده باشد، سپرده‌های مذکور را آزاد کرده درحالی‌که با استعلام اخذ شده مشخص می‌شود مبلغ بدهکاری‌های پیمانکار به سایر ارگان‌های شهری از بابت خسارات وارد شده بیش از ۵درصد باقی مانده تضمین حسن انجام کار است و این موضوع مشکلات حقوقی را برای کارفرما و یا سایر ارگان‌های شهری ایجاد کرده، درصورتی‌که طبق شرایط عمومی پیمان صراحتاً قید شده آزادسازی سپرده‌ها پس از بررسی کارفرما و منوط به بدهکار نبودن پیمانکار است.
۴-تغییرات نیروی انسانی در سه بخش کارفرما، پیمانکار و مشاور مزید بر عوامل فوق می‌شود، به‌طوری‌که بعد از تسلط یکی از عوامل به مجموعه قوانین و ایجاد اطمینان در مجموعه عوامل اجرایی سایر نیروهای دخیل در پروژه کمتر شرایط عمومی پیمان را مورد مطالع و تدقیق قرار می‌دهند که این شرکت در این زمینه دو تجربه به شرح زیر داشته است:
– یکی از نیروهای مجرب مشاور در محاسبه جرایم تأخیرات یکی از پیمانکاران دچار خطای سهوی شده بود که باتوجه به اطمینان خاصی که درمورد این شخص وجود داشت و کم‌توجهی سایر عوامل، خطای صورت گرفته به موقع برطرف نشد و مشکلاتی را برای کارفرما و پیمانکار ایجاد کرد.
– با تغییر محل خدمت و جابه‌جایی شخص مورد نظر تا مدتی برخی از کارهای اجرایی و گردش کار‌ها با وقفه مواجه شد و تأثیرات سوء آن در درازمدت گریبانگیر عوامل اجرایی شد.
موارد ذکر شده تنها قسمتی از مشکلات ایجاد شده در این شرکت و ناشی از عدم تسلط کامل عوامل پروژه به کلیه مفاد قانونی و شرایط عمومی پیمان بوده است.
تعیین هدف و ارایه راهکارها:
با عنایت به عوامل فوق امور اجرایی شرکت تصمیم به اتخاذ تدابیری کرد که مشکلات بعدی را به حداقل برساند؛ لذا با هدف «ایجاد شفافیت عمرانی حین پروسه‌های اجرایی و اداری» اقدام به تعریف مراحل کار کرد. در اولین قدم کلیه بندهای مرتبط باهم از شرایط عمومی پیمان و سایر بخشنامه‌های سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی (سابق) استخراج شد و با ترکیب آنها گردش کارهای مدونی در زمینه‌های زیر آماه شد.
• مراحل شروع به‌کار پیمانکار از ابلاغ قرارداد تا شروع کار
• نحوه آزادسازی اقساط پیش‌پرداخت پروژه‌ها
• آزادسازی تضمین‌های پیمانکاران شامل انجام تعهدات و تضمین حسن انجام کار
• مراحل تحویل موقت پروژه‌ها
• گردش کار پرداخت صورت‌وضعیت‌های موقت
• گردش کار پرداخت صورت‌وضعیت‌های قطعی
گردش کارهای فوق بین کارشناسان و مدیران شرکت توزیع شد و پس از اخذ نظرات اصلاحی آنها مجدداً ویرایش شد. باتوجه به تنوع عوامل اجرایی تصمیم گرفته شد گردش کار‌ها به‌صورت دیاگرام تدوین شوند که این کار با نرم‌افزار Edraw Max و با صرف حدود یک ماه از وقت کارشناسان فنی شرکت به انجام رسیده است.
منبع: ارایه شده در پنجمین کنفرانس بین‌المللی مدیریت پروژه
شرح دیاگرامها:
در اینجا شرح مختصری از دیاگرامها تدوین شده ارایه می‌شود:
پیش‌پرداخت:
کارفرما جهت تقویت بنیه مالی پیمانکار مبلغی را به‌عنوان پیش‌پرداخت به پیمانکار پرداخت می‌کند. پیمانکار برای پرداخت هرکدام از اقساط پیش‌پرداخت می‌بایست درخواست خود را که به تأیید مهندس مشاور رسیده به‌کارفرما ارایه کند. حداکثر پس از ۲۰ روز از تاریخ درخواست پیمانکار در قبال ارایه تضمین‌های لازم مبالغ تعیین شده در وجه پیمانکار پرداخت خواهد شد.
تحویل کارگاه:
کارفرما پس از ابلاغ قرارداد تاریخ تحویل کارگاه را که نباید بیش از ۳۰ روز باشد به پیمانکار اعلام می‌کند. درصورت عدم حضور پیمانکار پس از ۳۰روز طبق ماده ۴۶ کارفرما می‌تواند قرارداد را فسخ کند و اگر کارفرما نتواند به هر علت کارگاه را تحویل کند و تأخیر بیش از ۳۰ روز به طول انجامد، درصورتی‌که کار برابر برنامه تفضیلی پیشرفت نداشته باشد کارفرما هزینه‌های اضافی را به پیمانکار پرداخت می‌کند.
تجهیز کارگاه:
پیمانکار موظف است پس از تحویل گرفتن کارگاه باتوجه به مدت تعیین شده در قرارداد نسبت به تأمین حداقل ۶۰ درصد تجهیزات مورد نیاز عملیات موضوع پیمان و با تأیید مهندس مشاور اقدام کند.
تضمین حسن انجام کار:
از منابع پرداختی به پیمانکار (وضعیت‌های موقت) ۱۰درصد کسر و به‌عنوان تضمین حسن انجام کار در حساب سپرده نزد کارفرما نگهداری می‌شود که نصف آن پس از تصویب صورت‌وضعیت‌های قطعی طبق ماده ۴۰ آزادسازی می‌شود و نصف دیگر آن یعنی ۵درصد پس از تحویل قطعی با کسر کلیه هزینه‌های احتمالی صورت گرفته جهت رفع نواقص پروژه در دوره تضمین و با احتساب ۱۵درصد جریمه آزادسازی می‌شود.
تضمین انجام تعهدات:
پیمانکار ملزم است تا جهت تضمین انجام تعهدات ناشی از قرارداد ضمانت‌نامه‌ای معادل ۵درصد مبلغ پیمان که از طرف بانک مورد تأیید کارفرما است به‌کارفرما تسلیم کند. تاریخ این ضمانت‌نامه تا یک ماه پس از تاریخ تحویل موقت می‌بایست اعتبار داشته باشد. این ضمانت‌نامه پس از تصویب صورت‌جلسه تحویل موقت درصورت بدهکار نبودن پیمانکار آزاد می‌شود. درصورتی‌که بدهکاری او بیش از نصف کسور تضمین حسن انجام کار باشد و پیمانکار بعد از یک ماه از اعلام کارفرما نسبت به پرداخت بدهی خود اقدامی نکند، کارفرما می‌تواند از محل سپرده‌ها و سایر تضمینها و بدون تشریفات قضایی طلب خود را وصول کند.
صورت‌وضعیت‌های موقت:
پیمانکار می‌بایست کلیه کارهای انجام شده در قالب قرارداد را به صورت ماهیانه برابر تعهدهای اجرایی و دستور کار‌ها و صورت‌جلسات تنظیم شده وضعیت کرده و طبق فهرست بهای منظم پیمان، مبلغ صورت‌وضعیت را محاسبه کرده و تحویل مهندس ناظر کند. مهندس مشاور صورت‌وضعیت را طی حداکثر ۱۰ روز کنترل و اطلاعات لازم را لحاظ و برای کارفرما ارسال می‌کند. کارفرما صورت‌وضعیت را رسیدگی و پس از اعمال کسورات لازم حداکثر ظرف ۱۰ روز مبالغ صورت‌وضعیت را به پیمانکار پرداخت می‌کند.
تحویل موقت پروژه:
با تکمیل عملیات موضوع پیمان درصورتی‌که پروژه قابل بهره‌برداری باشد، درخواست پیمانکار توسط مشاور بررسی و درصورت تأیید اتمام کار جهت برگزاری کمیسیون تحویل موقت به‌کارفرما ارجاع می‌شود. کارفرما حداکثر پس از ۲۰ روز از تأیید مهندس مشاور نسبت به تحویل‌گیری پروژه در قالب کمیسیونی متشکل از نمایندگان کارفرما، مهندس مشاور و پیمانکار اقدام می‌کند.
درصورتی‌که هیأت تحویل عیب و نقصی در کار‌ها مشاهده کند، اقدام به تنظیم صورت‌جلسه تحویل موقت با تعیین مهلتی برای رفع نقص می‌کند و فهرستی از نقایص کار و عملیات ناتمام را تهیه و صورت‌جلسه تحویل موقت را تنظیم می‌کند. درصورتی‌که عملیات موضوع پیمان آماده تحویل موقت شود ولی پیمانکار تقاضای تحویل کار نکند، مهندس مشاور آماده بودن کار برای تحویل موقت را به‌کارفرما اعلام می‌کند تا با تعیین تاریخ تشکیل کمیسیون تحویل موقت به پیمانکار ابلاغ شود. اگر پس از گذشت ۱۰ روز از تاریخ ابلاغ کارفرما، پیمانکار نماینده خود را به‌کارفرما معرفی نکند کارفرما با تأمین دلیل به‌وسیله دادگاه نسبت به تحویل موقت موضوع پیمان اقدام و پیمانکار حق اعتراض نخواهد داشت.
صورت‌وضعیت قطعی:
پس از تحویل موقت پروژه پیمانکار صورت‌وضعیت قطعی عملیات صورت گرفته را که برابر اسناد و صورت‌جلسات انجام کار است، تهیه و جهت رسیدگی به مهندس مشاور تسلیم می‌کند.
مهندس مشاور صورت‌وضعیت قطعی پیمانکار را ظرف مدت ۳ ماه رسیدگی و برای تصویب به‌کارفرما ارسال می‌کند. کارفرما ظرف ۲ ماه صورت‌وضعیت پیمانکار را که توسط مشاور رسیدگی شده بررسی و نظر نهایی خود را طی یک نسخه به پیمانکار اعلام می‌کند تا درصورتی‌که پیمانکار به نظر کارفرما اعتراض داشته باشد، اعتراض خود را ظرف یک ماه از تاریخ وصول صورت‌وضعیت با ادله و مدارک به اطلاع کارفرما برساند. کارفرما ظرف یک ماه می‌بایست به مورد اعتراض رسیدگی و نظر خود را اعلام کند.
درصورتی‌که پیمانکار بر تصمیم و نظر کارفرما معترض باشد می‌تواند برابر ماده ۵۳ شرایط عمومی پیمان که در رابطه با حل اختلاف بین کارفرما و پیمانکار است از طریق سازمان برنامه و بودجه (سابق) اقدام کند. درصورتی‌که پیمانکار طی مدت تعیین شده در شرایط عمومی که یک ماه مشخص شده نسبت به تهیه وضعیت قطعی اقدام نکند، مهندس مشاور با تأیید کارفرما و به هزینه پیمانکار آن‌را تهیه کرده و پس از امضای پیمانکار جهت تصویب به‌کارفرما ارسال می‌کند. درصورت استنکاف پیمانکار از امضای وضعیت مهندس مشاور، وضعیت را بدون امضا به‌کارفرما ارسال می‌کند تا پس از بررسی از ناحیه کارفرما برای پیمانکار ارسال شود. چنان‌چه حداکثر ظرف یک ماه از ناحیه پیمانکار به صورت‌وضعیت تصویب شده اعتراضی نشود، مبلغ آن نهایی بوده و ملاک پرداخت خواهد بود.
نتایج مثبت تدوین دیاگرامها در پروژه‌ها:
۱-زمان‌بندی دقیق پروژه‌ها و به حداقل رسیدن انحراف از برنامه زمان‌بندی پیمانکاران به شکلی که با بررسی و تحلیل انجام شده روی پیشرفت فیزیکی پروژه‌ها در سنوات قبل مشاهده شد. در بره‌های از پروژه علی‌رغم عدم وجود مشکل اجرایی و وجود اعتبار کافی نزد کارفرما به دلیل عدم رعایت بندهای قانونی قید شده در شرایط عمومی پیمان توسط پیمانکاران و ناظرین موجبات وقفه‌های طولانی در روال اداری پرداخت‌ها و به تبع آن تقلیل رفتن بنیه مالی پیمانکاران و همچنین کندی پیشرفت پروژه فراهم شده است که با تدوین روند کاری فوق از طولانی شدن زمان‌های تهیه و رسیدگی به صورت‌جلسات توسط پیمانکاران، مشاورین و کارفرما جلوگیری و این موضوع در عملکرد و جذب اعتبارات تخصصی سال‌های ۸۶ و ۸۷ با پیشرفت قابل توجهی که در پروژه‌های جمع‌آوری فاضلاب خراسان جنوبی مشاهده شده، خود را نشان داده است.
۲-رضایت‌مندی و به حداقل رساندن اعتراضاتی که گا‌ها از سوی پیمانکاران نسبت به روند اجرای امور مربوط به پروژه توسط مشاورین و کارفرما اعمال می‌شد به شکلی با شفاف‌سازی این امور در قالب دیاگرام گردش کار، شرح وظایف عوامل پروژه و زمان‌ها و فرصت‌های قانونی برابر تعهدات طرفین مشخص، موجب شده پیمانکاران با تقید به این فرصت‌‌ها نسبت به انجام تعهدات اقدام کنند و این موضوع به وضوح در سطح پروژه‌های شرکت فاضلاب شرکت با پیاده‌سازی این گردش کار مشهود بوده و اختلافاتی که به‌کارفرما از این بابت گزارش می‌شد و وقت زیادی برای تعیین تکلیف و تصمیم‌گیری در حل این مشکلات از کارفرما و عوامل پروژه به خود اختصاص می‌داد را تاحد زیادی تقلیل داده است.
۳- جلوگیری از وقفه در انجام امور، با تغییرات ناخواسته نیروی انسانی در عوامل کارفرما، پیمانکار و مشاور با ملاک قراردادن گردش کاری فوق: این موضوع در حداقل زمان ممکن و طبق مقررات و روال اداری انجام می‌شود که با تجربه‌ای که در این زمینه در خراسان جنوبی در سطح پروژه‌های جمع‌آوری فاضلاب وجود داشت و بررسی انجام شده مشخص شد جابه‌جایی عوامل کارفرما، نظارت و پیمانکار در زمان اجرا حدود ۱۰درصد تأخیرات پروژه‌ها را به خود اختصاص داده است.
اطلاع‌رسانی در خصوص حقوقات مترتب با قرارداد جهت عوامل پروژه که این موضع با مراحل تعریف شده در فرایندهای عمومی پیمان و پیش‌الزامات مورد نیاز جهت تضمینها و آزادسازی سپرده‌های پیمانکاران، موجب شده بسیاری از خسارات و بدهکاری‌های پیمانکاران که گا‌ها به علت نداشتن سپرده نزد کارفرما جبران آن متوجه کارفرما می‌شد، کاهش یافته و پیمانکار و عوامل کارفرما (دستگاه نظارت و ذی‌حساب) قبل از هرگونه پرداخت با کنترل گردش کار فوق امکان پرداخت را کنترل می‌کند تا از بروز مشکلات بعدی جلوگیری شود.
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.