نادیده گرفتن دانش مدیریت پروژه عامل ناکامی طرح‌ها-قسمت آخر

نادیده گرفتن دانش مدیریت پروژه عامل ناکامی طرح‌ها-قسمت آخر

اقبال شاکری – فرزاد جلایی

 

۵- ساختار سازمانی مدیریت طرح

مسؤولیت اصلی واحد کنترل پروژه تهیه نرم‌افزار مورد نیاز و به‌روز کردن اطلاعات اجرای پروژه‌های GC، انجام تغییرات نرم‌افزاری لازم بنابه درخواست کاربرهای مختلف و انجام پروسه کنترل پروژه، بررسی علل تأخیرات از حیث درون و بیرون سازمان کارفرما و گزارش و ارایه راهکارهای مناسب به مدیریت برای برطرف کردن مشکلات پیشرفت پروژه است.

واحد مستندسازی، مسؤولیت دریافت و مستند‌سازی اطلاعات از واحد بررسی‌های فنی و کنترل کیفی و ارسال آن به واحد نظارت بر کیفیت سرویس و اجرا، دریافت اطلاعات از معاونت فنی و مهندسی، مستندسازی و ارایه آن به واحد نظارت بر کیفیت سرویس و اجرا، دریافت تأییدیه PAT و QA از واحد نظارت بر کیفیت سرویس و اجرا، ارسال اطلاعات صورت‌جلسه‌های PAT و QA به تدارکات، ارایه گزارش نهایی از دریافت آخرین صورت‌حساب GC‌‌‌ها به واحد کنترل پروژه، دریافت اطلاعات مربوط به تأییدیه‌های FAC و PAC از واحد صدور آن و مستند نمودن اطلاعات هر ایستگاه BTS و ارسال اطلاعات FAC و PAC به واحد تدارکات را بر عهده دارد.

واحد بررسی‌های فنی و کنترل کیفیت بررسی و ارزیابی صلاحیت تولیدکنندگان به استناد روش به‌کار گرفته شده در مدیریت خط تولید، کنترل کیفیت و…، تطبیق استانداردهای مشاور (طراح) با استانداردهای پیمانکاران GC، تدوین دستورالعمل تست و بررسی فنی، بررسی مستندات FAT تجهیزات خریداری شده توسط GC و مطابقت آن با مشخصات فنی، بازدیدهای موردی کارخانه‌ای و بررسی نمونه‌های اولیه، صدور تأییدیه برای تجهیزات و ارسال آن به واحد مستندسازی و ارایه گزارش به واحد کنترل پروژه را برعهده می‌گیرد.

وظیفه واحد نظارت بر کیفیت سرویس و اجرا، دریافت اطلاعات موضوع نظارت (ازقبیل اسامی سایت‌ها و…) از واحد مستندسازی جهت انجام پروسه کنترل کیفیت، دریافت اطلاعات از واحد کنترل پروژه جهت شروع انجام پروسه کنترل سرویس و اجرا، تعریف فرایندهای لازم برای انجام PAT و QA و نظارت‌های لازم به استناد فرایند تعریف شده، ارایه گزارش‌های تأیید PAT و QA به واحد کنترل پروژه (برای گزارش به مدیریت) و ارایه فرم‌های PAT و QA به واحد کنترل پروژه (برای گزارش به مدیریت) است.

واحد صدور تأییدیه FAC و PAC، دریافت اطلاعات از واحد مستند سازی، استعلام از واحد نگهداری، پشتیبانی و مدیریت شبکه در خصوص کیفیت عملکرد BSC‌‌‌ها و ایستگاه‌های BTS برای صدور PAC، استعلام از واحد نگهداری، پشتیبانی و مدیریت شبکه در خصوص کیفیت عملکرد BSC‌‌‌ها و ایستگاه‌های BTS برای صدور FAC را عهده‌دار است.

واحد نگهداری، پشتیبانی و مدیریت شبکه تعریف فرایندهای نگهداری و پشتیبانی براساس خدمات سرویس پیش‌بینی شده در قراردادهای GCها، نظارت بر عملکرد صحیح تجهیزات نصب شده در مدیریت شبکه، نظارت بر عملکرد شبکه براساس تحلیل‌های KPI، آلارم‌‌‌‌ها و مدیریت دیتابیس و پارامترهای سایت براساس مقایسه مداوم و مستمر طرح با شبکه و تعریف سطوح پشتیبانی در دوره ضمانت را برعهده می‌گیرد.

۶- نحوه تعریف روابط و تراکنش‌های لازم

به‌منظور ایجاد دستورالعمل گردش کار بین واحدهای مختلف کارفرما، مدیریت طرح، Vendor‌‌‌ها و GC‌‌‌ها موارد زیر می‌بایست مد نظر قرار گیرد:

۱- در قراردادهایی که بین کارفرما و GC‌‌‌ها بسته می‌شود لازم است تا یک TPS (Transaction process system) جدید با حضور عامل مدیریت طرح برای بخش فنی با رفع اشکالات فعلی و پیش‌بینی کلیه موارد ممکن آتی ایجاد شود. کلیه برهم‌کنش‌های مالی و حقوقی توسط واحدهای ذی‌ربط شرکت کارفرما به‌طور جداگانه تهیه و به این مدارک اضافه شود.

۲- به‌منظور تهیه TPS، لازم است باتوجه به جدول مسؤولیت‌ها واحد یا واحدهای ذی‌ربط کارفرما مسؤول مشخص شده و سوی مسؤولیت (از کارفرما به سمت مدیریت طرح یا بالعکس یا دوطرفه) تعیین شود. همچنین موضوع Activity order برای هر سطر از Responsibility Table به‌صورت بیان کننده کلیه فعالیت‌های مربوطه تفکیک شود.

۳- کلیه SLA‌‌‌ها (توافق‌نامه‌های سطح ارایه خدمات) و محدوده فعالیت‌ها کاملاً به‌طور روشن تعریف و موارد مورد نیاز در سطوح پشتیبانی نیز تبیین شود.

۴- لازم است در هر فاز (به تفکیک طرح، نصب، راه‌اندازی، تست و…) مدیریت طرح ضمن مشخص کردن کلیه فعالیت‌های مربوط به آن فاز، سایر فعالیت‌های فاز بعدی را نیز پیش‌بینی کند تا تبعات بعدی ناشی از تأخیرات ناخواسته از اجرای پروژه در آن فاز متوجه کارفرما نشود.

۵- لازم است حیطه اختیارات مدیریت طرح و این‌که GC‌‌‌ها چگونه و درچه سطحی ملزم به پاسخگویی به وی خواهند بود، یا نحوه تفویض برخی از اختیارات کارفرما به وی در صورت امکان قانونی و لزوم فنی، یا آن‌که مشابه قرارداد فیمابین کارفرما و GC‌‌‌ها برای توسعه شبکه BSS کشور ضرورت این‌که آیا ابلاغ کلیه دستورالعمل‌های کارفرما از طرف تنها یک نماینده مثل اداره کل تدارکات به GC‌‌‌ها صورت گیرد یا خیر، کاملاً روشن شود. اگرچه هماهنگی با مدیریت طرح جهت نظارت و هدایت تا انجام صحیح توسعه و تأسیس در زمان مؤثر با رعایت کامل ابعاد مالی، حقوقی و فنی به‌عنوان یکی از وظایف عمده اداره کل نظارت درنظر گرفته شده است، لیکن لازم است مراتب و نحوه هماهنگی کلیه تراکنش‌های ضروری در روابط فیمابین کارفرما با GC‌‌‌ها و مدیریت طرح به‌صورت Detail نیز مشخص شود.

۶- در قرارداد GC با حفظ اختیارات مدیریت و نظارت در اداره کل نظارت، مسؤولیت انجام تست کارخانه‌ای تجهیزات خریداری شده، تست On/Oflin تأمین تجهیزات، تست‌های QA و PAT و Integration Test به GC (پیمانکار عمومی) تفویض شده است و تنها صدور FAC و PAC تجهیزات و صدور تأییدیه جهت آزادسازی ضمانت‌نامه و حسن انجام کار در اختیار اداره کل نظارت باقی مانده است. بنابراین مبرهن است در این خصوص، اداره کل مذکور تنها با تأیید مدیریت طرح اقدام کند. بدین منظور مدیریت طرح، موظف خواهد بود طبق زمان‌های تعیین شده در قرارداد GC‌‌‌‌ها نسبت به پیگیری و دریافت گزارش‌های مربوط به موارد فوق اقدام و نتیجه را در اختیار کارفرما قرار دهد.

۷- نتیجه‌گیری

پروژه توسعه شبکه BSS مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی است که هر سه طرف یعنی پیمانکاران عمومی (GC)، مدیریت طرح (MC) و کارفرمای مخابرات سیار هر یک به نسبتی در انجام فعالیت‌های یاد شده دخیل هستند و بدون تعریف ارتباط هریک از فعالیت‌ها با هم و میزان مشارکت هریک از طرف‌‌‌‌ها و تقدم و تأخر فعالیت‌ها، هماهنگی به‌وجود نیامده و بلکه ممکن است تداخلات و ناهماهنگی‌‌‌‌ها باعث کند‌ترشدن فعالیت‌ها و دوباره‌کاری و اتلاف زمان و منابع نیز شود. بنابراین قبل از هر کاری باید ضمن تعریف کلیه فعالیت‌ها فلورچات مربوطه ارتباط هریک از فعالیت‌ها را مشخص و وظایف هریک از طرف‌‌‌‌ها را نیز در آن تعیین کند و سپس براساس آن منابع انسانی و ساختار سازمانی مناسب را تعریف نموده و شرح وظایف هریک از افراد را مشخص کرد.

در این نوع پروژه‌ها، مهم‌ترین وظایفی که مدیریت طرح به نمایندگی از طرف کارفرما عهده‌دار انجام آن می‌شود عبارتند از: هدایت، بازدیدهای چند مرحله‌ای طراحی و نظارت، هماهنگی، بررسی نتایج آزمایشات، گزارش پیشرفت کار، اعلام نواقص، کنترل پروژه، مدیریت زمان، آموزش پیمانکاران و… و تنها وظایف ده‌گانه غیرقابل تفویضی که ذکر شد در اختیار کارفرما باقی می‌ماند.

با شفاف شدن رابطه بین مدیریت طرح و ساختار مدیریتی کارفرما از دوباره‌کاری و تداخل در امور پرهیز شده و زمینه ارتقای ساختار مدیریتی کارفرما از سطح کاربردی فعلی به سطح مدیریت کلان فراهم می‌شود.

هم‌چنین در تنظیم جدول مسؤولیت‌ها باید دقت کافی به‌کار گرفته شود که از هرگونه شائبه برای انجام کار موازی توسط دو واحد جلوگیری کرده و این دو واحد مدیریتی در دو لایه مکمل زمینه رشد بیش‌تر شرکت‌های پیمانکار عمومی و همچنین موفقیت کارفرما را فراهم کند. ضمناً در معرفی مدیریت طرح به شرکت‌های GC باید سعی شود که به نقش اصلی مدیر طرح در امر مدیریت که ساماندهی کار و ایجاد تضمین بیش‌تر برای موفقیت شرکت‌های GC است اشاره شود تا تداعی یک کار بازرسی و کنترل صرف در ذهن آنان که منجر به مقاومت‌‌های منفی خواهد شد، شکل نگیرد.