اجزای سیستم‌های اطلاعاتی و اهمیت آن در نگرش مدیریت سیستمی

اجزای سیستم‌های اطلاعاتی و اهمیت آن در نگرش مدیریت سیستمی

مقدمه

امروزه اطلاعات یکی از منابع اصلی و باارزش هر سازمانی می‌باشد. همان‌طور که منابع انسانی، مواد اولیه، ماشین‌آلات، در روند تولید کالا و خدمات دارای نقش اساسی هستند اطلاعات نیز دارای جایگاه ویژه‌ای می‌باشد. هرچه سازمان بزرگ‌تر و حجم عملیات آن پیچیده‌تر می‌شود اطلاعات نقش و اهمیت بیش‌تری پیدا می‌کند. همان‌طور که منابع غیراطلاعاتی از قبیل پرسنل، پول، مواد اولیه و ماشین‌آلات، نیاز به اداره شدن دارند، اطلاعات نیز به عنوان یکی از منابع مهم نیاز به مدیریت دارد. مدیریت اطلاعات در یک سازمان مبادرت به طراحی سیستمی می‌نماید تا کار جمع‌آوری داده و پردازش آن و تولید اطلاعات و توزیع آن را در پیکره سازمان به عهده بگیرد تا این‌که اطلاعات بتواند وظیفه خود را همچون جریان خون در بدن انسان به‌طور مداوم و پیوسته به انجام رساند. مهم‌ترین دریافت‌کننده اطلاعات، مدیریت است که حسب برنامه‌ریزی، نظارت و اخذ تصمیم بدان نیاز دارد. در جهان پر از رقابت نیرومند‌ترین صلاح اطلاعات است. اطلاعات به مدیران کمک می‌کند که عملکرد خود را بهبود بخشند، با رقبا مبارزه کنند، به نوآوری روی آورند، تعارضات را بکاهند و خود را با تحولات سریع بازار تطبیق دهند.

اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی

در سال‌های اخیر سیستم اطلاعات مدیریت با استقبال زیادی روبه‌رو بوده و دولت‌ها و سازمان‌ها سرمایه‌گذاری زیادی در این خصوص داشته‌اند. به‌خصوص در کشورهای پیشرفته این توجه بیش‌تر از کشورهای در حال توسعه می‌باشد و دلیل اصلی آن بهره و منافع زیادی است که از آن کسب نموده‌اند و این کشور‌ها را ترغیب و تشویق به گسترش حوزه نفوذ و استفاده از سیستم‌های اطلاعات مدیریت شده‌اند.

 اهمیت سیستم اطلاعات مدیریت به دو دلیل عمده زیر می‌باشد:

۱- سیستم اطلاعات ابزاری است برای تصمیم گیری، از طرفی تصمیم‌گیری جوهره مدیریت است و مدیر زمانی معنا و مفهوم پیدا می‌کند که دست به تصمیم بزند، به زبان دیگر می‌توان گفت که مدیریت مساوی تصمیم‌گیری است و از آنجایی که اطلاعات، اساس تصمیم‌گیری است، جنبه‌ای از سازماندهی که فرایند جریان اطلاعات را شرح می‌دهد مورد توجه زیادی قرار می‌گیرد.

۲- یک دستورالعمل خوب برای اخذ تصمیم از ۹۰ درصد اطلاعات تحلیل شده و ۱۰ درصد الهام و بینش تشکیل می‌شود. براین اساس ملاحظه می‌شود که پایه یک تصمیم خوب، اطلاعات است و اگر ساختار تصمیم‌گیری در سازمان‌ها براساس اطلاعات نباشد تصمیمات بر مبنای ذوق و سلیقه افراد بوده و آن موقع سازمان قطعاً از اهداف خود دور خواهد شد.

تعریف اطلاعات

داده‌ها پس از پردازش به صورتی که دارای معنی و مفهوم باشند، تبدیل به اطلاعات می‌شوند. پردازش داده‌ها ممکن است شامل آمیختن حقایق یا غربال کردن جزییات نامربوط آنها باشد. به دیگر سخن، اطلاعات در واقع داده‌های تغییر شکل یافته‌ای هستند که معنی یا آگاهی و معرفت خاصی را ابلاغ می‌کنند.

تعریف سیستم اطلاعاتی

سیستم اطلاعاتی سیستمی است که داده‌ها را از واحد‌های مختلف دریافت نموده و تولید اطلاعات می‌کند و اطلاعات مربوط، به موقع، دقیق و شکیل را در اختیار سطوح مختلف مدیران جهت تصمیم‌گیری بهینه قرار می‌دهد.

تاریخچه استفاده از اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی

 بد نیست در اینجا مروری بر سابقه تاریخی استفاده از اطلاعات (داده‌های پردازش شده) داشته باشیم. بسیاری از تاریخ نویسان عقیده دارند که یکی از مشخصات تمدن‌های مترقی، توانایی آنها در تولید و کاربرد مؤثر اطلاعات است. مثلاً در دره بین‌النهرین ۴۵۰۰ سال پیش از میلاد مسیح تمدن‌هایی شکوفا شد که از جمله نکات جالب توجه در باب این تمدن‌ها آن است که در این تمدن‌ها سرلوحه‌های گلی که دارای شکل‌ها و اندازه‌های متفاوت وجود داشته است که سوابق امور به نحو نسبتاً پیشرفت‌های در آنها ثبت و نگهداری می‌شده است.

      از ۵۰۰ سال پیش، سرخپوستان اینکایی آمریکای جنوبی سیستم‌های اطلاعاتی نسبتاً جامعی به وجود آوردند که از پایگاه‌های اطلاعاتی و مدل‌های پردازش داده‌ها برخوردار بود و از هزاران رشته نخ گره خورده تشکیل می‌یافت که جمعیت یک روستا، عوارضی که بدان تعلق می‌گرفت، مقدار غله هر انبار، معاملات تجاری، شعر، سوابق جنگ‌ها و سایر رویدادهای تاریخی را نشان می‌دادند. با آراستن گره‌ها و رنگ‌های گوناگون در نظم‌های متفاوت، ترکیبی از فرمول‌های یاری‌دهنده حافظه، ارقام و اطلاعات را ایجاد می‌کردند، در واقع اینکا‌ها را می‌توان پیشروان تحلیل گران سیستم امروزه، نامید.

نخستین نظام‌های اطلاعات که در دهه ۱۹۵۰ میلادی به وجودآمد، بیش‌تر جنبه عملیاتی داشته و کارهای ساده دفتری را به صورت خودکار (دارای توالی منظم و براساس دستورالعمل‌های مشخص) درمی‌آورد. پس از آن در دهه ۱۹۷۰ نظام اطلاعات رده مدیریت و در دهه ۱۹۸۰ نظام‌های اطلاعات در رده راهبردی و مدیریت ارشد پا به میدان گذاشتند. البته از آنجایی که نظام‌های اولیه اطلاعات، بیش‌تر جنبه فنی و عملیاتی داشتند مدیران می‌توانستند مسؤولیت آنها را به‌کارکنان فنی رده پایین تفویض کنند. ولی نظام‌های کنونی به گونه‌ای مستقیم بر تصمیم‌گیری مدیریت و برنامه‌های راهبردی مدیران ارشد اثر دارند و در بیش‌تر موارد گزینش فرآورده‌ها و چگونگی ساخت آنها را نیز در بر می‌گیرند. بنابراین نمی‌توان مسؤولیت این نظام‌ها را در بست در اختیار تصمیم‌گیران فنی گذاشت.

اجزای سیستم اطلاعات

سیستم اطلاعات دارای دو بخش عمده می‌باشد

۱- تکنولوژی یا فن آوری اطلاعات(Information Technology): که خود شامل سخت‌افزار و نرم‌افزار می‌باشد.

سخت‌افزار: به اجزایی از تکنولوژی گفته می‌شود که قابل لمس و رؤیت می‌باشد که شامل رایانه، پردازشگر‌ها، تجهیزات هوشمند، و اجزای جانبی آن شامل تجهیزات تصویر‌برداری، انتقال اطلاعات، شبکه و… می‌باشد.

نرم‌افزار: اجزایی از سیستم اطلاعاتی که ملموس و همچنین قابل رؤیت نیست که شامل انواع برنامه‌های کامپیوتری، نرم‌افزار‌ها، سیستم‌های پردازش اطلاعات، هوش مصنوعی، ابزار‌ها (اپلیکیشن ‌ها) شبکه‌های ارتباطی، فضای مجازی و رسانه‌ای می‌باشد.

۲-نیروی انسانی: به کلیه افرادی که در ایجاد، تسهیل و به‌کارگیری و استفاده از سیستم اطلاعاتی نقش دارند نیروی انسانی گفته می‌شود و نیروی انسانی شامل ۳ گروه اصلی می‌باشد.

۱-۲-گروه اول کسانی هستند که در ایجاد سیستم اطلاعات نقش دارند به اصطلاح طراحان و برنامه‌نویسان گفته می‌شود عمده کار این گروه در دو فاز شکل می‌گیرد، ابتدا طراحی الگو و راهبرد برنامه‌ریزی شده، به شکل مناسب و قابل فهم و استفاده، همچنین ساده‌سازی برنامه و سیستم و رسیدن به حداکثر سرعت برنامه در جمع‌آوری دیتا‌ها، پردازش و ارایه آنها و در فاز دوم پیگیری مستمر فرایند اجرایی برنامه و سیستم اطلاعاتی، پشتیبانی، جمع‌آوری نیازمندی‌های جدید، ایرادات و اشکالات و در نهایت به روز رسانی سیستم‌ها می‌باشد.

۲-۲-گروه دوم راهبران و متصدیان می‌باشند که با نظارت مستمر بر فعالیت برنامه، نیازمندی‌های کاربران، رفع اشکالات سخت‌افزاری و شبکه، نگهداری و ارتقاء سرور‌ها و… شرایط بهینه را ایجاد می‌کنند تا کاربران و سازمان بهتر بتوانند از خدمات هدف‌گذاری شده در سیستم اطلاعاتی بهره ببرند، کارشناسان IT، شبکه و سخت‌افزار و در کل مدیران انفورماتیک در این گروه قرار می‌گیرند.

۳-۲-گروه سوم کسانی هستند که وظیفه آنها استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی می‌باشند، کاربران، کارشناسان اجرایی و مدیران سازمانی جزو این گروه می‌باشند.

کار دو گروه اول به منظور ایجاد تسهیلات برای راحتی کار گروه سوم می‌باشد.

انواع سیستم‌های اطلاعات

۱-سیستم پردازش مبادلات (Transaction Processing System: TPS)

سیستم مکانیزه کردن فعالیت‌های یک بخش و یا واحدی از سازمان می‌باشد. مانند سیستم حقوق و دستمزد، حضور و غیاب کارکنان، صدور فرم‌ها و قبوض و برآوردهای محاسباتی، آموزش کارکنان و… که تمرکز این سیستم بر روی داده است.کارهای روزمره سازمان را انجام داده و سوابق آنها را نگهداری و ثبت می‌کنند و دارای دو ویژگی مهم می‌باشد.نخست این‌که این نظام‌ها مرزهای میان سازمان و محیط پیرامون را گسترش می‌دهند. آنها مشتریان را با واحدهای نظارتی، صدور مجوز‌ها و پروانه، کارخانه‌ها، و مدیریت سازمان، پیوند می‌زنند. دوم این‌که سیستم پردازش مبادلات، بزرگ‌ترین منبع تأمین اطلاعات برای دیگر نظام‌ها می‌باشد. امروزه برای سازمان‌ها دشوار است که بدون این سیستم فعالیت کنند.

۲-سیستم اطلاعات مدیریت (Management Information System: MIS)

این سیستم ارتباط منطقی بین TPSهای مختلف را ایجاد می‌کند و تمرکز آن بر روی اطلاعات است. این سیستم در انجام وظیفه‌های برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری رده مدیران، کارسازند و اطلاعات را ازTPS‌ها دریافت نموده و به صورت گزارش‌های چکیده و موردی به مدیران عرضه می‌کند. این اطلاعات از دیدگاه فنی کم‌تر پیچیده بوده و بیش‌تر به رویدادهای درون سازمان مربوط است.

۳-سیستم پشتیبانی تصمیم گیری(Decision Support System: D.S.S)

سیستمی است که بدیل‌ها و گزینه‌هایی را در اختیار تصمیم گیران قرار می‌دهد و آنها با تعامل با این سیستم، مناسب‌‌ترین گزینه‌ها را برای خود انتخاب خواهند کرد و تمرکز آن برروی گزینه‌هاست و توان تصمیم‌گیری را تضمین می‌نماید.

سیستم‌های پشتیبانی تصمم‌گیری را بیش‌تر به صورت مستقل و در واحد سازمانی استفاده‌کننده از آن برپا می‌کنند ولی وجود پیوند میان این سیستم و دیگر سیستم‌ها ضروری و سودمند است و عمدتاً از دو سیستم اطلاعات مدیریت و پژوهش عملیاتی استفاده می‌نماید.

۴-سیستم خبره (Expert System: E.S)

سیستمی است که این امکان را فراهم می‌کند که به جای خبره تشخیص مسأله داده و راه‌حل مناسب تجویز کند و یا به جای خبره تصمیم‌گیری می‌کند. سیستم خبره یکی از شاخه‌های هوش مصنوعی است که به این سیستم هوشمند نیز گفته می‌شود. در این سیستم تأکید و تمرکز روی تصمیم است.

۵-سیستم اطلاعاتی مدیران ارشد اجرایی Executive Information System: E.S.S))

سیستمی است که اطلاعات را با سهولت و با شکل و فرم مناسب در اختیار مدیران ارشد اجرایی قرار می‌دهد، به نحوی که آنها در حداقل زمان بیش‌ترین مفاهیم اطلاعاتی را دریافت کنند. در این سیستم به مشخصه شکیل بودن اطلاعات بیش‌ترین توجه می‌شود. چون مدیران ارشد اجرایی با کمبود وقت و تنوع مشغله ذهنی مواجه بوده و با توجه به مسؤولیت زیاد نیاز هست که در اسرع وقت تصمیم‌گیری نمایند لذا این سیستم، اطلاعات مورد نیاز را با شکل‌ها و گراف‌های گویا در اختیار مدیران قرار می‌دهد. در این نوع سیستم‌ها تأکید و تمرکز روی شکل اطلاعات می‌باشد.

۶-سیستم اطلاعات استراتژیک Strategic Information System): SIS)

سیستمی است که سازمان را در انتخاب استراتژی خودش کمک می‌کند و از طرفی این امکان را فراهم می‌کند که سازمان روابط مناسبی با عوامل رقابتی داشته باشد. عوامل رقابتی شامل: رقبای بالفعل، رقبای بالقوه، خریداران، کالای جایگزین و عرضه‌کنندگان کالا می‌باشد.

۷-اتوماسیون Automation Systems office: o.A.S))

فعالیت ستادی یک سازمان را به صورت اتوماتیک و خودکار در می‌آورد. به‌طوری که از حداقل کاغذ استفاده شود چون فعالیت‌ها و عملیات‌ها در صنعت سهل تر و شفاف تر بوده و پیچیدگی‌های کم‌تر نسبت به فعالیت‌های ستادی داشته، اتوماسیون اول در آنجا به انجام رسیده است. و به مرور این کار در سیستم اداری سازمان‌ها انجام شده است از جمله در کشور خودمان نیز شاهد هستیم که بسیاری از ادارات، سیستم مکاتبات اداری به صورت مکانیزه در آمده و از حداقل کاغذ استفاده می‌شود.

۸-سیستم‌های اطلاعاتی بین سازمانی (Inter Organization System: I.o.S)

سازمان‌ها به علت این‌که با دیگر سازمان‌ها در تعامل بوده به خصوص با توجه به نوع خدماتی که ارایه می‌دهند نیاز است بعضی مواقع با دیگر سازمان‌ها هماهنگ گردیده و مبادرت به تهیه سیستمی بنماید که نیاز هر دو سازمان را برآورد نماید. مثلاً بعضی از سازمان‌ها با عرضه‌کنندگان کالا و یا خریداران کالا یک ارتباط و یک سیستم اطلاعاتی بین سازمان ایجاد کرده‌اند. در دنیای رقابتی برای جایگاه مناسب سازمان‌ها چنین سیستمی توصیه می‌شود. مثلاً ارتباط شرکت‌های هواپیمایی و آژانس‌های هوایی و یا سازمان‌های عمومی و پیمانکاران و همچنین سیستم‌های مالی و مالیاتی با شرکت‌ها و صنایع.

 سخن آخر

 استقرار کامل و به‌کارگیری مؤثر سیستم‌های اطلاعات سازمانی و مدیریتی در سازمان‌ها و مؤسسات کشور که روندی شتابان به خود گرفته است، به خودی خود، نشان از بازخوردهای مثبت و کاربرد‌ها متنوع آن است که موجب تشویق و ترغیب سازمان‌ها و نهادهای عمومی و مالی و به‌خصوص شرکت‌ها و صنایع خصوصی گردیده است تا با استفاده از خدمات و بهتر بگوییم موهبت‌های بسیار زیاد آن، تسریع در امورات اجرایی، به هنگام و به روز بودن، کاهش حضور مشتریان و ارباب رجوع و بسیاری دیگر از پیامدهای کنترلی، نظارتی را شاهد باشند، کاهش اعمال سلیقه، رفتارهای غیرضابطه‌ای و تصمیمات ت خلق الساعه از دیگر مزایای استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی و مدیریتی است.

باید در نظر داشته باشیم که با روند رو به رشد تکنولوژی و ارتباطات، هدف‌گذاری سازمان‌ها و نهاد‌ها می‌بایست به سرعت و بدون اتلاف زمان همپای برخی از نهاد‌ها و سازمان‌های پیشرو به طرف استفاده هرچه بیش‌تر از فضای مجازی و ارتباطات در بستر وب حرکت نموده و به استفاده از شبکه‌های داخلی و محدود اطلاعات سازمانی و ارتباطات اکتفا ننمایند و با استفاده از ابزارهای هوشمند و بسیار قدرتمندی که وجود دارد، خدمات خود را در سطح گسترده و فراگیر و مؤثر به سطح جامعه وارد نمایند تا مشتریان، کاربران و ارباب رجوع، با کم‌ترین اتلاف زمان و وقت، هم خدمات کامل و با کیفیت دریافت نماید و هم هزینه‌های سخت‌افزاری، تجهیزاتی، نیروی انسانی و بالاسری سازمان‌ها به شدت کاهش یابد.

 گردآوری و تنظیم: علیرضارضایی