كدام يك از فرايندهاي مديريت پروژه بايد بهينه شوند؟

 پدرام قناد و همكاران

 

چكيده

امروزه باتوجه به رويكرد اكثر سازمان‌ها به شناخت عميق‌تر از مقوله مديريت پروژه سعي و تلاش آنان دركاربرد هرچه بيش‌تر اين دانش و ارتقای سطح فرهنگ سازماني در مديريت پروژه ضرورت ارايه مدلي جهت ارزيابي وضعيت سازمان‌ها از منظر ميزان بلوغ و بلوغ سازماني در مديريت پروژه نقاط ضعف و قوت و گام‌هاي مسير رشد و بلوغ آن‌ها بيش‌تر احساس مي‌شود. همين ارتباط طي سال‌هاي اخير، تلاش گسترده‌اي جهت ارايه روش‌هاي سيستماتيك جهت ارزيابي و ارتقای ميزان بلوغ مديريت پروژه درسازمان‌ها صورت پذيرفته است. با توجه به اين‌كه در زمينه مدل‌هاي بلوغ در سطح جهان مطالعات متعددي انجام شده و دركشور نيز به‌تازگي مطالعات اندكي در حال انجام است. دراين مقاله تلاش مي‌شود ويژگي‌هاي كلي مدل‌هاي بلوغ بيان شود، سپس براي انتخاب بهترين مدل كه سازگاري بيش‌تري با سازمان‌هاي شاغل در صنعت ساخت دارد به جمع‌آوري نظر كارشناسان امر براي شناخت ميزان اهميت عوامل سازماني مؤثر در موفقيت مديريت پروژه در اين صنعت پرداخته شده است. در اين مقاله با استفاده از روش‌هاي تصميم‌گيري چندمعيارهMCDM مدل‌هاي بلوغ معروف و پركاربرد CMMI, P3M3, 4PMMM, OPM3 رتبه‌بندي صورت گرفته است و سپس گزينه برتر با روش‌هاي ادغامي Poset معرفي مي‌شود.

 

۱- مقدمه

در دوران پر از رقابت كنوني، سازمان‌ها براي ايجاد ارزش و بقا به سرعت در رقابت با يكديگر هستند. سازمان‌ها در اين دوران ناگزير از به‌كارگيري پروژه‌ها براي حفظ جايگاه خود و تداوم فعاليت‌هاي خود هستند. با وجود نرخ بالاي شكست در پروژه‌ها و افزايش هزينه در پروژه‌ها، سازمان‌ها را بر آن مي‌دارد كه اقدامات مديريت پروژه خود را بهبود دهند. لذا اكنون مديريت پروژه بسيار مهم‌تر از ديروز است.

يكي از روش‌هاي مناسب براي بررسي مديريت پروژه سازماني و بهبود عملكرد آن در سازمان، استفاده از مدل‌هاي بلوغ مديريت پروژه است. مقايسه مديريت پروژه سازمان با راهكارهاي برتر استانداردهاي مديريت پروژه مي‌تواند جايگاه سازمان را در مقايسه با آن‌ها تعيين كرده و هدف قراردادن آن‌ها مي‌تواند براي بهبود مديريت پروژه سازمان كارا و مؤثر باشد. باتوجه به حجم عظيم سرمايه‌گذاري‌ها در صنعت ساخت و همچنین لزوم به‌كارگيري اصول مديريت پروژه در سازمان‌هاي شاغل در اين صنعت براي نيل به سمت موفقيت، نياز شديد به يك مدل جامع، جهت شناسايي فرصت‌هاي بهبود و تشويق سازمان‌ها در جهت دستيابي به بلوغ و تعالي مشاهده مي‌شود. اين مدل جامع، مي‌بايست دربرگيرنده و متمركز بر عوامل مؤثر در موفقيت يك سازمان در زمينه فعاليت‌اش باشد، كه اين عوامل در هر صنعتي مي‌تواند متغير باشد. و اما اين تحقيق، گامي در جهت مقايسه مدل‌هاي بلوغ مديريت پروژه و انتخاب مناسب‌‌‌ترين مدل جهت به‌كارگيري در سازمان‌هاي شاغل در صنعت ساخت مي‌باشد. در ادامه شرحي راجع به اين مدل‌‌‌ها داده مي‌شود و سپس با استفاده از نظرات كارشناسان و متخصصان صنعت ساخت و همچنین مدل‌هاي تصميم‌گيري چند معياره و مقايسه تطبيقي، مدل بلوغ مناسب و منطبق بر ويژگي‌هاي سازمان‌هاي شاغل در اين صنعت انتخاب مي‌شود.

 

۲- ادبيات موضوع

۲-۱- بلوغ مديريت پروژه

در دوران گذشته موفقيت به معناي اتمام كار در زمان و هزينه و كيفيت مورد انتظار بوده است. مشكل آن است كه تعريف موفقيت پروژه در تكميل پروژه در زمان و هزينه مشخص و با كيفيت مورد انتظار، صرفاً يك تعريف داخلي از موفقيت است. درحالي‌كه مشتري نهايي نيز بايستي نظر خود را در مورد موفقيت پروژه بيان كند، چه‌بسا ممكن است پروژه‌هايي در داخل سازماني با زمان، هزينه و كيفيت تعيين‌شده انجام شود، ولي كماكان از طرف مشتري قابل قبول نباشد.

بلوغ مديريت پروژه نشان‌دهنده وجود زيربنايي مناسب از ابزارها، تكنيك‌ها، فرايند‌‌ها و حتي فرهنگ سازماني مناسب مي‌باشد و به معني پياده‌سازي متدولوژي استاندارد و فرايندهاي مرتبط با آن است تا احتمال موفقيت پروژه افزايش پيدا كند.

بعضي معتقدند كه بلوغ و تعالي مديريت پروژه هردو داراي يك مفهوم هستند. اما درواقع چنين نيست. نشان تعالي به دنبال بلوغ حاصل مي‌شود. سازمان بايد بالغ باشد تا بتواند به تعالي برسد. براي رسيدن به سطوح اوليه بلوغ دو سال يا بيش‌تر زمان لازم است و تعالي، اگر در نهايت قابل دستيابي باشد، به زماني بيش از ۵‌سال ديگر نياز خواهد داشت.

اعتقاد به اين‌كه تمام پروژه‌ها با موفقيت به پايان خواهند رسيد باوري ايده‌آلي است. عده‌اي معتقدند تنها پروژه‌هايي واقعاً شكست خورده‌اند كه هيچ آموزه‌اي از آن‌ها به‌جاي نمانده است. در واقع مي‌توان به شكست به چشم موفقيت نگاه كرد آن زماني كه زود شناخته شود و منابع به فعاليت‌هاي با فرصت موفقيت بيش‌تر تخصيص داده شود.

 

۲-۲- مدل بلوغ مديريت پروژه

يك مدل بلوغ چارچوب مفهومي با اجزاي سازنده آن است كه بلوغ را در ناحيه مورد نظر كه در اين‌جا مديريت پروژه است، تعريف مي‌كند. يك مدل بلوغ، ممكن است فرايندي را نيز توصيف كند كه به‌وسيله آن سازمان مي‌تواند چيزهاي مطلوبي نظير مجموعه‌اي از توانمندي‌‌‌ها يا راهكار‌‌ها را ايجاد كرده يا به دست آورد. اين فرايند مي‌تواند به يك وضعيت سازماني تكامل يافته‌تر به عبارت ديگر، يك سازمان بالغ‌تر منجر شود. كرينيا مدل بالندگي را با ۳ ويژگي زير توصيف مي‌نمايد:

•        ليستي كه اهم وظايفي را كه سازمان در رابطه با آن موضوع خاص بايد انجام دهد به‌طور خلاصه بيان مي‌كند. (راهكارهاي برتر)

•        نقش‌هايي كه براساس وظايف فوق‌الذكر فعاليت‌هاي مورد نياز و توالي منطقي بين آن‌ها جهت دستيابي به اهداف را نمايش مي‌دهد.

•        ابزار اندازه‌گيري و سنجش صحت كاركرد فرايند‌‌ها كه به منظور ارزيابي نحوه انجام فعاليت‌ها و فرايند‌‌ها و بهسازي نحوه اجراي آن‌ها استفاده شود.

۲-۲-۱- تاريخچه مدل بلوغ مديريت پروژه

 SEI در سال ۱۹۹۱ مدل بلوغ توانمندي براي نرم‌افزار‌‌ها (SW-CMM) را عرضه نمود. بسياري از مدل‌هاي بلوغ آتي براساس اصول CMM پايه‌ريزي شده‌اند.

۲-۲-۲- مدل بلوغ OPM3

اين مدل از ۳ عنصر كليدي وابسته به هم تشكل شده است كه عبارتند از:

عنصر دانش: مديريت پروژه سازماني و بلوغ سازماني مديريت پروژه، راهكارهاي برتر مربوط به آن را تشريح و دلايل اهميت آن‌ها را مطرح و نحوه تشخيص بلوغ مديريت پروژه را بيان مي‌كند و از آن‌جايي كه اين استاندارد اساس ارزيابي بلوغ يك سازمان است، آشنايي با محتواي آن ضروري است.

عنصر ارزيابي: روش‌ها، فرايند‌‌ها و رويه‌هايي را بيان مي‌كند كه يك سازمان مي‌تواند براي خود ارزيابي بلوغ به‌كار برد. اين مدل يك ابزار خودارزيابي براي شناخت نواحي قوت و ضعف مرتبط با راهكارهاي برتر ارايه مي‌دهد. اين ارزيابي بيان مي‌كند كه سازمان كدام راهكار برتر را دارد و كدام را ندارد و باتوجه به راهكارهاي برتر، كدام توانمندي‌‌‌ها هنوز در سازمان به‌طور كامل توسعه نيافته‌اند.

عنصر بهبود: فرايندي را براي حركت از شرايط فعلي به سمت شرايط مطلوب ارايه مي‌دهد. در اين بخش مدل بلوغ مديريت پروژه سازمان راهنمايي را فراهم مي‌نمايد كه توانمندي‌هايي كه سازمان هنوز به آن‌ها دست نيافته است، براساس اهميت اولويت‌بندي نمايد، تا اساس طرح‌هاي بهبود مشخص شود. توجه به اين نكته ضروري است كه تعيين فرايند واقعي پياده‌سازي بهبود فراتر از محدوده اين استاندارد است.

۲-۲-۳- مدل بلوغ PM-Solution (PMMM)

مدل بلوغ مديريت پروژه سازمان، توسط شركت «پي‌ام‌سلوشن» تدوين شده است. شركت مذكور سازمان مشاوره و آموزش در زمينه مديريت پروژه است كه در سال ۱۹۹۶ پايه‌گذاري شده است. محصول اساسي اين شركت مدل بلوغ مديريت پروژه است كه به سازمان‌ها در بهبود فرايندهاي مديريت پروژه كمك مي‌كند. اين مدل چارچوبي را فراهم مي‌سازد كه از طريق آن مي‌توان تشخيص داد كه كدام يك از فرايندهاي مديريت پروژه بايد بهينه شوند تا به‌طور مؤثر قابليت سازمان ارتقا يابد.

اين مدل بر پايه پيكره دانش مديريت پروژه (PMBOK) بنا نهاده شده و داراي ۵ سطح مجزا است. به بياني ديگر، ساختار اين مدل دركل مشابه مدل ارايه شده توسط ويسكي مي‌باشد. اين مدل سطوح بلوغ را در ۹ حوزه مختلف ارايه شده توسط راهنماي پيكره دانش مديريت پروژه را ارزيابي مي‌كند. به دليل تنوع مطالبي كه بايد در هر حوزه دانش مورد ارزيابي قرار گيرد، اين مطالب به اجزاي كليدي مشخصي تقسيم شده‌اند.

۲-۲-۴- مدل بلوغ P3M3

مدل بلوغ مديريت پروژه، برنامه پورتفوليو (P3M3) يك نسخه تسهيل شده و بهينه‌تر شده از مدل بلوغ قابليت پروژه مي‌باشد كه برپايه چارچوب فرايند بلوغ مبتني بر مدل بلوغ قابليت (CMM) مؤسسه نرم‌افزار (SEI) در سال ۲۰۰۶ ميلادي و توسط اداره بازرگاني دولتي OGC ارايه شده است. اهميت اين مدل از آن‌جا است كه ارايه آن باعث شد تا مؤسسه مهندسي نرم‌افزار يك بازبيني و بازنگري ريشه‌اي در سري مدل‌هاي بلوغش انجام داده و درنهايت مدل CMMI v1.2 را ايجاد نمايد. اين توسعه مهم نه تنها منجر به يكپارچگي تعداد زيادي از مدل‌‌‌ها بلكه در اين ميان مدلي ارايه شد كه در عين پيوستگي، سطوح مجزاي بلوغ را نيز به همراه داشت.

۲-۲-۵ مدل يكپارچه بلوغ توانمندي CMMI: اين مدل براي مهندسي سيستم‌ها، مهندسي نرم‌افزار، يكپارچه‌سازي محصول و توسعه فرايند، سازماندهي تامين‌كنندگان است. همان‌گونه كه از نام مدل برمي‌آيد تمركز اين مدل بر دستورالعمل‌هاي مهندسي، مهندسي نرم‌افزار، يكپارچه‌سازي محصول و توسعه فرايند، سازماندهي تأمين‌كنندگان مي‌باشد.

 

 

۲-۳- روش‌هاي تصميم‌گيري چند معياره

براي دستيابي به هدفي خاص لازم است كه تصميم‌گيرنده، چندين معيار را به‌صورت توام ارزيابي كرده و گزينه‌هاي مختلف را برطبق معيار‌‌ها بسنجد. چنين فرايندي، تصميم‌گيري چند معياره (MCDM) ناميده مي‌شود. درواقع در شرايط تصميم‌گيري، مي‌توان مسأله مورد نظر را در ۳حالت بررسي كرد:

ü  انتخابي: انتخاب بهترين گزينه‌ها از ميان گزينه‌هاي ممكن.

ü  رتبه‌بندي: رتبه‌بندي گزينه‌ها به ترتيب ارجحيت آن‌ها.

گروه‌بندي كردن: دسته‌بندي گزينه‌ها در طبقات از پيش تعيين‌شده براساس مقايسه آن‌ها با مراجع و استانداردهاي موجود.

مدل‌هاي MCDM بيش‌تر به دو دسته MODM و MADM تقسيم مي‌شوند:

ü  مدل‌هاي چند هدفه (MODM): اين مدل‌‌‌ها قادر به بهينه‌سازي اهداف مختلف با واحدهاي مختلف هستند. هريك از اهداف استفاده شده داراي درجه برتري‌اند كه در فرايند بهينه‌سازي مي‌بايد ترتيب حل آن‌ها رعايت شود. گزينه‌ها براساس بهينه‌سازي مجموعه‌اي از تابع هدف باتوجه به قيود مسأله، طراحي مي‌شوند. در اين روش افزايش اهميت يك هدف فقط با كاهش اهميت حداقل يك هدف ديگر، ميسر خواهد بود.

ü  مدل‌هاي چندشاخصه (MADM): اين مدل‌‌‌ها براي انتخاب گزينه برتر استفاده مي‌شوند. معمولاً انتخاب از طريق تعيين سطح قابل قبول براي معيارها، با مقايسه بين گزينه‌ها صورت مي‌گيرد. مدل‌هاي MADM خود به دو دسته مدل‌هاي غيرجبراني و مدل‌هاي جبراني تقسيم مي‌شوند.

 

 

۳- روش تحقيق

در اين مطالعه، ابتدا به وسيله مطالعات كتابخانه‌اي عوامل موفقيت يك سازمان در صنعت ساخت شناسايي و سپس با استفاده از پرسشنامه، ميزان اهميت هريك از اين عوامل در موفقيت يك سازمان، توسط كارشناسان و متخصصان صنعت ساخت مشخص شد، اين پرسش‌نامه بين مديران و مهندسان باسابقه شركت‌هاي پيمانكاري توزيع گرديد. در اين پرسشنامه از پاسخ‌دهندگان خواسته شد تا به هريك از ۱۹ عامل مشخص شده، براساس اهميت به آن‌ها امتيازي از ۱ تا ۵ بدهند. در اين پرسش‌نامه از پاسخ‌دهندگان خواسته شد تا با بررسي هريك از مدل‌هاي ۴گانه و روش ارزيابي آن‌ها ميزان اهميت هريك از عوامل فوق در اين مدل‌‌‌ها استخراج شد. براي مقايسه مدل‌‌‌ها از روش‌هاي تصميم‌گيري چند معياره استفاده شده است و سپس با استفاده از روش‌هاي ادغامي ميانگين، بردا و كاپلند به تعيين ميزان همسويي روش‌هاي فوق و انتخاب مدل برتر كه بيش‌ترين تطبيق با ساختار و ويژگي‌هاي سازمان‌هاي شاغل در صنعت ساخت را دارد اقدام مي‌گردد.

 

۳-۱- روش‌هاي تصميم‌گيري چندمعياره

۳-۱-۱- روش الكتره۳: اين روش، جزو خانواده روش‌هاي چندمعياره براي رتبه‌بندي است كه اولين بار در سال ۱۹۹۲، «يو» آن‌ را ارايه كرد و در سال‌هاي بعد توسعه داده شد. اين روش، روش دسته‌بندي براي تصميم‌گيري چندمعياره است كه گزينه‌ها را براساس بازه‌هاي از پيش تعيين‌شده، طبقه‌بندي مي‌كند.

۳-۱-۲- روش TOPSIS: توسط هوانگ ويون در سال ۱۹۸۱ مطرح گرديد. در اين روش m گزينه به وسيله n شاخص مورد ارزيابي قرار مي‌گيرند، لذا هر مسأله را مي‌توان به‌عنوان يك سيستم هندسي شامل m نقطه در يك فضاي nبعدي در نظر گرفت. اين تكنيك بر اين مفهوم بنا شده است كه گزينه انتخابي بايد كم‌ترين فاصله را با راه‌حل ايده‌آل مثبت و بيش‌ترين فاصله را با راه‌حل ايده‌آل منفي داشته باشد. پيش‌فرض اين روش آن است كه مطلوبيت هر شاخص به‌طور يكنواخت افزايشي و يا كاهشي است.

۳-۱-۳- روش WSA: اين روش برمبناي حل تابع مطلوبيت خطي بنا شده است. اين روش مطلوبيت گزينه‌ها را به‌عنوان مجموع وزن داده شده‌ي مقادير نرمال شده محاسبه مي‌كند. اين روش رتبه‌بندي كلي گزينه‌ها را براساس مطلوبيت كلي آن‌ها ارايه مي‌دهد.

۳-۱-۴- روش MAPPAC: اين روش با ماتريس معيار‌‌ها و وزن معيار‌‌ها كار مي‌كند. اين روش گزينه‌ها را به چند گروه ارجحيت تقسيم مي‌كند، در مسأله‌ها با تعداد گزينه‌هاي زياد اين روش نسبت به بقيه روش‌ها زمان‌بر است.

۳-۲ روش‌هاي ادغامي

۳-۲-۱ روش ميانگين حسابي

در اين روش، از رتبه‌هاي حاصل شده ميانگين حسابي اخذ شده و گزينه‌اي كه ميانگين آن عدد كم‌تري را نشان دهد اولويت اول را خواهد داشت.

۳-۲-۲ روش بردا

در اين روش، رتبه‌هاي هر زوج گزينه در تركيب‌هاي متفاوت رتبه‌بندي و با يكديگر مقايسه مي‌شوند.

۳-۲-۳ روش كاپلند

اين روش را مي‌توان اصلاح روش قبلي ناميد زيرا در آن، علاوه بر w‌‌ها تعداد D‌‌ها نيز در اولويت‌بندي در نظر گرفته مي‌شود. روش كاپلند براساس تفاضل تعداد برد‌‌ها و باخت‌ها، امتياز هر گزينه را به دست مي‌آورد.

۴- نتايج

با مطالعه «كار تكيم» و «آكنتويه» در سال ۲۰۰۲ و «زنجيرچي» در سال ۱۳۹۰ كه در زمينه شناسايي عوامل موفقيت در صنعت ساخت انجام گرفته، عوامل مهم شناسايي شد. سپس با طراحي پرسش‌نامه‌اي از كارشناسان و متخصصان خواسته شد تا براساس ميزان اهميت و تأثيرگذاري هر عامل، از بين ۱ تا ۵ به آن عددي را اختصاص دهند، در ادامه با ميانگين گرفتن از پاسخ‌ها، وزني براي هريك از معيار‌‌ها به دست آمد. در مرحله بعد با مطالعه نحوه ارزيابي هريك از مدل‌هاي بلوغ ميزان اهميت و دربرگيري عوامل مذكور در هر مدل، ماتريس معيار‌‌ها را تشكيل داديم كه وزن عوامل معيار‌‌ها در جدول ۱ نشان داده شده است.

 

جدول۱: معيار‌‌ها و وزن آن‌ها

 

نتيجه‌گيري

باتوجه به حجم عظيم سرمايه‌گذاري‌ها در صنعت ساخت و همچنین لزوم به‌كارگيري اصول مديريت پروژه در سازمان‌هاي شاغل در اين صنعت، به يك مدل جامع و همه‌جانبه، جهت ارزيابي و بهبود مديريت پروژه نيازمنديم كه تمركزش بيش‌تر بر روي عوامل كليدي موفقيت در صنعت ساخت باشد. در اين مقاله با استفاده از نظر كارشناسان و بررسي كليات و نحوه ارزيابي مدل‌هاي معروف و پركاربرد به رتبه‌بندي آن‌ها به لحاظ منطبق بودن بر نيازهاي صنعت ساخت پرداختيم. نتايج اين بررسي نشان مي‌دهد كه مدل‌PMMM و در رتبه‌بندي مدل‌OPM3 مي‌توانند براي ارزيابي و ارتقاي مديريت پروژه در صنعت ساخت و بالاخص شركت‌هاي پيمانكاري كه اين تحقيق در محدوده اين شركت‌ها به عمل آمده است، مفيدتر و بهتر، سازمان را در جهت رسيدن به اهداف خود و موفقيت ياري نمايد.

البته اين بدان معني نيست كه مدل‌هاي ديگر قابليت پياده‌سازي در اين صنعت را ندارند. ضمناً اين نكته قابل توجه است كه صرف انتخاب مدل متناسب، متضم شناخت و درك سازمان از ميزان بالندگي خود نمي‌باشد بلكه عوامل ديگري چون اجراي صحيح و مناسب مدل نيز از اهميت برخوردار است. براي مثال مدل‌PMMM براي جمع‌آوري اطلاعات فقط از پرسش‌نامه‌هاي آنلاين استفاده مي‌كند، ضمانتي بر هم‌تراز بودن نتايج ارزيابي و موقعيت سازمان وجود ندارد. از آن‌جايي كه خود سازمان‌ها مسؤول انتخاب افراد براي پر كردن پرسش‌نامه‌ها هستند، مي‌بايست در اجراي آن دقت لازم را داشت.

 

 

 

منبع: ارايه شده در هفتمين كنگره ملي مهندسي عمران- ۱۳۹۲