برنامه‌ریزی منابع سازمانیERP چیست و چه تأثیری در ارتقای عملکرد سازمان‌ها دارد؟

برنامه‌ریزی منابع سازمانیERP چیست و چه تأثیری در ارتقای عملکرد سازمان‌ها دارد؟

انوشه نوروزی

منبع: www.chetor.com

می‌توان گفت نرم‌افزار سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی که به‌اختصار به آن ERP گفته می‌شود، اصلاً شبیه اسمش عمل نمی‌کند! یعنی چه؟ یعنی زمانی‌که درباره‌ ERP صحبت می‌کنیم، برنامه‌ریزی را فراموش کنید (ERP خیلی به برنامه‌ریزی نمی‌پردازد)! منابع را هم فراموش کنید! این عبارت خیلی به‌درد ‌بخور نیست! ولی قسمت «سازمان» را خوب به‌خاطر بسپارید. این هدف اصلی ERP است. تلاش ERP این است که تمام دپارتمان‌‌ها و عملیات سازمان را روی یک سیستم واحد ادغام کند، آن هم طوری که تمام نیازهای خاص بخش‌های مختلف را رفع کند. در این مقاله، به توضیح این‌که ERP چیست و چه کاربردی دارد، پرداخته‌ایم.

سیستم ERP، سیستم‌های نرم‌افزاری بخش‌های مختلف سازمان مثل بخش مالی، نیروی انسانی و مدیریت انبار را باهم ادغام می‌کند و به برنامه‌ نرم‌افزاری واحدی تبدیل می‌کند. طوری ‌که تمام دپارتمان‌‌ها بتوانند از پایگاه داده‌ مشترکی استفاده کنند و راحت‌تر اطلاعات را باهم به ‌اشتراک بگذارند و ساده‌تر با یکدیگر همکاری کنند.

قطعا طراحی نرم‌افزاری که نیازهای تمام واحد‌ها را از بخش مالی گرفته تا نیروی انسانی و مدیریت انبار برطرف کند، کار دشواری است. هر کدام از این بخش‌ها نرم‌افزار مخصوص ‌به‌ خود را دارند که با توجه به نیازهای همان بخش طراحی شده است. اما اگر شرکت‌ها به‌ درستی نرم‌افزار را راه‌اندازی کنند، این رویکرد یکپارچه می‌تواند نتیجه‌ فوق‌العاده‌ای داشته باشد.

بگذارید با یک مثال موضوع را روشن‌تر کنیم. فرایند درخواست‌های اداری را در نظر بگیرید. عموماً وقتی یک مشتری درخواستی اداری می‌دهد، آن درخواست از بخشی به بخش دیگر با کاغذبازی به یکدیگر محول و اکثرا اطلاعات درخواست بار‌ها و بار‌ها در هر دپارتمان وارد می‌شود. این مراحل فرساینده در درخواست تأخیر می‌اندازد و گاهی حتی باعث از دست ‌رفتن آن درخواست می‌شود. ورود چندین باره‌ اطلاعات هر شخص در دپارتمان‌های مختلف، احتمال خطا را هم بالاتر می‌برد. اصولاً هیچ‌کدام از بخش‌ها هم نمی‌دانند دقیقاً چه مراحلی طی شده و فرایند تا آن لحظه به کجا رسیده است. چون برای مثال بخش مالی به سیستم بخش انبار دسترسی ندارد تا از جزییات اطلاع یابد. «شما باید با واحد ایکس تماس بگیرید!» این همان جمله‌ معروفی است که خیلی وقت‌‌ها می‌شنویم!

ERP چیست؟

ERP سیستم‌های کامپیوتری مستقل قدیمی را که در بخش‌های مختلف مثل بخش امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار وجود داشته از بین می‌برد و آنها را با یک برنامه‌ی نرم‌افزاری متحد جایگزین می‌کند. این سیستم یکتا، از ماژول‌هایی تشکیل شده که به‌طور تقریبی تمام سیستم‌های مستقل قدیمی را دربرمی‌گیرد.

بخش مالی، تولید و انبار همچنان سیستم‌های خود را دارند. با این ‌تفاوت که حالا این سیستم‌های مستقل به یکدیگر متصل هستند. پس کارمندان بخش مالی می‌توانند به نرم‌افزار بخش انبار دسترسی داشته باشند تا ببینند سفارشی خاص ارسال شده یا خیر. اکثر سیستم‌های ERP آنقدر انعطاف‌پذیر هستند که بدون نیاز به خریدن یک پکیج کامل، بتوان چند ماژول آن را نصب کرد. مثلاً بعضی از شرکت‌ها فقط ماژول‌های مالی و نیروی انسانی را نصب می‌کنند.

ERP چگونه عملکرد کسب‌و‌کار را ارتقا می‌دهد؟

ERP چیست و چگونه عملکرد شرکت را ارتقا می‌دهد؟

هدف اصلی ERP این است که روش دریافت سفارش از مشتری تا فرایند تبدیل آن به فاکتور و درآمد را ارتقا دهد و از این طریق ارزش ایجاد کند. اما اگر به هدف غایی آن توجه نشود، ممکن است با فرایند ساده‌ سفارش‌گیری اشتباه گرفته شود. در واقع ERP نرم‌افزار خط‌ مقدم فروش نیست. این نرم‌افزار برای مدیریت فرایند فروش طراحی نشده است (البته اکثر نمایندگان ERP، CRMهایی را طراحی می‌کنند که توانایی انجام فرایند فروش را هم به شرکت‌ها می‌دهد). ERP در واقع نقشه‌ راهی برای خودکارسازی مراحل «پس از سفارش‌گیری» ارایه می‌دهد. مثلاً وقتی بخش خدمات مشتری نام و نام‌خانوادگی مشتری را وارد کند، تمام اطلاعات لازم و مرتبط با آن مشتری دراختیار او قرار خواهد گرفت (اطلاعاتی مثل امتیاز مشتری، پیشینه‌ خرید او، موجودی انبار شرکت و…).

همه‌ دپارتمان‌های مختلف اطلاعات مشترکی را می‌بینند و می‌توانند این اطلاعات را ویرایش یا به‌روز‌رسانی کنند. وقتی یک بخش وظیفه‌ خود را در زمینه‌ سفارشی خاص انجام می‌دهد، فرایند به‌طورخودکار به بخش بعدی زنجیره منتقل می‌شود. برای این‌که بفهمید یک سفارش در چه مرحله‌ای است، کافی‌ است وارد سیستم ERP شوید و سفارش مشتری را دنبال کنید. در این صورت انگار که هر سفارش موقع حرکت یک چراغ‌قوه در دست دارد و اعضای سازمان می‌توانند آن را به‌راحتی پیدا کنند. مشتریان در این شرایط می‌توانند سفارشات خود را سریع‌تر دریافت کنند و احتمال خطا هم پایین‌تر می‌آید.

ERP می‌توانند در زمینه‌های دیگری مانند گزارشات مالی یا مزایای نیروی انسانی هم استفاده شود، اما هنوز به آن مرحله نرسیده است.

روش سنتی سفارش‌گیری یا درخواست‌گیری، کارآمد نبود. اما ساده بود! بخش مالی کار خودش را می‌کرد، بخش انبار کار خودش را می‌کرد، هرجا هم که مشکلی پیش می‌آمد، هر بخش آن را گردن بخش دیگر می‌انداخت. اما دیگر بس است! با سیستم ERP، نمایندگان خدمات‌دهی به مشتریان، دیگر تعدادی تایپیست نیستند که اطلاعات مشتری را وارد کنند و دکمه‌ اینتر را بزنند. آنها دیگر حرفه‌ای محسوب می‌شوند. این سیستم از مانده‌حساب مشتری گرفته تا موجودی انبار را نشان می‌دهد. با این نرم‌افزار در یک لحظه می‌توانیم ببینیم با مشتری خوش‌قولی طرف هستیم یا نه؟ آیا موجودی انبار به‌اندازه‌ کافی هست؟ بدون ERP هیچ بخشی قادر به مشاهده‌ کل‌نگرانه‌ فرایند نبود. به این ترتیب است که نحوه‌ انجام کار روی تجربه‌ مشتری و کارآمدی شرکت اثر می‌گذارد.

فقط بخش خدمات مشتری نیست که با ورود ERP دستخوش تغییرات شده است. کارمندان بخش انبار که قبلا اطلاعات را فقط به ذهن می‌سپردند یا روی کاغذ برای خودشان یادداشت می‌کردند، حالا باید اطلاعات را در سیستم آنلاین وارد کنند. اگر این کار را نکنند، ممکن است کارمندان بخش ثبت سفارش در سیستم ببینند موجودی انبار کافی نیست و به اشتباه یک سفارش را لغو کنند.

پیش از معرفی ERP، پاسخگویی، مسؤولیت‌پذیری و ارتباطات هرگز در این سطح قابل عملیاتی‌شدن نبود. اما واقعیت این است که افراد دوست ندارند تغییر کنند و ERP از کارمندان تمام بخش‌های سازمان می‌خواهد روشی را که تا کنون با آن کار خود را انجام می‌دادند، عوض کنند. همین است که ارزش‌گذاری روی ERP را مشکل می‌کند. در رابطه با این نرم‌افزار، موردی که در اولویت اهمیت قرار دارد، پذیراب ودن نیرو‌ها در اعمال تغییرات است.

اگر شرکتی واقعاً در رویه‌ تولید، بارگیری، سفارش‌گیری، ارسال و صورت‌حساب تغییر ایجاد کند، ارزش نرم‌افزار را خواهد دید. اما اگر بدون تغییر در عملکرد دپارتمان‌ها، فقط نرم‌افزار را نصب کند، ممکن است هیچ‌گونه ارزش‌افزوده‌ای حس نکند. در این شرایط حتی ممکن است این نرم‌افزار سرعت سازمان را هم پایین بیاورد. چون یک سیستم جدید و ناآشنا با سیستمی که قبلاً همه بر آن مسلط بودند، جایگزین شده است.

مزایا ی ERP چیست

پیاده‌سازی سیستم ERP مزایای بی‌‌شماری را برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد، اما باید توجه داشت که این مزایا و بهبود فرایندهای تجاری سازمان به راحتی قابل دستیابی نیستند. پیاده‌سازی موفق یک سیستم ERP بستگی بسیار زیادی به انتخاب سیستم مناسب، تأمین‌کننده‌ مناسب، نحوه‌ بومی‌سازی نرم‌افزار در سازمان با توجه به استراتژی، فرهنگ و ساختار سازمان، تعهد و حمایت مدیریت سازمان از پیاده‌سازی نرم‌افزار، شایستگی مشاوران در پیاده‌سازی نرم‌افزار، کنترل پروژه مناسب در طول فرایند پیاده‌سازی و اتمام پروژه در زمان مشخص، بودجه پیش‌بینی شده و مواردی ازین دست دارد.

پیاده‌سازی ERP در سازمان مزایای بسیار زیادی را به همراه دارد که به صورت خلاصه می‌توان به مواردزیر اشاره نمود:

 ایجاد یکپارچگی سازمانی: هدف عمده ی ERP، یکپارچه‌سازی تمامی بخش‌ها و جریان‌های اطلاعات کارکردی یک شرکت، به شکل یک سیستم کامپیوتری واحد که قادر به برطرف کردن تمامی نیازهای سازمان باشد.

دو نوع یک پارچه‌سازی برای سیستم‌ها وجود دارد: داخلی و خارجی، یکپارچه‌سازی داخلی عبارت است از: یکپارچه‌سازی بین برنامه‌های کاربردی، یا میان برنامه‌های کاربردی و پایگاه داده، در داخل یک سازمان.

یکپارچه‌سازی خارجی به یکپارچه‌سازی برنامه‌ها یا پایگاه داده شرکای کاری گفته می‌شود.

  استانداردسازی: فرایندهای سازمانی براساس بهترین تجربیاتی که شرکت‌های عرضه‌کننده نرم‌افزار از سازمان‌های مختلف به دست آورده‌اند؛ در سیستم ERP، استاندارد می‌شوند.

 مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی

 تبدیل فرایندهای سازمانی از حالت ضمنی به حالت صریح به علت مهندسی مجددی که در فرایندهای سازمان صورت می‌پذیرد. این سیستم می‌تواند داده‌های بهتری را در باره فرایند‌های کسب‌وکار و عملکرد کلی سازمان به مدیریت عرضه کند. مثلاً به مدیریت کمک کند که کدام محصول بیش‌ترین سودآوری را دارد.

 امکان نصب و راه‌اندازی سریع‌تر سیستم‌های مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژول‌های مختلف این نرم‌افزار یا سایر نرم‌افزارهای کاربردی که از طرف عرضه‌کنندگان ERP ارایه نشده و مخصوص آن سازمان هستند.

 امکان و یا تسهیل توسعه سیستم‌ها و فناوری‌های جدید؛ مانند سیستم‌های به هنگام (JIT) و… .

 امکان ایجاد همکاری‌های تجاری، سرمایه‌گذاری‌های مشترک، ادغام برای سازمان‌ها، با هزینه کم‌تر و بازدهی بیش‌تر و نتیجه بهتر.

تغییر تمرکز از برنامه‌نویسی کامپیوتری در سازمان به بهبود فرایند‌ها.

 فراهم شدن زیر ساخت لازم به منظور پرداختن به مدیریت زنجیره ی تأمین (SCM) و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، دو مبحثی که در حال حاضر تبدیل به دو جزء جدایی‌ناپذیر ERPII شده‌اند.

 توسعه زیر ساخت لازم به منظور وارد شدن به تجارت الکترونیک (E- Business).

 حذف فعالیت‌های تکراری.

 ثبت داده‌های عملیاتی در حین انجام کار.

 حفظ امنیت نگه داری داده‌ها به صورت متمرکز و برنامه‌ریزی شده.

 دسترسی سریع و به روز به داده‌ها.

 کاهش شدید مصرف کاغذ.

 بهبود تصمیم‌گیری به دلیل دسترسی به داده‌های به روز و مناسب.

چالش‌های ERP:

  اجرای تشویش آور.

 هزینه‌های آشکار زیاد.

 عدم انعطاف‌پذیری.

 بالا بودن هزینه خرید و نصب.

زیر سیستم‌های ERP به شرح زیر است:

۱) مدیریت استراتژی سازمان (SEM – Strategic Enterprise Management)

۲) مدیریت چرخه عمر محصول (PLM – Product Lifecycle Management)

۳) بازاریابی و فروش  محصولات و خدمات

۴) مدیریت اجرای تولید (MES – Manufacturing execution system)

۵) کنترل کیفیت و آزمایشگاه (QCL – Quality Control and Laboratory System)

۶) مدیریت مصرف انرژی (ECM – Energy Consumption Management)

۷) مدیریت زنجیره تامین (PVM – Purchasing and Vendor Management)

۸) مدیریت انبار و موجودی کالا (WMS – Warehouse Management System)

۹) مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM  – Customer Relationship Management)

۱۰) مدیریت منابع انسانی (HRM  – Human Resource Management)

۱۱) مدیریت منابع مالی (FM – Financial Accounting)

۱۲) بودجه ریزی و مدیریت هزینه ها (BCM – Budgeting and Cost Management)

۱۳) سیستم تعمیر و نگهداری (MRO – Maintenance, Repair, and Operations)

۱۴) مدیریت ایمنی بهداشت محیط‌زیست (HSE – Health, Safety and Environment)

۱۵) سیستم مدیریت دانش (KMS – Knowledge Management System)

۱۶) سیستم اتوماسیون اداری (OAS – Official Automation System)

۱۷) سیستم کنترل پروژه (PMC – Project Management & Control)

۱۸) سیستم هوش تجاری (BI – Business Intelligence)

۱۹) مدیریت فرایندهای سازمانی (BPMS – Business Process Management System)