بررسی نقش RFP در مناقصات IT محمدرضا عیوضی- «درخواست طرح پیشنهادی» یا«Request for Proposal» ابزاری استاندارد برای خریداری خدمات است که به صورت رسمی توسط سازمان تهیه شده و به ارایه‌دهندگان خدمات مورد نظر عرضه می‌شود. در بسیاری از سازمان‌ها هر ساله پروژه‌های متعددی در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات تعریف و پیاده‌سازی می‌شود. مدیران سازمان‌ها […]
بررسی نقش RFP در مناقصات IT
محمدرضا عیوضی- «درخواست طرح پیشنهادی» یا«Request for Proposal» ابزاری استاندارد برای خریداری خدمات است که به صورت رسمی توسط سازمان تهیه شده و به ارایه‌دهندگان خدمات مورد نظر عرضه می‌شود.
در بسیاری از سازمان‌ها هر ساله پروژه‌های متعددی در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات تعریف و پیاده‌سازی می‌شود. مدیران سازمان‌ها از طریق پروژه‌های فناوری اطلاعات یا به دنبال ایجاد یک سیستم جدید براساس شرایط به وجود آمده و کارکردهای مورد نیاز سازمان می‌باشند و یا درصدد بهینه‌سازی و ارتقای سیستم‌های موجود برای رسیدن به وضع مطلوب هستند. در هر دو رویکرد برای رسیدن به حداکثر بهره‌وری، باید مکانیسم‌‌ها و محدودیت‌های مختلفی همچون منابع انسانی، ابزارها، زمان، سرمایه، کیفیت و… مورد توجه قرار گیرد. برای رسیدن به تمامی این اهداف و پاسخ به سؤال‌های متعددی که پیش از آغاز هر پروژه در ذهن مدیران و مجریان پروژه نقش می‌بندد و به منظور جلوگیری از سوءتفاهم‌‌‌ها و برداشت‌های متفاوت از یک موضوع واحد و دستیابی به یک خط سیر مشخص و اصولی برای پروژه، لازم است تا سازمان‌ها اقدام به تهیه یک سند مطالعاتی و اطلاعاتی به نام RFP کنند.
شاید یکی از بزرگ‌‌ترین دلایل اشتباهات که موجب مشکلاتی بین مشتری‌ها و شرکت‌های توسعه‌دهنده خدمات اینترنت و وب هستند، اطلاعات ناکافی در درخواست طرح پیشنهادی نوشته شده باشد.
معمولاً برای مشتری‌ها بیان این‌که دقیقاً چه چیزی می‌خواهند و از انجام یک پروژه چه انتظاراتی دارند بسیار ساده است اما قسمت دشوار کار برای آنها نوشتن و مکتوب کردن این نیازهاست. اغلب اتفاق می‌افتد که مشتری ایده‌های کوچکی در مورد آنچه می‌خواهد و نیاز دارد به شما ارایه می‌دهد. مثلاً اگر قرار است برای او یک وب‌سایت طراحی کنید، او نسبت به آنچه می‌خواهد به دست آورد، یک دید کلی دارد اما از بیان جزییات ایده خویش عاجز است.
هیچ‌گونه استاندارد مشخصی برای تهیهRFP وجود ندارد اما نهادهای دولتی معمولاً چارچوب‌هایی را برای هدایت کردن مسیر طرح‌های پیشنهادی اعمال می‌کنند.
شرکت‌های پیمانکار مناقصه‌ها با خواندن RFP و نوشتن طرح پیشنهادی خود به تشریح توانایی‌های خود برای تأمین نیاز‌ها و درخواست‌های لحاظ شده و تعیین شده برای چارچوب پروژه می‌پردازند.
هنگام نوشتن طرح پیشنهادی شرکت متقاضی شرکت در مناقصه باید با دقت تمام از راهنمایی‌ها و چارچوب تعیین شده درRFP را دنبال کند تا از دور شدن از مسیر اصلی پروژه اجتناب کند.
محتوای یک طرح پیشنهادی شامل موارد زیر است:
خلاصه مدیریتی- خلاصه‌ای از تمام پروژه که در یک یا چند صفحه اطلاعات کلی و لازم را در اختیار خواننده می‌گذارد.
شرح ضرورت- تشریح ضرورت انجام پروژه و تأثیرات آن در کسب و کار
تشریح پروژه‌ـ تشریح چگونگی اجرا و ارزیابی پروژه
برنامه زمانی پروژه
بودجه
نکته قابل توجه این است که شرایط شرکت‌های کوچک با شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ برای تهیه طرح‌های پیشنهادی تفاوت می‌کند، نوشتن طرح برای یک شرکت کوچک به محض اعلام نیاز بسیار ساده‌تر از نوشتن طرح برای یک پروژه بزرگ دولتی است و نیاز به مطالعات و بررسی‌ها و امکان‌سنجی‌های گسترده دارد.
RFP کمک می‌کند تا به تشریح جزییات مورد نظر و نیاز خود در اسناد مناقصه بپردازیم و از این طریق بتوانیم بهترین پیمانکار را شناسایی کنیم.
درخواست طرح پیشنهادی این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد که به لحاظ حقوقی بتوانند در مقابل نهادهای ذی‌صلاح از برگزاری مناقصه دفاع منطقی و حقوقی به عمل آورند.
بنابراین مناقصه‌گزاران و یا شرکت‌های کارفرما باید در حوزه فناوری اطلاعات به همراه قراردادها، درخواست برای پیشنهاد طرح (RFP) دقیق برای راهنمایی بیش‌تر پیمانکاران عرضه کنند؛ ارایه این طرح به همراه قراردادها باعث می‌شود تا تعهدات سرویس‌دهندگان برای پیشبرد قرارداد کاملاً مشخص باشد. ارایه یک RFP و تعهد طرفین به آن احتمال بروز شکایات و تخلفات را در این حوزه بسیار کاهش می‌دهد.
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.