انواع سند، قدرت اجرایی و اعتباری آنها

انواع سند، قدرت اجرایی و اعتباری آنها

زهرا مسچی

منبع: http: //hasanilaw.blogfa.com

مقدمه

سند (acte)، در لغت به «آنچه بدان اعتماد کنند» آمده است.به این مفهوم، می‌تواند به‌صورت نوشته یا گفته یا حتی پیکره‌ای سنگی، شی سفالی، سکه‌ای فلزی، لباس یا… باشد (مانند کوزه‌ای سفالی قدیمی که به عنوان سندی تاریخی به شمار می‌رود تا به قدمت تمدن اعتماد شود).

در قانون ثبت تعریفی برای سند نشده است. ولی قانون مدنی سند را چنین تعریف کرده است: «سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد.» (ماده۱۲۸۴ قانون مدنی).

بنابراین، نوشته در صورتی سند شمرده می‌شود که بتواند در دادرسی دلیل قرار گیرد. و محتوی حقی باشد و هر نوشته‌ای در اصطلاح حقوقی سند نامیده نمی‌شود و سند نامیدن نوشته، محدود است به این‌که در دادرسی‌‌‌ها برای اثبات مدعی یا دفاع از دعوی مطروحه بتوان به آن استناد نمود. مقصود از قید پایانی ماده۱۲۸۴ قانون مدنی این است که نوشته در دعوایی سند بشمار می‌آید که برای اثبات یا دفاع از آن قابل استناد باشد پس ممکن است نوشته‌ای در یک دعوی «سند» باشد و در دعوای دیگر این وصف را نیابد.«…. نوشته، خط یا علامتی است که در روی صفحه نمایان باشد خواه از خطوط متداول باشد یا غیرمتداول، مانند رمز‌‌‌ها و علاماتی که دو یا چند نفر برای روابط بین خود قرارداده‌اند صفحه‌ای که نوشته بر آن نمایان است فرقی نمی‌نماید که کاغذ یا پارچه باشد یا آن‌که چوب، سنگ، آجر، فلز و یا ماده‌ای دیگر خطی که بر صفحه نمایان است فرقی ندارد که به وسیله مادهرنگی یا دست نوشته شده یا با ماشین کپی و یا چاپ شده باشد همچنانی که فرق نمی‌نماید که بر صفحه حک شده باشد یا آن‌که به وسیله آلتی برجستگی بر صفحه ایجاد کرده باشند…»

نوشته را علی‌القاعده در صورتی می‌توان به مفهوم اصطلاحی سند دانست که از جمله دارای امضا، اثرانگشت یا مهر شخصی باشد که سند به او نسبت داده می‌شود.

نوشتجات قابل استناد در محاکم نوعاً صادر از ناحیه اصحاب دعوی است مگر در مواردی که نوشته صادر از شخص ثالث با موضوع دعوی ارتباط داشته و درباره متداعیین الزام آور باشد.

بنابراین نوشته‌ای که به‌موجب آن شخص ثالث اطلاعات خود را درباره معامله یا یک عمل حقوقی دیگر کتباً اعلام می‌کند به این نوشته شهادت نامه اطلاق می‌شود و بر طبق ماده۱۲۸۵ قانون مدنی «شهادت نامه سند محسوب نمی‌شود و فقط اعتبار شهادت را خواهد داشت» ظاهراً اعتبار «اسناد» از نظر قانون بیش از دلایل دیگر باشد.

اگرچه سند معمولاً در اعمال حقوقی مانند عقود و ایقاعات از قبیل بیع، اجاره، نکاح، رجوع و فسخ نوشته می‌شود اما می‌تواند در اعمال مادی و وقایع حقوقی نیز نوشته شود همان‌گونه که تولد و وفات در اسناد سجلی به وسیله ادارات ثبت احوال نوشته می‌شود.

قانون مدنی فرانسه سند را تعریف نکرده فقط در ماده۱۳۱۶ تحت عنوان «دلایل کتبی» از سند نام برده شده است.

قانون مدنی سند را بر دو نوع تقسیم نموده است: سند رسمی و سند عادی (ماده۱۲۸۶ قانون مدنی) و اما در دسته‌بندی‌های دیگر، سند را می‌توان به: سند ذمه‌ای، سند وثیقه‌ای، سند لازم‌الاجرا و سند اجرایی و… تقسیم نمود. با اندک تأملی می‌توان دریافت تمامی این اقسام یا سند رسمی‌اند و یا سند عادی، نوع دیگری از اسناد که موضوع بحث ماست. سند لازم‌الاجرا می‌باشد که قانون بنا به عللی بر آن اسناد اعتبار ویژه‌ای قائل شده ازجمله این‌که محتوی برخی اسناد رسمی و عادی البته لازم‌الاجرا، بدون نیاز به حکم دادگاه قابل‌الاجرا می‌باشند.

فرق اول – از حیث تعریف و ماهیت

اکنون که وجوه افتراق اسناد رسمی و عادی ولازم‌الاجرا موضوع بحث ماست. بهتر است ابتدائاً به اولین و مهم‌ترین تفاوت این اسناد که تقریباً منشأ دیگر تفاوت‌هاست توجه نماییم. بدین ترتیب، به تعریف اسناد مزبور می‌پردازیم.

بخش اول: سند رسمی acteauthentique

نوشته‌ای است رسمی، که دلالت بر وجود حقی به نفع یک شخص می‌کند (ثبوت حق) و در صورت لزوم خود این نوشته می‌تواند حق موضوع آن را بدون این که نیاز به دلیل دیگری باشد اثبات نماید. (اثبات حق) بنابراین ثبت سند یعنی انجام اعمالی که به حق جنبه رسمی می‌دهد و این اعمال از طریق کتابت اعمال می‌شود و شامل دو عمل است یکی تنظیم سند و دیگری ثبت سند، با لحاظ ماده۱۶ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی که مقرر می‌دارد: هیچ سندی را نمی‌توان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آن که موافق با مقررات قانون باشد پس تنظیم سند، مقدمه ثبت سند است و ثبت سند در دفتر رسمی که از طرف سازمان ثبت چاپ شده است، انجام می‌شود.

با توجه به ماده۱۲۸۷ قانون مدنی سند رسمی سه رکن دارد که در زیر بررسی می‌شود.

الف) تنظیم به وسیله مأمور رسمی

سند برای این‌که رسمی شمرده شود باید به وسیله مأمور رسمی تنظیم شده باشد تفاوتی نمی‌کند که مأمور مستخدم دولت باشد (مانند مأمور اجرای دادگستری) یا نباشد (مانند سردفتر اسناد رسمی که اگرچه سازمان ثبت بر انجام وظیفه او نظارت دارد اما مستخدم دولت نیست.) بنابراین چنان‌چه مأمور ثبت احوال صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته باشد یا سردفتری که معلق یا منفصل شده و یا مأموری که صلاحیت تنظیم سند را نداشته باشد، سندی نزد وی تنظیم گردد آن سند رسمیت نخواهد داشت. مثلاً مأمور ثبت دفتراملاک سند معامله یا سند سجلی صادر کند یا مأمور ثبت احوال گواهینامه رانندگی یا گذرنامه یا سند مالکیت صادر کند آن سند رسمیت نداشته و در بعضی موارد اعتبار هم ندارد.

منظور از مأمور رسمی کسانی هستند که از طرف مقامات صلاحیت‌دار قانونی به این کار مأمور شده‌اند خواه این اشخاص کارمند رسمی دولت باشند مانند اعضای اداره ثبت اسناد و املاک و سایر ادارات دولتی، خواه کارمند رسمی نباشند مانند سردفتران اسناد رسمی که به‌موجب ماده یک قانون دفاتر اسناد رسمی «دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می‌شود.»

بنابراین نه تنها مأموران وزارتخانه‌ها و مأمورین شهرداری بلکه اعضای هیأت مدیره کانون وکلای دادگستری و اعضای هیأت مدیره کانون کارشناسان رسمی ونیز مؤسسات و سازمان‌هایی که با اجازه قانون تأسیس شده‌اند را می‌توان مأمور رسمی دانست پس هر یک از مأمورین یاد شده اگر سندی را در حدود صلاحیت خود وبا توجه به مقررات قانونی تنظیم نمایند سند مزبور باید رسمی شمرده شود.

ب) رعایت حدود صلاحیت مأمور رسمی

سند رسمی نه تنها باید توسط مأمور رسمی تنظیم شود بلکه مأمور باید در چارچوب صلاحیت ذاتی و نسبی خود مبادرت به تنظیم سند کرده باشد بنابراین مأمور باید در نوع امری که سند آن را تنظیم نموده صالح باشد یعنی صلاحیت ذاتی داشته باشد در نتیجه برای نمونه مأموری که برای ثبت دفتر املاک، در اداره ثبت معین شده نمی‌تواند سندی را در دفترخانه اسناد رسمی ثبت نماید و یا سند سجل احوال تنظیم کند زیرا تنظیم آن سند در صلاحیت سردفتر واین سند در صلاحیت مأمور ثبت احوال است. افزون بر آن مأمور تنظیم کننده سند باید در محدوده صلاحیت نسبی خود اقدام کرده باشد بدین معنا که مکان، زمان، وضعیت حقوقی اشخاصی که سند برای آنان تنظیم می‌گردد را رعایت کرده باشد. برای نمونه مأموری که ثبت متوفیات بیگانگان حوزه تهران را عهده دار می‌باشد صلاحیت ثبت متوفیات بیگانگان خارج از حوزه تهران را ندارد هر گاه مأمور در تنظیم سند رعایت محدوده صلاحیت ذاتی و نسبی خود را نکرده باشد آن سند رسمی شمرده نمی‌شود.

بنابراین شرایط مزبور بخش بزرگی از اسنادی را که می‌تواند توسط مأمورین رسمی تنظیم شود از توصیف رسمی خارج می‌نماید برای نمونه هرگاه مالکین دو ملک مجاور در شهرداری حاضر شده و در سندی که مأمور شهرداری تنظیم می‌نماید یکی از آنها اجازه بازکردن پنجره به ملک خود را به طرف مقابل بدهد و مأمور شهرداری نیز سند را امضا و حتی امضاهای مالکین را گواهی نماید. سند مزبور رسمی شمرده نمی‌شود. زیرا مأمور شهرداری اگرچه رسمی است اما صلاحیت ذاتی تنظیم اسناد مورد اشاره را نداشته است.

ج- رعایت مقررات قانونی در تنظیم سند

اگر سندی نزد مأمورین صلاحیت‌دار تنظیم اما رعایت مقررات قانونی نشده باشد در این صورت نیز سند رسمی نخواهد بود و سند عادی است.

تشریفاتی که رعایت آن در تنظیم سند رسمی لازم می‌باشد همان است که در مقررات گوناگون، برای هر سند رسمی، پیش‌بینی شده است. در اینجا باید دانست که تشریفات قانونی ثبت اسناد بر دو قسم است:

۱- برخی از شرایط و تشریفات به نحوی است که سند را از اعتبار خارج می‌کند و مانع از آن می‌شود که سند را به رسمیت بشناسیم مانند عدم امضا سردفتر. تمام تشریفاتی که در قانون و آیین‌نامه برای تنظیم سند رسمی پیش‌بینی شده باید رعایت شود تا بتوان سند را رسمی توصیف نمود مگر این‌که خلاف آن پیش‌بینی شده باشد چنان که در ماده۱۲۹۴ قانون مدنی آمده است.

۲- بعضی از تشریفات دیگر، سند را از رسمیت خارج نمی‌کند مانند عدم الصاق تمبر ماده۱۲۹۴ قانون مدنی می‌گوید: «عدم رعایت مقررات راجعه به تمبر که به اسناد تعلق می‌گیرد سند را از رسمیت نمی‌اندازد.»

تشریفات مربوط به هر نوع از اسناد در قانون راجع به آن اسناد معین شده است و تنظیم‌کنندگان اسناد باید آنها را رعایت نمایند. سندی که در ظاهر دارای شرایط اساسی قانونی می‌باشد رسمی فرض می‌گردد. تا آن‌که ثابت شود که یکی از شرایط اساسی را ندارد ادعای مزبور با هر نوع دلیلی قابل اثبات است.

طبق ماده۱۲۸۷ قانون مدنی، مراجع صدور اسناد رسمی را می‌توان به سه دسته تقسیم نمود:

۱) اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک ثبت شده است. (مثل ثبت املاک، صورت مجلس‌های تفکیکی و تحدید حدود و… که بر اساس مقررات تنظیم شده باشد.)

۲) اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد مانند سند بیع، وکالت، فسخ معامله و صلح و…

 ۳) اسنادی که نزد سایر مأمورین رسمی تنظیم شده باشد. مانند سند سجل احوال که توسط مأمورین اداره ثبت احوال طبق مقررات صادر شده باشد. مشروط بر آن‌که تنظیم کننده سند صلاحیت تنظیم آن را داشته باشد و سند را بر طبق مقررات قانونی تنظیم کرده باشد.

نکته: بخشی از سند واحد می‌تواند رسمی و بخش دیگر آن عادی باشد برای نمونه اظهارنامه‌ای که بر پایه ماده۱۵۶ به بعد قانون آیین دادرسی مدنی فرستاده می‌شود همان‌گونه که یکی از حقوقدانان اظهارنظر کرده در آن بخش که به وسیله اظهارکننده تنظیم شده عادی و در بخشی که مأمور، ابلاغ و شیوه ابلاغ را گزارش کرده رسمی شمرده می‌شود.

سند رسمی از دیدگاه مقررات ثبتی

گرچه در قانون ثبت تعریفی از سند رسمی نشده است ولی از مطالعه مجموع مواد مربوطه چنین استنباط می‌شود که سند رسمی از نظر قانون ثبت سندی است که مطابق قوانین در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد و بنابراین سند رسمی از نظر قانون ثبت اخص است از سند رسمی مذکور در ماده۱۲۸۷ قانون مدنی به این توضیح که هر سندی که از نظر قانون ثبت رسمی است از نظر قانون مدنی هم رسمی است زیرا که به تصریح ماده۱۲۸۷ اسناد ثبت شده در دفاتر اسناد رسمی یا در اداره ثبت اسناد و املاک رسمی است. اما ممکن است سندی از نظر قانون مدنی سند رسمی باشد ولی از نظر قانون ثبت، سند رسمی به آن گفته نشود. مانند شناسنامه که چون توسط مأمور ذی‌صلاح و مطابق مقررات صادر گردیده است بنابر تعریف قانون مدنی سند رسمی است ولی چون در دفتر اسناد رسمی تنظیم نشده است در عرف ثبتی و از نظر قانون ثبت به آن سند رسمی گفته نمی‌شود.

باید دانست که تفاوت سند رسمی در قانون ثبت با سند رسمی در قانون مدنی فقط از جهت تعریف نیست بلکه آثار آنها نیز متفاوت است. مثلاً سندی که قانون ثبت به آن سند رسمی می‌گوید بدون حکم دادگاه قابل اجراست و اگر اختلاف یا اشکال یا اشتباهی در تنظیم آن باشد حسب مورد در اداره کل امور اسناد سازمان ثبت یا در هیأت نظارت و شورای‌عالی ثبت مطرح می‌شود. در صورتی که سند رسمی مشمول تعریف قانون مدنی مانند شناسنامه، گواهینامه رانندگی و سایر اسناد رسمی که توسط سایر مأمورین دولت تنظیم می‌شود قابل طرح در هیأت نظارت یا لازم‌الاجرا نمی‌باشد.

اکنون دلایل این استنباط را تشریح می‌کنیم:

۱- ماده۷۰ قانون ثبت می‌گوید: «سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است…» بدیهی است که منظور از ثبت سند، ثبت در دفاتر اسناد رسمی است.

۲- ماده۲ قانون ازدواج سال ۱۳۱۰ می‌گوید: «قباله ی ازدواج و طلاقنامه در صورتی که مطابق نظام‌نامه وزارت عدلیه به ثبت رسیده باشد، سند رسمی والا سند عادی محسوب خواهد شد.

۳- بند ۷ ماده۲۵ قانون ثبت می‌گوید: «هر گاه در تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آنها با قوانین اشکال یا اشتباهی پیش آید، رفع اشکال و اشتباه و صدور دستور لازم با هیأت نظارت خواهد بود.» تردیدی نیست که مراد از اسناد مذکور در این بند اسناد رسمی به معنای اسناد تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی است. زیرا سایر اسناد در هیأت نظارت مطرح نمی‌گردد.

 بنابراین سند رسمی از دیدگاه حقوق ثبت فقط شامل اسنادی می‌شود که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌گردد لذا رویکرد مقررات ثبتی نسبت به سند رسمی اخص از رویکرد قانون مدنی نسبت به این‌گونه اسناد است و تعریف سند رسمی در قانون مدنی اعم از تعریف آن در مقررات ثبتی است.

بخش دوم: سند عادی acte sous seingprive

هر سند فاقد شرایط سند رسمی را سند عادی گویند. سند عادی دو قسم است: سند عادی تجاری که مزایای مخصوصی طبق قانون تجارت دارد و سند عادی غیرتجاری که مزایای مزبور را ندارد.

به موجب ماده۱۲۹۳ قانون مدنی: «هرگاه سند به وسیله یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد. سند مزبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است.» مفهوم این ماده دلالت دارد بر این‌که اگر سند دارای مهر یا امضا طرف نباشد سندیت ندارد. از سوی دیگر ماده۱۲۸۹ قانون مدنی می‌گوید  «غیر از اسناد مذکوره در ماده۱۲۸۷ قانون مدنی سایر اسناد، عادی است.» در نتیجه حتی سندی که یکی از ارکان سند رسمی را نداشته باشد اما علی‌القاعده دارای امضا، مهر یا اثرانگشت طرف (منتسب‌الیه) باشد، عادی است. لذا می‌توان اسناد مذکور در ذیل را سند عادی نامید.

۱- اسنادی که به وسیله افراد بدون دخالت مأمورین رسمی تنظیم می‌شوند مانند دفاتر تجاری و نامه‌های خصوصی و قرارداد‌‌‌ها که به وسیله اشخاص جهت انجام معاملات تنظیم می‌شود. این‌گونه اسناد اگر به وسیله مأمورین رسمی هم مورد گواهی قرار گیرد عنوان عادی بودن آنها تغییر پیدا نمی‌کند مانند اسنادی که امضاهای ذیل آن مورد تصدیق دفترخانه اسناد رسمی واقع می‌شود. همچنین چکهای صادر به عهده بانک‌ها که طبق قوانین ایران در داخل کشور دایر شده باشد یا می‌شوند و یا شعب آنها در خارج از کشور در حکم اسناد لازم‌الاجرا است و از اسناد عادی محسوب می‌باشند.

۲- اسنادی که توسط مأمورین رسمی خارج از صلاحیت آنها تنظیم شود مانند سند معامله غیرمنقول که به وسیله مقامات نیروی انتظامی تنظیم گردد. و یا سند ازدواج و طلاق که در دفترخانه اسنادرسمی به ثبت برسد این قبیل اسناد در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است.

۳- اسنادی که بدون رعایت مقررات مربوط به تنظیم سند به وسیله مأمورین رسمی تنظیم گردیده مانند این‌که طرفین دفتر اسناد را امضا نکرده و یا مسؤول دفتر نمره و تاریخ ثبت را با تعیین دفتری که سند در آن ثبت شده در سند قید نکرده و به امضای خود ممضی و به مهر دایره ثبت نرسانده باشد.

 امضای منتسب‌الیه، رکن سند عادی است. امضا زیر سند و معمولاً در خود سند می‌شود امضای سنتی به مفهوم اعم هر گونه علامت انحصاری شخصی است که زیر نوشته ترسیم گذاشته شده و دلالت بر هویت امضاکننده و تأیید متن نوشته توسط او بنماید. بنابراین می‌تواند به وسیله دست در سند ترسیم شده است (امضا به معنای اخص) و یا به وسیله دیگری نقش بسته و یا منحصراً مهر یا اثر انگشت باشد. اگرچه امضا مهر یا اثر انگشت رکن سند عادی است اما مقنن در مواردی نوشته بدون امضا را نیز سند دانسته است (مانند دفاتر تجاری بازرگان ماده۱۴ قانون تجارت و ماده۱۲۹۷ قانون مدنی) در غیرمواردی که قانون استثنا کرده، امضای منتسب‌الیه (یا حسب مورد، مهر و اثر انگشت) رکن سند عادی است در نتیجه با لحاظ این استثنا هر نوشته درخور استنادی که هر یک از شرایط سند رسمی را نداشته باشد اما دارای امضای منتسب‌الیه باشد سند عادی شمرده می‌شود.

در فضای الکترونیکی که نوشته‌ها صورت مادی ندارند و نمی‌توانند لمس شوند و تبادل آگاهی‌ها در محیطی مجازی صورت می‌گیرد هر علامتی (برای نمونه شماره رمز) که شناسایی امضاکننده داده پیام را امکان‌پذیر نماید امضای الکترونیکی نامیده می‌شود. در ماده۱۰ قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۷/۱۰/۸۲، امضای الکترونیکی مطمئن تعریف شده است به موجب ماده۷ آن قانون هرگاه قانون وجود امضا را لازم بداند امضای الکترونیکی مکفی است. البته هرگاه نوشته مورد نظر الکترونیکی باشد.

اعتبار اسناد عادی وقتی است که دارای امضا یا مهر و یا اثر انگشت منتسب‌الیه باشد و ضرورت ندارد که سند به خط او باشد بلکه اگر به وسیله دیگری نوشته شود یا ماشین شده باشد نیز چنان‌چه دارای امضا یا مهر یا اثر انگشت شخص معینی باشد بر علیه او سندیت دارد. چنان‌که معمول است هر گاه نوشته‌ای حکایت از اراده و یا اقرار کسی که به او منسوب است بنماید، همیشه به وسیله او امضا می‌شود و اگر نتواند امضا کند مهر کرده و یا اثر انگشت در پای سند می‌گذارد اما تا وقتی سند دارای امضا یا مهر و یا اثر انگشت نباشد دارای اعتبار نبوده و علیه کسی که سند منسوب به اوست نمی‌تواند مورد استفاده قرارداد حتی اگر تمام سند به خط او باشد. ماده۱۳۰۱ قانون مدنی مربوط به مورد بحث است و می‌گوید «امضایی که بر روی نوشته یا سند نیز باشد به ضررامضاکننده دلیل است». چه امضای سند کاشف از قصد انشای نویسنده آنست. در خصوص اعتبار نوشتهای که دارای امضا است در ماده۱۳۰۴ قانون مدنی می‌خوانیم «هر گاه امضای تعهدی در خود تعهد نامه نشده و در نوشته علیحده شده باشد آن تعهدنامه بر علیه امضا کننده دلیل است در صورتیکه در نوشته مصرح باشد که به کدام تعهد و یا معامله مربوط است».

امضای سند به منزله آگاهی از مفاد سند و تأیید و پذیرفتن آن است و در نتیجه پس از تنظیم آن انجام می‌شود بنابراین هر گاه سندی علیه شخصی ابراز شود و این شخص اظهار نماید که سند سفید امضا بوده است بدین معنا که امضای سند پیش از تنظیم و یا تکمیل آن انجام شده مدعی شمرده می‌شود وبار دلیل سفید امضا بودن سند بر دوش اوست اما باید پذیرفت که اگر هم دادن سفید امضا به مفهوم دادن نمایندگی باشد نمی‌توان در تمام موارد دارنده سفید امضا را در نوشتن هر چه در سند آمده نماینده دانست بلکه چون نماینده باید نمایندگی خود را در اعمال تعهد آوری که به نمایندگی از موکل انجام داده اثبات نماید بار دلیل اثبات مطابقت آنچه در سند سفید امضا آمده با آنچه ادعای نمایندگی آن می‌شود بر دوش نماینده است و در نتیجه قرائنی باید بر اثبات چارچوب و موضوع نمایندگی ارایه شود برای نمونه در اسنادی مانند چک و سفته که محلی برای نوشتن تاریخ در آن وجود دارد هر گاه امضاکننده آن را بی‌آن‌که تکمیل نماید به دارنده داده باشد می‌توان نمایندگی دارنده را در تکمیل این قسمت پذیرفت همچنین در اسنادی مانند سفته که مبلغ اسمی چاپی مشخص دارند، صرف امضای آن توسط صادرکننده به منزله تعهد پرداخت حداکثر مبلغی است که در آن چاپ شده است دفاع از دیدگاهی که سند سفید امضا را در تمام موارد معتبر دانسته وهمواره امضاکننده را مدعی مخالفت متن سند با نیابت ادعایی استنادکننده به سند می‌داند، دشوار است.

بخش سوم: سند لازم‌الاجرا actenotarie

طبق بند الف ماده یک آیین‌نامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم‌الاجرا و طرز رسیدگی به شکایت از عملیات اجرایی مصوب ۱۱/۶/۸۷، سند لازم‌الاجرا، سند رسمی یا عادی است که بدون صدور حکم از دادگاه قابل صدور اجراییه برای اجرا مدلول سند باشد مانند سندرسمی طلب و چک (ماده یک لایحه قانونی چک بی‌محل) و انواع اسناد رسمی که نزد سردفتران اسناد رسمی تنظیم شده است.

سند رسمی را نباید با سند لازم‌الاجرا اشتباه گرفت. رابطه سند رسمی و سند لازم‌الاجرا رابطه عموم و خصوص من وجه است. سند لازم‌الاجرا می‌تواند سند عادی باشد مثل چک یا رأی کمیسیون ماده۷۷ قانون شهرداری راجع به عوارض شهرداری یا ماده۱۵ قانون عملیات بانکی بدون ربا و قبوض بدهی کشاورزان به بانک کشاورزی.

سند لازم‌الاجرا، سندی است که اگر شخصی که به موجب سند بدهکار یا متعهد است به اختیار خود، حسب مورد، آن بدهی را پرداخت نکند یا به آن تعهد عمل نکند، بستانکار یا متعهد له می‌تواند، بی‌آن‌که نیاز به اقامه دعوا و گرفتن حکم دادگاه باشد با مراجعه به تشکیلات اجرایی مربوط، او را وادار به اجرای موضوع سند نماید. برای نمونه، اگر شخصی به موجب سند رسمی که در دفتر اسناد رسمی تنظیم گردیده طلبی داشته باشد و بدهکار از دادن آن خودداری کند، لازم نیست اقامه دعوا کند بلکه می‌تواند به اجرای ثبت مراجعه نماید تا مأمورین اجرای ثبت طلب او را گرفته و به او دهند البته اجرای دادگستری نیز از مهم‌ترین تشکیلات اجرایی کشور است. اما در صورتی می‌توان به آن مراجعه نمود که پیش از آن به دادگاه مراجعه شده ورای لازم‌الاجرا گرفته شده باشد.

یکی از تشکیلات مهم اجرایی کشور «اجرای ثبت» است که اجرای مفاد اسناد رسمی لازم‌الاجرا و نیز اسناد عادی که به موجب قانون در حکم سند لازم‌الاجرا می‌باشند را به عهده دارد. این دسته را می‌توان اسناد لازم‌الاجرا به مفهوم اخص نامید.

لازم‌الاجرا بودن سند امتیاز بزرگی است زیرا دارنده را از مراجعه به دادگستری معاف می‌نماید. اما تنها اسنادی از این امتیاز برخوردارند که در قانون پیش‌بینی شده باشند. با این همه باید توجه داشت که تمامی اسناد رسمی از توان مزبور برخوردار نیستند برای مثال سند مالکیت که علی‌رغم رسمی بودن در هیچ قانونی لازم‌الاجرا بودن آن پیش‌بینی نشده است. در نتیجه اگر ملکی دارای سند رسمی باشد و ثالثی آن را غصب نماید. مالک راهی جز مراجعه به دادگستری و گرفتن حکم لازم‌الاجرای خلع ید ندارد تا پس از آن بتواند به اجرای دادگستری مراجعه نماید تا غاصب خلع ید شود.

در حقیقت، تشکیلات اجرایی گوناگونی در کشور وجود دارد که وظیفه آنها اجرای مفاد اسناد مربوط، عنداللزوم با همکاری نیروی انتظامی است بدین معنا که دارنده سند لازم‌الاجرا، برای این‌که مدیون یا متعهد سند را وادار به اجرای مفاد آن نماید با توجه به نوع سند، به تشکیلات اجرایی مربوط مراجعه و درخواست اجرای سند را می‌نماید. هرگاه سندی، به مفهوم اخص، لازم‌الاجرا باشد ضرورتی ندارد که دارنده آن راه دراز  و پرمخاطره و پرهزینه دادگستری را انتخاب نماید بلکه می‌تواند، حسب مورد، به دفترخانه تنظیم کننده ی سند و یا اجرای ثبت مراجعه نموده و درخواست اجرای مفاد سند را بنماید و معمولاً از همان روز مقدمات عملیات اجرایی فراهم می‌شود.

طبق رأی وحدت رویه قضایی شماره ۹٫۹۵: برای اجرای مفاد اسناد رسمی که قابل صدور اجراییه است در دادگاه نیز می‌توان اقامه دعوا کرد.  

ماده ۹۲ قانون ثبت مقرر می‌دارد: مدلول کلیه اسناد رسمی (یعنی اسناد ثبت شده در دفاتر اسناد رسمی) راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج حکمی از محاکم عدلیه لازم‌الاجراست. مگر در مورد تسلیم عین منقولی که شخص ثالثی متصرف و مدعی مالکیت آن باشد.

ماده ۹۳ قانون ثبت: کلیه اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده مستقلاً و بدون مراجعه به محاکم لازم‌الاجرا ست.

ماده ۹۵ قانون ثبت: عموم ضابطین و سایر قوای دولتی مکلف هستند که در مواقعی که از طرف مأمورین اجرا به آنها مراجعه می‌شود در اجرا مفاد ورقه اجراییه اقدام نمایند.

اجرای سند یعنی اجرای مفاد آن و برای این کار باید درخواست رسمی و کتبی ذی‌نفع سند ثبتی از مقام صالح برای اجرای مفاد سند به او تسلیم شود تا وی دستور صدور اجراییه را صادر نماید.