چرا برون‌سپاری پروژه‌های فناوری اطلاعات، RFP می‌خواهد؟! مدیریت پروژه فناوری اطلاعات یا به دنبال ایجاد یک سیستم جدید براساس شرایط به وجود آمده و کارکردهای مورد نیاز سازمان است و یا درصدد بهینه‌سازی و ارتقای سیستم‌های موجود برای تطبیق دادن روش‌ها و سیستم‌های قبلی با نیازهای فعلی برای رسیدن به وضع مطلوب است. در هر […]
چرا برون‌سپاری پروژه‌های فناوری اطلاعات، RFP می‌خواهد؟!
مدیریت پروژه فناوری اطلاعات یا به دنبال ایجاد یک سیستم جدید براساس شرایط به وجود آمده و کارکردهای مورد نیاز سازمان است و یا درصدد بهینه‌سازی و ارتقای سیستم‌های موجود برای تطبیق دادن روش‌ها و سیستم‌های قبلی با نیازهای فعلی برای رسیدن به وضع مطلوب است. در هر دو رویکرد برای رسیدن به حداکثر بهره‌وری، باید مکانیسم‌‌ها و محدودیت‌های مختلفی همچون منابع انسانی، ابزارها، زمان، سرمایه، کیفیت و… را مورد توجه قرار دهیم. برای رسیدن به تمامی این اهداف و پاسخ به سؤال‌های متعددی که پیش از آغاز هر پروژه در ذهن مدیران و مجریان پروژه نقش می‌بندد و برای جلوگیری از سوءتفاهم‌‌ها و برداشت‌های دوگانه و چندگانه از یک موضوع واحد و دستیابی به یک خط سیر مشخص و علمی برای پروژه لازم است تا سازمان اقدام به تهیه یک سند مطالعاتی و اطلاعاتی به نام RFP کند.
شناخت RFP
اگر تاکنون در پروژه‌های مختلف فعالیت کرده یا در جلسات مقدماتی یک مناقصه شرکت کرده باشید، حتماً عبارتRFP، بار‌‌ها به گوش شما خورده، شاید هم در آگهی‌های مناقصه یا در روزنامه‌ها و مجلات این عبارت را شنیده باشید RFP یا درخواست طرح پیشنهادی خلاصه‌ای از عبارت ۳ کلمه‌ای Request for Proposal است.
RFP ابزاری استاندارد برای خریداری خدمات است که به صورت رسمی توسط سازمان تهیه می‌شود و به ارایه‌دهندگان خدمات مورد نظر ارایه می‌شود تا سازمان پیشنهاد‌‌ها و راه‌حل‌های مختلفی را برای یک موضوع واحد در اختیار داشته باشد و با دقت بیش‌تری به بررسی آن بپردازد. پس از پایان مذاکرات و توافقات ممکن است به عنوان بخشی از اسناد قرارداد مورد استفاده قرار گیرد.
زمانی که یک شرکت قصد دارد یک پروژه داخلی انجام دهد یا پروژه‌ای را به منابع بیرونی سازمان ارجاع دهد به پیمانکار نیاز پیدا می‌کند شرکت برای برگزاری مناقصه و جمع‌آوری پیشنهادات پیمانکاران مختلف باید درخواست طرح پیشنهادی خود را تهیه کند. RFP به شرکت‌ها کمک می‌کند به تشریح جزییات موردنظر خود در اسناد مناقصه بپردازند و از این طریق بتوانند بهترین پیمانکار را شناسایی کنند. در واقع، تهیه RFP روش رسمی تشریح اسناد یک پروژه می‌باشد که به شرکت‌های پیمانکار کمک می‌کند چگونه طرح خود را تهیه و پاسخ لازم را ارایه دهند و بدین‌وسیله آنها را از روش بررسی طرح‌ها با خبر می‌سازد. با تهیه راهنماهای لازم کار شرکت‌ها برای مقایسه پیشنهادات بسیار ساده می‌شود، چراکه چارچوب کلی در دفترچه‌های راهنمای مناقصه منتشر و به صورت یکسان در اختیار تمامی متقاضیان مناقصه قرار می‌گیرد.
استاندارد مشخصی برای تهیهRFP وجود ندارد، اما نهاد‌های دولتی معمولاً چارچوب‌هایی را برای هدایت کردن مسیر طرح‌های پیشنهادی اعمال می‌کنند.(در شماره بعدی روزنامه مدل پیشنهادی تهیه RFP با جزییات منتشر خواهد شد)
شرکت‌های پیمانکار مناقصات با خواندن RFP و نوشتن طرح پیشنهادی خود به تشریح توانایی‌های خود برای تأمین نیاز‌‌ها و درخواست‌های لحاظ شده و تعیین شده برای چارچوب پروژه می‌کنند.
هنگام نوشتن طرح پیشنهادی شرکت متقاضی شرکت در مناقصه باید با دقت تمام از راهنمایی‌‌ها و چارچوب تعیین شده درRFP را دنبال کند تا از دور شدن از مسیر اصلی پروژه اجتناب کند.
محتوای یک RFP
خلاصه مدیریتی- خلاصه‌ای از تمام پروژه که در یک یا چند صفحه اطلاعات کلی و لازم را در اختیار خواننده می‌گذارد.
-شرح ضرورت- تشریح ضرورت انجام پروژه و تأثیرات آن در کسب و کار
-تشریح پروژه‌ـ تشریح چگونگی اجرا و ارزیابی پروژه
-اطلاعاتی در مورد سازمان
-برنامه زمانی پروژه
-بودجه
-نتایج پروژه
نکته قابل توجه این که شرایط شرکت‌های کوچک با شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ برای تهیه طرح‌های پیشنهادی تفاوت می‌کند، نوشتن طرح برای یک شرکت کوچک به محض اعلام نیاز بسیار ساده‌تر از نوشتن طرح برای یک پروژه بزرگ دولتی است و نیاز به مطالعات و بررسی‌ها و امکان‌سنجی‌های گسترده دارد.
یک RFP می‌تواند در دو صفحه یا در حجم یک کتاب تهیه و منتشر شود. نمونه‌های بسیاری از RFPها در وب وجود دارد که می‌توانید با جستجو آنها را بیابید.
RFP چه زمانی نیاز است ؟
۱٫ بایستی برای ارزیابی و انتخاب یک خدمات دهنده، فرایندی کارشناسی، منصفانه و رقابتی صورت گیرد.
۲٫ برای به انجام رساندن نیازهایی معین و جدید در سازمان نیاز به پاسخ‌هایی متناسب با شرایط زمانی باشد نه راه‌حل‌های آماده و در دسترس
۳٫ قصد داریم با برون‌سپاری بخشی از فعالیت‌های سازمان ارتباط کاری مداومی با یک خدمات‌دهنده داشته باشیم.
تهیه RFP چه مزیت‌هایی دارد؟
۱٫ شناخت نیازهای واقعی سازمان و یا بخشی که قرار است پروژه‌ای در آن انجام شود.
۲٫جمع‌آوری اطلاعات دقیق براساس مشکلات واقعی و نیازهای کاربران
۳٫ دستیابی به تخمین درستی از هزینه و زمان مورد نیاز برای پروژه
۴٫امکان مقایسه شرکت‌های مختلف ارایه‌دهنده خدمات مشابه
۵٫کمک به برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری دقیق و آگاهانه
۶٫کاهش شکایت‌های احتمالی مجریان و کارفرمایان
۷٫ کمک به تنظیم دقیق قرارداد
۸٫ فراهم شدن امکان دریافت پیشنهاد‌های تکمیلی و راه‌حل‌های جدید برای اجرای بهتر پروژه
۹٫افزایش توان مدیر پروژه
الزامات تهیه RFP
در فرایند تهیه درخواست طرح پیشنهادی باید به یک‌سری نکته‌ها توجه داشت. باید به ابهامات و سؤال‌های احتمالی پاسخ داده شود. به پیشنهاددهندگان این امکان داده شود که از پیامدهای قانونی کاملاً آگاه شوند. مراجع قضایی و فنی حل اختلاف مشخص شود و با فازبندی پروژه مقاطع اصلی و مهم پیشرفت پروژه تعیین شود. همچنین سازمان باید زمان و نحوه پرداخت هزینه‌های اجرای پروژه و ساختار اولیه قرارداد را به اطلاع مجریان برساند.
مراحل اجرایی RFP
کار تهیه RFP از نظر اجرایی شامل مراحل مختلفی است که باید با برنامه‌ریزی و دقت زیادی انجام شود. از نظر اجرایی می‌توان ۵ مرحله برای کاربردی شدن RFP و آغاز فعالیت پروژه در نظر گرفت. این مراحل عبارتند از:
۱٫ شناخت نیازهای پروژه
۲٫ تهیه و تنظیم RFP
۳٫ارسال RFP برای اشخاص و شرکت‌های واجد شرایط اجرای پروژه براساس استانداردهای مورد تأیید
۴٫ برپایی جلسات پرسش و پاسخ
۵٫ دریافت پیشنهاد‌‌ها از شرکت‌های مختلف
در مرحله چهارم شما می‌توانید براساس برنامه زمان‌بندی شده و با توجه به حجم پروژه روز یا روزهای مشخصی را اعلام کنید و در ساعت معینی به شرکت‌ها اجازه دهید با حضور در جلسه‌های مشترک سؤال‌های احتمالی خود را برای ارایه دقیق‌تر پیشنهاد خود ارایه دهند.
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.