چارچوب استاندارد تهیه RFPدر مناقصات IT اگر قصد اجرای یک پروژه و تهیه RFP آن را داشته باشید، باید بدون توجه به حجم پروژه یک چارچوب استاندارد برای محتوای آن از جنبه‌های فنی و اجرایی تهیه و ارایه دهید. این چارچوب شامل اطلاعات زیر خواهد بود. جلد روی جلد RFP مجموعه‌ای از اطلاعات کلی و […]
چارچوب استاندارد تهیه RFPدر مناقصات IT
اگر قصد اجرای یک پروژه و تهیه RFP آن را داشته باشید، باید بدون توجه به حجم پروژه یک چارچوب استاندارد برای محتوای آن از جنبه‌های فنی و اجرایی تهیه و ارایه دهید. این چارچوب شامل اطلاعات زیر خواهد بود.
جلد
روی جلد RFP مجموعه‌ای از اطلاعات کلی و مهم به عنوان شناسه پروژه برای جلب توجه در نگاه اول درج می‌شود. این اطلاعات شامل نام سازمان، عنوان پروژه، تاریخ برگزاری جلسه، مهلت ارسال پیشنهاد، تهیه کننده، تاریخ تهیه، شماره کلاسه و… درج می‌شود.
ضمانتنامه
RFP در واقع گزارشی از واقعیت‌های شرکت شما از جنبه فنی، امکانات، دانش فنی، نیروی انسانی و سرمایه است. در بازار رقابتی نیز اطلاعات به خصوص اگر صحت و سقم آن توسط شرکت‌ها تأیید شده باشد، بسیار گرانبهاست و رقبای تجاری از آن با روی خوش بهره‌برداری می‌کنند. بنابراین شما برای ارایه این اطلاعات در قالب RFP به شرکت‌های دیگر آنها را از طریق امضای یک ضمانتنامه مجاب کنید تا در حفظ اطلاعات شما کوشا باشند. ضمانتنامه و تعهدات مربوط به بازگرداندن RFP پس از اتمام فرایند مناقصه جز نکاتی است که باید در دو نسخه به امضای شرکت‌کنندگان در مناقصه پروژه برسد.
بخش اداری و اجرایی
در این قسمت باید یکسری اطلاعات در مورد روش تهیه و ارسال اطلاعات به شرکت درج شود تا کلیه RFPها از نظر ساختاری دارای ساختار مشابهی باشند. این اطلاعات شامل موارد زیر است:
* مقدمه که شامل تشریح دلایل تهیه RFP و توضیحاتی درباره محدوده تأثیری است که پروژه در سازمان به خود اختصاص خواهد داد.
* معرفی کلی سازمان و تشریح بخشی که درخواست خدمات پیشنهادی مربوط به آن است به همراه اطلاعاتی در مورد منابع انسانی، برنامه‌های جاری و آتی
* بیان هدف‌ها، نیازها، مزیت‌ها، امکانات، محدودیت‌ها و مشکلات موجود و احتمالی سازمان و مجریان پروژه از جمله نکته‌های بعدی هستند که باید مورد توجه نویسندگان RFP قرار گیرد.
* ساختار و قالبی که پیشنهادها باید براساس آن ارایه شود که شامل تعیین ترتیب ارایه مطالب، اولویت‌های احتمالی، نوع اسناد از جمله مکتوب بودن یا الکترونیکی بودن یا ارسال با نمابر، پیشنهادهای الکترونیکی با چه نرم‌افزارهایی تهیه و چگونه ارسال شوند؟ به‌وسیله پست الکترونیک یا با استفاده از فلش و سی‌دی ارسال شود؟
* چند نسخه از اسناد طرح پیشنهادی باید برای سازمان ارسال شود.
* بیان این‌که تأمین چه موارد و امکاناتی برعهده سازمان است و کدام موارد را خدمات‌دهنده پروژه باید تأمین کند.
* اطلاعاتی در مورد فرایند و شرایط ارجاع پروژه و روش مورد نظر سازمان برای پاسخگویی خدمات‌دهنده شامل اطلاعات کامل شرکت
* ضوابط، معیار‌‌ها و روش ارزیابی پیشنهادهای رسیده به سازمان شامل آخرین مهلت (تاریخ و ساعت) ارایه طرح‌های پیشنهاد به همراه توضیحاتی مبنی بر عدم پذیرش طرح‌های پس از مهلت اعلام شده
* تعیین کردن نحوه تحویل طرح‌های پیشنهادی به عنوان مثال آیا پاکت طرح باید به صورت دستی تحویل مسؤولان سازمان شود یا پستی؟ آیا پاکت طرح‌ها باید توسط شرکت پیشنهاددهنده مهر و موم شود؟
* تعیین شرایط نحوه ارایه جزییات مالی طرح پیشنهادی که مثلاً باید در یک پاکت جداگانه بسته‌بندی شود یا پیشنهاددهنده می‌تواند آن را به همراه اسناد پیشنهادی ارسال کند؟
* تعیین بخش‌هایی که باید در طرح فروشندگان موجود باشد. تهیه لیست از بخش‌هایی که شما انتظار دارید در طرح وجود داشته باشد به شما کمکی کند تا از یکنواختی طرح‌های دریافتی مطمئن شوید. انجام این کار باعث راحتی و ساده شدن مقایسه می‌شود.
به عنوان نمونه می‌توان ترتیب زیر را به شرکت‌های متقاضی دریافت RFP پیشنهاد داد.
۱٫ جلد
۲٫ خلاصه مطالب مندرج
۳٫شرح فنی خدمات پیشنهادی
۴٫شرح مدیریتی
۵٫ مشخصات فروشنده
۶٫ برنامه زمانی پیشنهادی
۷٫هزینه‌ها
۸٫ اطلاعات تماس
* قوانین و مقررات داخلی و خارجی مؤثر بر پروژه
* شرایط و روش پاسخگویی سازمان به سؤال‌های احتمالی خدمات‌دهندگان
۱٫ برنامه زمان‌بندی جلسه‌های پرسش و پاسخ یا جلسه‌های توجیهی که گاه ممکن است به علت حجم بالا یا فنی بودن RFP برای رسیدن خدمات‌دهندگان به درک بهتری از شرایط واقعی سازمان و نیازهای آن لازم باشد جزییات بیش‌تری در اختیار آنها قرار گیرد.
۲٫ اطلاعات لازم برای تماس با فرد یا افرادی که در سازمان می‌توانند سؤالات شرکت‌ها را دریافت کنند و پاسخگو باشند.
۳٫روشی که شرکت‌های می‌توانند اقدام به طرح و دریافت سؤال‌‌ها کنند. مثل جلسه‌های حضوری، تلفن، نمابر، ایمیل و… .
۴٫ آخرین مهلت ارسال پرسش‌های احتمالی
* اطلاعاتی در مورد نحوه ارزیابی و شاخص‌های مؤثر در تعیین برنده مناقصه این کار کمک می‌کند که شرکت‌های خدمات‌دهنده متوجه شوند که تنها قیمت در تعیین برنده مؤثر نیست و شاخص‌های مختلفی می‌تواند در افزایش و کاهش امتیاز نسبی ایشان مؤثر باشد.
* تاریخ و نحوه اعلام شرکت منتخب
* توضیح در مورد مالکیت سازمان نسبت به اسناد و طرح‌های پیشنهادی ارایه شده و عدم عودت آنها پس از اتمام فرایند مناقصه پروژه
* کارشناسان تهیه‌کننده RFP: از آنجا که فرایند تهیه RFP خود به اندازه یک پروژه نیاز به دقت و کار دارد باید در این بخش مسؤول مستقیم پروژه معرفی و توضیحاتی درباره سوابق وی ارایه شود. همچنین حکم سازمانی و لیست اعضای این پروژه باید درج شود.
* مشخصات شرکت خدمات‌دهنده، از جمله بخش‌های مهمی است که در آن باید از شرکت‌های متقاضی حضور در مناقصه خواسته شود تا توانایی‌‌ها و شایستگی‌های خود را برای انجام پروژه با ارایه اطلاعات زیر اعلام کند:
۱٫ توضیحات کاملی در مورد شرکت، سابقه آن و خدماتی که در حال حاضر ارایه می‌کند.
۲٫ اطلاعاتی در مورد منابع تأمین مواد‌اولیه شرکت لازم است که شما بدانید شرکت طرف شما محصولات نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و… را خود تولید می‌کند یا به عنوان نماینده و کارگزار شرکت دیگری آنها را به شما ارایه می‌دهد. این کار به شما کمک خواهد کرد تا نسبت به در دسترس بودن محصول برای برنامه‌های تعمیر و نگهداری، ارتقا و پشتیبانی اطمینان کامل داشته باشید.
۳٫ توضیحاتی در مورد مشخصات، قابلیت‌ها، تجربیات و ظرفیت‌های خاصی که شرکت خدمات‌دهنده می‌تواند برای انجام موفقیت‌آمیز پروژه ارایه دهد. در واقع شرکت‌ها باید از این طریق ارزش افزوده‌ها و مزیت نسبی خود را قیاس با سایر شرکت‌ها به نمایش بگذارند.
۴٫ توضیح مشخصات تجربی و علمی اعضای تیم در نظر گرفته شده برای پروژه
۵٫ اطلاعات مناسبی در مورد مشتریان فعلی، شامل تعداد خدمات مشابه و مدارک اجرای موفقیت‌آمیز پروژه‌ای با اندازه و پیچیدگی مشابه با پروژه حاضر
۶٫ اطلاعات تماس با شرکت‌هایی که ۳ پروژه مشابه از نظر اندازه، کاربرد و حوزه عملکرد برای آنها انجام شده است.
بخش فنی
در این بخش تمامی جزییات مورد انتظار به‌طور کامل تعریف و تشریح می‌شود و شرکت‌های پیشنهاددهنده با مطالعه این بخش اطلاعات کاملی در مورد هر یک از بخش‌های تکنیکی و نیازهایی که باید در سیستم‌های جدید پوشش دهند به دست می‌آورند. این بخش شامل موارد زیر خواهد بود:
* وضع موجود سازمان در محدوده پروژه یا سیستم موردنیاز و اطلاعات محیط فنی سازمان تا آنجا که بتواند پیشنهاددهنده را در جهت شناخت صحیح پروژه یا سیستم یاری کند.
* نیازها و انتظارات سازمان در حوزه پروژه یا سیستم مورد نیاز
* سوابق پروژه‌های مشابه در سازمان
* گستره سرویس مورد نیاز، شامل تعداد کاربران که در پروژه برنامه‌ریزی شده است.
* کلیه در خواست‌ها و پیشنهادها و ضوابط فنی و علمی مورد نیاز سازمان و کاربران
* نباید فراموش کنیم که نیازها را با دقت و جزییات کامل مطرح کنیم تا خدمات‌دهندگان بتوانند به درک درستی از دیدگاه‌های ما برسند و پیشنهادهای فنی خود را مطابق با نیازهای سازمان ارایه دهند.
* اهداف عینی برای گستره پروژه و خروجی مورد انتظار سازمان باید ذکر شود.
* مشخصات فنی و کارکردی برای زیرساخت‌ها، اتصالات و برنامه‌های کاربردی و روش‌های کار تعیین شوند.
* در RFP باید گستره خدمات پیشنهادی را با جزییات کامل برای خدمات‌دهنده تشریح کرد. به عنوان مثال:
۱٫ چگونگی دسترسی و نیازهای ارتباطی سرویس موردنظر را تعیین کند.
۲٫ استانداردهای فنی که فروشنده برای این پروژه استفاده خواهد کرد.
۳٫ چگونگی ارتقای سرویس‌های مورد نظر در آینده
۴٫چگونگی تأمین امنیت و زیرساخت‌های امنیتی
بخش مدیریتی
در بخش مدیریتی، اطلاعات مربوط به دیدگاه‌های مدیریتی سازمان در پروژه ارایه می‌شود از این طریق پیشنهاددهنده می‌تواند با محدودیت‌ها و شرایط اجرای پروژه آشنا شود. اطلاعات این بخش می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
* برنامه پروژه که شامل یک برنامه اجرایی شامل تاریخ‌های تحویل در فازهای مختلف، ارتباطات کاری، وظایف و نحوه ارایه گزارش‌های کار است.
* برنامه زمان‌بندی‌شده پروژه که از تاریخ آغاز تا پایان پروژه تمامی جزییات را به اطلاع سازمان خواهد رساند.
* روش طراحی، توسعه و پیاده‌سازی که شامل مباحث و شیوه‌های مدیریتی و نظارتی و تضمینی برای چگونگی طراحی گستره خدمت مورد نظر، تست‌ها، اجرای نهایی و گارانتی است.
* تعیین تیم مدیریت پروژه از سوی فروشنده به همراه ذکر نفرات اصلی اجرای پروژه و چگونگی استقرار تیم پروژه
* چگونگی تحویل، نصب و راه‌اندازی سیستم‌ها
* روش آزمون پذیرش
* چگونگی آموزش که بیان‌کننده همه آموزش‌های پیش، همزمان و پس از پروژه است.
* چگونگی پشتیبانی که شامل تشریح کلیه فعالیت‌های پشتیبانی و چگونگی ایجاد آن است.
* روش مستندسازی فرآورده‌های پروژه
بخش هزینه‌ها و درآمدها
هزینه‌ها: در این بخش همان‌طور که از نام آن برمی‌آید، سازمان ارایه‌دهنده RFP باید جزییات هزینه‌های قابل پیش‌بینی و احتمالی را از پیشنهاددهنده بخواهد. شرکت خدمات‌دهنده باید هزینه‌های مختلف را به صورت تفکیکی با جزییات کامل و در نهایت به صورت رقم کلی به سازمان اعلام کند. شایسته است همه شرکت‌ها قیمت‌های پیشنهادی خود را برای بخش‌های مختلف پروژه به صورت مشابه و با پیروی از یک جدول خاص ارایه کنند تا امکان مقایسه دقیق‌تر وجود داشته باشد.
* ارایه ساختار یکسان برای نحوه دریافت قیمت از پیشنهاددهندگان
۱٫ هزینه سخت‌افزاری به تفکیک تمام قطعات با ذکر بازه زمانی
۲٫ هزینه‌های تولید یا تأمین نرم‌افزار با مشخص شدن نوع لیسانس و سطح نسخه‌های مورد استفاده
۳٫ هزینه‌های نصب
۴٫ هزینه‌های اجرایی شدن، نگهداری و پشتیبانی
۵٫ هزینه‌های آموزش
۶٫ هزینه‌های مستندسازی
۷٫ هزینه‌های مدیریت پروژه به تفکیک نیروی انسانی، سفر‌‌ها و…
۸٫ هزینه‌های مشاوره
۹٫ هزینه‌های گارانتی
۱۰٫ هزینه‌های متفرقه
* آنالیز قیمت پیشنهادی و مزیت‌های نسبی قیمت‌ها
درآمدها: در RFP باید اطلاعاتی در مورد درآمد‌های تخمینی مورد انتظار از اجرای پروژه آورده شود که شامل پیش‌بینی اوضاع بازار و برآوردهای رشد استفاده سرویس‌های مورد نظر برای دوره‌های اقتصادی سال‌های آتی و مدت زمانی که لازم است تا مشتریان سازمان به‌کاربران سرویس‌‌ها تبدیل شوند …
پیوست‌ها
در این بخش اطلاعات جنبی شامل متن‌ها، تصاویر و سند‌های قابل استفاده و مفید برای پیشنهاددهندگان تهیه و ارایه می‌شود.
* متن و ساختار کلی قرارداد
* ساختار مورد نظر سازمان برای دریافت پیشنهادها
* تحقیق‌های و بررسی‌های مرتبط با سازمان که شامل اطلاعات آماری و مستندات فنی باشد.
* اطلاعات مورد نیاز در ارتباط با پروژه
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.