نقش عامل چهارم در مدیریت پروژه‌ها مقدمه در کشور ما اکثر پروژه‌ها با نظام ۳ عاملی (کارفرما، مشاور و پیمانکار) اجرا می‌شود. در این نظام، وظیفه هماهنگی و مدیریت امور با کارفرما می‌باشد. این وظیفه با توجه به گستردگی فعالیت‌ها و وظایف کارفرما به خوبی صورت نمی‌گیرد. به همین علت، بیشتر پروژه‌ها با تأخیر در […]
نقش عامل چهارم در مدیریت پروژه‌ها
مقدمه
در کشور ما اکثر پروژه‌ها با نظام ۳ عاملی (کارفرما، مشاور و پیمانکار) اجرا می‌شود. در این نظام، وظیفه هماهنگی و مدیریت امور با کارفرما می‌باشد. این وظیفه با توجه به گستردگی فعالیت‌ها و وظایف کارفرما به خوبی صورت نمی‌گیرد. به همین علت، بیشتر پروژه‌ها با تأخیر در زمان و افزایش هزینه‌ها مواجه است. جهت تعدیل این مشکل نظام ۴عاملی که مدیریت پروژه به عنوان عامل چهارم به ۳ عامل دیگر افزوده شده در سال ۱۳۷۸ از طرف سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی پیشنهاد شد. در این نظام وظایف کارفرما در قالب قراردادی به یک شرکت تخصصی مدیریتی محول می‌شود.
عامل چهارم، عاملی «سازمان افزار» است که ۳ عامل دیگر را با هم هماهنگ می‌کند.
تعریف مشاور عامل چهارم
به منظور حفظ یکپارچگی پروژه و اطمینان از روند صحیح امور و هدایت و نظارت کلی پروژه و نیز معماری کلی پروژه، مشاور عامل چهارم به تشخیص کارفرما انتخاب می‌گردد. عامل چهارم در طول همکاری و اجرای پروژه، همراه و همگام با کارفرما عهده‌دار طراحی و اجرا و نظارت پروژه خواهد بود. وظیفه عامل چهارم، ارایه خدمات مشاوره در حوزه‌های مورد توافق کارفرما و نیز نظارت بر امور اجرایی و تأیید خروجی‌های کارگروه‌های تخصصی قبل از ارایه به کارفرما طرح است. همچنین عامل چهارم عهده‌دار تأیید روش‌ها، دستورالعمل‌ها و استانداردهای فنی و اجرایی است تا یکپارچگی پروژه همواره حفظ گردد. تهیه و تدوین تقاضا برای پروژه‌های مختلف نیز بر‌عهده عامل چهارم می‌باشد.
مزایای وجود عامل چهارم
• بسترسازی و تبیین راهکارهای ایجاد فضای R&D در پروژه
• تضمین دستیابی به اهداف پروژه
• کاهش عارضه‌ها و یافتن حلقه‌های مفقوده در ارتباط با عوامل پروژه
• وجود رویکرد مناسب در پروژه
• کاهش تأخیر در انجام مراحل پروژه
• تضمین کیفیت مؤلفه‌های پروژه و ایجاد یکپارچگی در اجرا
• ایجاد مفاهمه مشترک میان دست‌اندرکاران پروژه
• تشخیص و رفع ریسک‌ها و گلوگاه‌ها و عدم‌وقوع تأخیر و یا توقف در پروژه
شرح خدمات عامل چهارم
۱- اقدامات اولیه قبل از انتخاب پیمانکار
• جمع‌آوری اطلاعات لازم و سوابق پروژه و تعامل فعال باعوامل مختلف بررسی استاندارد‌ها
• ارتباط با مراکز علمی، پژوهشی و دانشگاهی و سایر نهادهای قانونی و تخصصی
• بهینه‌سازی روش‌های سرمایه‌گذاری
• تدوین استراتژی کلان پروژه
• تدوین استانداردهای لازم
• انتخاب روش کنترل کیفیت
• تدوین مدل‌های انتقال تکنولوژی
• تعیین استراتژی‌ها، مشخص‌کردن متدلوژی
• تهیه طرح تفضیلی پروژه
• تهیه درخواست برای ارایه پیشنهاد (RFP)
• انجام اقدامات لازم برای ارجاع خدمات.
۲- اقدامات موردنیاز جهت انجام کامل مناقصه
• برگزاری مناقصه
• بررسی شرکت‌های موجود از جهت داشتن توان اجرای پروژه
• انتخاب پیمانکاران
• ارجاع کار به پیمانکار ذی‌صلاح
• بررسی و تأیید برآوردهای مالی، برنامه زمانی و قدرت اجرای تعهدات پیمانکار
• تدوین قراردادهای مربوطه شامل تهیه قرارداد تیپ و انتقال حقوق معنوی
۳- اقدامات حین اجرا
• کنترل کیفیت خدمات پیمانکاران
• بررسی و نظارت نحوه انجام و نتایج اقدامات پیمانکاران
• کنترل و نظارت بر خدمات طراحی، پیاده‌سازی، راه‌اندازی و تحویل دستاوردهای پروژه
• ابلاغ و بازبینی فن‌آوری و تفکیک کار
• خدمات هماهنگی، برنامه‌ریزی و کنترل پیشرفت کار
• هماهنگی‌های لازم میان کارفرما و پیمانکار
• انتقال تکنولوژی ازشرکت‌های صاحب تکنولوژی
• مطابقت مشخصات خروجی‌های اصلی پروژه با خواسته‌های طرح شده در سند اولیه پروژه
• مطابقت مواد قانونی قراردادها اعم از زمان، نوع تحویل، آموزش، نوع پشتیبانی و مشخصات محصول (ها)
• مصالحه بین کارفرما و پیمانکار در موارد مورد اختلاف
• آزمایش فنی بخش‌های مختلف پروژه و انجام امور اعتبارسنجی (Validaton) و وارسی (Verification)
۴- تدارکات
مدیریت بر خدمات تدارک تجهیزات شامل
• تهیه فهرست سازندگان و فروشندگان
• همکاری در برگزاری مناقصه و عقد قراردادهای مربوط به تجهیزات
• پیگیری اجرایی قراردادها و کنترل و بررسی تجهیزات و تأیید مطالبات
۵- سازماندهی برای بهره‌برداری
• مدیریت تأمین زیرساخت‌ها
• تجهیزات سخت افزاري و نرم‌افزاری
• سیستم‌های عملیاتی و اطلاعات مدیریت
• نظارت بر آغاز بهره‌برداری
• ایجاد بانک‌های اطلاعاتی جدید
• تهیه ساختار سازمان بهره‌بردار
• آموزش نیروی انسانی مورد نیاز
• شاخص‌های بهره‌وری و قراردادهای واگذاری خدمات دوره بهره‌برداری
۶- پشتیبانی
• سفارش و اخذ نتایج پروژه‌های تحقیق و توسعه حسب نیاز به مراکز علمی و پژوهشی
• هدایت برنامه‌های پژوهشی و کاربردی بلند مدت
• شناسایی و تعریف پروژه‌های جلو برنده استراتژیک
• تعریف گروه کارهای تخصصی جهت انجام پروژه‌های کاربردی
• هدایت فعالیت گروه‌های کاری تخصصی
• انجام مطالعات لازم در زمینه عملیاتی‌سازی و استمرار نتایج پروژه در کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلند‌مدت
سازوکار اجرایی
عامل چهارم بسته به شرح خدماتی که از سوی کارفرما در مقاطع مختلف پروژه برایش تعریف می‌گردد می‌تواند در سطوح مختلفی به اجرای وظایفش بپردازد. بنابراین روند و مراحل اجرایی آغاز فعالیت عامل چهارم به قرار زیر می‌تواند باشد
۱٫ تعیین وظایف شرکت مشاور عامل چهارم با توجه به شرح خدمات پیشنهادی
۲٫ تعیین نقش شرکت مشاور عامل چهارم در ساختار پروژه با توجه به تعاملات داخلی و خارجی بخش‌های طراحی شده در شرکت عامل چهارم
۳٫ عقد قرارداد با مشاور عامل چهارم با توجه به وظایف و نقش تعیین شده
کسب خدمات مدیریت پروژه (عامل چهارم) به عنوان یک استراتژی
یکی ازحلقه‌های ضعیف در چرخه پروژه (Project Cycle)، موضوع مدیریت پروژه به‌طور اعم و در زمان اجرا به‌طور اخص می‌باشد. در اغلب پروژه‌ها و طرح‌ها مشاهده می‌شود که علی‌رغم وجود منابع مالی، نیروی انسانی و مصالح، پروژه‌ها با تأخیر زیاد و هزینه‌های مضاعف انجام می‌شوند. در چنین شرایطی می‌توان با کسب خدمات مدیریت پروژه از طریق شرکت‌های مستقل از مجموعه کارفرما، ریسک‌های مربوطه را از دوش کارفرما برداشته و به شرکت‌های مزبور منتقل کرد. همان‌گونه که در شکل زیر نشان داده شده است، عامل چهارم باید به عنوان بازوی قدرتمند کارفرما عمل نموده و پلی مطمئن و پایدار بین وی و کلیه عوامل پیمانکار و مشاوره‌ای ایجاد نماید. در واقع این عامل چهارم است که، جز اختیارات محدودی که برطبق قوانین جاریه کشور قابل تفویض به غیرنیست تقریباً تمام اختیارات قانونی و حقوقی کارفرما را عهده‌دار بوده و به عنوان امین کارفرما در کلیه جنبه‌های مالی، حقوقی و فنی ایفای نقش می‌نماید.
برای توضیح و تبیین بیشتر نقش مذکور، شکل زیر تهیه گردیده است. با عنایت به این شکل می‌توان اثرات وجودی عامل چهارم را در تحقق محورهای اصلی زیر در فرایند شکل‌گیری پروژه تا مرحله بهره‌برداری ترسیم نمود
مدیریت زمان
یکی از کلیدی‌‌ترین تکالیف مدیریت پروژه، تلاش برای حصول اطمینان از انجام به موقع و مطابق برنامه‌های مدون پروژه از سوی پیمانکاران و مشاوران ذی‌ربط می‌باشد. بدیهی است مدیریت زمان نقش تعیین کننده‌ای در هزینه‌ها و اقتصاد پروژه خواهد داشت.
مدیریت هزینه ها
در طول این فرایند باید واحد مدیریت پروژه فعالیت‌های مشاورین و پیمانکاران را به‌گونه‌ای نظارت، هدایت و راهبری نماید که حتی المقدور هزینه‌های پروژه در چارچوب بودجه مصوب عملی گردد.
مدیریت کیفیت
اگرچه کنترل کیفی اجزاء مختلف پروژه به عهده مشاورین و پیمانکاران ذی‌ربط می‌باشد لکن نقش حیاتی و مهم واحد مدیریت پروژه، مراقبت و اطمینان از تحقق این مسؤولیت‌ها به‌طور صحیح و قابل قبول از سوی عوامل ذی‌مدخل به نحوی است که تمامی مراحل پروژه از مطالعه، طراحی، ساخت، تأمین تجهیزات و نصب و انجام کلیه کارهای عمرانی تا مرحله بهره‌برداری رعایت گردد.
مدیریت منابع
منابع انسانی و فیزیکی درواقع اصلی‌‌ترین عوامل محرکه در فرایند مطالعه و اجرای پروژه محسوب می‌شوند، نقش مدیریت پروژه در ارزیابی و پیگیری تخصیص این منابع از سوی مشاوران و پیمانکاران مطابق نیازهای پروژه با روش‌های اقتصادی قابل قبول و مشخص نمودن به موقع کمبود‌ها به منظور ایجاد تعادل و توازن بین بودجه و زمان می‌باشد.
مدیریت ارتباطات
تولید به موقع اطلاعات، جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و قراردادن آن‌‌ها دراختیار نیروهای کار درونی پروژه و بیرونی آن و بالأخره تهیه و تدوین پایگاه‌های اطلاعاتی لازم به عنوان مهم‌ترین و کلیدی‌‌ترین ابزار مدیریت پروژه به منظور جلوگیری از کارهای تکراری، برداشت‌های متفاوت از موضوعات، کاهش ریسک، کنترل هزینه‌ها و زمان محسوب می‌شود. مستند نمودن کلیه رویدادهای مهم در فرایند اجرای پروژه از طریق تهیه و تدوین فیلم‌ها، عکس‌‌ها و گزارشات لازم و طراحی سیستم‌های مناسب برای نگهداری و بازیافت آن‌‌ها نیز از جمله فعالیت‌ها دراین خصوص می‌باشد.
مدیریت قراردادها
در فرایند مطالعات و اجرای یک پروژه ممکن است ده‌ها قرارداد برای انواع و اقسام مطالعات، خدمات جنبی، کارهای سيویل، تجهیزات و… منعقد گردد، بدیهی است پایش کلیه این قراردادها از منظرهای حقوقی، مالی، زمانی و سایر جنبه‌های دیگر یکی از حساس‌‌ترین کارهای مربوط به مدیریت پروژه است. برخی از ابعاد این بخش از فعالیت‌های مدیریت پروژه به شرح زیر درج می‌شود
• بررسی و ارزیابی تغییرات در قراردادها
• بررسی صحت صورت‌وضعیت‌ها برای پرداخت آن‌‌ها
• بررسی مشکلات و دعاوی پیمانکاران
• بررسی ضمانت‌نامه‌های بانکی حسن انجام کار
• برنامه‌ریزی برای تحویل خروجی‌های پروژه طبق قرارداد
• تهیه و تدوین گزارشات عملکرد و پیشرفت اجرای پروژه‌ها و ارزیابی نقاط قوت و ضعف پیمانکاران و مشاوران
• برگزاری کارگاه‌های مهندسی ارزش برای کاهش هزینه‌ها و ارتقای کیفیت پروژه
• همکاری با کارفرما در زمینه تملک اراضی
• تطبیق کارکرد‌ها با آیتم‌های مندرج در قراردادها
با عنایت به توضیحات بالا آشکار می‌شود که نقش واحد مدیریت پروژه در مراحل مختلف پروژه و به بهره‌برداری رسیدن آن به شکل مطلوب، با کمترین هزینه و زمان و حداکثر ایمنی، بسیار حساس و تعیین کننده می‌باشد و بدون تردید چنان‌چه استفاده از این واحد در یک پروژه مورد توجه باشد در اولویت اول باید با اعمال معیار‌ها و ضوابط مناسب تمهیداتی اندیشیده شود که واحد انتخاب شده بتواند به‌طور واقعی از عهده مسؤولیت‌های مذکور بر بیاید.
منابع
• مستندات شرکت هزاره سوم
• سایت وزارت نیرو
روزنامه مناقصه‌مزایده ۷۸۲
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.