تالیف و گردآوری : علیرضارضایی عنوان مقاله: مدیریت بازخورد در سازمان، امور فردی و اجتماعی مقدمه : بازخورد اطلاعاتی است که فرد، سازمان، جامعه و یا هر سامانه‌ای، با توجه به عملکردشان دریافت می‌کنند. این اطلاعات شامل پیامهایی است که از طریق مخاطبین، ناظرین، تجهیزات و یا حسگرها در واکنش […]
تالیف و گردآوری : علیرضارضایی
عنوان مقاله: مدیریت بازخورد در سازمان، امور فردی و اجتماعی
مقدمه :
بازخورد اطلاعاتی است که فرد، سازمان، جامعه و یا هر سامانه‌ای، با توجه به عملکردشان دریافت می‌کنند. این اطلاعات شامل پیامهایی است که از طریق مخاطبین، ناظرین، تجهیزات و یا حسگرها در واکنش به عملکردها، ارسال می‌گردد. بازخوردها این قابلیت را دارند که باعث برانگیختن و هدایت رفتارهای مؤثر و مثبت شوند و عملکردها را بهبود بخشند و از سوی دیگر مانعی برای بروز رفتارهای غیرمؤثر باشند. علاوه بر این، بازخوردها می‌توانند خودآگاهی و اعتماد به نفس را افزایش دهند، اما انتظار وقوع چنین پیامدهای مثبتی برای ارائه بازخورد، تابع چندین عامل دیگر است. قدرت پذیرش بازخورد در افراد، سازمان‌ها و سامانه‌ها متفاوت است؛ ویژگی‌های منبع بازخورد، ماهیت پیام و ویژگی‌های پذیرنده پیام، همگی بر تأثیر و کارآمدی بازخورد نقش تعیین‌کننده‌ای دارند. از طرف دیگر، اگر بازخوردها توسط افراد (عامل) به خوبی بررسی نشوند و یا در سازمان‌ها در جهت بهبود عملکردها مورد تحلیل و اصلاح عملکرد قرار نگیرند و یا اینکه در اجتماع و سامانه‌ها به‌صورت هوشمند و یا نیمه‌هوشمند به اصلاح مکانیزم و فرمان‌ها منجر نشود، احتمال بروز پیامدهای منفی بالاتر می‌رود.
مدیریت بازخورد، تکنیکی برای توسعه:
یکی از مهم‌ترین تکنیک‌هایی که عصر مدرن را از دوران کهن متمایز می‌کند، تکنیک «مدیریت بازخورد»(Feedback) است. بدون شک دستاوردهای خیره‌کننده دنیا در حوزه‌های علمی، مهندسی، پزشکی، اقتصادی، اجتماعی و… همه و همه مرهون استفاده صحیح و مدیریت بازخورد می‌باشد.
اعمال یا عدم اعمال این تکنیک بر سامانه(System)ها آنها را به دو دسته «کنترل‌پذیر» یا «کنترل‌ناپذیر» تقسیم می‌کند. «سامانه کنترل‌ناپذیر» مانند تیر شلیک شده به سمت هدف که در بین مسیر هیچ کنترلی بر آن نیست و میزان موفقیت در اصابت به هدف، به درجه مهارت در نشانه‌گیری اولیه دارد. «سامانه کنترل‌پذیر» مانند موشک که حتی اگر در شلیک اولیه قدری خطا داشته باشد، در طول مسیر خطایش جبران می‌شود.
سامانه‌های کنترل‌پذیر همواره مجهز به یک «مرکز کنترل هوشمند» است. این مرکز هوشمند می‌تواند یک قطعه مکانیکی ساده چون شناور یک کولر باشد یا پردازنده یک رایانه و یا مدیران و واحدهای برنامه‌ریزی و کنترل کیفی و… در سازمان‌ها و مسؤولان، رهبران و صاحب‌نظران در جوامع بشری، باشند.
در مجموعه‌های کنترل‌پذیر، دائماً میزان انحراف از اهداف و برنامه‌ها توسط حسگر(Sensor)هایی اندازه‌گیری می‌شود (حسگر در اینجا به معنی کانال‌ها، روش‌ها و نحوه‌ای که می‌توان بازخورد را دریافت و بعضاً اندازه‌گیری کنیم)، تحقیقات مشتری، بازخورد مشتری، تجهیزات الکترونیکی و مکانیکی، نقدها و مطالبات اجتماعی، برخورد دیگران، همراهی و یا عدم همراهی، کاهش فروش و یا افزایش هزینه‌ها، انحراف از معیار و… از جمله بازخوردهایی هستند که می‌توان از طریق حسگرها به‌دست بیاوریم.
وجود چرخه بازخورد، شامل: حسگر، اندازه‌گیری انحراف، شناسایی ماهیت بازخورد، بررسی و تحلیل، ارائه راهکار و در نهایت اصلاح عملکرد، یک فرآیند مستمر است و نباید قطع شود. هر قدر طراحی این چرخه هوشمندانه‌تر باشد، مجموعه (فرد، سازمان، جامعه) توسعه‌یافته‌تر و در تصحیح انحرافات چابک‌تر و تواناتر خواهد بود.
می‌توان گفت که توسعه‌یافتگی مجموعه‌ها و یا به عبارتی مدیریت بازخورد، بستگی مستقیمی دارد با:
– تعداد هر چه بیشتر حسگرها
– دقت و فواصل زمانی اندازه‌گیری انحراف و یا اشکال.
– شناسایی ماهیت بازخورد.
– بررسی و تحلیل دقیق و غیرمتعصبانه .
– ارائه سریع و دقیق راهکارهای اجرایی و منطقی.
– اصلاح عملکردها براساس راهکارهای ارائه شده.
– بازخورد مجدد و تکرار چرخه مدیریت بازخورد.
بازخورد واقعی و غیرواقعی:
اطلاعات غلط، نوفه (Noise) و یا پالس‌های اشتباه، شبه پیام‌های بازخوردی است که ممکن است در چرخه مدیریت بازخورد با نتایج واقعی عملکرد (بازخورد) اشتباه گرفته شود، مدیریت هوشمند بازخورد می‌بایست بتواند تفاوت بازخورد واقعی از غیرواقعی (نویز) را تشخیص دهد و مسیری را به اشتباه جهت اصلاح عملکرد خود طی ننماید که قطعاً به بروز بازخوردهای منفی و یا تهدیدکننده خواهد انجامید.
واقعیت این است که تضعیف و یا شکست بسیاری از کسب‌وکارها، ماندگاری برخی از مشکلات و نابسامانی‌های اجتماعی، عدم اصلاح رفتار و نحوه تعامل و یا تصمیمات افراد، غالباً به همین اطلاعات و بازخوردهای غیرواقعی برمی‌گردند که البته بسیاری از مجموعه‌ها فکر می‌کنند تشخیص سره از ناسره در این مورد، به سادگی قابل انجام است و متأسفانه همین مجموعه‌ها بیشترین ضربه را از اطلاعات غلط، پالس‌های منحرف‌کننده و نویزهای مغشوش‌کننده، متحمل می‌شوند.
بازخورد در مدیریت سرمایه انسانی:
در این قسمت از مقاله، به نقش مهم و مؤثر ارائه بازخوردهای مناسب به رفتار و عملکرد کارکنان در سازمان‌ها می‌پردازیم که می‌تواند اثرات ارزشمندی در ارتقای کیفی و کمی سرمایه انسانی و عملکردهای سازمانی برجا گذارد.
بازخورد در مدیریت یکی از مهارت‌های کلیدی است، مدیرانی که می‌خواهند به عنوان یک کوچ، رهبری سازمان را به سمت توسعه پیش ببرند می‌بایست به بهترین شکل از آن استفاده نمایند.
اخذ بازخورد مثبت می‌تواند روحیه طرف مقابل را تقویت کند و بازخورد منفی می‌تواند طرف مقابل را با حسی منفی و حتی مخرب مواجه کند.
مهارت بازخورد دادن می‌تواند برای مدیران و سرنوشت سازمان واقعاً کلیدی و مهم باشد. در پژوهش‌های بین‌المللی اکثر افراد (کارکنان) در سازمان‌ها معتقدند که در سازمان آنها :
– بازخورد کافی در سازمانشان وجود ندارد.
– بازخورد بیش از حد وجود دارد (مدیریت ذره‌بینی یا مدیریت خرد حاکم است).
– بیشتر بازخوردها منفی است و بازخورد مثبت به اندازه کافی وجود ندارد.
– بازخورد گمراه‌کننده است.
– بازخورد مبهم است.
– بازخورد با عجله است.
– بازخورد با تأخیر است.
و نتیجه این موضوع باعث تغییری جدی در عملکرد و خروجی سازمان می‌شود. شاید به شکل خلاصه بتوانیم بگوییم که بازخوردهای نامناسب در سازمان باعث می‌شود:
– افراد نگران و نامطمئن شوند.
-کیفیت کار پایین بیاید.
– اشتباهات دوباره تکرار شود.
– زمان بازخورد طولانی‌تر و پرتنش شود.
– بهره‌وری افت کند.
– مدیران اعتبار خود را نزد افراد از دست بدهند.
– افراد فرصت‌های ارزشمند یادگیری را از دست دهند.
– ارزیابی عملکرد مفهوم خود را ازدست بدهد.
مارشال گلداسمیت به مدیران پیشنهاد می‌دهد که هنگام بازخورد همکاران اصول زیر را رعایت کنید:
– از آنها برای مشارکت در این فرآیند تشکر کنید.
– زمانی را برای قدردانی از وقتی که به این کار اختصاص داده‌اند، در نظر بگیرید. تشکر خود را برای ورود به گفت‌وگویی سازنده صمیمانه و صادقانه ابراز کنید.
– ابتدا نقاط قوت خود را مرور کنید.
– به صورت شخصی خود را به تلاش مستمر در زمینه نقاط قوت متعهد کنید و از ارزیابی مثبت آنها قدردانی کنید. نکات قوت و مثبت را پیوسته ببینید و به زبان بیاورید.
– به صورت صریح در مورد توسعه زمینه‌های مورد علاقه صحبت کنید.
– صادقانه نسبت به هر خطایی که در گذشته داشته‌اید عذرخواهی کنید و برای بهبود آن واقعاً تلاش کنید.
– نظرات همکاران را برای بهبود آینده بخواهید.
– از نظرات خاص آنها که منجر به بهبود می‌شود بپرسید و نسبت به اهداف در نظر گرفته شده برای پیشرفت خود مطمئن شوید. نسبت به پشنهادهای آنها واقعاً توجه داشته باشید و در برنامه‌ریزی‌ها از آنها استفاده کنید.
– تعهدهای واقعی بدهید و قبل از هرچیز باور داشته باشین که نظر دیگران مهم است!
– فقط قول و تعهدی را بیان کنید که قادر به انجامش هستید. از تعهد بیش از حد اجتناب کنید. تعهد به این داشته باشید که همه ایده‌ها را گوش داده‌اید. هر پیشنهادی که باعث ایجاد باور قوی به تلاش برای بهبود منجر می‌شود را در نظر بگیرید.
– حمایت و همراهی‌های مستمر آنها را بخواهید.
– به همکارانتان، اطلاع دهید که می‌خواهید برنامه را پیگیری کرده و پیشنهاد‌ها و نظرات را در تمام فرآیند دنبال کنید. به صورت سازنده و مثبت ارتباط ایجاد کنید، تغییر مانند برنامه نیست، بلکه فرآیند است. در این فرآیند باید تمام اعضای سازمان با هم همراه شوند تا این فرآیند به نتیجه دلخواه برسد.
جمع بندی:
گرفتن بازخورد و همچنین اظهار کردن بازخورد هر دو راهی است برای بهبود عملکردها، رشد و توسعه‌یافتگی افراد (توسعه فردی)، جوامع (توسعه اجتماعی) و سازمان‌ها (توسعه اعتبار، برند و یا کسب‌وکار). مدیریت صحیح بازخورد در کسب‌وکار می‌تواند موفقیت‌های آتی و یا عدم گرفتاری در مشکلات و رکودها را تضمین نماید، مدیریت صحیح بازخورد به خوبی می‌تواند باعث توسعه جوامع و بالارفتن مشارکت اجتماعی و افزایش سطح رضایت‌مندی گردد و در نهایت مدیریت صحیح بازخورد می‌تواند به توسعه فردی بسیار کمک نماید.
البته این در صورتی است که چرخه صحیح بازخورد را بشناسیم و براساس الگوی منظم و مستمر نسبت به اخذ و یا ارائه بازخورد و اصلاح ساختار و یا عملکردها اقدام نماییم.
شاید نزدیک‌ترین معادل قرآنی بازخورد در حوزه انسانی، واژه «عبرت» باشد. عبرت به معنی پند گرفتن و جبران خطا و اشتباه به کار گرفته می‌شود، بیش از ۱۰ مرتبه در آیات قران این کلمه تکرار گردیده است و قرآن ضمن تأکید بر اصلاح مستمر عملکردها و رفتارها، عبرت‌آموزی را مختص صاحبان هوشمندی (اولوالالباب) و صاحبان حسگر(اولوالابصار) می‌داند.
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.