مستندسازی در مناقصات ،پیامد اصل شفافیت! سید احسان حسینی کارشناس حقوقی مناقصات یکی از اصول اساسی در مناقصات اصل شفافیت یا Transparency است. این اصل بسیار مهم بوده و تقریباً در بسیاری از قوانین تدارکاتی کشورهای دنیا به آن اشاره شده است. شفافیت به زبان ساده به این معناست که کلیه فرآیند مناقصات از آغاز […]
مستندسازی در مناقصات ،پیامد اصل شفافیت!
سید احسان حسینی
کارشناس حقوقی مناقصات
یکی از اصول اساسی در مناقصات اصل شفافیت یا Transparency است. این اصل بسیار مهم بوده و تقریباً در بسیاری از قوانین تدارکاتی کشورهای دنیا به آن اشاره شده است. شفافیت به زبان ساده به این معناست که کلیه فرآیند مناقصات از آغاز تا انتها باید کاملاً روشن و آشکار بوده و همگان بتوانند از تصمیمات مقامات عمومی‌مطلع شوند. شفافیت ابعاد مختلفی دارد مانند شفافیت اطلاعاتی، شفافیت مشارکتی و شفافیت نظارتی و از مهم‌ترین راههای مقابله با فساد است. در شفافیت اطلاعاتی آحاد جامعه از تصمیمات مربوطه اطلاع حاصل خواهند کرد. در شفافیت مشارکتی همگان باید امکان مشارکت در برنامه‌های عمومی‌را داشته باشند و در شفافیت نظارتی، دستگاه‌های ناظر فرآیندها را بررسی می‌کنند تا انحراف یا فسادی وجود نداشته باشد.
امروزه موضوع شفافیت اهمیت بسیار قابل‌ملاحظه‌ای پیدا کرده است. همانگونه که در شماره‌های گذشته درخصوص نظام مناقصات کشورهای دیگر ملاحظه کردیم تقریباً کلیه کشورها بر امر شفافیت تأکید داشته و مقررات و احکام متعددی در این خصوص تصویب کرده‌اند. در نظام حقوقی مناقصات ایران نیز این اصل در برخی قوانین به آن اشاره شده است.
ماده۱۷ قانون مدیریت خدمات کشوری مقرر داشته «به دستگاه‌های اجرایی اجازه داده می‌شود از طریق مناقصه و با عقد قرارداد با شرکت‌ها و مؤسسات غیردولتی براساس فعالیت مشخص، حجم کار معین، قیمت هر واحد کار و قیمت کل به طور شفاف و مشخص بخشی از خدمات موردنیاز خود را تأمین نمایند. در صورت عدم مراجعه متقاضیان، اجازه داده می‌شود با رعایت قانون برگزاری مناقصات و تأیید سازمان از طریق ترک تشریفات مناقصه اقدام گردد.»
به موجب ماده۲۳ قانون برگزاری مناقصات دولت موظف شده ظرف مدت یک‌سال بانک اطلاعات و پایگاه ملی‌اطلاع‌رسانی مناقصات را ایجاد و اطلاعات و اسناد زیر را ثبت و نگهداری کند:
۱ ـ فراخوان مناقصه.۲ـ نام و مشخصات اعضای کمیسیون، مناقصه‌گران و حاضران در جلسات مناقصات. ۳ـ خلاصه اسناد مناقصه. ۴ـ روش و مراحل ارزیابی کیفی مناقصه‌گران و نتایج ارزیابی آنها. ۵ـ صورتجلسات و نتایج ارزیابی‌ها. ۶ـ نام، مشخصات و نحوه انتخاب برنده یا برندگان مناقصه.
به علاوه وفق بند(ب) مناقصه‌گزار موظف است اطلاعات موضوع بند(الف) این ماده‌و نیز همه اسناد مناقصه را به نحوی مطمئن بایگانی و نگهداری و نسخه‌ای از آن را برای بانک اطلاعات مناقصات ارسال کند.
همچنین اطلاعات کلیه معاملات اعم از مناقصه و ترک مناقصه ـ جز آن دسته از معاملاتی که به تشخیص هیأت وزیران باید مستور بماند ـ باید از طریق شبکه ملی اطلاعرسانی مناقصات در اختیار عموم قرار گیرد. ضمن آن که بند(د) این ماده‌به تصویب آیین‌نامه اجرایی نظام مستندسازی و اطلاعرسانی مناقصات اشاره کرده که این آیین‌نامه در سال ۸۵ تصویب و اخیراً نیز هیأت وزیران اصلاح گردیده است.
در ادامه اهم احکام این آیین‌نامه را برای خوانندگان گرامی‌روزنامه مناقصه‌مزایده تشریح می‌کنیم. در همین ابتدا باید گفت: مطابق با این آیین‌نامه اطلاعرسانی فرآیندی که در آن اطلاعات مقرر در بند«الف» ماده(۲۳) قانون در اختیار عموم قرار داده می‌شود.
اهداف اصلی مستندسازی!
شاید بتوان گفت، هدف اصلی شفافیت مبارزه با فساد است و مستندسازی یکی از پیامدهای اصل شفافیت است. زیرا باعث می‌شود همگان محتاط بوده و نسبت به اجرای دقیق قانون اهتمام داشته باشند. همگان باید بدانند که وجوه عمومی چگونه و در کجا هزینه می‌شود. به موجب این آیین‌نامه. ضوابط، موازین و معیارهای نظام مستندسازی و اطلاعرسانی مناقصات به منظور تحقق موارد زیر تعیین می‌شوند:
۱ـ شفاف‌سازی و اطلاعرسانی بهنگام مناقصات.
۲ـ رقابت آزاد و رعایت اصل برابری حقوق مناقصه‌گران.
۳ـ ایفای بهنگام و کامل تعهدهای طرف‌های مناقصه (مناقصه‌گزاران و مناقصه‌گران)
۴ـ تسریع در مراحل برگزاری مناقصه.
تمام دستگاه‌های مناقصه‌گزار موضوع بند«ب» ماده(۱) قانون، باید مقررات نظام مستندسازی و اطلاعرسانی مناقصات را در کلیه معاملات بزرگ اعم از مناقصه و ترک مناقصه رعایت کنند. این نظام مشتمل است بر:
۱ـ اصول، روش‌ها، مقررات و استانداردهای مستندسازی و اطلاعرسانی مناقصات.
۲ـ نقش‌ها، تصمیم‌ها و اقدام‌های انجام شده در فرآیند برگزاری مناقصه.
۳ـ مفاد اسناد مربوط به برگزاری مناقصه از مرحله تأمین منابع مالی تا انعقاد قرارداد و نحوه اطلاعرسانی آنها.
فرآیند مستندسازی
به موجب ماده۳ فرآیند مستندسازی مناقصه شامل مراحل زیر است:
۱ـ مستندسازی جلسات مناقصه. ۲ـ مستندسازی پیش از فراخوان. ۳ـ مستندسازی فراخوان. ۴ـ مستندسازی ارزیابی شکلی پیشنهادها. ۵ ـ مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران. ۶ ـ مستندسازی گشایش پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه در یکی از انواع زیر: ۶ـ۱ـ مناقصات یک‌مرحله‌ای. ۶ـ۲ـ مناقصات دومرحلهای، شامل: ۶ـ۲ـ۱ـ مرحله ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها. ۶ـ۲ـ۲ـ مرحله ارزیابی مالی پیشنهادها. ۷ـ مستندسازی پس از تعیین برنده مناقصه. ۸ ـ مستندسازی دوره اجرای موضوع مناقصه.
ب ـ پیاده‌سازی نظام مستندهای مناقصات طی ترتیبات زیر انجام می‌شود:
۱ـ مستندسازی مکتوب: شامل تهیه مستندهای لازم به صورت مکتوب و بایگانی آنها در پرونده‌های مستقل و منظم که از تاریخ ابلاغ این آیین‌نامه باید اجراء شود.
۲ـ مستنـدسازی الکترونیکی: شـامـل ثبت نشـانی الکترونیکـی در پایگاه ملـی اطلاعرسانی مناقصات، ارسال و ثبت اطلاعات مناقصات در بانک اطلاعات مناقصات می‌باشد.
هدف اصلی از مستندسازی این است که هم دستیابی به سوابق و مستندات مناقصات فراهم شود و هم در آینده امکان نظارت بر آن میسر باشد. به‌علاوه در چنین حالتی مقامات برگزارکننده مناقصه سعی می‌کند مناقصه را به بهترین کیفیت برگزار کنند که نتیجه آن برگزاری مناقصه‌اش شفاف بوده که آحاد جامعه به طور مستقیم یا غیرمستقیم از مزایای آن منتفع می‌شوند.
ثبت مفاد خلاصه اسناد مناقصه تکلیفی اساسی!
در این آیین‌نامه مقرر شده خلاصه اسناد مناقصات باید در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات ثبت و اطلاعرسانی شود. البته در مناقصات مربوط به تدارک و خرید مصالح و تجهیزات، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، فهرست اقلام، تعداد و نوع آنها، محل و زمان تحویل، مبلغ یا درصد پیش‌پرداخت، نوع و مبلغ یا درصد تضمین انجام تعهدات، شرایط بازرسی و مهم‌ترین شرایط عمومی قرارداد می‌باشد.
همچنین در مناقصات مربوط به ساخت و اجرای طرح‌ها یا پروژه‌ها، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، محل یا محل‌های اجراء، برنامه‌ریزی انجام کار، فهرست مقادیر کلی، برآوردها (در صورت لزوم)، نحوه یا مسؤولیت نظارت و مدیریت، روش پرداخت، الگوی قراردادی و مهم‌ترین شرایط عمومی قرارداد است.
به علاوه در مناقصات مربوط به بهره‌برداری و نگهداری، در خلاصه اسناد علاوه بر موارد مذکور در بند«ب»، باید زمان‌بندی قرارداد، حدود مسؤولیت مالی، مبالغ مشروط و ثابت، تضمین‌های خاص و شرایط ویژه برای تحویل کار ذکر شود.
مناقصاتی که علاوه بر موارد فوق، تأمین مالی نیز منظور شده باشد، در خلاصه اسناد، باید شرایط مشارکت و حدود مسؤولیت مالی دو طرف قرارداد و کلیات تعهدات مالی برنده مناقصه نیز درج شود.
در مناقصاتی که موضوع معامله ترکیب موارد یادشده باشد، باید ترکیب اطلاعات فوق در خلاصه اسناد درج شود.
مستندسازی جلسات مناقصه گامی‌اساسی برای شفافیت!
این موضوع در ماده۵ مورد تأکید قرار گرفته است. حسب این مقرره در تمام جلسات مناقصه، باید اطلاعات زیر ثبت و مستند شوند:
نام و عنوان مناقصه‌گزار، تاریخ و محل تشکیل جلسه، موضوع مناقصه، فهرست مناقصه‌گران، حسب مورد، اسامی و سمت اعضای کمیسیون مناقصه، اسامی حاضران در جلسه، مفاد تصمیم‌ها، توضیحات و پاسخ به پرسش‌های مناقصه‌گران در جلسات مربوط به توضیح و تشریح اسناد.
شایان ذکر است؛ جلساتی که در فرآیند برگزاری مناقصه، حسب مورد تشکیل می‌شوند عبارتند از:
۱ـ جلسه پیش از فراخوان. ۲ـ جلسه گشایش استعلام‌های ارزیابی کیفی مناقصه‌گران. ۳ـ جلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران. ۴ـ جلسه گشایش پیشنهادها در مناقصات یک‌مرحله‌ای. ۵ـ جلسه اول گشایش پیشنهادها در مناقصات دومرحلهای (گشایش پاکت‌های فنی ـ بازرگانی). ۶ـ جلسه پایانی ارزیابی پیشنهادهای فنی ـ بازرگانی در مناقصات دومرحلهای. ۷ـ جلسه دوم گشایش پیشنهادها در مناقصات دومرحلهای (گشایش پیشنهادهای مالی). ۸ـ جلسه توضیح و تشریح اسناد.
صورتجلسات باید در داخل جلسات تهیه شوند و اعضای حاضر کمیسیون مناقصه (یا نمایندگان آنها) و اعضای حاضر کمیته فنی ـ بازرگانی ملزم به امضای صورتجلسات هستند. هر یک از اشخاص یادشده می‌توانند نظر مخالف خود را ضمن امضای صورتجلسه قید کنند.
ترتیب تهیه صورتجلسه نیز به شرح زیر می‌باشد:
۱ـ ثبت اطلاعات مربوط به جزءهای (۱) تا (۵) بند(ب)
۲ـ ثبت اسامی‌حاضران در جلسه و امضای آنها.
۳ـ ثبت خلاصه مذاکرات در جلسات توضیح و تشریح اسناد.
۴ـ ثبت تصمیم‌های جلسه.
۵ ـ امضای اعضای ارکان مناقصه حسب مورد.
در صورتی که در جلسات مناقصه، هر یک از اعضای اصلی (رئیس دستگاه مناقصه‌گزار، ذی‌حساب یا بالاترین مقام مالی دستگاه مناقصه‌گزار و مسؤول فنی دستگاه مناقصه‌گزار)، نماینده تام‌الاختیار خود را به صورت مکتوب برای شرکت در جلسات معرفی کنند، نام آنان در صورتجلسه ثبت می‌شود و در حکم امضای اعضای کمیسیون می‌باشد.
مستندسازی پیش از فراخوان
مستندهای پیش از فراخوان به شرح زیر می‌باشد:
شرح موضوع مناقصه، معرفی ارکان مناقصه، تعیین نوع مناقصه (عمومی یا محدود و یک‌مرحله‌ای یا دومرحلهای، مستندهای تأمین منابع مالی که در آن این اطلاعات باید درج شود: روش تأمین منابع مالی، محل تأمین اعتبار و نحوه ضمان تأخیر تعهدات برای انجام معامله، برآورد کلی موضوع مناقصه، حسب مورد، برنامه زمانی مناقصه، متن فراخوان و نحوه اطلاعرسانی آن، خلاصه اسناد مناقصه، اسناد مناقصه
پیش از انتشار فراخوان به دعوت دستگاه مناقصه‌گزار، جلسه کمیسیون مناقصه تشکیل می‌شود و موارد موضوع بند«الف» را تصویب و صورتجلسه پیش از فراخوان را به انضمام موارد مذکور درجزءهای(۱) تا (۷) بند«الف» تنظیم می‌کند و جهت بایگانی به رئیس دستگاه مناقصه‌گزار یا نماینده وی تحویل می‌دهد.
مستندسازی فراخوان
الف ـ مستندهای فراخوان به شرح زیر می‌باشد:
۱ـ متن فراخـوان شـامل آگهی ارزیابی، آگهی شـرکت در مناقصه یا دعوتنامه است که در آن موارد زیر باید درج شود:
۱ـ۱ـ نوع فراخوان (آگهی ارزیابی کیفی، آگهی مناقصه یا دعوتنامه.
۱ـ۲ـ نام و نشانی دستگاه مناقصه‌گزار.
۱ـ۳ـ موضوع مناقصه.
۱ـ۴ـ زمان، مهلت و نشانی دریافت اسناد.
۱ـ ۵ ـ مقدار یا برآورد اولیه موضوع مناقصه، حسب مورد.
۱ـ ۶ ـ هزینه تهیه اسناد و نحوه دریافت آن، حسب مورد.
۱ـ۷ـ مدت اعتبار پیشنهادها (موضوع بند«ی» ماده«۲» و بند« الف» ماده«۲۱» قانون).
۱ـ ۸ ـ نوع و مبلغ تضمین شرکت در مناقصه.
۱ـ ۹ـ نام و نشانی مدیر طرح یا مشاور، حسب مورد.
۱ـ۱۰ـ سایر توضیحاتی که به تشخیص مناقصه‌گزار لازم است.
۲ـ نسخه منتشر شده در روزنامه یا نسخه دوم دعوتنامه.
۳ـ اسناد یا اطلاعات مربوط به تصدیق وصول دعوتنامه (در مناقصات محدود).
۴ـ فهرست اسامی‌و نشانی کسانی که از طریق دعوتنامه به مناقصه محدود دعوت شده‌اند.
در صورت انجام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران و تهیه فهرست کوتاه، فراخوان مناقصه از طریق ارسال دعوتنامه به اطلاع مناقصه‌گران می‌رسد. در صورت وجود فهرست کوتاه، انتشار آگهی از طریق روزنامه‌های کثیرالانتشار لازم نیست.
ب ـ مستندهای یادشده در بند«الف» باید دربانک اطلاعات مناقصات ثبت و یک نسخه از آن، همزمان با ارسال یا انتشار فراخوان در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات منتشر شود.
پ ـ در فراخوان مناقصات درج نام‌های تجاری جز در موارد مربوط به خرید قطعات یدکی ممنوع است.
ت ـ در صورت تمدید مهلت دریافت و تحویل اسناد (موضوع بند«ج» ماده« ۱۸» قانون) یا تغییر نشانی‌های مندرج در فراخوان در هر یک از مراحل مناقصه، موضوع باید بی‌درنگ از طریق آگهی یا مکاتبه قابل تصدیق به اطلاع تمامی مناقصه‌گران برسد.
ث ـ انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار و پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات، مانع استفاده از روش‌های دیگر اطلاعرسانی نیست.
مستندسازی ارزیابی شکلی پیشنهادها
این موضوع در ماده۸ مرود تأکید واقع شده است در تمام مناقصات، اعم از یک‌مرحله‌ای یا دومرحلهای و مناقصات عمومی‌یا محدود، ارزیابی شکلی پیشنهادها باید مستند شود. در ارزیابی شکلی پیشنهادها (موضوع بند«ب» ماده«۶» قانون) موارد زیر بررسی، تعیین و مستند می‌شوند:
۱ـ پیشنهادهایی که در مهلت مقرر تسلیم نشده باشند.
۲ـ پیشنهادهایی که اسناد آنها ناقص باشند.
۳ـ پیشنهادهایی که طبق شرایط مقرر در اسناد مناقصه مهر و امضاء نشده باشند.
۴ـ پیشنهادهایی که شرایط تضمین شرکت در مناقصه را تأمین نکرده باشند، شامل فقدان تضمین، نقص تضمین یا تضمین غیرمعتبر.
۵ ـ پیشنهادهایی که براساس ارزیابی کمیسیون مناقصه یا کمیته فنی ـ بازرگانی (حسب مورد) مبهم یا مشروط باشند.
پ ـ پس از ارزیابی شکلی، پیشنهادهای قابل قبول و مردود با تعیین نام مناقصه‌گران و تعیین علل رد پیشنهادهای مردود، مستندسازی می‌شوند.
مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
الف ـ فرآیند ارزیابی کیفی مناقصه‌گران باید مستندسازی شود. مستندهای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران حسب مورد به شرح زیر می‌باشند:
۱ـ آگهی دعوت به ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۲ـ استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۳ـ اسناد و نتایج ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
ب ـ آگهی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران باید حداقل شامل موارد زیر باشد:
۱ـ نام و نشانی دستگاه مناقصه‌گزار.
۲ـ موضوع مناقصه.
۳ـ تاریخ، مهلت و نشانی دریافت و تحویل استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۴ـ نام و نشانی مدیر طرح یا مشاور، حسب مورد.
۵ ـ نحوه دریافت اسناد استعلام و هزینه آن در صورت لزوم.
پ ـ روش ارزیابی کیفی مناقصه‌گران شامل معیارهای ارزیابی، نحوه امتیازدهی و حداقل امتیاز قابل قبول، باید به نحوی گویا و مشروح در استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران مستند شود.
ت ـ اسناد و نتایج ارزیابی شامل اطلاعات، اسناد، سوابق و مدارک لازم برای ارزیابی کیفی باید قبل از تشکیل جلسه نهایی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران مستند شوند.
ث ـ پس از پایان فرآیند ارزیابی کیفی مناقصه‌گران، توسط دستگاه مناقصه‌گزار یا کمیته فنی ـ بازرگانی حسب مورد جلسه‌ای تشکیل و صورتجلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران شامل موارد زیر به دستگاه مناقصه‌گزار ارائه و یک نسخه از آن به بانک اطلاعات مناقصات ارسال می‌شود.
۱ـ فهرست استعلام‌های تکمیل‌شده توسط مناقصه‌گران.
۲ـ اطلاعات عمومی‌مربوط به جلسه نهایی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران که طبق ماده(۵) این آیین‌نامه مستندسازی و به همراه موارد زیر به بانک اطلاعات مناقصات ارسال می‌شوند:
۲ـ۱ـ متن استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
۲ـ۲ـ نتایج ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده(۸) این آیین‌نامه.
۲ـ۳ـ امتیازهای کسب شده توسط هر یک از مناقصه‌گران در ارتباط با معیارهای ارزیابی کیفی.
۲ـ۴ـ امتیاز نهایی ارزیابی کیفی هر یک از مناقصه‌گران.
۲ـ ۵ ـ نـام و مشخصـات مناقصـه‌گرانی که بـرای دعوت به مناقصه محدود برگزیده می‌شوند (فهرست کوتاه).
۲ـ۶ ـ اسامی و سمت کسانی که ارزیابی کیفی مناقصه‌گران را انجام داده‌اند.
۲ـ۷ـ متن دعوتنامه مناقصه محدود.
مقررات، روش اجراء و نحوه تنظیم اسناد و استعلام ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در مناقصات یک‌مرحله‌ای و دومرحلهای، طبق آیین‌نامه ارزیابی کیفی مناقصه‌گران (موضوع بند«ج» ماده«۱۲» قانون) تعیین می‌شود.
مستندسازی گشایش پیشنهادها در مناقصات یک‌مرحله‌ای
الف ـ مستندهای مربوط به گشایش پیشنهادها در مناقصات یک‌مرحله‌ای شامل موارد زیر است:
۱ـ صورتجلسه گشایش پاکت‌های مناقصه، طبق ماده(۵) این آیین‌نامه با ذکر نوع مناقصه (عمومی‌یا محدود).
۲ـ مستندهای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در مناقصات یک‌مرحله‌ای محدود.
۳ـ مستندهای ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده(۸) این آیین‌نامه.
۴ـ نتایج ارزیابی مالی شامل:
۴ـ۱ـ نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه.
۴ـ۲ـ مشخصات تضمین‌های شرکت در مناقصه.
۴ـ۳ـ قیمت‌های پیشنهادی مناقصه‌گران.
۴ـ۴ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده اول مناقصه.
۴ـ ۵ ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده دوم مناقصه، در صورتی که تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول کمتر از مبلغ تضمین شرکت در مناقصه باشد
لازم به ذکر است؛ در صورتی که به تشخیص کمیسیون مناقصات حداقل قیمت پیشنهادی غیرمتعارف یا در صورت وجود برآورد اولیه، بیش از ۱۰درصد از برآورد اولیه کمتر یا بیشتر باشد، لازم است که کمیسیون، مهلت بررسی و محل و زمان اعلام نظر کمیته فنی ـ بازرگانی را برای تعیین صحت مبانی قیمت، توجیه‌پذیری آن (موضوع جزء«۵» بند« الف» ماده«۲۴» قانون) یا قابل اجراء بودن مبلغ پیشنهادی در صورتجلسه گشایش پاکت‌های مناقصه ثبت کند. نتایج بررسی در جلسه دوم مطابق مقررات بند«الف» این ماده‌باید مستندسازی شود.
۵ ـ سایر مواردی که به تشخیص کمیسیون مناقصه برای درج در صورتجلسه ضرورت داشته باشد.
تمام مستندهای موضوع بند« الف» این ماده‌باید در دستگاه مناقصه‌گزار بایگانی شوند.
مستندهای موضوع جزءهای (۲) تا (۵) بند« الف» باید به بانک اطلاعات مناقصات ارسال شوند.
مستندسازی ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها
مستندهای ارزیابی فنی ـ بازرگانی شامل موارد زیر است:
۱ـ کلیه اسناد فنی ـ بازرگانی تحویل شده از سوی مناقصه‌گران.
۲ـ نتایج ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده«۸» این آیین‌نامه.
۳ـ نام و امضای اعضای کمیته فنی ـ بازرگانی.
۴ـ نتایج ارزیابی فنی ـ بازرگانی شامل
نام و مشخصات مناقصه‌گران، عناوین معیارهای ارزیابی فنی ـ بازرگانی، اهمیـت وزنی معیارهـای فنی ـ بازرگانی در صورتی که از روش وزنی استفاده شود، حداقل امتیاز قابل قبول در صورت لزوم، امتیازهای مناقصه‌گران در رابطه با هر یک از معیارهای ارزیابی، امتیاز کل فنی ـ بازرگانی هر یک از مناقصه‌گران، نام و مشخصات مناقصه‌گرانی که برای گشایش پاکت مالی (ارزیابی مالی) برگزیده شده‌اند، مواردی که به تشخیص کمیته فنی ـ بازرگانی یا کمیسیون مناقصه برای درج در ارزیابی فنی ـ بازرگانی ضرورت داشته باشد، نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه.
ضمن آن که اطلاعات عمومی مربوط به جلسه پایانی ارزیابی فنی پیشنهادها طبق ماده(۵) این آیین‌نامه مستندسازی و به همراه موارد زیر به بانک اطلاعات مناقصات ارسال می‌شوند.
ناگفته نماند چنانچه امتیازهای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران به عنوان یکی از معیارهای ارزیابی فنی‌ـ‌بازرگانی منظور شود، باید روش محاسبه در اسناد مناقصه تشریح و طبق بند(ب) ماده(۳) این آیین‌نامه مستند شود.
موضوع بسیار مهم دیگری که دست‌اندرکاران برگزاری مناقصات باید بدان توجه داشته باشند این است که در مناقصات دومرحلهای، گشودن پیشنهادهای مالی (پاکت‌ج) قبل از مستندسازی ارزیابی فنی ـ بازرگانی ممنوع است.
مستندسازی ارزیابی مالی پیشنهادها در مناقصات دومرحلهای
مستندهای ارزیابی مالی در مناقصات دومرحلهای شامل موارد زیر است:
۱ـ پاکت‌های قیمت مناقصه‌گران.
۲ـ مستندهای مراحل پیش از گشایش پاکت‌های مالی شامل موارد زیر:
۲ـ۱ـ مستندهای ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در مناقصات دومرحلهای محدود طبق ماده(۹) این آیین‌نامه.
۲ـ۲ـ مستندهای ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها طبق ماده(۱۱) این آیین‌نامه.
۳ـ صورتجلسه گشایش پاکت‌های مناقصه طبق ماده(۵) این آیین‌نامه.
۴ـ مستندهای ارزیابی شکلی پیشنهادها طبق ماده(۸) این آیین‌نامه.
۵ ـ مستندهای تعیین قیمت تراز شده در مناقصات دومرحلهای
۶ ـ صورتجلسه پایانی ارزیابی مالی شامل:
۶ ـ۱ـ نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه.
۶ ـ۲ـ مشخصات تضمین‌های شرکت در مناقصه.
۶ ـ۳ـ قیمت‌های پیشنهادی مناقصه‌گران.
۶ ـ۴ـ امتیاز فنی ـ بازرگانی پیشنهادهای مناقصه‌گران.
۶ ـ ۵ ـ قیمت تراز شده پیشنهادهای مناقصه‌گران.
۶ ـ۶ ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده اول مناقصه.
۶ ـ۷ـ نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده دوم مناقصه، در صورتی که تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول کمتر از مبلغ تضمین شرکت در مناقصه باشد.
ارزیابی مالی پیشنهادها باید قبل از انعقاد قرارداد با برنده مناقصه مستند شود.
مستندسازی پس از تعیین برنده مناقصه
الف ـ مستندهای پس از تعیین برنده مناقصه شامل موارد زیر است:
۱ـ اعلام قبولی پیشنهاد.
۲ـ اسناد تضمین انجام تعهدات، حسب مورد.
۳ـ اسناد تضمین پیش پرداخت، حسب مورد.
۴ـ اسناد قراردادی.
ب ـ موارد مذکور در بند«الف» بلافاصله پس از مبادله قرارداد و قبل از پایان مدت اعتبار پیشنهادها، باید مستند و در دستگاه مناقصه‌گزار طبق جزء(۱) بند«ب» ماده(۳) بایگانی شوند.
پ ـ اطلاعات زیر پس از مبادله قرارداد و قبل از پایان مدت اعتبار پیشنهادها، باید به بانک اطلاعات مناقصات ارسال شوند:
۱ـ نام برنده یا برندگان مناقصه.
۲ـ نام طرف قرارداد.
تبصره ـ در صورتی که طرف قرارداد برنده اول مناقصه نباشد، دلایل رد برنده اول باید اعلام شود.
۳ـ مبلغ و نوع تضمین ارائه شده از سوی طرف قرارداد.
۴ـ اطلاعات اصلی قرارداد شامل شماره قرارداد، مبلغ و مدت قرارداد، محل انعقاد و اجرای قرارداد و نام و سمت امضاکنندگان.
مستندسازی تجدید یا لغو مناقصه
ماده۱۴ـ مستندسازی تجدید یا لغو مناقصه
الف ـ در صورت تجدید یا لغو مناقصه لازم است که صورتجلسه‌ای با رعایت ماده(۵) این آیین‌نامه، تنظیم و علت تجدید یا لغو مناقصه در آن تعیین شود.
ب ـ مستندهای مربوط به تجدید مناقصه به دلیل بالا بودن قیمت (موضوع جزء«۵» بند« الف» ماده«۲۴» قانون)، طی ترتیبات زیر تهیه و تنظیم می‌شود:
۱ـ مستندسازی ارجاع موضوع به کمیته فنی ـ بازرگانی
۲ـ گزارش بررسی مبانی قیمت و ارتباط آن با توجیه اقتصادی طرح از سوی کمیته فنی ـ بازرگانی.
۳ـ تهیه صورتجلسه تصویب گزارش توسط کمیسیون مناقصه.
۴ـ نامه ابلاغ تجدید یا لغو مناقصه به تمام مناقصه‌گرانی که در مناقصه شرکت کرده‌اند، به روشی قابل تصدیق.
۵ ـ بایگانی مستندها در دستگاه مناقصه‌گزار.
۶ ـ ارسال مستندات به بانک اطلاعات مناقصات.
مستندسازی در موارد عدم الزام به مناقصه
مستندهای مربوط به موارد عدم الزام به مناقصه (موضوع ماده«۲۹» قانون، به استثنای مستندهای خرید خدمات مشاوره، موضوع بند«۵» این ماده)، عبارتند از:
۱ـ صورتجلسه ارجاع معامله شامل:
۱ـ۱ـ خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).
۱ـ۲ـ معرفی کمیسیون معامله.
۱ـ۳ـ تعیین نوع معامله (با تصریح به موارد مذکور در ماده«۲۹» قانون برگزاری مناقصات).
۱ـ۴ ـ متن دعوتنامه.
۱ـ ۵ ـ نام و عنوان طرف معامله.
۲ـ اسناد معامله (قرارداد، ضمائم و ملحقات قرارداد).
۳ـ مستندهای تأمین منابع مالی که در آن اطلاعات زیر باید درج شود:
۳ـ۱ـ روش تأمین منابع مالی.
۳ـ۲ـ محل تأمین اعتبار و نحوه ضمان تأخیر تعهدات برای انجام معامله.
۳ـ۳ـ برآورد اولیه موضوع معامله، حسب مورد.
در صورتی که عدم الزام به مناقصه به دلیل انحصار باشد، مستندهای مربوط به شرایط انحصار یا تشخیص مرجع مذکور در بند« الف» ماده(۲۹) قانون به صورتجلسه افزوده می‌شود.
پیش از ارسال دعوتنامه، جلسه کمیسیون معامله تشکیل و موارد موضوع بند(۱) این ماده‌را تصویب و صورتجلسه معاملات مربوط را تهیه می‌کند و برای بایگانی به رئیس دستگاه مناقصه‌گزار یا نماینده وی تحویل می‌دهد. یک نسخه از صورتجلسه موضوع جزء(۱) بند« الف» این ماده‌با رعایت بند«ج» ماده(۲۳) قانون، به بانک اطلاعات مناقصات ارسال و در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات ثبت می‌شود. مستندهای مذکور در بند« الف»، باید طبق جزء(۱) بند«ب» ماده(۳) این آیین‌نامه در دستگاه مناقصه‌گزار بایگانی شوند. مستندهای خرید خدمات مشاوره (موضوع بند«هـ» ماده«۲۹» قانون)، شامل موارد زیر است:
۱ـ گزارش شناخت. ۲ـ شرح کلی خدمات. ۳ـ فراخوان مشاوره. ۴ـ صورتجلسه نهایی ارزیابی کیفی مشاوران، حسب مورد. ۵ ـ صورتجلسه نهایی ارزیابی فنی پیشنهادها. ۶ ـ صورتجلسه نهایی ارزیابی مالی پیشنهادها. ۷ـ اسناد قراردادی شامل قرارداد، ضمائم و ملحقات آن.
کـارفرما باید فراخوان و صورتجـلسات خـرید خدمات مـشاوره را از طریق پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات منتشر کند.
مستندسازی ترک تشریفات مناقصه
مستندهای مربوط به ترک تشریفات مناقصه عبارتند از:
۱ـ گزارش توجیهی ترک مناقصه.
۲ـ صورتجلسه ترک مناقصه شامل:
۲ـ۱ـ خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).
۲ـ۲ـ نام و سمت هیأت ترک مناقصه.
۲ـ۳ـ نام و عنوان طرف معامله و مستندهای مربوط به بند« الف» ماده(۱۲) قانون درخصوص نامبرده.
۳ـ۲ـ محل تأمین اعتبار و سقف اعتبار برای انجام معامله.
مستندهای مذکور در بند(الف) باید طبق جزء(۱) بند«ب» ماده(۳) این آیین‌نامه در دستگاه مناقصه‌گزار بایگانی شوند. یک نسخه از صورتجلسه موضوع جزء(۱) بند« الف» به جز موارد مستثنا شده در بند«ج» ماده«۲۳» قانون به بانک اطلاعات مناقصات ارسال و در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات منتشر می‌شود.
مستندسازی مواعد و تغییر اسناد
این موضوع در ماده۱۷ آیین‌نامه مورد توجه قرار گرفته است. به موجب این ماده: الف‌ـ در تمام مناقصات مواعد برنامه زمانی مناقصه باید براساس تقویم هجری شمسی تعیین و درج شوند. در مناقصات بین‌المللی علاوه بر تاریخ هجری شمسی، تاریخ میلادی نیز درج می‌شود. ب‌ـ مواعد زمانی مربوط به شروع و اتمام مهلت دریافت و تحویل اسناد نباید در ایام تعطیلات رسمی‌تعیین شود و چنانچه ایام تعطیل پیش‌بینی نشده‌ای در مواعد مناقصه رخ دهد، مهلت‌های مقرر در برنامه زمانی مناقصه به همان میزان افزوده می‌شود. پ‌ـ تغییر در اسناد مناقصه اعم از تغییر مقادیر موضوع مناقصه یا نشانی‌ها و مواعد مندرج در برنامه زمانی، حداکثر تا ۷۲ساعت قبل از افتتاح پاکت‌های مناقصه مجاز است و چنانچه تغییری رخ دهد، باید مستندسازی و با روشی قابل تصدیق برای همه مناقصه‌گران ارسال شود.
در ضمن هرگونه تغییر در اسناد یا مواعد مناقصه‌که مستلزم اصلاح پیشنهادهای مناقصه‌گران باشد، باید با تمدید مواعد و ارائه مهلت لازم برای اصلاح اسناد واصل‌شده جبران شود.
در صورت عدم اطلاعرسانی تغییرات به مناقصه‌گران، ارسال قابل تصدیق مکاتبات از سوی مناقصه‌گران، در حکم وصول آنها از سوی مناقصه‌گزار می‌باشد.
اطلاعرسانی پیش از فراخوان
الف ـ صورتجلسه پیش از فراخوان (موضوع بند«ب» ماده«۶» این آیین‌نامه)، همزمان با انتشار فراخوان در محیط شبکه اطلاعرسانی مناقصات جریان می‌یابد.
ب ـ هرگونه تغییر در صورتجلسه پیش از فراخوان مستلزم تهیه صورتجلسه جدید است صورتجلسه قبلی نباید پاک یا ویرایش شود.
پ ـ تشـخیص ضرورت انتـشار برآورد کلی موضوع مناقصه (موضوع ردیف (۴ـ۳) جزء«۴» بند(الف) ماده«۶» این آیین‌نامه) با دستگاه مناقصه‌گزار است.
اطلاعرسانی فراخوان مناقصات
الف‌ـ آگهی‌ها (دعوت به مناقصات عمومی‌یا فراخوان ارزیابی کیفی مناقصه‌گران)، همزمان با انتشار در روزنامه کثیرالانتشار، باید از طریق پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات به اطلاع عموم برسد.
ب‌ـ هرگونه تغییر در مفاد فراخوان مناقصات، از جمله تمدید مهلت دریافت و تحویل اسناد، تنها از طریق انتشار فراخوان جدید مجاز است.
پ‌ـ در مناقصات محدود، مفاد فراخوان و اسامی دعوت‌شدگان به مناقصه در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات جریان می‌یابد و این موضوع جایگزین ارسال قابل تصدیق دعوتنامه نخواهد شد.
اطلاعرسانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران
الف ـ اطلاعات زیر می‌تواند در فرآیند ارزیابی‌کیفی مناقصه‌گران در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات جریان یابد:
۲ـ استعلام ارزیابی کیفی.
۳ـ اطلاعرسانی ارزیابی شکلی پیشنهادها.
۴ـ صورتجلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.
ب‌ـ صورتجلسه موضوع بند«ث» ماده(۹) این آیین‌نامه، همزمان با ارسال دعوتنامه باید در پایگاه ملی اطلاعرسانی منتشر شود.
پ‌ـ آگهی دعوت به ارزیابی کیفی مناقصه‌گران، همزمان با انتشار در روزنامه کثیرالانتشار، باید در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات جریان یابد.
اطلاعرسانی مناقصات یک‌مرحله‌ای
در مناقصات یک‌مرحله‌ای به دلیل این که نسبت به مناقصات دومرحلهای از تشریفات کمتری برخوردار است با اطلاعرسانی آن سریع‌تر خواهد بود. در هر حال اطلاعات زیر در فرآیند اطلاعرسانی مناقصات یک‌مرحله‌ای جریان می‌یابد:
۱ـ اطلاعرسانی پیش از فراخوان.
۲ـ اطلاعرسانی فراخوان.
۴ـ اطلاعرسانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران طبق ماده(۲۱)آیین نامه در مناقصات محدود یک‌مرحله‌ای.
البته در مواردی که فهرست کوتاه مناقصه‌گران صلاحیت‌دار قبلاً تهیه شده باشد (موضوع بند«ب» ماده(۲۶) قانون)، فهرست مزبور پیوست صورتجلسه موضوع بند«ث» ماده(۹) این آیین‌نامه خواهد شد.
۵ ـ اطلاعرسانی جلسه گشایش پاکت‌های مناقصه و تعیین برنده.
اطلاعرسانی پیش از فراخوان طبق ماده(۱۹) و اطلاعرسانی فراخوان طبق ماده(۲۰) و اطلاعرسانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران طبق ماده(۲۱) و اطلاعرسانی جلسه گشایش پاکت‌های مناقصه و تعیین برنده، حاوی مستندات موضوع بند«الف» ماده(۱۰) این آیین‌نامه، باید قبل از انعقاد قرارداد انجام شود.
اطلاعرسانی مناقصات دومرحلهای
اطلاعرسانی مناقصات دومرحلهای شامل موارد زیر می‌باشد:
۴ـ اطلاعرسانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران در مناقصات دومرحلهای محدود.
۵ ـ اطلاعرسانی ارزیابی فنی و بازرگانی.
۶ ـ اطلاعرسانی ارزیابی مالی پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه.
اطلاعرسانی پیش از فراخوان طبق ماده(۱۹) و اطلاعرسانی فراخوان طبق ماده(۲۰) و اطلاعرسانی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران طبق ماده(۲۱) این آیین‌نامه انجام می‌شود.
صورتجلسه پایانی ارزیابی فنی ـ بازرگانی پیشنهادها، موضوع بند«پ» ماده(۱۱) این آیین‌نامه، باید دو روز کاری قبل از گشایش پاکت‌های مالی اطلاعرسانی شود.
به علاوه اطلاعرسانی صورتجلسه پایانی ارزیابی مالی، باید دو روز کاری قبل از انعقاد قرارداد انجام شود.
اطلاعرسانی توضیح و تشریح اسناد
اطلاعرسانی توضیح و تشریح اسناد، شامل موارد زیر می‌باشد:
۱ـ متن پرسش‌های مناقصه‌گران و پاسخ‌های مناقصه‌گزار.
۲ـ اطلاعیه جلسات پرسش و پاسخ حضوری.
۳ـ تشریح برخی از ابهام‌های مربوط به مفاد اسناد مناقصه پس از توزیع تمام یا بخشی از اسناد.
در صورت تشکیل جلسه توضیح اسناد یا پاسخ به پرسش‌های مناقصه‌گران درباره اسناد و شرایط مناقصه، صورتجلسه توضیح اسناد و پاسخ‌های یادشده، باید به اسناد مناقصه پیوست و برای کسانی که قبلاً اسناد را دریافت نموده‌اند، طبق ماده(۲۲) قانون، ارسال شود. اطلاعرسانی توضیح و تشریح اسناد باید قبل از پایان مهلت تسلیم اسناد انجام شود و چنانچه اطلاعات مذکور در بند«الف» این ماده، مستلزم تنظیم مستندهای جدید باشد، باید مدت تمدید در فرآیند اطلاعرسانی اعلام شود.
اطلاعرسانی قراردادهای مشاوره
قرارداد مشاوره‌ای یکی از انواع قراردادهای پیمانکاری محسوب می‌شود. یک طرف قرارداد خدمات مشاوره، کارفرما و طرف دیگر آن، متخصص حوزه خاص است. از این قرارداد می‌توانید در موضوعات مختلفی استفاده کنید و محدود به کسب‌وکاری مشخص نیست.
در قراردادهای مشاوره مستندها و اطلاعرسانی مناقصاتی که موضوع آنها خدمات مشاوره (مذکور در بند«هـ» ماده«۲۹» قانون) باشد، مطابق با مناقصات دومرحلهای محدود (روش قیمت ترازشده) می‌باشد. مستنـدسازی و اطلاع‌رسـانی سـایر روش‌هـای انتخاب مشاور براساس مقررات آیین‌نامه بند«هـ» ماده(۲۹) قانون تعیین می‌شود.
سامانه اطلاعرسانی مناقصات اساسی برای شفافیت
به موجب ماده۲۶ آیین‌نامه سامانه اطلاعرسانی مناقصات باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:
۱ـ قابلیت ردیابی فرآیند پیاده‌سازی.
۲ـ قابلیت مستندسازی و ردیابی ایجاد و تغییر داده‌ها (توسط مراجع ذی‌صلاح).
۳ـ قابلیت مستندسازی و ردیابی خروجی‌ها.
۴ـ قابلیت تمرکز اطلاعات با پیکره‌بندی غیرمتمرکز.
۵ ـ قابلیت ردیابی جریان اطلاعات.
۶ ـ امنیت و آزمون‌پذیری صحت جریان اطلاعات.
۷ـ عدم امکان اصلاح و تغییر اطلاعات ثبت شده.
۸ ـ قابلیت تهیه نسخه پشتوانه توسط دستگاه‌های مرکزی.
کیفیت نظام اطلاعرسانی باید به نحوی مدیریت شود که تعداد و بزرگی خطاها، چگالی و پیوستگی نقص‌ها و توارث آنها کاهش یابد.
فهرست مناقصه‌گران صلاحیت‌دار که توسط مراجع قانونی تشخیص صلاحیت می‌شوند، شامل رشته، پایه، ظرفیت، سوابق کاری و نیز احکام هیأت رسیدگی به شکایات (موضوع ماده«۸» قانون) باید در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات منتشر شود.
مناقصه‌گران متقاضی برای شرکت در انواع مناقصات، موارد ترک تشریفات مناقصه و موارد مشمول ماده(۲۹) قانون، باید اطلاعات ثبتی، مالیاتی و بیمه کارکنان خود را در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات به دستگاه‌های مناقصه‌گزار اعلام کنند.
نرم افزار پایگاه ملی اطلاعرسانی باید به نحوی طراحی شود که اطلاعات مناقصات هریک از دستگاه‌های مشمول قانون قابل دسترسی برای عموم باشد.
مدیریت ریسک در نظام اطلاعرسانی مناقصات
راهـبردهای اصلی در مدیریـت ریسـک نـظام اطلاعرسانی به شرح زیر تعیین شده است:
۱ـ پرهیز از از ریسک‌های مستقیم و غیرمستقیم.
۲ـ دفع ریسک‌ها.
۳ـ انتساب ریسک‌ها به منشأ ایجاد ریسک.
الگوی طراحی سامانه اطلاعرسانی با هدف مدیریت ریسک، باید به صورت مستمر ارتقاء یابد و تکمیل شود.
طراحی سامانه اطلاعرسانی به منظور کاهش ریسک، باید به صورت مرحله به مرحله پیاده‌سازی شود. سامانه اطلاعرسانی از نظر وسعت و پیچیدگی در فراگردی مرحله بندی شده گسترش می‌یابد.
ثبت و پاک کردن اطلاعات شبکه ملی فقط در موارد استثنایی!
وفق ماده۲۸ آیین‌نامه، پاک کردن اطلاعات مربوط به مستندات مناقصه در دوره اطلاعرسانی برخط، جز در مـوارد اجتنـاب‌ناپذیر فنـی (به تشخیص مدیر پایگاه) ممنـوع است. این موارد عبارتند از:
۱ـ شرایطی است که در آن داده‌های موجود در بانک اطلاعات یا پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات ناخواسته دگرگون شود.
۲ـ نقص در جریان اطلاعات.
۳ـ توقف در فعالیت تمام یا بخش‌هایی از سامانه.
۴ـ اطلاعات محرمانه (مذکور در بند«ج» ماده«۲۳» قانون) که سهوی وارد شبکه اطلاعرسانی مناقصات شده باشد.
ب ـ ثبت و کنترل خطا در ورودی‌ها و خروجی‌ها در جریان اطلاعات برعهده مناقصه‌گزار است. هرگونه خطایی در ورودی‌ها با یک سند جدید اصلاح می‌شود.
پ ـ دوره اطلاعرسانی برخط شامل مستندات مناقصات و اطلاعات مربوط به قراردادها و اصلاحات و الحاقات آنها تا یک ماه بعد از پایان مدت قراردادها می‌باشد. سوابق مناقصاتی که مدت اطلاعرسانی آنها منقضی شده است، در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات نگهداری و در صورت درخواست متقاضیان از طریق پست الکترونیک ارسال می‌شود.
دستگاه‌های مناقصه‌گزار می‌توانند اطلاعات مربوط به مناقصات خود را علاوه بر پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات از راههای دیگر نیز به اطلاع عموم برسانند.
پاک کردن اطلاعات باید به نحوی انجام شود که سوابق آنها در سازمان قابل دسترس باشد. در صورت پاک کردن اطلاعات برخط در شرایط یادشده در بند«الف» این ماده‌پس از رفع موارد، باید مجدداً در پایگاه ملی اطلاعرسانی جریان یابد.
به هر حال مستندهای ارسال شده به بانک اطلاعات مناقصات باید برای عموم مردم قابل دسترس باشد. همچنین به منظور تأمین امنیت و صحت اطلاعات، پشتوانه اطلاعات در دستگاه‌های مرکزی به صورت غیرمتمرکز و در سامانه ملی اطلاعرسانی مناقصات به صورت متمرکز باید ایجاد شود.
مسؤولیت‌های مناقصه‌گزار در نظام مستندسازی و اطلاعرسانی مناقصات
مسؤولیت‌های مناقصه‌گزار در نظام مستندسازی و اطلاعرسانی مناقصات عبارتند از:
۱ـ اجرای مستندسازی مکتوب و الکترونیکی.
۲ـ اجرای فرآیند اطلاعرسانی.
۳ـ وارد کردن اطلاعات معاملات (اعم از مناقصه و ترک مناقصه) در پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات.
۴ـ مدیریت ریسک اطلاعات.
ب ـ مسؤولیت‌های زیر قابل واگذاری به مدیریت طرح نیست:
۱ـ مستندسازی و اطلاعرسانی پیش از فراخوان.
۲ـ مستندسازی و اطلاعرسانی ارزیابی مالی یا ترک مناقصه.
۳ـ مستندسازی و اطلاعرسانی تجدید و لغو مناقصه.
در صورت ارجاع نقش کمیته فنی‌ـ‌بازرگانی به مدیر طرح، حداقل سه عضو خبره فنی صلاحیت‌دار از سوی مدیر طرح به مناقصه‌گزار معرفی می‌شوند. اعضای یادشده موظفند تمام مستندهای مربوط را با عنوان حقیقی و حقوقی خود امضاء کنند.
مسؤولیت آموزش و نظارت بر مستندسازی و اطلاعرسانی مناقصات در دستگاه‌های مناقصه‌گزار، برعهده دستگاه مرکزی مربوط می‌باشد. مسؤولیت ایجاد و راهبری پایگاه ملی اطلاعرسانی مناقصات بر عهده سازمان است.
فایده مستندسازی
مستندسازی فواید زیادی دارد. از یک سو باعث می‌شود که دست‌اندرکاران برگزاری مناقصات اهتمام زیادی به اجرای قوانین داشته باشند زیرا اگر بدانند که اعمال آنها تحت‌نظر و نظارت است تمام کوشش خود را در به‌کار بردن مقررات شکلی بکار می‌گیرند. از سوی دیگر شرکت‌کنندگان نیز با خیالی آسوده‌تر در منقصات شرکت می‌کنند زیرا می‌دانند که دستگاه اجرایی باید هر اقدام خود را مستندکرده و دلیل توجیهی برای آن داشته باشد و مانع تبعیض خواهد بود. یک مزیت دیگر مستندسازی امکان نظارت مؤثرتر روی آن است. اگر بعد از فرآیند مناقصه، شرکت‌کننده‌ای به نحوه برگزاری و عدم انطابق آن با قانون اعتراض داشت می‌تواند طبق قانون نسبت به این موضوع اعتراض خویش را مطرح نماید و دستگاه برگزاری و دیگر مراجع صرفاً با مراجع به این سوابق می‌توانند مطابقت اقدامات انجام شده با قوانین و رویه‌ها را کنترل نمایند.
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.