ارزیابی عملکرد سیستم‌های کنترل داخلی شرکت‌های پیمانکاری در توسعه نظام پیمانکاری در ایران

      ارزیابی عملکرد سیستم‌های کنترل داخلی شرکت‌های پیمانکاری در توسعه نظام پیمانکاری در ایران

محمد‌مهدی مرتهب

فرشید غلامی باویل علیائی

 

چکیده:

صنعت پیمانکاری کشور در سال‌های اخیر با رشد چشمگیری روبه‌رو بوده است و پروژه‌های عظیمی اعم از پروژه‌های نفت، گاز و پتروشیمی و یا پروژه‌های عمرانی مطرح در سطح ملی نظیر سدها، نیروگاه‌ها و شبکه‌های راه‌آهن و غیره به دست توانمند شرکت‌های پیمانکاری ایرانی به اجرا رسیده است. علی‌رغم وجود توانمندی‌های بالا به لحاظ دانش و توان مهندسی، زیرساخت‌های سخت‌افزاری و تجربه‌های عملی، متأسفانه دستیابی به سطح ایده‌آل و مطلوبی از جهت توسعه پایدار برای نظام پیمانکاری کشور حاصل نشده است. به گونه‌ای که اغلب پروژه‌ها چه به لحاظ کیفی و چه از نظر انجام کار مطابق زمان و هزینه اولیه فاصله زیادی از حد مطلوب و قابل قبول دارند و این امر باعث بروز لطمات بسیاری در بدنه ساختار نظام پیمانکاری کشور شده و از بالندگی و توسعه آن، چه در سطح ملی و چه در حوزه‌های فراملی جلوگیری نموده است.

عوامل دخیل در این فرایند را می‌توان به دو دسته عمده عوامل درون سازمانی و عوامل برون سازمانی تقسیم‌بندی نمود. در این مقاله، سیستم‌های کنترل داخلی شرکت‌های پیمانکاری در ایران به عنوان بخشی از عوامل درون‌سازمانی مؤثر در عملکرد شرکت‌های پیمانکاری، مورد ارزیابی قرار گرفته و نقش توسعه این سیستم‌ها در بهبود کیفی کار و نیز ارتقای کارآیی و بهره‌وری عوامل پیمانکار که در نهایت منجر به بهینه‌سازی هر چه بیش‌تر هزینه و زمان خواهد شد، بررسی می‌گردد. سیستم‌های کنترل داخلی در واقع در برگیرنده دامنه وسیعی از فعالیت‌های مختلف، از تحلیل ریسک، مهندسی ارزش و برنامه‌ریزی پروژه تا مسایلی مانند فرهنگ‌سازی، عوامل انسانی، آموزش، ایمنی و غیره می‌باشد که در این مقاله به اجمال مورد نقد و بررسی قرار می‌گیرد.

مقدمه

امروزه ضرورت توسعه نظام پیمانکاری کشور بر هیچیک از دست‌اندرکاران این صنعت پوشیده نیست. طی سالیان گذشته کشور شاهد توسعه چشمگیر در بخش مهندسی به طور اعم و بخش پیمانکاری و ساخت به طور اخص بوده است. پروژه‌های عظیمی در سطح ملی و بعضاً فراملی به دست مهندسان داخلی، طراحی و اجرا شده است که از آن جمله می‌توان به پروژه‌های عظیم نفت، گاز و پتروشیمی در حد و اندازه‌های میلیارد دلاری و یا پروژه‌های عظیم عمرانی مانند سدهای کرخه و کارون ۳ اشاره کرد که هر کدام از افتخارات ملی کشور محسوب می‌شود و این امر نشان‌دهنده توانمندی‌های بالای کشور در عرصه‌های مهندسی و ساخت می‌باشد. متأسفانه علی‌رغم دستاوردهای ارزشمند در حیطه پیمانکاری و ساخت و وجود توان بالای علمی و تکنیکی و تجربیات ارزنده کاری، متأسفانه هنوز صنعت پیمانکاری در کشور از رشد و بالندگی لازم چه از جهت ارتقای سطح کیفی اجرا در پروژه‌ها و چه به منظور حضور در عرصه‌های بین‌المللی برخوردار نبوده است.

در اغلب پروژه‌ها، حتی با عملکرد نسبتاً خوب شرکت‌های طراحی مهندسی و بعضاً کیفیت مطلوب فرایند خرید، در فاز اجرا شاهد بروز مشکلات عدیده‌ای هستیم که باعث اتلاف وقت و سرمایه ملی و حصول نتیجه غیر مطلوب از یکسو و بروز مشکلات عدیده‌ای هستیم که باعث اتلاف وقت و سرمایه ملی و حصول نتیجه غیرمطلوب از یکسو و بروز خسارت‌های بعضاً غیرقابل جبران برای پیمانکاران از سوی دیگر هستیم. این امر باعث افزایش هزینه‌های پیمانکاران شده و پیمانکاران جهت جبران آن ناگزیر از درخواست قیمت‌های بالاتر در حین اجرای پروژه‌ها می‌شوند که این امر در گذر زمان باعث افزایش قیمت تمام‌شده پروژه‌های انجام شده توسط پیمانکاران داخلی می‌گردد. این موضوع از دو جهت حائز اهمیت می‌باشد.

۱-    افزایش قیمت پیمانکاری در ایران نسبت به سایر کشورهای هم‌رتبه، که خود به منزله اتلاف سرمایه‌های کشور می‌باشد.

۲-    عدم توانایی پیمانکاران داخلی در رقابت با شرکت‌های خارجی چه در پروژه‌های داخلی کشور و چه در مناقصات بین‌المللی.

علاوه بر بحث هزینه، کیفیت کار انجام‌شده توسط پیمانکاران ایرانی تناسبی با پیشینه غنی این صنعت طی سال‌های اخیر ندارد. به عبارت دیگر صنعت پیمانکاری ایران در این زمینه هنوز حرفی برای گفتن ندارد.

اکنون این سؤال مطرح می‌شود که مشکل کجاست؟ آیا با وجود این سطح از توانمندی چه به لحاظ توان مهندسی و چه از نظر سخت‌افزاری و زیرساخت‌های تکنیکی و چه به لحاظ پیمانکاران پرتجربه و قوی، توقع بالایی است اگر بخواهیم کیفیت کار پیمانکاران ایرانی قابل رقابت با شرکت‌های خارجی باشد؟

عوامل زیادی در شکل‌گیری وضعیت موجود پیمانکاری و یا به طور اعم ساختار نظام پیمانکاری کشور دخیل می‌باشد که به طور کلی به دو دسته عوامل برون‌سازمانی و عوامل درون‌سازمانی تقسیم می‌شوند. شایان ذکر است که هر چند عمده آفت‌های موجود برای صنعت پیمانکاری کشور ریشه در عوامل برون‌سازمانی دارند، لیکن نمی‌توان اثر عوامل درون‌سازمانی را نیز به عنوان چالشی عمده فراروی توسعه صنعت پیمانکاری در کشور از نظر دور داشت.

سیستم‌های کنترلی در شرکت‌های پیمانکاری از مهم‌ترین پارامترهای درون‌سازمانی محسوب می‌شود که می‌تواند رقم‌زننده موفقیت و یا شکست در پروژه‌ها باشند. به نظر می‌رسد ضعف عمده صنعت پیمانکاری در کشور، ریشه در ناکارآمدی و عدم کفایت سیستم‌های کنترلی در سازمان شرکت‌های پیمانکاری دارد. در قسمت‌های بعدی این نوشتار به اجمال به بررسی این سیستم‌ها و عملکرد آن در توسعه نظام پیمانکاری ایران می‌پردازیم.

سیستم‌های کنترل داخلی

به طور کلی سامانه‌ای که قابلیت و توانایی پایش(Monitoring)، پیش‌بینی (Prediction) و تصحیح (Correction) و یا بهبود (Improvement) در عملکرد یک فرایند یا سامانه دیگر را داشته باشد به عنوان یک سیستم کنترلی شناخته میشود.

با توجه به تعریف فوق، بدیهی است که هر سازمان قسمتی از منابع خود را به ایجاد یک سیستم کنترل که فرایندهای انجام‌شده داخل سازمان را تحت کنترل داشته باشد، تخصیص می‌دهد.

در شرکت‌های پیمانکاری این سیستم‌ها را می‌توان به ۳ دسته تقسیم نمود:

۱-    سیستم‌های کنترل کیفیت

۲-    سیستم‌های کنترل هزینه

۳-    سیستم‌های کنترل زمان

لازم به ذکر است این طبقه‌بندی از نظر ماهوی می‌تواند در برگیرنده مفاهیم مشترک باشد. به عنوان مثال بهبود در کیفیت می‌تواند در برگیرنده بهبود در زمان و هزینه نیز باشد.

سیستم‌های کنترل کیفیت

مقوله کنترل کیفیت در برگیرنده طیف وسیعی از فعالیت‌ها می‌شود و بی‌درنگ ذهن را به سمت استانداردهای مدیریت کیفیت مانند ISO 9000 و غیره می‌کشاند. ولی این مقاله قصد ندارد در مورد این استانداردها و مفاد آن‌ها بحث کند. ضمن این‌که به هیچ عنوان ارزش و اهمیت وجود چنین استانداردهایی را در یک سازمان پیمانکاری کم‌اهمیت نمی‌انگارد.

آن‌چه در این‌جا مدنظر است. بررسی مصداق‌های عملی موجود از مفهوم کنترل کیفیت در کارهای پیمانکاری و وضعیت آن در این صنعت است.

متأسفانه کنترل کیفیت در کارگاه‌های ساختمانی(سایت‌ها)، در اکثر پروژه‌ها بسیار کم‌رنگ است و اغلب شاهد بی‌نظمی‌ها، تداخل کاری، دوباره‌ کار، عدم کنترل عملکرد، آشفتگی، حیف و میل مصالح و نظایر آن می‌باشیم که از عمده عوامل هزینه ساز و زمان‌بر در پروژه‌ها می‌باشد.

گفتنی است که اکثریت قریب به اتفاق این عوامل، به سادگی با رعایت اصول اولیه استانداردهای مدیریت کیفیت در سایت و در حین اجرای کار (و نه در دفتر مرکزی و روی کاغذ) پیش‌گیری می‌باشد. در این خصوص به ذکر مصداق برخی از این اصول می‌پردازیم:

–         وجود رویه‌های تعریف‌شده برای فعالیت‌ها و فرایندهای جاری در کارگاه‌ها (نظم و ترتیب در کار و تعریف شدن وظایف و کارها)

–         اهتمام به حفظ دارایی‌های مشتری (عدم حیف و میل مصالح)

–         طرح و تکوین فرایند خرید (توجه به انبارداری، برنامه‌ریزی تحویل کالا در سایت، نگهداری در انبار)

–         توجه به زیرساخت‌ها(فراهم آوردن شرایط مناسب برای کارگران به عنوان عامل تأثیرگذار در کیفیت، تدارک ابزارهای کافی، توجه به ایمنی، توجه به بهداشت)

–         پیشگیری یا جلوگیری از موارد عدم انطباق (التزام به عدم مغایرت با دستورالعمل‌ها، آیین‌نامه‌ها مانند جوش یا بتن صورت جلسات و دستور کارها)

–         پایش و اندازه‌گیری (توجه به عملکرد افراد و پیمانکاران جزء، ثبت و بررسی عملکرد آن‌ها)

–         بهبود مستمر و تعیین اهداف کیفی (اهتمام به بهبود هر چه بیش‌تر مقوله‌های کیفیتی به عنوان مثال سعی در کاهش معایب جوشکاری و…)

–         آموزش (آموزش نیروهای جدید، آموزش مهارت‌ها به پرسنل حرفه‌ای‌تر و…)

از بارزترین معایب و کاستی‌های موجود در کارگاه‌های ساختمانی کشور عدم توجه به مقوله ایمنی در کار می‌باشد که متأسفانه بعضاً در سایت‌های مربوط به پیمانکاران بزرگ نیز دیده می‌شود و می‌توان گفت که این امر در واقع پاشنه آشیل مقوله کیفیت در کار پیمانکاری به سبک ایرانی می‌باشد.

سیستم‌های کنترل هزینه

کنترل هزینه در بسیاری از شرکت‌های پیمانکاری علی‌الخصوص شرکت‌های متوسط و کوچک هنوز تقریباً به شیوه‌های سنتی انجام می‌پذیرد. بدین معنی که علی‌رغم تشکیلات نسبتاً عریض و طویل مالی و حسابداری، عملاً کنترل هزینه پروژه به لحاظ محتوایی به همان مقایسه سنتی دخل و خرج محدود می‌شود.

فرایند کنترل هزینه‌های پروژه در واقع از اولین مراحل شرکت در مناقصه آغاز می‌شود و عملکرد مناسب در فازهای اولیه پروژه نقش‌ تعیین‌کننده‌ای در حذف و یا تعدیل هزینه‌های پیش روی ایجاد نماید. متأسفانه پیمانکاران در ابتدای هر پروژه صرفاً به فکر برنده شدن در مناقصه مربوطه بوده (که این امر خود به برخی از پارامترهای برون‌سازمانی باز می‌گردد) و مابقی کار را به بعد از انعقاد قرارداد و چانه‌زنی با کارفرما در طی دوره اجرای کار موکول می‌نمایند.

روش PDRIیا Index project Definition Rating در واقع شاخصی را به دست می‌دهد که نشان‌دهنده میزان تعریف‌شدگی پروژه و شناخت محتوای آن می‌باشد و می‌تواند به عنوان ابزاری قوی در این زمینه به کار رود. آمارها نشان می‌دهند که بنا برشاخص PDRI، هر چه میزان تعریف‌شدگی پروژه در ابتدا بالا باشد، موفقیت پروژه‌ها بیش‌تر خواهد بود.

لازم به ذکر است که این روش به منظور کاربرد در سیستم پیمانکاری ایران، نیاز به کالیبره شدن و تطابق با شرایط کشور دارد که تفسیر آن در حوصله این گفتار نمی‌گنجد.

از دیگر روش‌های کاربردی در سیستم‌های کنترل هزینه در شرکت‌های پیمانکاری، استفاده از مفهوم مهندسی ارزش یا  Value Engineering است. همه ساله کشور ما از جانب طرح‌های نیمه‌تمام عمرانی مبالغ بسیار هنگفتی متضرر می‌گردد. عمده این خسران به دلیل عدم تخصیص به موقع و به جای بودجه و همچنین هزینه‌های نامتناسب با کارکردهای پروژه‌ها می‌باشد. در صورتی که بتوان با اعمال روش‌هایی همچون مهندسی ارزش، هزینه انجام پروژه‌های کلان عمران را به حداقل رساند، کمک بزرگی به اتمام پروژه‌ها و بهره‌برداری سریع‌تر و مؤثرتر از آن‌ها خواهد شد.

امروزه اهمیت مهندسی ارزش به حدی است که گفته می‌شود که یک دلار سرمایه‌گذاری در این امر، ۲۰ دلار سوددهی به دنبال خواهد داشت. متأسفانه این روش برای بسیاری از پیمانکاران داخلی ناشناخته است و همین امر باعث محروم بودن از سود موردنظر و حتی متضرر شدن پیمانکاران شده و توان اجرایی آنان و در مقیاس وسیع توان اجرایی کشور را محدود می‌نماید.

با بهره‌گیری از مهندسی ارزش و تعدیل هر چه بیش‌تر هزینه‌ها، بسترهای مناسب توسعه در کشور و حتی مقدمات حضور در عرصه‌های بین‌المللی فراهم می‌شود و بدنه نظام پیمانکاری کشور از رشد و توسعه مطلوبی برخوردار خواهد شد.

چه بپذیریم و چه انکار کنیم، مسأله تأخیر در پروژه‌ها از عمده‌ترین معضلات صنعت پیمانکاری کشور محسوب می‌شود. به طوری که سایر مزیت‌های رقابتی کشور را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد. البته پارامترهای برون‌سازمانی در این امر اثر بسزایی دارد، ولی بخشی از این تأخیر نیز ناشی از ضعف در سیستم‌های کنترلی داخلی شرکت‌های پیمانکاری می‌باشد.

امروزه استفاده از نرم‌افزارهای تجاری کنترل پروژه به عنوان تنها ابزار زمان‌بندی و کنترل زمان پروژه‌ها در شرکت‌های پیمانکاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. ایراد عمده از این نرم‌افزارها تعیین مقادیر ثابت زمانی برای فعالیت‌های پروژه می‌باشد، بدین معنی که مدت زمان هر فعالیت تنها بر مبنای تجربه‌های قبلی سازمان و یا حتی تجربه شخصی کاربران این برنامه در سازمان تعیین‌شده و به عنوان یک عدد ثابت به نرم‌افزار معرفی می‌شود.

به عبارتی هیچ‌گونه عدم قطعیت (Uncertainty) در روند تخمین زمان‌ها دخیل نمی‌باشد و این اطلاعات به صورت تک مقدار (Single Value) به برنامه داده می‌شود.

حال با فرض تنها یک روز اشتباه برای هر فعالیت، میزان اشتباه در تخمین مدت پروژه برای یک پروژه با بیش از دو هزار فعالیت بسیار زیاد خواهد بود.

می‌توان به جای استفاده از پارامترهای تک مقدار (Single Value) از پارامترهای دامنه‌ای (Stochastic) بهره گرفت به گونه‌ای که به جای تعریف یک مقدار برای مدت زمان یک فعالیت بازه زمانی بسته به میزان عدم قطعیت در تخمین زمان آن فعالیت، در نظر گرفت و با اعمال یک توزیع مناسب آماری در نهایت به جای حصول یک مقدار مشخص برای مدت زمان پروژه یک دامنه زمانی برای مدت زمان کل پروژه به دست آورد و احتمال اتمام پروژه را در هر یک از زمان‌های بین این محدوده مورد ارزیابی قرار داد. از متداول‌ترین این روش‌ها روش مونت کارلو می‌باشد. استفاده از این روش دست پیمانکاران را در تبادل هزینه زمان باز می‌گذارد و تصمیم‌گیری در این زمینه را برای مدیران تسهیل می‌نماید. البته در این حالت نیاز به نرم‌افزارهای قوی شبیه‌ساز و سخت‌افزار پیشرفته اجتناب‌ناپذیر است.

همچنین تحلیل ریسک در پروژه‌های کشور از اهمیت ویژه‌ای به خصوص برای پیمانکاران برخوردار می‌باشد که متأسفانه تنها تعداد قلیلی از شرکت‌های پیمانکاری تحلیل ریسک در پروژه‌ها را در دستور کار خود قرار داده‌اند.

در این آشفته بازار تغییر و تحولات سیاسی منطقه، تغییرات سریع سیاست‌گذاری‌های کشور، نوسان شدید قیمت نفت، نرخ ارز و ارزش سهام، تغییر قیمت‌های جهانی اقلام، تأخیر در تحویل کالا، توقیف کشتی‌ها و سایر عوامل مشابه، پیمانکارانی که از تحلیل ریسک در پروژه‌ها غافلند در حقیقت خود را در معرض خطر بزرگی قرار می‌دهند در یک تحلیل دقیق ریسک می‌توان ضمن شناسایی انواع ریسک در پروژه‌ها نسبت به رفع، تعدیل یا انتقال و تسهیم آن با دیگران اقدام نمود و در غیر این‌صورت برای رویاریی با آن آماده شد و بدین‌ترتیب از تأخیرات ناشی از عوامل پیش‌بینی نشده در یک پروژه به طور چشمگیری کاست.

زیرساخت‌های سیستم‌های کنترل داخلی شرکت‌ها

اساسی‌ترین ابزار جهت کاربرد مفید و مؤثر سیستم‌های کنترل، وجود PMIS یا Project Management Information System می‌باشد به گونه‌ای که اطلاعات لازم جهت فرآیندهای مختلف کنترلی که در فوق ذکر شد، به نحو مطلوبی در دسترس مدیران قرار داشته و در کل سازمان جریان یابد.

یک سیستم اطلاعاتی مجموعه‌ای از اجزای مرتبط به هم است که در همکاری با یکدیگر به جمع‌آوری،  پردازش، نگهداری و توزیع اطلاعات به منظور پشتیبانی، تصمیم‌گیری و ایجاد هماهنگی و کنترل در یک سازمان می‌پردازد. در حقیقت بدون وجود یک سیستم اطلاعاتی (Information System) کارآمد، هرگونه فرایند کنترلی محکوم به شکست می‌باشد. در صحنه رقابت جهانی نیز وجود سیستم‌های اطلاعاتی درون سازمانی در شرکت‌های پیمانکاری از مزیت‌های مهم رقابتی محسوب می‌شود.

متأسفانه در این زمینه هم شرکت‌های پیمانکاری حتی در سطوح بالا از ضعف‌های عمده‌ای برخوردار هستند و مدیریت این شرکت‌ها بیش از این‌که مبتنی بر اطلاعات و جریان اطلاعات در سازمان باشد، مبتنی بر عواملی مانند تجربه پیشکسوتان سازمان، شخصیت کاریزمایی مدیر و یا حتی بنیه مالی شخص مدیر عامل می‌باشد.

سخن آخر

مطمئناً با اعمال روش‌های نسبتاً ساده و سرمایه‌گذاری نسبتاً کم در سیستم‌های کنترل داخلی شرکت‌های پیمانکاری، می‌توان تأثیرات شگرفی در کیفیت اجرای پروژه‌ها و به دنبال آن رشد و توسعه ساختار نظام پیمانکاری کشور ایجاد نمود.

اکنون که کشور در آستانه تحولات بزرگ علمی، صنعتی و اجرایی قرار داشته و سرمایه‌گذاری‌های کلانی در این زمینه‌ها صورت گرفته، سزاوار نیست که نظام پیمانکاری کشور با وجود توانمندی‌های بی‌نظیر که به همت مدیران و مهندسان دلسوز و متعهد این مرز و بوم حاصل شده، تنها به خاطر عدم توجه و به کارگیری پاره‌ای از روش‌های نوین علمی رایج در جهان از غافله پیشرفت و بالندگی عقب بیفتد و در صحنه بین‌المللی جایگاهی که در شأن پیمانکاران توانمند کشور باشد را تصاحب نکند.

تحقق این مهم اهتمام هر چه بیش‌تر دست‌اندرکاران و مدیران صنعت پیمانکاری کشور را طلب می‌کند.

منبع: مستندات علمی-حرفه‌ای نظام اجرای پروژه‌ا-جلد دوم