سیستم ارزشیابی مستمر عملکرد پیمانکاران- قسمت آخر

سیستم ارزشیابی مستمر عملکرد پیمانکاران- قسمت آخر

علی مدقالچی

محمدحسین صبحیه

بابک طالبی

در روزهای گذشته قسمت‌های اول و دوم مقاله «سیستم ارزشیابی مستمر عملکرد پیمانکاران» که نگاهی تئوریک به عملکرد پیمانکاران داشت، از نظرتان گذشت. آخرین بخش آن، اکنون پیش روی شماست.

۳-۳-۳-۴-۲-۳- روند تحلیل

به منظور به دست آوردن وزن مورد نظر جامعه آماری شاخص‌ها و زیرشاخص‌های طرح پیشنهادی ارزشیابی مستمر، از روش میانگین‌گیری وزن‌های اختصاص داده شده استفاده خواهد شد. بدیهی است نقطه نظرات آن دسته از متخصصینی که دارای سابقه طولانی در پروژه‌های عمرانی بوده و یا دارای تخصص و تمرکز بالایی در موضوع تحقیق می‌باشند، برای این مطالعه از اهمیت بیشتری برخوردار خواهد بود. برای وارد کردن این مهم در تعیین وزن‌ها بهترین روش، وزن دادن به پاسخنامه افراد صدرالاشاره و سایر متخصصان می‌باشد. بدین منظور وزن پاسخنامه افرادی که دارای بیش از ۲۵ سال سابقه کار در پروژه‌های عمرانی، دارندگان مدرک دکتری در رشته‌های مرتبط با پروژه‌های عمرانی، ۳ در نظر گرفته شده و وزن پرسشنامه افرادی که دارای بین ۱۰ تا ۲۵ سال سابقه کار در پروژه‌های عمرانی و دارندگان مدرک فوق‌لیسانس در رشته‌های مرتبط با پروژه‌های عمرانی، ۲ و سایر افراد ۱ در نظر گرفته می‌شود. به عبارت روشن‌تر پاسخنامه گروه اول، ۳ بار وارد روند تحلیل خواهد شد.

پس از جمع‌آوری پرسشنامه‌ها، وزن‌های پیشنهاد شده توسط پرسش‌شوندگان در ضرایب سوابق و تحصیلات (براساس ضوابط صدرالاشاره) ضرب گشته و میانگین عددی آن‌ها محاسبه شد. در چک لیست‌های ۱ تا ۵ نتیجه نهایی وزن اختصاص داده شده آورده شده است.

۳-۴- شاخص‌های ارزشیابی پیمانکاران

در این قسمت به شاخص‌های ارزشیابی مستمر پیمانکاران خواهیم پرداخت. در قسمت اول تعاریف طرح از دسته‌بندی امتیازات، نمایش داده شده است. در قسمت دوم ضوابط امتیازدهی به زیر شاخصه‌ها به همراه توضیح اختصاصی در مورد هر یک درج شده است. تیم ارزشیابی می‌بایست براساس عملکرد پیمانکاران و بر مبنای این ضوابط، مناسب‌ترین امتیاز را به هر زیر شاخص تخصیص داده و پس از اعمال ضرایب شاخص اصلی و زیرشاخص مربوطه، امتیاز نهایی را وارد نماید.

۳-۴-۱- ضوابط کلی امتیازبندی شاخص‌ها

۰-    غیرقابل قبول: پیمانکار در برآورد ساختن آیتم چنان ضعیف عمل کرده است که هیچ جای اصلاحی برای آن وجود ندارد و می‌بایست دوباره انجام شود.

۱-    خیلی ضعیف: پیمانکار در برآورد ساختن آیتم‌ها ضعیف عمل کرده و اصلاح کارها هزینه و زمان زیادی را به دنبال خواهد داشت.

۲-   ضعیف: پیمانکار نتوانسته است استانداردها را رعایت کرده ولی با اندکی اصلاح می‌تواند رضایت کارفرما را جلب کند.

۳-  خوب: پیمانکار در رعایت استانداردها تا حدی موفق بوده و توانسته رضایت کارفرما را جلب کند.

۴-   خیلی خوب: پیمانکار استانداردها را به خوبی رعایت کرده و خواسته‌های کارفرما را فراتر از حد نیازها انجام داده است.

۵-   عالی: پیمانکار استانداردها و خواسته‌های کارفرما را فراتر از حد مورد نیاز رعایت کرده است.

۳-۴-۲- ضوابط امتیازدهی هر یک از شاخص‌ها:

۱-برای زیرشاخص‌های مدیریت شامل زیرشاخص‌های ۱-۱ تا ۱۴-۱ و ۱۷-۱

۰= اصولاً استفاده نمی‌شود.

۱= تحقیقاتی برای استفاده انجام پذیرفته است.

۲= در ضوابط و مقررات شرکت گنجانده شده ولی اصلاً استفاده نمی‌شود.

۳= در ضوابط و مقررات شرکت گنجانده شده و تا حدودی استفاده می‌شود.

۴= از تکنیک‌ها استفاده می‌شود و نتایج خوبی به دست آمده است.

۵= از تکنیک‌ها به طور کامل استفاده شده و حتی در برخی موارد، تکنیک‌های جدیدی با شرایط شرکت ابداع شده است.

۱-        برای زیرشاخص‌های مدیریت شامل ۱۵-۱ و ۱۱-۱

۰= در هیچ موردی رعایت نشده است.

۱= در ۲۰ درصد موارد رعایت شده است.

۲= در ۵۰ درصد موارد رعایت شده است.

۳= در ۸۰ درصد موارد رعایت شده است.

۴= در ۹۰ درصد موارد رعایت شده است.

۵= در صد در صد موارد رعایت شده است.

موارد شامل پرداخت‌ها به موقع اجرت و هزینه‌ها و انجام به موقع تعهدات می‌باشد.

۲-       برای زیرشاخص‌های هزینه و اجرا:

۰= هزینه آیتم از هزینه برآورد شده به علاوه مینوس بیش از ۲۵ درصد تجاوز کرده است

۱= هزینه آیتم از هزینه برآورد شده به علاوه مینوس تا ۲۵ درصد تجاوز کرده است.

۲= هزینه اجرای آیتم از هزینه برآورد شده به علاوه مینوس تا ۱۰ درصد تجاوز کرده است.

۳= هزینه اجرای آیتم از هزینه برآورد شده بیش‌تر است ولی از محدوده مینوس‌های توافق‌شده با کارفرما تجاوز نشده است.

۴= هزینه اجرای آیتم برابر با هزینه برآورد شده است.

۵= هزینه اجرای آیتم از هزینه برآورد شده پایین‌تر است(صرفه‌جویی)

۳-      برای شاخص کیفیت اجرا و تکنولوژی اجرا:

مانند ضوابط کلی امتیازدهی زیرشاخص‌ها می‌باشد.

۴-       برای زیرشاخص زمان اجرا:

۰= زمان اجرای آیتم از زمان برآورد شده به علاوه مینوس بیش از ۲۵ درصد تجاوز کرده است.

۱= زمان اجرای آیتم از زمان برآورد شده به علاوه مینوس تا ۲۵ درصد تجاوز کرده است.

۲= زمان اجرای آیتم از زمان برآورد شده به علاوه مینوس بیش تا ۱۰ درصد تجاوز کرده است.

۳= زمان اجرای آیتم از برنامه زمانی عقب است ولی در محدوده مینوس مورد توافق با کارفرما قرار دارد.

۴= زمان اجرای آیتم با برنامه زمانی منطبق است.

۵= زمان اجرای آیتم از برنامه زمانی کم‌تر است(ذخیره زمان)

۵-       برای زیر شاخص تجربه و مهارت شامل آیتم‌های ۳-۱ و ۳-۲و۳-۳:

۰= احدی از افراد تخصص یا سابقه لازم برای کار را ندارند.

۱= ۲۰ درصد از افراد تخصص یا سابقه لازم برای کار را دارند.

۲= ۵۰ درصد از افراد تخصص یا سابقه لازم برای کار را دارند.

۳= ۸۰ درصد از افراد تخصص یا سابقه لازم برای کار را دارند.

۴= ۹۰ درصد از افراد تخصص یا سابقه لازم برای کار را دارند.

۵= صددرصد از افراد تخصص یا سابقه لازم برای کار را دارند.

۶-       برای زیرشاخص تجربه شامل آیتک ۳-۴و۳-۶:

۰= پیمانکار اصلاً کارمند یا کارگری ماهر ندارد یا تاکنون پروژه‌ای مشابه انجام نداده است.

۱= پیمانکار تنها ۲۰ درصد از تعداد مورد نظر کارفرما را دارا می‌باشد.

۲= پیمانکار تنها ۵۰ درصد از تعداد مورد نظر کارفرما را دارا می‌باشد.

۳= پیمانکار تنها ۸۰ درصد از تعداد مورد نظر کارفرما را دارا می‌باشد.

۴= پیمانکار صددرصد از تعداد مورد نظر کارفرما را دارا می‌باشد.

۵= پیمانکار بیش از تعداد مورد نیاز کارفرما، کارمند یا کارگر ماهر در اختیار داشته و یا پروژه‌ای مرتبط انجام داده است.

۷-       برای زیرشاخص تجربه شامل آیتم ۳-۵:

۰= هیچ یک از کارکنان انضباط کاری را رعایت نمی‌نمایند.

۱= ۲۰ درصد کارکنان انضباط کاری را رعایت می‌نمایند.

۲= ۵۰ درصد کارکنان انضباط کاری  را رعایت می‌نمایند.

۳= ۸۰ درصد کارکنان انضباط کاری را رعایت می‌نمایند.

۴= صددرصد کارکنان انضباط کاری را رعایت می‌نمایند.

۵= تمامی کارکنان پیمانکار فراتر از انتظار در رعایت انضباط کاری تلاش می‌کنند.

۸-      برای زیرشاخص ایمنی شامل آیتم‌های۴-۱ تا ۴-۵:

۰= هیچ موردی رعایت نشده است.

۱= در ۲۰ درصد موارد رعایت شده است.

۲= در ۵۰ درصد موارد رعایت شده است.

۳= در ۸۰ درصد موارد رعایت شده است.

۴= در صد درصد موارد رعایت شده است.

۵= نه تنها تمامی نکات ایمنی و امنیتی رعایت شده بلکه تدابیر جدیدی منطبق با شرایط پیمانکار ابداع  شده است.

۹-       برای زیر شاخص آموزش شامل موارد۵-۱و۵-۲و۵-۳:

۰= هیچ یک از کارکنان آموزش‌ لازم را ندیده‌اند.

۱= ۲۰ درصد کارکنان از آموزش‌های لازم استفاده می‌کنند.

۲= ۵۰ درصد کارکنان از آموزش‌های لازم استفاده می‌کنند.

۳= ۸۰ درصد کارکنان از آموزش‌های لازم استفاده می‌کنند.

۴= صد درصد کارکنان از آموزش‌های لازم استفاده می‌کنند.

۵= تمامی کارکنان از آموزش‌های لازم و آموزش‌های تکمیلی استفاده کرده و حتی متدهای جدیدی از طرف پیمانکار ابداع شده است.

۱۰-     برای زیرشاخص‌های بهداشت شامل آیتم‌های ۶-۱و۶-۳:

۰= هیچ یک از افراد اصول بهداشت را رعایت نکرده و یا هیچ یک از اصول زیست‌محیطی رعایت نمی‌شوند.

۱= ۲۰ درصد افراد اصول بهداشتی را رعایت کرده و یا ۲۰ درصد از اصول زیست‌محیطی رعایت می‌شود.

۲= ۵۰ درصد اصول بهداشتی را رعایت کرده و یا ۲۰ درصد از اصول زیست‌محیطی رعایت می‌شود.

۳= ۸۰ درصد افراد اصول بهداشتی را رعایت کرده و یا ۲۰ درصد از اصول زیست‌محیطی رعایت می‌شود.

۴= صددرصد افراد اصول بهداشتی را رعایت کرده و یا ۲۰ درصد از اصول زیست‌محیطی رعایت می‌شود.

۵= علاوه بر رعایت اصول بهداشتی توسط همه افراد و یا رعایت اصول زیست‌محیطی، تمهیدات و تکنیک‌های ابداعی توسط پیمانکار برای بهداشت محیط و کارگاه و افراد به کار گرفته می‌شود.

۱۲-برای زیرشاخص ارتباطات شامل موارد ۷-۱ تا ۷-۶:

ضوابط امتیازدهی مانند ضوابط کلی امتیازدهی عملکرد است.

۱۳- برای زیرشاخص ارتباطات شامل موارد ۷-۷:

۰= هیچ گونه انتشار دستاورد، یافته‌ها و تجربیات صورت نپذیرفته است.

۱= پیمانکار فقط به انتشار آمار و اطلاعات اولیه پروژه آن هم در سطح محدود اقدام نموده است.

۲= پیمانکار فقط اقدام به انتشار کاتالوگ معرفی شرکت و معرفی پیمان و پروژه و نتایج آن در سطح تا حدی محدود نموده است.

۳= پیمانکار اقدام به انتشار دستاوردها، تجربیات و عملکردهای پروژه از طریق کاتالوگ و مقاله علمی نموده است.

۴= پیمانکار اقدام به انتشار دستاوردها، تجربیات و عملکردهای پروژه از طریق کاتالوگ و مقاله و اینترنت نموده است.

۵ = پیمانکار علاوه بر انتشار دستاوردها، تجربیات و عملکردهای پروژه از طریق کاتالوگ، مقاله و اینترنت، تئوری‌های آموزشی نیز برنامه‌‌ریزی و اجرا کرده است.

۱۴-برای زیرشاخص‌های متفرقه شامل مورد ۸-۱ و ۸-۳:

۰= ماشین‌آلات یا تأسیساتی وجود ندارد.

۱= پیمانکار تنها توانسته است ۲۰ درصد ماشین‌آلات یا تأسیسات موردنیاز برای اجرای کار تأمین کند.

۲= پیمانکار تنها توانسته است ۵۰ درصد ماشین‌آلات یا تأسیسات مورد نیاز برای اجرای کار تأمین کند.

۳= پیمانکار تنها توانسته است ۸۰ درصد ماشین‌آلات یا تأسیسات موردنیاز برای اجرای کار تأمین کند.

۴= پیمانکار توانسته است صددرصد ماشین‌آلات یا تأسیسات موردنیاز برای اجرای کار تأمین کند.

۵= پیمانکار علی‌رغم تأمین کلیه ماشین‌آلات و تأسیسات مورد نیاز از ماشین‌آلات و تأسیسات مدرن برای پیشبرد هر چه بیش‌تر کار استفاده نموده است.

۱۵-برای زیرشاخص‌های متفرقه شامل مورد ۸-۲:

۰= هیچ یک از ماشین‌آلات و تأسیسات در وضعیت مناسبی نمی‌باشند.

۱= ۲۰ درصد از ماشین‌آلات و تأسیسات در وضعیت مناسبی قرار دارد.

۲= ۵۰ درصد از ماشین‌آلات و تأسیسات در وضعیت مناسبی قرار دارد.

۳= ۸۰ درصد از ماشین‌آلات و تأسیسات در وضعیت مناسبی قرار دارد.

۴= صد درصد از ماشین‌آلات و تأسیسات در وضعیت مناسبی قرار دارد.

۵= علی‌رغم مناسب بودن وضعیت فنی ماشین‌آلات و کیفیت مناسب تأسیسات، تمهیداتی برای بهبود فنی ماشین‌آلات و استفاده بهتر از تأسیسات و حداکثر استفاده از آن‌ها ابداع نموده است.

۱۶-برای زیرشاخص‌های متفرقه شامل مورد ۸-۴:

۰= برای هیچ یک از کارکنان وسایل و امکانات رفاهی شامل مسکن مناسب، خوراک، پوشاک مناسب، مرخصی مناسب داده نشده است.

۱= ۲۰ درصد از کارکنان از امکانات رفاهی استفاده می‌کنند.

۲= ۵۰ درصد از کارکنان از امکانات رفاهی استفاده می‌کنند.

۳= ۸۰ درصد از کارکنان از امکانات رفاهی استفاده می‌کنند.

۴= صددرصد از کارکنان از امکانات رفاهی استفاده می‌کنند.

۵= پیمانکار علاوه بر فراهم آوردن امکانات رفاهی برای تمامی کارکنان، امکانات تفریحی، ورزشی، سیاحتی و… نیز تأمین کرده است.

۱۷-برای زیرشاخص‌های متفرقه شامل مورد ۸-۵:

۰= پیمانکار هیچ گونه آزمایشی برای کنترل کیفیت عملیات انجام نمی‌دهد.

۱= پیمانکار تعداد بسیار محدودی از آزمایش‌ها را انجام داده است.

۲= پیمانکار فقط تعدادی از آزمایش‌های بسیار مهم را انجام می‌دهد.

۳= پیمانکار تمامی آزمایش‌های لازم را با دقت و کیفیت زیاد به انجام می‌رساند.

۴= پیمانکار تعدادی از آزمایش‌ها را با امکانات خود انجام و سایر موارد را در سایر آزمایشگاه‌ها به دقت و کیفیت بالا انجام می‌دهد.

۵= پیمانکار با تجهیز آزمایشگاه در کارگاه، اکثر آزمایش‌ها را در اسرع وقت، با دقت و کیفیت بالا انجام می‌دهد.

۱۸- برای زیرشاخص‌های متفرقه شامل موارد ۸-۶ تا ۸-۸:

ضوابط امتیازدهی مانند ضوابط کلی امتیازدهی عملکرد است.

۱-    نتیجه‌گیری:

برنامه پیشنهادی که در این تحقیق به آن اشاره کردیم، یک روش مستمر ارزشیابی پیمانکاران براساس عملکرد آن‌ها می‌باشد. هدف اصلی از طراحی این سیستم کمک به مدیریت و کنترل مناسب‌تر و مستمر عملکرد پیمانکاران دستگاه‌های کارفرمایی که پیمانکاران متعددی را در پروژه‌های خود به کار گرفته‌اند، می‌باشد. بدیهی است این سیستم از لحاظ ماهیت با روش ارزشیابی پیمانکاران که توسط سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور در حال اجرا است، متفاوت خواهد بود. ولی این رویکرد می‌تواند کارایی طرح مذکور را افزایش دهد، چرا که همان‌طور که در بخش ۳-۳-۳-۲ اشاره کردیم، طرح پیشنهادی دارای ۳ مزیت عمده ارزشیابی مستمر، توجه به تکنیک‌های مدرن  و تشویق هر چه بیش‌تر پیمانکاران به به‌کارگیری روش‌های جدید در کاهش هزینه‌ها و بهبود بهره‌دهی خود می‌باشد.

نکته بسیار مهمی که از این تحقیق به دست آمد، عدم آشنایی اکثریت پرسش‌شوندگان با مزایا، ویژگی‌ها و ضرورت استفاده از رویکردها و شیوه‌های مدرن مدیریت عمومی و پروژه می‌باشد. لذا پیشنهاد می‌شود بر روی میزان دانش متخصصان پروژه‌های عمرانی از تکنیک‌های جدید، علل این فقر دانش و روش‌های انتقال دانش جدید تحقیقات جامعی در سطح کشور انجام پذیرد.