کاهش هزینه‌ها با به‌کارگیری تکنیک مدیریت ریسک

پیاده‌سازی کاربردی مدیریت ریسک در یک مناقصه بین‌المللی پروژه نیروگاهی- قسمت دوم

کاهش هزینه‌ها با به‌کارگیری تکنیک مدیریت ریسک

امیرحسین خامنه

قسمت اول مقاله «کاهش هزینه‌ها با به‌کارگیری تکنیک مدیریت ریسک» در شماره ۱۹۷۶ روزنامه به چاپ رسید. اینک قسمت دوم این مقاله پیش روی شماست.

پیگیری و کنترل ریسک

این فرایند شامل پیگیری ریسک‌های شناخته شده کنترل ریسک‌های باقی‌مانده شناسایی ریسک‌های جدید، اطمینان از اجرای برنامه مدیریت ریسک و ارزیابی میزان اثربخشی آن‌ها در کاهش ریسک می‌باشد. اجرای روش‌های پاسخگویی و ارزیابی نتایج آن‌ها در طول پروژه، در مرحله فوق می‌باشد.

در این مرحله ردیابی نتایج پاسخگویی به ریسک و باقی‌مانده اثرات ریسک بر پروژه، بررسی این‌که آیا برخورد با ریسک به درستی صورت پذیرفته و این‌که تاچه اندازه مؤثربوده است، انجام می‌شود. این مرحله در مدت پروژه تکرار می‌شود. موارد ریسک وقتی پروژه پیشرفت می‌کند تغییر می‌کند، موارد جدید پدیدار شده و موارد پیش‌بینی شده قبلی ممکن است رخ ندهد. پاسخ به این سؤال که چه مواردی از ریسک متوجه پروژه شده که پیش‌بینی نگشته‌اند، در این مرحله مشخص می‌گردد.

نکات قابل توجه در پیاده‌سازی فرایند مدیریت ریسک

در طی پیاده‌سازی فرایند مدیریت ریسک توجه به نکات ذیل لازم و ضروری است‌‌:

·               مدیریت ریسک امری ضروری است. بایستی به‌صورت نظام‌مند انجام شود. مدیریت ریسک فرایندی سازمان‌دهی شده جهت شناسایی و تجزیه و تحلیل و ارزیابی ریسک‌های مرتبط با پروژه جهت اجرا و کنترل روشی مناسب به منظور جلوگیری یا برخورد با هر ریسک می‌باشد. با اجرای برنامه مدیریت ریسک پروژه به‌طور پیوسته و مداوم می‌توان ریسک‌ها را تا زمان تکمیل پروژه کنترل کرد و نیز نحوه واکنش به ریسک‌ها مشخص می‌شود. استراتژی‌هایی که برای مدیریت ریسک اتخاذ می‌شوند باید با استراتژی‌های کلی پروژه هماهنگی داشته باشند.

·               هر مرحله فرایند مدیریت ریسک دارای تکنیک‌های متفاوتی می‌باشد که با بررسی شرایط، نیازمندی‌ها، منابع موجود و قابلیت اطمینان می‌توان از هر یک استفاده کرد.

·               از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل کیفی می‌توان در تجزیه و تحلیل کمی استفاده کرد و یا این‌که مستقیماً جهت برنامه‌ریزی واکنش به ریسک به‌کار رود.

·               عموماً آنالیز کمی در ادامه آنالیز کیفی مطرح می‌شود از این دو روش می‌توان به‌صورت ترکیبی و به‌صورت مستقل استفاده کرد. آن‌چه مشخص می‌کند که جهت تجزیه و تحلیل از کدام روش استفاده گردد ملاحظات بودجه و زمان بودجه و نیز نیاز به نتایج کمی یا کیفی می‌باشد.

·               با توجه به آن‌که تجزیه و تحلیل کمی اغلب نیازمند برنامه‌های کامپیوتری است که بسیار گران‌تر از دیگر برنامه‌های عرف مدیریت پروژه می‌باشد نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل کیفی نیز می‌تواند بسیار مثمر ثمر واقع گردد. به‌عبارت دیگر بدون آنالیزهای عددی گسترده و سیستم‌های پیچیده آنالیز ریسک نیز می‌توان به مدیریت ریسک پرداخت. به‌عبارت دیگر روش‌های آنالیز ریسک بایستی هرچه ساده‌تر و قابل فهم‌تر برای کاربران باشد.

·               مناقصه رقابتی به همراه ترتیبات قرارداد سنتی مدیریت واقع‌بینانه ریسک را محدود می‌کند چراکه فشار بر شرکت‌کنندگان در مناقصه جهت ارایه قیمت پیشنهادی پایین می‌باشد.

·               ایجاد مجموعه‌ای به نام مدیریت ریسک در چارت سازمانی پروژه‌هایی که از طریق منابع خارجی تأمین می‌شوند به منظور مقابله مناسب با ریسک‌ها افزایش فرصت‌‌‌‌ها و کاهش هزینه‌های پروژه.

·               به منظور شرکت در مناقصه پروژه‌های بین‌المللی و ارایه پیشنهاد بررسی مدیریت ریسک پروژه امری لازم و ضروری است.

·               شرکت‌هایی که سابقه آشنایی کمی با مدیریت ریسک دارند می‌توانند به‌صورت تدریجی مدیریت ریسک را نهادینه سازند. بدین صورت که ابتدا مدیریت ریسک را به‌صورت آزمایشی یا غیررسمی و در یک پروژه خاص انجام دهند. در این راه استفاده از شرکت‌ها و افراد صاحب‌نظر در زمینه مدیریت ریسک کمک بسیار بزرگی خواهد نمود. در ادامه می‌توان مدیریت ریسک را به‌صورت رسمی دنبال کرد. با مشاهده نتایج حاصل شده و نیز آشنایی شرکت‌ها با مدیریت ریسک می‌توان از نرم‌افزارهای مدیریت ریسک نیز بهره گرفت.

·               در پروژه‌های بزرگ با ریسک‌های بزرگ کارفرما بایستی تخصیص ریسک در اسناد مناقصه را در نظر گرفته و از پیشنهاد‌دهندگان تمهیدات مشخصی در خواست نماید.

·               بیش‌ترین عدم‌یقین در مراحل اولیه پروژه است که تصمیماتی با بیش‌ترین تأثیر گرفته می‌شود. در این مرحله بایستی ریسک‌ها ارزیابی شده و واکنش مناسبی برای آن‌ها درنظر گرفته شود.

·               ریسک‌ها در خلال پروژه تغییر می‌کنند‌‌؛ لذا مدیریت ریسک باید یک فعالیت مستمر در پروژه باشد.

·               جهت برآورد‌‌‌ها و تخمین ریسک‌ها بایستی طیفی از برآورد‌‌‌ها شامل ذخیره‌های اقتضایی و فوق‌العاده به‌کار رود.

معرفی پروژه

پروژه مورد مطالعه طرح و ساخت نیروگاه گازی ماریب در کشور یمن است که مدیریت ریسک جهت شناسایی ریسک‌های پروژه و نیز برآورد هزینه ریسک‌ها به‌منظور ارایه پیشنهاد شرکت در مناقصه بین‌المللی اعمال گردید. دلایل انتخاب پروژه نظر مساعد کنسرسیوم جهت حضور در یک مناقصه بین‌المللی و اخذ و اجرای پروژه مذکور، امکان دسترسی به مشخصات و اطلاعات پروژه و نیز امکان مصاحبه و هماهنگی با افراد تیم پروژه می‌باشد. مدیریت ریسک با توجه به شرایط منطقه و هم‌چنین رویت سایت و با درنظر گرفتن کلیه شرایط اقتصادی، محیطی، اجتماعی و سیاسی کشور محل اجرای پروژه پیاده‌سازی می‌شود.

پروژه طرح تأمین و ساخت نیروگاه گازی در ۶۰ کیلومتری شهر ماریب در منطقه صفیر واقع در کشور یمن بوده و دارای سه واحد توربین گازی با ظرفیت ۳۰۰ مگاوات می‌باشد که امکان توسعه آن به ۷ واحد گازی وجود داشته و درنهایت با اضافه کردن توربین ژنراتورهای بخار و سیستم بازیافت، گرمای ژنراتورهای بخار از نیروگاه سیکل باز گازی به سیکل ترکیبی گاز و بخار تبدیل گردد.

در مناقصه بین‌المللی این پروژه کنسرسیومی از سه شرکت معتبر ایرانی (شرکت‌های مپنا، مپنا بین‌المللی، نصربنیاد) برای اجرای پروژه شرکت کرده‌اند. مدت زمان پروژه دو سال و مبلغ اولیه برآوردی ۱۲۰ میلیون دلار می‌باشد. هم‌چنین تأمین مالی پروژه از طریق منبع زیر صورت می‌پذیرفت‌‌:

·               صندوق سرمایه‌گذاری سعودی با اعتبار مالی مشخص

·               صندوق سرمایه‌گذاری عرب با اعتبار مالی مشخص

·               دولت مربوطه جهت تأمین هزینه‌های باقی‌مانده کل پروژه

پیاده‌سازی مدیریت ریسک در پروژه نیروگاهی

 گام اول‌‌: برنامه‌ریزی مدیریت ریسک پروژه

جهت برنامه‌ریزی مدیریت ریسک پروژه نیروگاه از یک جلسه برنامه‌ریزی استفاده گردید. شرکت‌کنندگان جلسه برنامه‌ریزی و تیم مدیریت ریسک از افراد باتجربه خبره و آگاه به مسایل پروژه که مسؤولیت پروژه را نیز به عهده داشتند انتخاب گردیدند. بدین صورت که مدیر پروژه نیروگاه در شرکت به همراه مدیر تهیه پیشنهاد مناقصه و مدیر خدمات پروژه به همراه شخص تسهیلگر مدیریت ریسک در جلسه برنامه‌ریزی حضور یافتند.

در این جلسه افراد جهت اجرای فرایند مدیریت ریسک توجیه شده و با توجه به آن‌که میزان آشنایی آن‌ها با این فرایند بسیار کم بود در مورد این تکنیک توضیحاتی داده شد و کلیه وظایف شناسایی و تجزیه و تحلیل ریسک‌ها و به‌طور کلی اجرای فرایند مدیریت ریسک به شخصی تسهیلگر واگذار گردید و بقیه افراد بایستی در مراحل مختلف اطلاعات مورد نیاز را در اختیار شخص تسهیلگر قرار دهند. هزینه انجام مدیریت ریسک پروژه تنها مختص به ساعات کارکرد تیم مدیریت ریسک گردید.

با توجه به آن‌که شرکت موظف به تحویل پیشنهاد مناقصه پروژه نیروگاهی گازی تا تاریخ معینی بود بایستی مدیریت ریسک در همان مراحل اولیه قبل از مناقصه انجام گیرد.

در مورد نحوه ارزیابی و امتیازدهی ریسک‌ها مقرر گردید تا در جلسه ارزیابی در مورد آن تصمیم‌گیری انجام شود. حدود مجاز ریسک‌ها برای شرکت به‌صورت زیر مشخص گردید.

 

تصمیم بسیار مهم دیگری که در این جلسه اتخاذ گردید آن بود که در اعمال هزینه ریسک‌های محتمل هزینه ریسک با احتمال وقوع صددرصد به مقدار برآورد هزینه کل پروژه اضافه گردد. (برنامه اقتضایی) به عبارت دیگر هزینه ریسک‌ها به هزینه کل پروژه اضافه شده و به‌عنوان رقم کل پیشنهاد مناقصه شرکت اعلام گردد.

گام دوم‌‌: شناسایی و تعیین ریسک‌های پروژه

این گام شامل اقدامات زیر انجام می‌باشد‌‌:

–             بازنگری اسناد و مدارک پروژه

–             جمع‌آوری اطلاعات جهت شناسایی ریسک‌ها

–             تهیه لیستی از رئوس کلی ریسک‌ها و ریسک‌های کلان پروژه‌ها توسط شخص تسهیلگر

–             ارایه به تیم پروژه برای مطالعه و اندیشیدن به ریسک‌های پروژه مورد نظر

–             جلسه طوفان فکری، مرور لیست، دریافت و ثبت کلیه نظرات و اطلاعات افراد در مورد ریسک‌های پروژه

همان‌طور که اشاره شد، شناسایی ریسک روندی کیفی است که با هدف شناسایی و توصیف ریسک‌های احتمالی مؤثر بر اهداف پروژه انجام می‌شود. در این فرایند می‌بایست ریسک‌های داخلی و خارجی توأمان مورد توجه قرار گیرد. ولی در این پروژه با توجه به نظر شرکت مدیریت ریسک و شناسایی ریسک‌ها فقط در مورد ریسک‌های خارجی و ریسک‌های ساخت انجام می‌گیرد. کلیه ریسک‌های داخلی اعم از ریسک‌های فنی، ریسک‌های عملکرد، ریسک‌های مدیریت پروژه و ریسک‌های سازمانی در برآورد اولیه هزینه کل پروژه لحاظ شده و نیاز به تعیین اثر آن‌ها بر هزینه پروژه نمی‌باشد. به‌عبارت دیگر ریسک‌های داخلی شرکت مدیریت پروژه نیروگاهی با توجه به تجارب قبلی پروژه‌های مشابه داخلی لحاظ شده و در واقع به هزینه کل پروژه اضافه شده است. لذا ریسک‌های کلی مانند ریسک طراحی خرابی ماشین‌آلات و زلزله و… صرف‌نظر گردیده و ریسک‌های خاص پروژه مورد مطالعه قرار می‌گیرد. لازم به ذکر است آن‌چه به‌‌عنوان هدف شرکت در این مرحله تعیین شده است تعیین رقم کل قیمت پیشنهادی مناقصه می‌باشد. گرچه تأخیرات و افزایش زمان پروژه باعث افزایش هزینه‌های پروژه می‌شود لیکن در این فرایند از میزان تأثیر ریسک‌ها به زمان کلی پروژه صرف‌نظر می‌گردد.

در اولین قدم از شناسایی و تعیین ریسک‌ها با توجه به مطالعات انجام شده لیستی از رئوس کلی ریسک‌ها و ریسک‌های کلان پروژه‌ها تهیه شد. این لیست جهت آشنایی افراد تیم پروژه با ریسک‌های کلان و طبقه‌بندی آن‌ها تهیه و در اختیار آن‌ها قرار گرفت تا خط‌مشی فکری آن‌ها روشن شده و نیز مشخص گردد که در مرحله شناسایی به دنبال چه هستیم.

همان‌طور که اشاره گردید این لیست در اختیار تیم مدیریت ریسک مشتمل بر مدیریت پروژه مدیر خدمات مهندسی و مدیر تهیه پیشنهاد مناقصه قرار گرفت و از آن‌ها خواسته شد تا جهت دومین مرحله فرایند مدیریت ریسک یعنی شناسایی ریسک‌های پروژه نیروگاه مورد مطالعه و بازنگری قرار دهند. هم‌چنین مدارک مربوط به مشخصات پروژه محدوده کار پروژه تهیه و جهت مطالعه به تیم مدیریت ریسک داده شد و از آن‌ها خواسته شد تا با توجه به وضعیت پروژه و لیست تهیه شده درمورد ریسک‌های پروژه تأمل کرده و اطلاعات و نظرات خود را در مورد ریسک‌های پروژه یادداشت کرده و در اختیار فرد تسهیلگر قرار دهند.

در جلسه دومی که با شرکت افراد تیم مدیریت ریسک تشکیل شد اطلاعات مربوط به شناسایی ریسک‌ها جمع‌آوری گردید. یکی از روش‌های جمع‌آوری اطلاعات جهت شناسایی ریسک طوفان فکری می‌باشد. این روش رایج‌‌‌‌ترین تکنینک شناسایی ریسک و اساسی‌‌‌‌ترین ابزار مدیریت ریسک می‌باشد. هدف دست‌یابی به فهرستی از ریسک‌هایی است که در فرایند تجزیه و تحلیل مورد استفاده قرار می‌گیرند. این تکنیک توسط تیم مدیریت ریسک و سرپرستی شخص تسهیلگر انجام گرفت.

در ابتدای جلسه قوانین مربوط به جلسه طوفان فکری بیان گردید و مروری بر لیست ریسک‌های تهیه شده انجام گرفت و افراد نظرات مختلف خود را در مورد ریسک‌های پروژه طرح و ساخت نیروگاه گازی بیان داشتند. در این روش کلیه نظرات و اطلاعات افراد بدون هیچ‌گونه ارزیابی دریافت و ثبت گردید.

درنهایت از میان کلی نظرات و ریسک‌های شناسایی شده موارد زیر به‌عنوان ریسک (ریسک منفی) و یا فرصت (ریسک مثبت) در پروژه نیروگاه گازی مطرح گردید. جهت مشخص نمودن هر ریسک در ماتریس ریسک و اثر از حروف الفبای انگلیسی به‌عنوان کد ریسک استفاده شده است.