عقد قرارداد جديد براي شركت‌هاي پيمانكاري و سازمان‌هايي كه اجراي پروژه‌ها را به عهده مي‌گيرند مانند خون تازه‌اي براي ادامه حيات آنهاست. روش تهيه و تنظيم پيشنهاد براي شركت و كسب موفقيت در مناقصات، به‌صورت يك كار تخصصي در آمده است. براي تحقق اين امر، به تلاش و كوشش يك گروه منسجم و منظم […]
عقد قرارداد جديد براي شركت‌هاي پيمانكاري و سازمان‌هايي كه اجراي پروژه‌ها را به عهده مي‌گيرند مانند خون تازه‌اي براي ادامه حيات آنهاست. روش تهيه و تنظيم پيشنهاد براي شركت و كسب موفقيت در مناقصات، به‌صورت يك كار تخصصي در آمده است.
براي تحقق اين امر، به تلاش و كوشش يك گروه منسجم و منظم كه متشكل از نمايندگان كليه سطوح سازماني هستند، به‌خصوص از واحدهاي عملياتي، مهندسي و بازرگاني، نياز مي‌باشد. در بخش صنعت، سازمان‌هاي دولتي و بخش خصوصي واژه «پيشنهاد»كاملاً شناخته شده است. «پيشنهاد مناقصه»، ابزاري است براي كسب درآمد و ايجاد سود جديد براي سازماني كه به مناقصه دعوت شده است. در حقيقت ارايه پيشنهاد در يك مناقصه، درخواست فرصتي براي انجام تلاش در زمينه‌هاي تحقيق و توسعه، فروش كالا و تجهيزات، ارايه خدمات فني و مهندسي و نظاير اينها مي‌باشد.
از ديدگاه كارفرما، پيشنهاد مناقصه يا استعلام، حالت يك منبع اطلاعاتي مقدماتي را دارد كه با توجه به آن، درباره انتخاب پيمانكار، فروشنده و يا مهندس مشاور، اتخاذ تصميم به عمل مي‌آيد. بنابراين هر پيشنهاد مناقصه بايد اطلاعاتي درباره مباني مهندسي، مفاهيم اصلي كار و قابليت‌هاي يك شركت را به‌كارفرما منتقل كند و اگر نتواند اطلاعات كليدي را به‌صورت صحيح ارايه دهد، شانس به‌دست‌آوردن كار از بين مي‌رود. بسياري از مناقصات و استعلامها به اين دليل برگزار مي‌شود كه كارفرما، مشكلي دارد. بنابراين، اولين وظيفه پيشنهاددهنده آن است كه به‌صورت منطقي به‌كارفرما بقبولاند كه مي‌تواند در شرايط رقابتي، مشكل و مسأله كارفرما را حل كرده و در زمان و هزينه وي صرفه‌جويي قابل ملاحظه به‌وجود آورده و اين وارد را بهتر از ديگران انجام مي‌دهد. زمان، براي هر فرد و سازماني اهميت زيادي دارد و منبع گرانبهايي است. معمولاً زمان و مهلت براي تهيه پيشنهاد پروژه‌اي كه به مناقصه گذاشته مي‌شود، بسيار محدود است. بنابراين سازمان‌ها و شركت‌ها بايد اصول و ضوابطي را در نظر بگيرند و نظم و ترتيب خاصي را براي تهيه و تنظيم پيشنهاد به‌كار ببرند تا احتمال موفقيت در مناقصه براي آنان افزايش يابد.
تحليل نقش كارفرما
پيشنهادي كه به‌كارفرما ارايه مي‌شود علاوه بر اين‌كه بايد بيان‌كننده روش منطقي براي اجابت خواسته كارفرما، شرح كامل سوابق، تجربيات و جزييات مشخصات فني باشد بلكه در ظاهر و شكلي زيبا و قابل توجه ارايه گردد، و طوري تنظيم شود كه مطالعه و بررسي آن براي كارفرما، ساده و عملي باشد. اغلب پيشنهاددهندگان پروژه‌ها نمي‌دانند كه مشخصات و عملكرد دقيق تجهيزاتي كه مي‌خواهند تحويل دهند، چيست، مگر اين‌كه پيشنهاددهنده خود سازنده تجهيزات هم باشد. بنابراين پيشنهاددهنده در مقابل كارفرما بايد بيش‌تر مانند يك پزشك اقدام كند تا يك مهندس طراح. براي طراحي يك پل، معمولاً محل مناسبي را در مسير رودخانه انتخاب كرده و ساختمان پل را طراحي مي‌كند. در حالي‌كه يك پزشك براي يك چيز يا ميكروب ناشناخته و پنهان در وجود انسان، ابتدا فرضيه‌اي مطرح كرده، سپس بررسي و آزمايش مي‌كند و در پي كشف صحت و سقم فرضيه خود تلاش مي‌نمايد. بر اين اساس پيشنهاددهنده درباره موضوع و مشكل كارفرما كه به مناقصه گذاشته شده، بايد نقش يك پزشك را ايفا كند و به وي اطمينان‌هاي لازم را داده و موارد عدم‌اطمينان و شك برانگيز، نقاط ضعف و حتي مسايل غيرمنطقي را گوشزد كند.
دلايل ارايه پيشنهاد براي پروژه
به دليل وجود مخاطرات و مشكلات در مراحل مختلف اجرايي پروژه در مقايسه با عمليات تجاري و توليدي، منافع قراردادهاي اجراي پروژه معمولاً كم است. بعضي ممكن است تعجب كنند كه چرا شركت‌ها به دنبال عقد قرارداد اجراي پروژه‌ها هستند. دلايل روشني مبني بر سودمندي اجراي پروژه‌ها و طرح‌ها براي پيمانكاران، وجود دارد كه عبارتند از:
۱- اگر چه سود فوري به‌صورت درصدي از قرارداد، چندان قابل توجه نيست ولي در اغلب پروژه‌ها، بازگشت سرمايه براي پيمانكاران بسيار جالب است. براي شركت‌هاي بزرگ، نحوه پرداخت تدريجي و مطابق پيشرفت كار در پروژه، موجب مي‌شود كه موجودي انبار مواد و كالا در حداقل حفظ شود و بنابراين پيمانكار را براي قبول تعهد براي اجراي ساير طرح‌ها و پروژه‌ها، توانا مي‌سازد.
۲- وقتي يك قرارداد مطمئن منعقد گردد و به‌صورت صحيح و مناسب اداره شود، پيمانكار در اجراي پروژه مربوطه با مخاطره مالي مواجه نمي‌گردد، همچنين هزينه‌هاي اضافي كمتري متحمل شده و وضعيت بازار براي وي قابل پيش‌بيني خواهد بود.
۳- در تصميم‌گيري براي اجراي پروژه يا طرح لازم است ابعاد وسيع‌تري غير از بازگشت فوري سود مورد بررسي قرار گيرد. اجراي پروژه، فرصتي براي توسعه و تكامل قابليت‌هاي فني و اجرايي پيمانكار را فراهم ساخته و تجربه مفيدي براي رشد آينده به‌وجود مي‌آورد.
انواع پيشنهاد
اكثر پيشنهادهايي كه فروشندگان يا پيمانكاران تهيه و تسليم مي‌كنند بر مبناي درخواست سفارش يا دعوتي است كه كارفرما از آن‌‌ها به عمل مي‌آورد يا پيمانكاران از طريق آگهي عمومي از موضوع مناقصه يا استعلام اطلاع مي‌يابند.
آگهي يا دعوتنامه مناقصه در بر گيرنده شرايطي است كه تحت آن شرايط، كارفرما درخواست تأمين خدمت يا كالا و انجام كار را دارد. پاسخي كه شركت‌ها به درخواست كارفرما مي‌دهند، اصطلاحاً «پيشنهاد» نا‌امي‌ده مي‌شود.
به‌طور كلي اسناد پيشنهاد مناقصه را مي‌توان به دو گروه پيشنهاد فني و پيشنهاد بازرگاني تقسيم كرد. اسناد پيشنهاد به اسناد فرعي كاملاً مشخص به شرح زير تفكيك مي‌گردد.
*اسناد فني شامل اين موارد است: مشخصات فني فرآيند، مواد و مصالح ساخت، جنبه‌هاي خاص طراحي، سطح طراحي، تجهيزات كمكي مورد نياز، اطلاعات مربوط به سيستم برق و لوازم برقي، اطلاعات مربوط به طراحي كلي، استاندارد‌ها و كدهاي طراحي، كيفيت نقشه‌ها/برگ‌هاي اطلاعات، تعريف نقشه‌هاي مورد نياز(فونداسيون، آرايش تجهيزات، نقاط مشترك)تعداد و محتواي دستورالعمل‌هاي بهره‌برداري و نگهداري فهرست لوازم يدكي، نمودارهاي عملكرد، گواهي‌هاي آزمايش و گزارش‌ها.
*اسناد بازرگاني به شرح زير است: شرايط بازرگاني، محل و تاريخ تحويل، گزارش پيشرفت كار، آزمايش‌هاي مورد نياز، هزينه‌هاي رنگ‌آميزي، كارهاي تكميلي و بسته‌بندي، روش ارايه صورتحساب و شرايط بازرگاني، نام و نشاني افراد مسؤول براي ارتباط، تضمين‌ها، نحوه ارايه خدماتي در كارگاه، فرم‌ها و ساير موارد بازرگاني.
روش‌هاي ارايه پيشنهاد
با توجه به ابعاد مناقصه/استعلام، مشخصات فني و پيشنهاد بازرگاني را مي‌توان در چند حالت به‌كارفرما ارايه داد. متداول‌ترين شيوه‌هاي ارايه پيشنهاد به‌كارفرما به قرار زير است:
*نامه پيشنهاد: شامل ارايه پيشنهادهاي فني و بازرگاني به‌صورت خلاصه در يك نامه يا چند صفحه‌اي كه معمولاً براي كارهاي كوچك و فروش تجهيزات يا كارها و عمليات با اقلام كاري كم است.
*پيشنهاد حضوري: اين نوع ارايه پيشنهاد كمتر معمول است ولي به‌هر‌حال افراد منتخب و متخصص موضوع را به‌صورت حضوري بررسي مي‌كنند. پيمانكار براي ارايه پيشنهاد، از نمودارها، تصاوير، اسلايد و فيلم بهره مي‌گيرد و پيشنهاد مالي و بازرگاني نيز در همان جلسه مطرح و تصميم‌گيري به‌عمل مي‌آيد.
*پيشنهاد مشروح: در اين روش، اغلب پيشنهاد فني و بازرگاني مناقصه در بر گيرنده جزييات و شرح تفصيلي است. اين نوع پيشنهاد كامل‌ترين نوع پيشنهاد مي‌باشد. براي تهيه اين نوع پيشنهاد، هزينه و وقت زيادي صرف مي‌شود. پيمانكاران و سازمان‌ها، كليه اسناد را با جزييات كامل و به‌صورت مشروح تهيه و تنظيم مي‌كنند.
تصميم درباره شركت در مناقصه
بعد از آن‌كه سفارش يا دعوتنامه مناقصه، موضوع مناقصه يا استعلام تجزيه و تحليل و بررسي مي‌شود، زيرا اغلب مناقصات و استعلامها، مهلت كوتاهي براي ارايه پيشنهاد دارند، بنابراين تصميم بايد سريعاً اتخاذ گردد. بدين منظور لازم است نمايندگان واحدهاي بازرگاني، مهندسي و عملياتي، اسناد مناقصه را بررسي و مطالعه كرده تا ارزش كلي پروژه براي سازمان يا شركت مشخص شود. اين امر همچنين به تصميم‌گيرندگان اجازه مي‌دهد كه قابليت‌‌ها و امكانات مورد نياز براي اجراي كار را تعيين كنند.
تصميم به شركت يا عدم‌شركت در مناقصه بر مبناي مجموعه معيارهايي است كه موجب رشد و موفقيت پيمانكار شده و اهميت ويژه‌اي داشته باشد. اين معيار‌ها در پاسخ به سؤالات زير آشكار مي‌شوند:
۱- آيا شركت توانايي‌‌ها و منابع اجراي انجام كار را در اختيار دارد؟
۲- آيا شركت مي‌تواند در قالب زمان‌بندي كارفرما، پروژه را اجرا كند؟
۳- وضعيت فنی و مهندسي شركت چيست؟
۴- روش اجرايي پروژه چيست؟
۵- آيا پروژه براي كارفرما اهميت ويژه‌اي دارد؟
۶- آيا پروژه براي اولين بار انجام مي‌شود يا تكراري است؟
۷- تجربيات قبلي شركت و روابط قراردادي با كارفرما چه بوده است؟
۸- استراتژي قيمت‌گذاري و برآورد شركت چيست؟
۹- هزينه‌هاي سرمايه‌گذاري‌هاي آينده كارفرما چه هستند؟
۱۰- رقيب چه شركتي است و برتري‌هاي او كدام است؟
۱۱- آيا احتمال دارد كارفرما شركت ما را ترجيح دهد؟چرا؟
۱۲- احتمال پيشرفت پروژه چيست؟
۱۳- آيا پروژه با اهداف و برنامه‌هاي بلند مدت و كوتاه مدت شركت سازگاري دارد؟
۱۴- ساير كارها و پروژه‌هاي شركت در ۶ ماه يا يكسال آينده كدامند؟
۱۵- ساير عوامل يا خصوصيات چه هستند؟
بعد از تعيين جواب سؤال‌هاي فوق و مشخص كردن كليه مخاطرات موجود، براي اجراي پروژه مورد مناقصه، بررسي لازم صورت مي‌گيرد. آن‌گاه درباره شركت يا عدم‌شركت در مناقصه تصميم لازم اتخاذ خواهد شد. دقت در اين عوامل ضروري است:
*برآورد ميزان و حجم كار: ظرفيت موجود كاري پيمانكار ممكن است در حدي باشد كه پيمانكار نتواند تا ماه‌هاي آينده ظرفيت جديد كاري را بپذيرد يا در حالت ديگر احتمال دارد پروژه در دست اجراي پيمانكار در حال اتمام و تحويل باشد و پيمانكار تعهد جديد را به راحتي قبول كند.
*شرايط بازار: وضعيت بازار بايستي كاملاً بررسي شود، شرايط بازار در يك صنعت خاص ممكن است به نحوي پيش‌بيني شود كه به دلايل اقتصادي و سياسي روبه ركود باشد، بنابراين پيمانكار نتواند در مناقصه شركت كند.
*دسترسي به منابع: براي اجراي پروژه، پيمانكار به منابع متفاوتي نياز دارد. اين منابع *عبارتند از: مواد و مصالح اوليه، تجهيزات و دستگاه‌ها، نيروي انساني متخصص و سرمايه براي اجرا كار مي‌باشد. بررسي درباره امكان دستيابي آسان به آن‌‌ها ضروري است.
*ويژگي‌هاي پروژه: هرپروژه ويژگي‌هايي دارد و قبل از پذيرش هرگونه تعهد پيمانكاران درباره تطابق با كار حرفه‌اي پيمانكار، اندازه پروژه، زمان اجرا نوع قرارداد، مطالعه و بررسي به‌عمل مي‌آورد.
اگر تصميم به عدم‌شركت در مناقصه اخذ شود، لازم است كارفرما را كتباً مطلع كرد. بعضي سازمان‌ها و شركت‌ها براي پاسخ منفي دادن به دعوتنامه مناقصه يك فرم خاص دارند. ولي اين نوع پاسخگويي، ممكن است از جانب كارفرمايان به عدم‌علاقه پيمانكار تفسير شود و از دعوت در كارهاي آتي خودداري كنند. بنابراين تهيه و تنظيم يك نامه مخصوص و توضيح علت عدم‌ارايه پيشنهاد ضروري است.
تنظيم و تكميل پيشنهاد
پيشنهاد كامل، محصول نهايي تلاش‌هاي بازاريابي سازمان است. مناقصه ممكن است درباره پروژه دولتي يا غيردولتي و براي تأمين خدمات مهندسي، عمليات اجرايي و فروش تجهيزات باشد. به‌هر‌حال فرايند كار تنظيم پيشنهاد مناقصات گوناگون، كم و بيش يكسان است.
تعدادي از مديران اعتقاد دارند كه پيشنهاد مناقصه بخشي از تلاش‌هاي بازاريابي شركت‌ها است و در عمل، معرفي مباني و مفاهيم اساسي طرح، منطقي بودن شيوه، گزينه‌ها، اعتبار واقعي پيشنهاددهنده و نظاير آن به عنوان كامل‌كننده فعاليت‌هاي بازاريابي بايد در بحث و مذاكره رو در رو به‌كارفرما مطرح شده و مورد پذيرش وي واقع گردد.
چرا اين همه وقت براي تهيه و تدوين پيشنهاد لازم است؟زيرا ما در دنياي رقابت زندگي مي‌كنيم. رقباي ما با همان اهداف ما در جهت برنده شدن در مناقصه تلاش مي‌كنند. بنابراين در ميان مدعيان قوي، ميدان عمل احتمالاً بسيار تنگ خواهد بود. مطلب ديگر آن است كه از ميدان به در كردن اغلب رقبا كافي نيست، بلكه برنده شدن و ارايه پيشنهاد كامل و برتر اهميت دارد. اغلب كاركنان تمايلي به‌كار تهيه پيشنهاد مناقصه ندارند. تنظيم و تكميل پيشنهاد مناقصه به‌كار سخت و مستمر نياز دارد و تلاش‌هاي چندجانبه و ويژه‌اي را مي‌طلبد. اما مانند ساير فعاليت‌هاي چند بعدي، اين كار نيز به كوشش منظم و مدون احتياج دارد كه مبتني بر ابزار و امكانات خاصي است و اطلاعات از واحدهاي مختلف و حوزه‌هاي كاري متفاوت جمع‌آوري و با هم تلفيق مي‌گردند. اين مطلب، به‌خصوص درباره پروژه‌هاي بزرگ مصداق بيش‌تري دارد.
به هر حال، اين فرايند بايد حداقل شامل موارد زير باشد تا اطمينان حاصل شود كه پيشنهاد كامل تهيه و تنظيم خواهد شد:
*تركيب گروه تهيه پيشنهاد
*زمان‌بندي تهيه پيشنهاد
*طبقه‌بندي عناوين و شرح كارها
*مشخص كردن جنبه‌هاي مهم پيشنهاد
*تجزيه و تحيل درخواست كارفرما
*بررسي مباني و معيارهاي فني
*تهيه متن پيش‌نويس پيشنهاد
*تجديدنظرهاي لازم
*تكميل نمودارها و نگاره‌ها
*برآورد هزينه
*تهيه و تنظيم پيشنهاد
*بررسي نهايي مديريت
ضمناً براي هر فعاليت يا رويداد مهم در فرايند تهيه پيشنهاد، بايد فرد مسؤول و زمان انجام كار مشخص گردد.
استفاده از كار گروهي
تهيه و تنظيم بسياري از پيشنهاد‌ها نياز به تلاش گروهي كاركنان دارد. سازماندهي، هماهنگي و تلفيق كوشش‌هاي گروهي، مشكلاتي دارد و كار نسبتاً پيچيده است، به‌خصوص تهيه پيشنهاد مناقصه براي پروژه‌هاي بزرگ يا انجام مهندسي تفصيلي، تشكيل گروه و انجام فعاليت‌های جمعي، فن و شيوه نويني است. تدوين فرايند انجام كار، تهيه و تنظيم متون فني، مهندسي و بازرگاني توسط كارشناسان متخصص و باتجربه، سپس توسط بازنگري و تلفيق فعاليت‌ها به‌صورت تدريجي و در نهايت تنظيم پيشنهاد، انجام كار را تسهيل مي‌كند.
تهيه پيشنهاد چگونه انجام مي‌شود؟
نوشتن و تنظيم گروهي پيشنهاد بر اين مبنا استوار است كه مراحل تهيه پيشنهاد بين اعضا گروه تقسيم شود و هر فردي گروه فرعي با نوشتن متن مربوط به‌كار خود، آن را بازنگري و غلطگيري كرده و سپس به تدريج متون تهيه شده، تلفيق و آماده گردد. اين كار به ترتيب و زمان‌بندي زير صورت مي‌گيرد:
۱- تقسيم‌بندي مراحل كار روز اول
۲- تعيين روش روز سوم
۳- بررسي جمعي روز چهارم
۴- تعيين عنوان و سرفصل‌هاي كار روز پنجم
۵- تقسيم‌بندي و تهيه متن پيشنهاد روز دهم
۶- بررسي و بازنگري نوشته‌ها به وسيله افراد گروه روز يازدهم
۷- تكميل نوشته‌ها روز بيست و دوم
۸- بررسي و بازنگري كارشناسان روز بيست و چهارم
۹- غلطگيري و اصلاحات متن پيشنهاد روز بيست و هشتم
۱۰- نهايي كردن و تحويل پيشنهاد روز سي‌ام
مراحل فوق‌الذكر براي تهيه پيشنهاد مناقصات بزرگ است كه به روز مهلت براي ارايه پيشنهاد دارند. فهرست بالا با توجه به نوع مناقصه از نظر حجم كار، مي‌تواند تعديل شود.
مناقصات بزرگ دقت و سعي بيش‌تري در مراحل ۵ و ۹ مي‌طلبند، در حالي‌كه در مناقصات با حجم كار كمتر، فقط مرحله از ۴ تا ۱۰ را مي‌توان در نظر گرفت. به‌هر‌حال مدت واقعي تهيه و تكميل پيشنهاد مانند ساير پروژه‌ها بايد زمان‌بندي گردد. شرح مراحل كار به‌صورت خلاصه به قرار زير است:
مرحله اول: تقسيم‌بندي مراحل كار
قدم اول در فرايند تهيه پيشنهاد به‌صورت جمعي، طبقه‌بندي و تعيين مراحل كار و
سر فصل‌ها و عناوين كه ممكن است تا بيست عنوان برسد.
براي هر فصل از پيشنهاد موارد: ۱- مسؤول و تنظيم‌كننده۲- برآورد تعداد صفحات
۳- مراجع و مآخذ، مشخص مي‌گردد.
مرحله دوم: تعيين روش
خلاصه روش انجام كار براي هر فصل از اسناد پيشنهاد يا هر عنوان كاري با ذكر نام تهيه‌كننده در فرمي تحت عنوان«خلاصه روش» درج مي‌شود، خلاصه روش پاسخگويي ۳ سؤال است:
۱- كارفرما دقيقاً چه مي‌خواهد؟
۲- برنامه ما براي اجابت درخواست كارفرما چيست؟
۳- چرا اين روش مناسب است؟
براي تعيين روش و تهيه و تكميل خلاصه روش، مي‌توان از يك فرم سود جست.
سرپرست گروه تهيه پيشنهاد اين فرم را به عنوان يك خط مشي به افراد ابلاغ مي‌كند.
هنگام مرور و بررسي مطالب، فرم‌هاي كامل شده براساس طبق‌بندي فصل‌ها، بر روي تابلو يا ديوار نصب مي‌شود. كاربرد اين روش و در معرض ديد قراردادن مطالب تحرير شده، براي اعضای گروه امكان بررسي و تحليل مؤثررا فراهم مي‌آورد.
مرحله سوم: بررسي جمعي
در اين مرحله كليه نوشته‌ها، فرم‌هاي‌خلاصه‌ي روش جمع‌آوري شده در گروه تهيه پيشنهاد، مورد تجزيه و تحليل، بحث و انتقاد واقع مي‌شود. سپس به وسيله گروه و مديران مربوطه تصويب مي‌گردد. در اين تجريه و تحليل و بحث و بررسي اوليه مطالب كلي، غير از گروه مذكور، مديران فني، مديران بازاريابي، متخصصان قرارداد و مديران عالي، مشاركت دارند.
مرحله چهارم: تعيين عنوان و سرفصل‌هاي كار
بعد از بررسي اوليه خلاصه مطالب، كارِ تقسيم‌بندي رئوس و عناوين مطالب مندرج در اسناد پينشهاد مشخص مي‌گردد. پس از تعيين فصول و عناوين بخش‌هاي مختلف پيشنهاد، تهيه‌كننده و نويسنده هرفصل، تعداد صفحات و مراجع نيز تعيين خواهد شد.
مرحله پنجم: تقسيم‌بندي و تهيه متن پيشنهاد
هريك از تهيه‌كنندگان مطالب، عنوان اصلي و خلاصه مطلب تهيه شده را در يك صفحه (با ذكر تعداد مواد و بندها) تنظيم و به گروه ارايه مي‌دهند. عنوان مطلب، موضوع شرح مشكل و نتيجه‌گيري، درست به همان ترتيبي كه در پيشنهاد نهايي خواهد آمد، به‌صورت كامل نوشته مي‌شود. تنظيم و نوشتن جملات اصلي و كليدي متن، اهميت به‌سزايي دارد و بايد با موضوع مناقصه مرتبط بوده و جوابگو و جامع باشند.
مرحله ششم: بررسي و بازنگري نوشته به وسيله افراد گروه
الصاق فرم‌هاي خلاصه بر روي ديوار و به ترتيب منطقي و بررسي آن‌‌ها، كل مطالبي را كه مي‌خواهيم به‌كارفرما ارايه دهيم را نشان مي‌دهد. بررسي مطالب بايد حدوداً ظرف ۵ روز انجام گيرد. كار بررسي با حضور تهيه‌كننده مطلب، اعضاي گروه تهيه پيشنهاد و افراد كليدي سازمان مهندسي و عملياتي ادامه مي‌يابد. اين نوع بررسي، فرصت بحث و گفت‌وگو را براي همه فراهم مي‌آورد.
مرحله هفتم: تكميل نوشته‌ها
بعد از تأييد موارد در مرحله ششم، هريك از تهيه‌كنندگان مطالب و بخش‌هاي مختلف پيشنهاد، متن خود را كامل مي‌كند. در اين مرحله نويسنده متن، بايد مطالب تخصصي خود را نهايي و آماده كند. در مرحله تكميل نوشته‌ها، اولين پيش‌نويس نسبتاً كامل پيشنهاد شكل گرفته و ارايه مي‌شود. اين پيش‌نويس ممكن است چند بار بين افراد گروه يا واحدهاي مهندسي و عملياتي گردش كند.
اگر كار بررسي و بازنگري در اين مرحله به درستي انجام گيرد، نوشتن متن نهايي پيشنهاد، امري آسان خواهد بود و بدون حذف و اضافه غيرمعمول و نگراني از تكرار تلفيق مطالب، متن پيشنهادهاي نهايي خواهد شد.
متن نهايي بايد به‌صورت تدريجي به قسمت تكثير، بايگاني يا حافظه كامپيوتر ارسال شود تا بازيابي‌هاي بعدي تسهيل گردد.
مرحله هشتم: بررسي و بازنگري كارشناسان
متن پيشنهادي توسط مدير گروه، مديران مهندسي و عملياتي كه بعد‌ها با پروژه سروكار دارند، بررسي نهايي مي‌شود.
در بعضي موارد براي پروژه‌هاي بزرگ، يك كميته بررسي‌كننده به منظور بررسي و كنترل امكان‌پذيري، منطقي بودن و كفايت مطالب پيشنهاد براي اجابت دعوت و درخواست كارفرما، تشكيل شده و موارد فوق را بازنگري مي‌كند، به هرحال ايرادات و اشكالات وارده مجدداً توسط تهيه‌كننده اصلي متن بازنگري مي‌شود.
مرحله نهم: غلطگيري و اصلاحات نهايي متن پيشنهاد
در شركت‌هاي بزرگ بعد از كنترل نهايي متن، اسناد پيشنهاد جهت مميزي نهايي، پردازش لغات، اصلاحات نگارشي و تكثير به واحد ذي‌ربط ارسال مي‌شود. در اين واحد متخصص مربوطه، كليه موارد را بررسي كرده و نحوه جلدبندي و صحافي اسناد پيشنهاد را با مدير گروه تهيه پيشنهاد، هماهنگ و سپس اقدام مي‌كند.
مرحله دهم: نهايي كردن و تحويل پيشنهاد
در آخرين مرحله، اسناد آماده شده يكبار ديگر توسط مدير گروه يا ساير همكاران كنترل نهايي شده و اصلاحات مختصر و احتمالي مورد نياز انجام مي‌گيرد. سپس براساس دستورالعمل كارفرما، اسناد در پاكت‌‌ها و بسته‌هاي لازم، بسته‌بندي و مهروموم مي‌گردد و جهت تحويل براي كارفرما ارسال مي‌شود.
حجت‌ا… مهرياري
این مطلب بدون برچسب می باشد.
دیدگاه بسته شده است.