ساختار و نقش سیستم اطلاعات در زنجیره تأمین

ساختار و نقش سیستم اطلاعات در زنجیره تأمین

علی سجادی- شیما امینی

 

چکیده

در اجرای یک زنجیره تأمین، اطلاعات نقشی مهم و ضروری دارد زیرا سبب ایجاد پایه و مأخذی می‌شود که تصمیم‌گیری‌های مدیران زنجیره تأمین با توجه به آن صورت می‌پذیرد. تکنولوژی اطلاعات شامل ابزارهایی است که برای کسب آگاهی‌های لازم از بین اطلاعات موجود و همچنین تجزیه و تحلیل آنها برای گرفتن بهترین تصمیم در زنجیره تأمین به کار می‌رود.

بدون اطلاعات یک مدیر نمی‌داند که مشتریان چه می‌خواهند، چه میزان موجودی در انبار است و یا این‌که چه موقع محصولات بیش‌تر باید تولید و حمل شوند. در واقع بدون وجود اطلاعات یک مدیر فقط می‌تواند تصمیمات کورکورانه بگیرد. در نتیجه اطلاعات زنجیره تأمین را برای مدیر قابل رویت می‌کند و با دیدی که اطلاعات به یک مدیر می‌دهد او می‌تواند برای بهبود زنجیره تأمین تصمیم‌گیری کند.

همان‌طور که می‌دانیم استراتژی‌های موفق زنجیره تأمین ناشی از نگرش وسیع نسبت به کل زنجیره به جای نگاه کردن به هر مرحله به صورت جداگانه می‌باشند. با داشتن یک دید وسیع نسبت به کل زنجیره تأمین یک مدیر قادر می‌باشد که به تمامی فاکتورهایی که بر زنجیره تأمین اثر می‌گذارند اهمیت دهد نه به آن فاکتورهایی که فقط بر یک مرحله خاص در زنجیره تأمین تأثیر دارند.

محدوده زنجیره تأمین کاملاً از اطلاعات ساخته شده و پهنای این اطلاعات است که تعیین می‌کند آیا محدوده مورد توجه جزیی است یا کلی. برای کسب یک نگرش وسیع از زنجیره تأمین یک مدیر نیاز به اطلاعات دقیق و به موقع از همه عملکردها و تشکیلات موجود در طول زنجیره تأمین دارد.

در این مقاله پس از بررسی نقش تکنولوژی اطلاعات در زنجیره تأمین و اهمیت آن به تحلیل چگونگی استفاده از اطلاعات در زنجیره تأمین و توانمندسازی تکنولوژی اطلاعات در این زنجیره پرداخته می‌شود. سپس با تبیین چگونگی استفاده هر محرک زنجیره تأمین از اطلاعات در سطوح بالا، تکنولوژی‌های اطلاعاتی متفاوتی که در یک زنجیره عرضه مورد استفاده قرار می‌گیرند و تغییرات آنها در طول زمان تعریف می‌شوند و در نهایت نیز به ارایه راهکارهای عملی استفاده از تکنولوژی اطلاعات در زنجیره تأمین پرداخته می‌شود.

کلمات کلیدی

زنجیره تأمین، مدیریت زنجیره تأمین، تکنولوژی اطلاعات

مقدمه

حدود ۵۰ سال پیش، Forrester در سال ۱۹۵۸تئوری مدیریتی را معرفی کرد که یکپارچه‌سازی روابط سازمانی را در کانال‌های توزیع ارایه می‌کند. او استفاده از شبیه‌سازی کامپیوتری در جریان اطلاعات سفارش و اثرات آن بر عملکرد تولید و توزیع برای هر عضو از کانال و همچنین کل سیستم کانال را مطرح کرد.

تعریف زنجیره تأمین در بین نویسندگان از سال ۱۹۹۳ نمود پیدا کرد. ابتدا cooperو Ellramدر سال ۱۹۹۳،LalondeوMasters در سال ۱۹۹۴ و Lambertو Stock در سال ۱۹۹۸ تعاریفی را ارایه کردند.

Christopherدر سال ۱۹۹۲، زنجیره تأمین را شبکه‌ای از سازمان‌ها که به سمت پایین و بالا در رابطه هستند و در فرایندها و فعالیت‌های مختلف جهت ایجاد ارزش به شکل محصول یا خدمت در دست مشتری نهایی مشارکت دارند تعریف کرد.

La Londeو Master در سال ۱۹۹۴ بیان کردند که یک زنجیره تأمین، مجموعه‌ای از شرکت‌ها است که مواد را به سمت جلو هدایت می‌کنند. این شرکت‌ها مستقل از یکدیگر بوده و به نوعی در تولید و تحویل محصول به مشتری دخالت دارند.

Lambert،Stockو Ellram در سال ۱۹۹۸، زنجیره تأمین را «صفی از شرکت‌ها که محصولات یا خدمات را به بازار ارایه می‌دهد» تعریف کردند.

Mentzer در سال ۲۰۰۱ زنجیره تأمین را «مجموعه‌ای از ۳ شرکت یا بیش‌تر که مستقیماً توسط یک یا چند جریان به سمت بالا یا پایین از محصولات، خدمات، سرمایه و پول و اطلاعات از منبع تا مشتری در ارتباط هستند»، تعریف کرد.

شکل یک تأمین نهایی را از دیدگاه Mentzer نشان می‌دهد:

 

 

Initial: اولیه   Supplier:تأمین‌کننده           Financial Provider: تأمین‌کننده منبع مالی                  Focal Firm:شرکت مرکزی    Customer:مشتری    Market Resercher:تحقیق و بررسی بازار

تمامی سازمان‌ها قسمتی از یک یا چند زنجیره تأمین می‌باشند، حتی اگر یک شرکت مستقیماً به مشتری نهایی بفروشد یا خدماتی ارایه دهد و یا ماده‌ای را از زمین استخراج کند، دارای دسته‌بندی زنجیره تأمین می‌باشد. ۳ پیشامد عمده به شرح زیر در بازارهای جهانی و تکنولوژی در حال رشد امروز، زنجیره تأمین را به عنوان یکی از اولین و مهم‌ترین نقاط قابل توجه برای مدیران مطرح کرده است (۱۹۹۸،Hand field&Nichols):

۱-انقلاب در اطلاعات

۲-تقاضای مشتریان از دیدگاه هزینه محصول و خدمت، کیفیت، تحویل، تکنولوژی و طول عمر

۳-پیدایش انواع و روش‌های جدید ارتباطات بین سازمانی.

هرکدام از این پیشامدها، پیدایش رویکرد زنجیره تأمین یکپارچه را به وجود آورده و تقویت کرده است.

در تعریف دیگری که توسط MeindlوChoper(2001) ارایه شده است، زنجیره تأمین تمام مراحلی که مستقیماً یا غیرمستقیم در ارضای تقاضا و نیاز مشتری دخیل می‌باشند را شامل می‌شود. زنجیره تأمین تنها شامل تولید‌کننده و تأمین‌کننده نیست بلکه همچنین شرکت‌های حمل و نقل، انبارها و مشتریان را نیز در برمی‌گیرد.

هدف هر زنجیره تأمین، حداکثر کردن ارزش کلی ایجاد شده در زنجیره است که توسط تمامی مراحل یک زنجیره تأمین قابل دستیابی می‌باشد.

مدیریت زنجیره تأمین

واژه مدیریت زنجیره تأمین در سال ۱۹۹۷ توسط Cooper، EllramوGrander معرفی شد. La Londeدر سال ۱۹۹۷، ۴۳ شرکت مختلف که «زنجیره تأمین» را در عناوین سازمانی جا داده بودند، شناسایی کرد. مدیریت زنجیره تأمین به قدری موضوع داغی شد که به قول Rossدر سال ۱۹۹۸، دیگر بدون در نظر گرفتن SCM و موضوعات وابسته به آن بررسی تولید، توزیع بازاریابی، مدیریت مشتری و حمل و نقل سخت به نظر می‌رسید.

مدیریت زنجیره تأمین شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها می‌باشد که می‌توان به برخی از آنها اشاره کرد(۱۹۹۹،Hand field&Nichols)

۱-رفتار تلفیقی و یکپارچه در سازمان‌ها

۲-مشارکت دوجانبه در اطلاعات

۳-مشارکت و تسهیم خطرها و پاداش‌ها

۴-همکاری

۵-هرف و تمرکز یکسان بر خدمت‌رسانی به مشتریان

۶-یکپارچه‌سازی فرایندها

۷-همکاران و شرکای تجاری جهت برقراری و حفظ روابط بلندمدت

نظرات و عقاید زیادی در مورد SCM تا به حال مطرح شده است. عده‌ای از محققین و نویسندگان SCM را به عنوان یک واژه عملیاتی شامل جریان مواد و محصولات مطرح می‌کنند (Partsch&hamauf,Gopal yndall)و دیگران نیز مانند Cooper، Ellramو Mentzerآن را به عنوان یک فلسفه مدیریتی در نظر می‌گیرند؛ در ادامه به برخی از نظرات در مورد SCM اشاره می‌شود.

Monczka، Trendو Handheld در سال ۱۹۹۸ اشاره کردند که ساختار SCMاز یک طرف نیاز به تفکیک عملیات و وظایف جریان مواد برای ارایه گزارش به یک مدیر اجرایی برای هماهنگ‌سازی فرایند کلی مواد به شکل سنتی دارد و از طرف دیگر وجود روابط با تأمین‌کنندگان در رده‌های مختلف را امری ضروری می‌داند.

Monczkaو دیگران (۱۹۹۸) بیان کردند، SCMمفهومی است که هدف اولیه و اصلی آن یکپارچه‌سازی، تلفیق و اداره کردن منبع‌یابی، جریان و کنترل مواد با استفاده از یک دیدگاه سیستماتیک کلی بین فعالیت‌ها، وظایف و عملیات‌های گوناگون در میان تأمین‌کنندگان مختلف می‌باشد.

همان‌گونه که مشاهده می‌شود، تعاریف SCM بین نویسندگان مختلف متفاوت می‌باشند که باعث ایجاد سردرگمی در تحقیقات و بین محققین شده است ولی می‌توان این‌گونه اظهار کرد که SCM در دنیای کنونی تبدیل به یک فلسفه مدیریت جامع شده است. در این تحقیق بر تعریف زیر تأکید شده است:

مدیریت زنجیره تأمین شامل فعالیت‌هایی در جهت هماهنگی سیستماتیک و استراتژیک عملیات‌ها و فعالیت‌های تجاری در یک شرکت خاص و بین شرکت‌های دیگر در زنجیره تأمین به منظور بهبود عملکرد بلندمدت زنجیره در جهت رضایتمندی و تأمین نیازهای مشتری می‌باشد(انجمن مدیریت لجستیک، ۲۰۰۰).

Mentzer،پیش‌نیازها و نتایج گوناگونی را برای مدیریت زنجیره تأمین بیان کرده است که در شکل دو به اختصار به آنها اشاره می‌شود:

شکل ص ۱۴۷

 

شکل زیر (شکل ۳) ارتباط بین محیط و سازمان‌های درگیر در مدیریت زنجیره تأمین را نشان می‌دهد(Mentzer):

شکل ۳-ارتباط بین محیط و سازمان‌های درگیر

شکل ص۱۴۸

Global Environment:محیط جهانی         Inter-corporate:بین‌شرکتیInter-Functional:بین‌وظیفه‌ای Marketing:بازاریابی Sales:فروش Research&Development: تحقیق و توسعه Production:پیش‌بینی Coordination:هماهنگی Satisfaction:رضایتمندی Profitability:سودآوری   Differrential advantage:مزیت‌های رقابتی

فشارهای رقابتی در چنین محیط‌هایی موجب توجه بیش‌تر سازمان‌ها به مدیریت زنجیره تأمین شده است. از جمله دلایل بروز این فشارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

۱-حرکت بازارها به سمت جهانی شدن و پویایی و مشتری‌گرایی

۲-منابع محدود برای عرضه قابل اتکا و مورد اطمینان موجب می‌گردد که سازمان‌ها در حفظ منابع تأمین دقت بیش‌تری نمایند.

۳-تغییرات تکنولوژی و نیازهای طراحی همراه با سرعت بالا برای پاسخگویی به نیاز مشتری

۴-سرعت و انعطاف در ارایه محصولات جدید

۵-نیاز به کنترل موجودی و اشاعه فلسفه JITوQuick Response در کل زنجیره تأمین.

نقش تکنولوژی اطلاعات در زنجیره تأمین

اطلاعات یک محرک زنجیره تأمین است که برقرارکننده ارتباط بین ۳ محرک دیگر زنجیره تأمین می‌باشد. بدین صورت با وجود اطلاعات یک زنجیره تأمین یکپارچه و هماهنگ به وجود می‌آید.

لازم به ذکر است که ۳ محرک دیگر زنجیره تأمین عبارتند از:

۱-مدیریت موجودی محصول

۲-حمل و نقل برای به حرکت درآوردن محصول در طول زنجیره عرضه

۳-تجهیزات مکانی و ظرفیتی موردنیاز مدیران در هنگام طراحی یک زنجیره عرضه

توجه به اطلاعات در طول زنجیره تأمین بسیار ضروری می‌باشد. زیرا اطلاعات امکان تصمیم‌گیری درست را برای مدیران زنجیره تأمین فراهم می‌آورد.

بدون اطلاعات مدیر نمی‌داند که مشتریان چه می‌خواهند، چه میزان موجودی در انبار است و یا این‌که چه موقع محصولات بیش‌تر می‌بایست تولید و حمل شوند. در واقع بدون وجود اطلاعات مدیر فقط می‌تواند تصمیمات کورکورانه بگیرد. در نتیجه اطلاعات زنجیره تأمین را برای مدیر قابل رویت می‌کند. با دیدی که اطلاعات به مدیر می‌دهد، او می‌تواند برای بهبود زنجیره تأمین تصمیم‌گیری کند.

بدون اطلاعات انتقال مؤثر و کارآمد محصول به مشتریان در یک زنجیره تأمین غیرممکن می‌باشد. تصمیم‌گیری مبتنی بر اطلاعات، سبب بهبود وضع شرکت و بهبود وضع اجرای زنجیره تأمین می‌گردد. با توجه به آنچه ذکر شد می‌توان نتیجه گرفت که اطلاعات از مهم‌ترین محرک‌های زنجیره تأمین است زیرا که بدون آن هیچ یک از دیگر محرک‌ها نمی‌توانند مورد استفاده قرار بگیرند.

با توجه به این‌که اطلاعات برای موفقیت زنجیره تأمین لازم و ضروری می‌باشد. مدیران باید از نحوه جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات آگاه باشند و بدین ترتیب بحث تکنولوژی اطلاعات مطرح می‌شود. تکنولوژی اطلاعات شامل نرم‌افزار و سخت‌افزاری است که در طی یک زنجیره تأمین برای جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات مورداستفاده قرار می‌گیرد.

تکنولوژی اطلاعات به عنوان چشم و گوش مدیریت در یک زنجیره تأمین عامل کسب اطلاات لازم جهت تصمیم‌گیری درست می‌باشد. برای مثال یک سیستم IT در یک کارخانه تولید کامپیوتر، مدیر را از میزان موجودی تراشه پنتیوم IIIکه می‌تواند در کامپیوترهای جدید مورد استفاده قرار گیرد، آگاه می‌کند. بدین‌ترتیب مدیر کارخانه تولید کامپیوتر می‌تواند با توجه به تعداد تراشه‌های موجود در انبار و همچنین با توجه به پیش‌بینی صورت گرفته برای تقاضا، تصمیم بگیرد که آیا تراشه‌های بیش‌تری را سفارش بدهد یا خیر.

اهمیت تکنولوژی اطلاعات در زنجیره تأمین

استراتژی موفق زنجیره تأمین ناشی از نگرش وسیع نسبت به کل زنجیره به جای نگاه کردن به مراحل به صورت انفرادی می‌باشد. با داشتن دید وسیع نسبت به کل زنجیره تأمین مدیر قادر می‌باشد که به تمامی فاکتورهایی که بر زنجیره تأمین اثر می‌گذارند اهمیت دهد. اهمیت دادن به کل زنجیره تأمین باعث افزایش سود کل زنجیه تأمین می‌شود و در نتیجه سبب سود بالاتر برای تک‌تک شرکت‌های درون یک زنجیره تأمین می‌گردد. برای کسب یک نگرش وسیع از زنجیره تأمین یک مدیر نیاز به اطلاعات دقیق و به موقع از همه عملکردها و تشکیلات موجود در طول زنجیره تأمین دارد.

اطلاعات لازم برای داشتن درکی جامع از زنجیره تأمین به اجزای پایه‌ای زیر تقسیم می‌شود که هر یک از آنها به مراحل متفاوت از زنجیهر تأمین مربوط می‌شوند.

۱-اطلاعات مربوط به تأمین‌کننده:

این اطلاعات شامل این‌که چه محصولاتی می‌توانند خریداری شوند، قیمت محصولات چقدر است، زمان تحویل به چه صورت است، مقصد حمل کجا می‌تواند باشد، وضعیت سفارش و همچنین ترتیب‌های پرداخت می‌باشد.

۲-اطلاعات مربوط به تولید:

این اطلاعات شامل این می‌باشد که چه محصولاتی با چه تعداد، با چه تجهیزاتی با چه زمان تحویلی باید حمل شوند.

۴-اطلاعات مربوط به تقاضا:

این امر که چه کسی، چه چیزی را، با چه قیمتی و در چه مقداری می‌خرد.

برای این‌که اطلاعات در تصمیم‌گیری‌های زنجیره تأمین مؤثر واقع شوند، باید ویژگی‌ها و خصوصیات زیر را داشته باشند.

۱-اطلاعات باید دقیق باشد، به‌طوری‌که تصویر درستی از موقعیت زنجیره تأمین فراهم کند.

۲-اطلاعات باید به موقع قابل دسترس باشند. در اغلب مواقع اطلاعات دقیق وجود دارد اما در یک قالب، قابل دسترسی نمی‌باشد.

۳-اطلاعات باید مفید باشند. تصمیم‌گیرندگان به اطلاعاتی نیاز دارند که بتوانند از آن استفاده کنند. اغلب شرکت‌ها اطلاعات بسیار زیادی دارند که برای تصمیم‌گیری مفید نیستند.

بنابراین لازم است که شرکت‌ها اطلاعاتی را که لازم است جمع‌آوری کنند، مشخص کنند. بدین صورت از اتلاف منابع باارزش برای جمع‌آوری اطلاعات بی‌فایده جلوگیری می‌شود.

چگونگی استفاده از اطلاعات در زنجیره تأمین

همان‌طور که پیش‌تر نیز ذکر شد، مدیران با در اختیار داشتن اطلاعات مناسب نسبت به کل زنجیره تأمین یک دید وسیع پیدا می‌کنند و با درنظر گرفتن کل این محدوده وسیع آنها قادر خواهند بود بهترین تصمیم را برای زنجیره تأمین بگیرند. حال سؤالی که در اینجا پیش می‌آید این است که چگونه یک مشکل زنجیره تأمین را که نیاز به حل شدن دارد تشخیص دهیم، اطلاعات را به دست آوریم تا آن را تحلیل کنیم و سپس با توجه به آن یک تصمیم مناسب بگیریم. در ادامه اطلاعات موردنیاز به هنگام تصمیم‌گیری راجع به موجودی‌ها، حمل ونقل و تسهیلات و تجهیزات آورده شده است:

۱-موجودی: تعیین سیستم‌های بهینه موجودی نیاز به اطلاعاتی راجع به طرح‌های تقاضا، هزینه حمل موجودی، هزینه‌های خروج از انبار موجودی و هزینه‌های سفارش دارد.

۲-حمل و نقل: تصمیم‌گیری مناسب راجع به شبکه‌های حمل و نقل، مسیرها، روش‌ها، محموله‌ها و فروشنده‌ها همگی به اطلاعاتی شامل هزینه‌ها، مکان‌های مشتریان و سایز محموله‌ها نیاز دارند.

۳-تسهیلات و تجهیزات تعیین مکان، ظرفیت و برنامه‌های تسهیلات به اطلاعات راجع به تبادلات بین کارایی و قابلیت انعطاف تقاضا، همچنین مالیات‌ها و نرخ‌های تعویض نیاز دارد.

به طور کلی می‌توان گفت هنگامی که اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرد، یک نگرش وسیع در سرتاسر مراحل و محرک‌های زنجیره تأمین ایجاد می‌کد که این نگرش سبب اتخاذ تصمیماتی می‌گردد که سود کل زنجیره تأمین را حداکثر کند.

توانمندسازی زنجیره تأمین توسط اطلاعات

سیستم‌های تکنولوژی اطلاعات مطابق با مراحلی که در زنجیره تأمین روی آنها تمرکز می‌شود به چند بخش تقسیم می‌شوند. همچنین مطابق با فازهای متنوع تصمیم‌گیری که نیاز به اطلاعات دارند نیز تقسیم می‌شوند. با استفاده از این دو نوع تقسیم‌بندی یک ماتریس ایجا می‌شود که توسط آن می‌توان هر سیستم ITای که در زنجیره تأمین مورد استفاده قرار می‌گیرد را به طور دقیق معین کرد. همان‌طور که در شکل ۴ مشاهده می‌شود، محور افقی مراحل زنجیره تأمین و محور عمودی سطح عملکردی را که سیستم انجام داده نشان می‌دهد.

شکل ۴:مراحل و سطوح عملکردی زنجیره تأمین

 

مشتری- خرده‌فروش- پخش‌کننده- تولیدکننده- تأمین‌کننده

سیستم‌های IT در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک، تصمیم‌گیری‌های برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری‌های عملکردی در زنجیره تأمین مورد استفاده قرار می‌گیرند. در ادامه سیستم‌های IT مربوط به هر یک از این سطوح آورده شده‌اند.

*سطح استراتژیک:

تصمیمات استراتژیک، تصمیمات بلندمدت می‌باشند. برای مثال تعیین نوع محصولاتی که در سال‌های آتی می‌بایست تولید شوند، تعیین نوع سیستم توزیع و تعیین بازار هدف از جمله تصمیمات استراتژیک می‌باشد. اطلاعات مربوط به تصمیم‌گیری استراتژیک می‌بایست که خیلی گسترده و وسیع بوده و موردی و جزیی نباشند.

سیستم‌های ITای که در این سطح مورد استفاده قرار می‌گیرند، بسیار تحلیلی هستند. ابزارهای IT استراتژیک در یک سطح بالاتر در سازمان و تشکیلات زنجیره تأمین وجود دارند.

سطح برنامه‌ریزی:

تعیین چارچوب زمانی کوتاه‌مدت (از چند ماه تا یک سال آینده) هدف تصمیم‌گیری‌های این سطح است. تخصیص منابع قابل دسترس به‌طوری‌که به تقاضای پیش‌بینی شده به بهترین نحو جواب داده شود و تعیین مقادیر تقریبی از هر نوع که باید ساخته شود، از مصادیق تصمیم‌گیری‌های برنامه‌ریزی هستند. همچنین مدیران باید تعیین کنند که این محصولات کجا ساخته شوند و چگونه در کانال‌های متفاوت توزیع برای رسیدن به انواع گوناگون مشتریان تقسیم شوند. اطلاعاتی که در این مرحله موردنیاز است شامل هزینه‌ها، ظرفیت‌ها و تقاضا در یک سطح انبوه می‌باشد.

تصمیم‌گیری‌های برنامه‌ریزی همچنین روی تحلیل اطلاعات (به جای جمع‌آوری آن) تمرکز می‌کنند. ابزارهای IT برنامه‌ریزی، در محدوده یک سطح میانی تا یک سطح بالا در سازمان و تشکیلات IT قرار می‌گیرند.

سطح عملکردی:

هدف سیستم‌های IT در این سطح، اجرای برنامه‌ها و سیاست‌هایی است که در قبل تعریف شده‌اند. سیستم‌های IT در سطح عملکردی با مسایلی از قبیل تعیین تولید هفتگی، برنامه‌های حمل و نقل و سایر تقابل‌ها در چارچوب‌های زمانی درگیر هستند. این فاز از IT اغلب به کار تحلیلی کم‌تری نیاز دارد.

این سطح از IT نیاز به اطلاعات بسیار زیادی دارد، زیرا که باید جزییات هر تقابل در زنجیره تأمین قابل دسترس باشد. سیستم‌های IT  عملکردی توسط افرادی مانند کارگران کف کارخانه و برنامه‌ریزان حمل و نقل مورد استفاده قرار می‌گیرند، یعنی آن دسته افرادی که به طور مستقیم درگیر اجرای تقابل‌های در زنجیره تأمین هستند. اطلاعات جمع‌آوری شده در این سطح مبنایی برای همه تصمیم‌گیری‌های برنامه‌ریزی و استرتژیک می‌باشند.

تکنولوژی‌های اطلاعاتی مورد استفاده در زنجیره عرضه در طول زمان

سیستم‌های سنتی یک عنوان خیلی وسیع است و در انواع زیادی از سیستم‌ها با کاربردهایی متفاوت از ورود سفارش گرفته تا برنامه‌ریزی ساخت و حمل‌ونقل به کار می‌رود. اگرچه عملکرد این سیستم‌ها اکثراً متفاوت است، ولی همگی سیستم‌های سنتی نامیده می‌شوند.

دو ویژگی مهم از سیستم‌های سنتی یکی محدوده واضح و شفاف خیلی محدود آن و دیگری طبیعت عملیاتی کارهایی می‌باشد که انجام می‌شوند. سیستم‌های سنتی تمایل به تمرکز بر روی یک عمل خاص دارند و به طور مستقل با توجه کمی به دیگر سیستم‌ها ساخته می‌شوند. در نتیجه ارتباطات بین سیستم‌ها اغلب مینیمم است و وضوح و شفافیت در طی عملیات‌ها و مراحل زنجیره تأمین خیلی محدود است. سیستم‌های سنتی همچنین توانایی‌های تحلیلی خیلی محدودی دارند زیرا که آنها بیش‌تر بر جمع‌آوری اطلاعات نسبت به تحلیل اطلاعات برای تصمیم‌گیری تمرکز می‌کنند. این سیستم‌ها طوری طراحی شده‌اند که تعاملات را ردیابی کنند، نه این‌که تعیین کنند چه تعاملاتی باید اتفاق بیفتد.

سیستم‌های سنتی بر روی یک عمل مشخص در یک مرحله از زنجیره تأمین تمرکز کرده‌اند. برای مثال یک سیستم سنتی باید که فقط با سطوح موجودی در یک انبار مشخص در شبکه توزیع‌کننده‌ها در ارتباط باشد. این سیستم بر سطوح موجودی در انبار نظارت خواهد کرد اما احتمالاً در ارتباط برقرار کردن با سیستم سنتی‌ای که حمل و نقل را برای همان توزیع‌کننده اداره می‌کند، مشکل خواهد داشت. این محدودیت‌ها هماهنگ‌کردن حمل‌و‌نقل با انبار را خیلی مشکل می‌کنند. اغلب سیستم‌های مختلفی در انبارهای متفاوت در شبکه وجود دارد که با یکدیگر در ارتباط نیستند. در نتیجه انبارها هیچ دیدی از موجودی یکدیگر نخواهند داشت. هنگامی که به سرتاسر مراحل مختلف زنجیره تأمین نگاه می‌کنیم؛ زنجیره تأمین بی‌اغرلق می‌تواند چندین و یا حتی صدها سیستم سنتی مستقل داشته باشد که محصول را اداره می‌کنند. هر مرحله ممکن است دید کمی نسبت به رویدادهای مراحل دیگر داشته باشد. با چنین دید محدودی شرکت‌هایی که از سیستم‌های سنتی استفاده می‌کنند، ممکن است تصمیماتی اتخاذ کنند که به سود کل زنجیره تأمین ضرر بزنند.

 به‌طورکلی می‌توان گفت که هر چه اهمیت اطلاعات افزایش پیدا می‌کند، اهمیت تکنولوژی اطلاعات برای جمع‌آوری و تحلیل آن داده‌ها برای تصمیم‌گیری بیش‌تر می‌شود. سیستم‌های IT می‌توانند در طول بعد افقی در طی مراحل زنجیره تأمین طبقه‌بندی شوند. سیستم‌های IT همچنین در طول بعد عمودی که سطح عملیاتی را اندازه می‌گیرد، طبقه‌بندی می‌شوند. مهم‌ترین طبق سیستم‌های IT  که جایگزین سیستم‌های سنتی شده است، سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی می‌باشند که بر روی تحلل اطلاعات برای گرفتن تصمیم‌های استراتژیک و برنامه‌ریزی در زنجیره تأمین تمرکز دارند.

راهکارهای عملی استفاده از تکنولوژی اطلاعات در زنجیره تأمین

در ادامه برخی از راهکارهای عملی استفاده از تکنولوژی اطلاعات در زنجیره تأمین آورده شده است:

۱-انتخاب سیستم ITای که فاکتورهای کلیدی موفقیت کارخانه را مخاطب قرار دهد.

هر صنعتی و حتی کارخانه‌ها در یک صنعت می‌توانند فاکتورهای کلیدی متفاوتی را برای موفقیت داشته باشند. این مهم است که سیستم‌های IT زنجیره تأمینی را انتخاب کنیم که تأثیرش در آن مناطقی باشد که بیش‌ترین قطعیت را در موفقیت کار دارا می‌باشد. برای مثال توانایی تعیین سطوح بهینه موجودی در تجارت PC یک امر ضروری می‌باشد زیرا که در این تجارت، چرخه حیات محصول کوتاه می‌باشد و موجودی خیلی سریع غیرقابل استفاده می‌شود.

در مقابل سطوح موجودی برای یک شرکت نفتی ضروری نمی‌باشد زیرا که در این حیطه تقاضا نسبتاً ثابت است و محصولات چرخه حیات نسبتاً طولانی دارند. برای کارخانه نفت، کلید موفقیت بیش‌تر به استفاده از پالایشگاه بستگی دارد. با در نظر گرفتن این فاکتور موفقیت، یک کارخانه PC بسته‌ای را انتخاب خواهد کرد که در تعیین سطوح موجودی قوی است حتی اگر این بسته در ماکزیمم کردن استفاده از ظرفیت محصول ضعیف باشد. این در حالی است که کارخانه نفت یک محصول متفاوتی را انتخاب خواهد کرد، محصولی که در ماکزیمم کردن استفاده از ظرفیت محصول برتری دارد حتی اگر اجزای موجودی آن خیلی قوی نباشد.

۲-تعیین سطح پیچیدگی و مهارت با توجه به نیاز موجود به پیچیدگی و مهارت.

مدیریت باید عمقی را در نظر بگیرد که در آن یک سیستم تکنولوژی اطلاعات با فاکتورهای موفقیت کارخانه در ارتباط است. این مهم است که در نظر بگیریم یک کارخانه برای رسیدن به اهدافش به چه میزان پیچیدگی و مهارت نیاز دارد و سپس مطمئن باشیم که سیستمی که کارخانه انتخاب می‌کند، با آن سطح هماهنگی دارد. لازم است که مدیران در مورد این‌که به چه میزان پیچیدگی و مهارت نیاز دارند، فکر کنند. اگر آنان به پیچیدگی زیادی نیاز ندارند در آن صورت باید سیستم ساده‌ای را انتخاب کنند و اگر به پیچیدگی نیاز دارند باید سیستمی را انتخاب کنند که پیچیدگی و مهارت لازم را فراهم کند.

۳-استفاده از سیستم‌های تکنولوژی اطلاعات برای پشتیبانی و تقویت تصمیم‌گیری نه برای تصمیم‌گیری:

یک اشتباهی که شرکت‌ها می‌توانند انجام دهند این است که سیستم زنجیره تأمین را مستقر کنند و بعد از آن میزان تلاش مدیریتی را که تاکنون صرف جریان‌های زنجیره تأمین می‌کردند، کاهش دهند. لازم است که مدیریت همچنان بر روی زنجیره تأمین متمرکز بماند زیرا هر هنگام که چشم‌انداز مشتری و رقابت عوض شود، لازم است که استراتژی زنجیره تأمین توسط مدیران شرکت تعیین شود. در نتیجه لازم است مدیریت برای گرفتن بهترین تصمیم‌های استراتژیک زنجیره تأمین، بر آنچه که در زنجیره تأمین می‌گذرد، تمرکز کند.

۴-در نظر گرفتن آینده:

اگرچه تصمیم‌گیری در مورد یک سیستم IT با در نظر گرفتن آینده مشکل‌تر از بدون در نظر گرفتن آن است، این خیلی مهم است که مدیران وضعیت آینده کار و تجارت را در فرایند تصمیم‌گیری خود دخیل بدانند. از آنجا که سیستم‌های IT اغلب برای مدت طولانی‌تری از آنچه که واقعاً برنامه‌ریزی شده‌اند مورد استفاده قرار می‌گیرند، مدیران می‌بایست قابلیت انعطاف این سیستم‌ها را در برابر تغییرات آینده مورد بررسی قرار دهند.

نتیجه‌گیری

اطلاعات برای گرفتن تصمیم‌های خوب و مناسب راجع به زنجیره تأمین لازم می‌باشد زیرا که اطلاعات آن محدود و دید وسیعی را که برای تصمیم‌گیری‌های بهینه نیاز است، فراهم می‌کند. تکنولوژی اطلاعات ابزارهای جمع‌آوری این اطلاعات را فراهم می‌کند و اطلاعات را برای گرفتن بهترین تصمیم‌های زنجیره تأمین تحلیل می‌کند.

در این مقاله پس از مروری کوتاه بر ادبیات مدیریت زنجیره تأمین و همچنین درک اهمیت اطلاعات و تکنولوژی اطلاعات، این نکته که چگونه هر یک از محرک‌های زنجیره تأمین از اطلاعات استفاده می‌کنند، مورد بررسی قرار گرفته شد. سپس این امر مطرح شد که هر یک از محرک‌های زنجیره تأمین(موجودی، حمل و نقل و تجهیزات)به محرک چهارم که اطلاعات می‌باشد برای تصمیم‌گیری نیاز دارند. به عبارت دیگر اطلاعات عنصر مسلم و قطعی می‌باشد که تصمیم راجع به هر یک از محرک‌های دیگر بر پایه آن قرار دارد. می‌توان گفت که اطلاعات به منزله چسبی است که کل زنجیره تأمین را در کنار یکدیگر نگه می‌دارد و به آن اجازه عمل می‌دهد. این امر اطلاعات را به مهم‌ترین محرک زنجیره تأمین تبدیل کرده است.

همچنین در پایان با توجه به مطالب مطرح‌شده، چگونگی استفاده از اطلاعات در زنجیره تأمین و برخی راهکارهای عملی به منظور استفاده از تکنولوژی اطلاعات در زنجیره تأمین پیشنهاد شد و این امر مطرح شد که انتخاب سیستم ITای که فاکتورهای کلیدی موفقیت کارخانه را مخاطب قرار دهد، تعیین پیچیدگی و مهارت با توجه به نیاز موجود به پیچیدگی و مهارت استفاده از سیستم‌های تکنولوژی اطلاعات برای پشتیبانی و تقویت تصمیم‌گیری نه برای تصمیم‌گیری و در نهایت در نظر گرفتن آینده، از مهم‌ترین راهکارهای عملی استفاده از اطلاعات در زنجیره تأمین می‌باشد.